Organisation der Personalarbeit. Korrekte und effiziente Arbeitsorganisation im Büro

Jede Arbeit ist nur dann effektiv, wenn sie richtig organisiert ist. Warum dies notwendig ist und wie man es am besten macht, ist eine Frage, die nicht nur unter professionellen Managern, sondern auch unter normalen Mitarbeitern, die ihre Arbeit optimieren möchten, um bessere Ergebnisse zu erzielen, seit langem diskutiert wird.

Warum ist eine ordnungsgemäße Arbeitsorganisation notwendig?

Die richtige Organisation der Arbeit ist eine Gelegenheit für eine Person, die irgendeine Art von Tätigkeit ausübt, ihre Lebensenergie sinnvoll zu nutzen und einen Teil ihrer Energie für das Privatleben, Entspannung und Kommunikation übrig zu lassen. Gleichzeitig verliert die Frage, alle Fähigkeiten und Potenziale eines Mitarbeiters optimal zu nutzen, um finanziellen Erfolg zu erzielen und kreative und berufliche Ziele zu verwirklichen, nicht an Aktualität. Die positive Bedeutung einer ordnungsgemäßen Arbeitsorganisation wird durch eine Art von Tätigkeit bestimmt, bei der eine Person die Möglichkeit hat, gleichzeitig in einer vertrauten Umgebung zu arbeiten und dabei aktive geistige oder körperliche Aktivität mit Essen, Ruhe und Erholung abzuwechseln.

Der Schlüssel zu guter Arbeit ist die richtige Organisation

Nur richtig organisierte Arbeitszeiten tragen dazu bei, alle geplanten Arbeiten termingerecht zu erledigen und ermöglichen es Ihnen, nicht nur Aufmerksamkeit zu erregen und sich die Ermutigung der Geschäftsleitung und die Anerkennung des Teams zu verdienen, sondern auch eine Beförderung, moralische oder materielle Dankbarkeit zu erhalten.

Dabei können „goldene“ Ratschläge erfolgreicher Top-Manager helfen:

1. Vergessen Sie nicht, einen Plan für die nächste Woche zu machen. Versuchen Sie, komplexe oder wichtigste Aufgaben zu Beginn der Arbeitswoche einzuplanen. Nachdem Sie eine Aufgabe erledigt haben, streichen Sie diese von der Liste – so wird Ihnen klarer, was noch erledigt werden muss.
2. Der Erfolg hängt zu 50 % von der richtigen Organisation des Arbeitsplatzes ab. Ordnung auf dem Tisch, das Fehlen unnötiger, verschwenderischer Dinge, die Sie von Ihrer Haupttätigkeit ablenken, hilft Ihnen, sich zu konzentrieren und zugewiesene Aufgaben schnell zu lösen. Wenn Sie viel Arbeit und Papiere haben, ist es sehr wichtig, eine schützende Schreibtischabdeckung zu haben. Dadurch wird Ihr Tisch vor unnötigem Schmutz und Kratzern geschützt, die Sie nur irritieren. Wenn Sie einen Schutz für Ihren Tisch wählen müssen, folgen Sie dem Link http://www.slimpad.ru/nast-plansh/. Denken Sie auch daran, dass Ihr bester Assistent ein Organisator ist.
3. Planen Sie Ihren Arbeitstag zeitlich und berücksichtigen Sie dabei Besprechungen, Mahlzeiten, Pausen und sogar Kaffeepausen. Verbringen Sie die meiste Zeit mit dem Arbeitsprozess.
4. Setzen Sie sich realistische Fristen für die Erledigung Ihrer geplanten Aufgaben und berücksichtigen Sie dabei Ihre geistigen und beruflichen Fähigkeiten sowie Ihre körperliche Stärke. Versuchen Sie, alles pünktlich zu erledigen. Wenn Sie es früher geschafft haben, machen Sie sich selbst ein kleines Geschenk – verbringen Sie die freie Zeit mit Ruhe.
5. Lerne abzulehnen. Manchmal rettete das zur richtigen Zeit gesagte „Nein“ große Unternehmen und Finanzinstitute vor dem Bankrott. Den Mitarbeitern zu helfen kann zur Gewohnheit und dann zu einer belastenden Verantwortung werden. Sie sollten nicht auf Kosten Ihrer Arbeit oder Freizeit helfen.
6. Lerne zuzuhören. Bewusstsein ist der Schlüssel zum Erfolg. Es ist auch notwendig, nützliches Wissen klar von „Dummy“ zu trennen – unnötigen Gesprächen, Diskussionen mit Kollegen oder Klatsch, die für fast jedes Team typisch sind.
7. Sei entscheidungsfreudig. Ein ewig zweifelnder Mensch ist sowohl für den Mitarbeiter selbst als auch für seine Vorgesetzten ein Problem.
8. Lernen! Wenn Ihre Arbeit Kreativität erfordert, versuchen Sie, zumindest gelegentlich, auf Schablonen und Wiederholungen zu verzichten. Wenn Sie genügend Zeit haben, probieren Sie eine neue Lösung aus und vernachlässigen Sie nicht die Ratschläge erfolgreicherer und erfahrenerer Mitarbeiter.
9. Kleine Dinge nehmen viel Zeit in Anspruch. Sprühen Sie sich nicht selbst ein. Ihre Aufmerksamkeit sollte auf das Hauptproblem gerichtet sein. Sie können den ganzen Tag Bleistifte spitzen oder soziale Probleme lösen, aber Ihre Hauptarbeit kommt nicht voran.
10. Sei dankbar! Vergessen Sie nicht, denen zu danken, die Ihnen auch nur im Kleinen geholfen haben.

Nicht jeder Geschäftsmann versteht, dass sein Geschäft nicht nur seine Kunden, sondern auch sein Team sind. Denn wenn es kein Team gibt, das direkt mit Kunden arbeitet, dann wird es auch keine Kunden geben. Darüber hinaus kommen Menschen oft zu einem bestimmten Manager in ein Unternehmen. Wie organisiert man also die Arbeit der Vertriebsabteilung so, dass das gesamte Team harmonisch an einem gemeinsamen Ergebnis arbeitet? Wir werden darüber in unserem Artikel sprechen!

So organisieren Sie eine Vertriebsabteilung von Grund auf

1. Leiter der Vertriebsabteilung. Um die Arbeit einer Vertriebsabteilung von Grund auf zu organisieren, müssen Sie einen erfahrenen Manager oder eine Person finden, die Manager werden und die Arbeit der gesamten Abteilung organisieren könnte. Es ist der Manager, der Mitarbeiter einstellt und die Arbeit seiner Untergebenen überwacht.

2. Materialien. Der Manager bereitet außerdem alle notwendigen Materialien für neue Mitarbeiter vor: Informationen über das Unternehmen, typische Kundeneinwände, Materialien zum Produkt des Unternehmens usw.

3. Analytik. Um eine Vertriebsabteilung von Grund auf aufzubauen und ihre Arbeit zu organisieren, muss der Manager die KPIs jedes Mitarbeiters und der Abteilung als Ganzes verfolgen, um die Dynamik der Entwicklung der Vertriebsabteilung zu erkennen.

Dadurch können Schwachstellen in einer Abteilung leicht erkannt werden, die verbessert werden müssen. Jeder Mitarbeiter muss sein eigenes Berichtsdokument führen, das die Anzahl der Kundenanrufe, die Anzahl der Verkäufe und die Umsetzung der Arbeit des Managers widerspiegelt.

Und damit Ihre Indikatoren wachsen, nutzen Sie die folgenden Tools und Empfehlungen für das Vertriebsmanagement.

Effektives Management der Vertriebsabteilung

1. Aktentasche für Einsteiger. Wenn eine neue Person einem Unternehmen beitritt, ist es wichtig, dass sie sich organisch in das Team einfügt, den Kern der Sache so schnell wie möglich versteht und mit dem Verkauf beginnt. Daher sollten Sie ein Einsteigerportfolio erstellen, das alle zum Studium notwendigen Materialien enthält: Informationen über das Unternehmen, über das Produkt des Unternehmens, typische Kundeneinwände und Antworten auf diese Einwände, Beispiele für Verhandlungen mit Kunden, ein Berichtsdokument für den Manager, Neben einer Stellenbeschreibung können Sie hier auch die Mission und Ziele des Unternehmens hinzufügen.

2. Regelmäßige Treffen. Wenn Sie ein leistungsstarkes Vertriebsteam aufbauen möchten, ist es wichtig, dass Sie über alles im Bilde sind, was passiert. Halten Sie daher mindestens einmal im Monat regelmäßige Treffen mit der Vertriebsabteilung ab, besprechen Sie bevorstehende Veranstaltungen und Produkteinführungen und hören Sie den Managern zu.

Vielleicht haben sie lokale Probleme, die Ihre Beteiligung erfordern. Denn niemand kennt Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung besser als Sie und niemand kann sie besser verkaufen als Sie. Bringen Sie den Managern dies bei. Regelmäßige Treffen erhöhen die Motivation der Führungskräfte, was sich nur positiv auf das Ergebnis auswirkt.

3. Morgenanrufe. Halten Sie morgendliche Meetings ab, um herauszufinden, welche Pläne und Ziele sich die Manager für den Tag gesetzt haben und welche Aufgaben sie lösen müssen. Dies wird Ihnen bei der Planung Ihres Tages und Ihrer Ergebnisse helfen.

4. Verwenden Sie ein CRM-System. Um die Effektivität und Aktivität jedes Managers zu verfolgen, erstellen Sie ein CRM-System, das alle Aktionen in der Abteilung widerspiegelt und die Ergebnisse für jeden Kunden aufzeichnet.

Hier können Sie die Arbeit mit jedem Kunden einzeln verfolgen, den Plan für Anrufe und Treffen mit dem Kunden erstellen, die Einwände der Kunden sehen und den Anrufen der Manager zuhören. Als CRM-System können Sie Bitrix24, Trello, Megaplan nutzen. Ein CRM-System hilft Ihnen, das reibungslose Funktionieren Ihrer Vertriebsabteilung zu organisieren. Hier weisen Sie den Führungskräften Aufgaben zu und überwachen deren Umsetzung.

5. Brainstorming. Wenn Sie eine effektive Vertriebsabteilung aufbauen, werden Sie eines Tages feststellen, dass Ihre Mitarbeiter mehr über Ihr Unternehmen wissen als Sie, weil sie ständig mit Ihren Kunden kommunizieren! Führen Sie daher regelmäßig Brainstorming-Sitzungen mit Managern durch, um neue Ideen zur Verbesserung der Unternehmensleistung zu erhalten.

6. Schaffen Sie ein Anreiz- und Motivationssystem für Führungskräfte. Die Leitung einer Vertriebsabteilung ist keine leichte Aufgabe, denn man muss in der Lage sein, auf jeden Mitarbeiter zuzugehen und zu verstehen, welche Motivation für ihn besonders wichtig ist. Für manche ist Zuspruch in Form von Lob wichtig, andere nehmen gerne an Wettbewerben teil, um den besten Manager des Monats zu ermitteln und Prämien zu erhalten, aber Geld motiviert jeden!

Daher ist es großartig, ein Motivationssystem zu schaffen, in dem die Menschen danach streben, mehr Verkäufe zu erzielen. Und dafür muss man sie nicht ständig treten. Sie wissen einfach, dass sie Boni erhalten, wenn sie ein bestimmtes Volumen abschließen.

7. Studieren Sie Anrufe von Managern. Anrufaufzeichnungen können Ihnen die Schwachstellen von Managern aufzeigen: Irgendwo hat der Manager den Kunden missverstanden, irgendwo hatte er nicht genügend Stresstoleranz, und irgendwo schien der Kunde kaufbereit zu sein, aber der Manager erwies sich als nicht so kompetent, das zu bringen Kunden zu einem Deal. Diese Dinge können bei Planungsbesprechungen und Hauptversammlungen besprochen werden und Managern helfen, mit solchen Momenten umzugehen.

8. Erziehen. Wenn Sie neue Informationen zum Thema Vertrieb finden oder einen Kurs besuchen, geben Sie solche Tipps unbedingt an Führungskräfte weiter und schulen Sie sie. Sie werden selbst sehen, wie viel stärker Ihr Team wird.

Probieren Sie das 10-Tage-Planspiel „Your Start“ aus. in dem Sie beginnen, mit Ihrem Unternehmen Geld zu verdienen und dabei Ihre Talente und Stärken einzusetzen!

9. Bleiben Sie immer mit den Vertriebsleitern in Kontakt. Die Leitung eines effektiven Vertriebsteams erfordert viel Aufwand, aber es ist wichtig, jederzeit für Ihre Mitarbeiter da zu sein, also bleiben Sie in Kontakt. Junge Manager, die nicht über ausreichende Verhandlungserfahrung verfügen, werden wahrscheinlich Dutzende von Fragen stellen, und das Wichtigste für sie ist, zeitnahe Antworten und Ihre Hilfe zu erhalten. Sind Sie am Verkauf interessiert? Dann hilf ihnen! Es werden viel weniger Fehler passieren, Sie werden sehen.

10. Erstellen Sie Materialien „über das Unternehmen“ für die Vertriebsabteilung. Bei der Beantwortung der Frage „Wie organisiert man eine Vertriebsabteilung richtig?“ sollten Sie Materialien nicht nur für frischgebackene Manager vorbereiten, sondern auch für diejenigen, die schon lange in Ihrem Team sind.

Mitarbeiter müssen wissen, was es Neues im Unternehmen gibt, welche neuen Produkte auf den Markt kommen und wofür sich das Interesse der Kunden verstärkt. Daher sollten Materialien für Mitarbeiter Links zu den Hauptprodukten des Unternehmens, Produktbeschreibungen, Kundeneinwänden und kompetenten Antworten darauf enthalten. Materialien sollten immer wieder aufgefüllt werden, damit sich Fehler in ähnlichen Situationen nicht wiederholen.

Die Vertriebsabteilung sollte zunächst einmal wissen, was sich in der Organisation verändert, denn sie ist das Gesicht des Unternehmens!

Eine richtige Vertriebsabteilung ist keine Utopie und basiert auf drei Säulen: einem kompetenten System zur Mitarbeitermotivation, Schulung von Managern und Analyse der Abteilungseffizienz.

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Möchten Sie Ihren Managern beibringen, effektiv mit Kunden zusammenzuarbeiten – loyale Beziehungen aufzubauen und mehr Verkäufe zu erzielen?

Dazu müssen Sie ein Tool wie beispielsweise eine Checkliste für einen Vertriebsmitarbeiter implementieren. Lesen Sie deshalb gleich den Artikel „Checkliste für einen Vertriebsleiter“.

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Fünfte. Versuchen Sie, alle möglichen Probleme im Vorfeld auszuschließen. Leider können auch Familienangehörige Ihre Arbeit behindern. Versuchen Sie ihnen taktvoll zu erklären, dass Sie mit einer wichtigen Arbeit beschäftigt sind und dass Sie ihnen erst dann Aufmerksamkeit schenken können, wenn diese erledigt ist.

Sechste. Versuchen ungefähre Aufgaben für die kommenden Tage. Es ist bekannt, dass eine kleine Vorbereitung auf die Planung eines Arbeitstages (nicht mehr als 10 Minuten!) bis zu zwei Stunden Arbeitszeit einsparen kann. Beachten Sie bei der Erstellung eines solchen Plans die folgende Regel: Sie dürfen nicht mehr als 60–70 % Ihrer Zeit einplanen und 30–40 % für unerwartete und dringende Angelegenheiten reservieren. Am Ende des Tages müssen Sie zumindest einen groben Plan für morgen haben.

Ein sehr wichtiger Aspekt bei der Organisation der Arbeit zu Hause ist auch die richtige Einrichtung Ihrer Wohnung. Dies ist jedoch ein Thema für einen separaten Artikel.

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In diesem Artikel haben wir beschriebeneine Liste mit Empfehlungen zur Verbesserung der Lagerleistung und zur Erzielung maximaler Gewinne.

Arbeitsorganisation

1. Ernennen Sie einen effektiven Manager. Es muss folgende Anforderungen erfüllen:

• Berufserfahrung, Kenntnisse der Nuancen der Lagerlogistik;
• Sicherer Benutzer von PCs und Prozessautomatisierungssoftware;
• Kenntnis aller Prozesse.

Es ist gut, wenn ein so effektiver Manager unabhängig von seinen Mitarbeitern „entwickelt“ werden kann. Gibt es eine solche Möglichkeit nicht? Beginnen Sie Ihre Suche nebenbei.

2. Überwachen Sie den Personalbestand. Überschreiten Sie diese nicht, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich, gehen Sie aber auch nicht über die Standardisierung der Arbeitszeit der Arbeitnehmer gemäß der geltenden Gesetzgebung hinaus.

3. Lassen Sie sich bei der Entwicklung von Normen und lokalen Rechtsakten von der Gesetzgebung leiten: dem Arbeitsgesetz, den Sanpin-Verordnungen, aktuellen branchenübergreifenden Normen und Regeln, Bundesgesetzen, Empfehlungen verschiedener Abteilungen. Führen Sie eine Arbeitsplatzzertifizierung durch.

4. Entwickeln Sie eine klare Organisationsstruktur für das Personal. Im Laufe der Zeit kann es modernisiert und neue Struktureinheiten oder Stabseinheiten eingeführt werden.

5. Regeln Sie den Arbeitsablauf so, dass die Mitarbeiter klare Handlungsanweisungen haben. Entwickeln und implementieren:

• Vorschriften über das Lager (dies wird Ihre Grundlage sein - die Verfassung des Lagers);
• Vorschriften, die Punkt für Punkt die Prozesse der Annahme, Bewegung, Lagerung, Freigabe, Rückgabe, Verpackung und Abschreibung beschreiben;
• Erstellen Sie für jeden Prozess ein technologisches Diagramm;
• Arbeits- und Arbeitsanweisungen;
• Anweisungen zu Arbeitsschutz, Brandschutz und elektrischer Sicherheit.

Überwachen Sie die Gültigkeitsdauer der entwickelten Dokumentation.

6. Behalten Sie die Trennung von Arbeit und technologischen Ressourcen bei. Sie sollten gleichmäßig verteilt werden. Eine Situation, in der ein Teil des Lagers stillsteht und der zweite hart arbeitet, ist inakzeptabel!

7. Übertragen Sie die Arbeiter auf Akkord-Bonuszahlung.

8. Berechnen Sie Gehälter anhand von Leistungsindikatoren (KPI). Berücksichtigen Sie nicht mehr als 10 Indikatoren, da sonst deren Berücksichtigung zu noch höheren Kosten führt. Sie können sich auf die Berücksichtigung folgender Indikatoren beschränken:

Menge der versendeten Produkte;
- Versandgeschwindigkeit;
- Qualitätsindikatoren (Fehlen von Kämpfen, Mängeln, Genauigkeit des Designs).

9. Organisieren Sie Arbeitsplätze und statten Sie sie mit allem aus, was Sie zur Erfüllung Ihrer Arbeitsaufgaben benötigen. Platzieren Sie die Büros der unmittelbaren Vorgesetzten so nah wie möglich an den Arbeitsbereichen der Untergebenen.

10. Beobachten Sie den Arbeitsmarkt im Bereich Lagerlogistik, verfolgen Sie Beschäftigungsniveaus und Gehaltsänderungen.

Entladen und Empfangen

11. Bevor Sie mit dem Entladen des Fahrzeugs beginnen, müssen Sie die Plombennummern mit denen in den Begleitpapieren vergleichen. Überprüfen Sie ihre Unversehrtheit und korrekte Abdichtung. Überprüfen Sie das Fahrzeug auf eventuelle Mängel (Riß der Markise, gebrochene Schnürung).

12. Entwickeln Sie Vorschriften, die das Verfahren zum Entladen von Fahrzeugen festlegen, wenn diese gleichzeitig ankommen. Treffen Sie Ihre Prioritätsentscheidung anhand der Besonderheiten der eingetroffenen Produkte und ihrer Menge. Zunächst empfiehlt es sich, Artikel auszuladen, die nicht eingelagert werden, sondern direkt der Verpackung und dem Versand an den Kunden zugeführt werden.

13. Das Entladen sollte in Übereinstimmung mit den entwickelten technologischen Schemata rational durchgeführt werden. Es empfiehlt sich, die Entladung unter gleichzeitiger Erfassung der Ware im Register und Kontrolle von Menge und Qualität durchzuführen.

14. Auf einer Palette darf nur ein Produkttyp platziert werden. Vermeiden Sie das Mischen und Neusortieren. Sie können eine Regel festlegen, dass verschiedene Artikel auf einer Palette gelagert werden können, jedoch nur, wenn sie in dieselbe Zone versandt werden. Platzieren Sie die Pakete so, dass die Etiketten gut lesbar sind.

15. Zur Lagerung verwendete Paletten (Paletten, Stapel) müssen stabil und in gutem Zustand sein und die Unversehrtheit der Ware während der Bewegung gewährleisten. Um das Produkt zu konservieren, muss es „palettiert“ werden. Wickeln Sie die oberen 2-3 Reihen mit mehreren Lagen Stretchfolie ein.

16. Das Entladen sollte so schnell wie möglich von den besten Arbeitern durchgeführt werden.

17. Am Ankunftstag entladen und zur Lagerung übernehmen.

18. Überprüfen Sie die Einhaltung der in der technischen Spezifikation angegebenen Menge durch:

• teilweises oder vollständiges Wiegen;
• Neuberechnung der Verpackungseinheiten;
• Neuberechnung der Paketanzahl.

Öffnen Sie unbedingt alle verdächtigen oder beschädigten Verpackungen, um die Sicherheit des Inhalts zu überprüfen.

19. Eine wirksame Methode, um die Geschwindigkeit des Entladens und der Registrierung zu erhöhen, besteht darin, Lieferanten bestimmte Kategorien zuzuweisen: „sehr zuverlässig“, „zuverlässig“, „überprüfungspflichtig“ usw. Es ist nicht erforderlich, die Ladung eines äußerst zuverlässigen Lieferanten zu überprüfen. Ein „zuverlässiger“ Lieferant muss nicht mehr als 30 % der Liefermenge prüfen. „Überprüfungspflichtige“ Ladung eines Lieferanten wird gründlich geprüft.

20. Bei Feststellung von Mängeln, Überschüssen, Nichtübereinstimmungen, Mängeln und anderen Ansprüchen erstellen Sie einen Bericht. Sie können das von Goskomstat entwickelte einheitliche Formular TORG-2 verwenden, es ist jedoch sehr umständlich. Das Gesetz erlaubt Ihnen, Ihre eigene genehmigte Form des Gesetzes zu verwenden.

Lagerung

21. Jede Produktkategorie muss eine eigene Zone haben. Und es sollten separate oder sogenannte „virtuelle“ Lager geschaffen werden. Zum Beispiel ein Lager „im Langzeitlagerbereich“ oder ein Lager „im Wartebereich für den Versand“. Auf diese Weise wissen Sie immer, wie sich die Waren im „physischen“ (Haupt-)Lager bewegen.

22. Innerhalb des ausgewiesenen Bereichs muss es einen ausgewiesenen Platz (Kiste, Regal, Palette, Gestell) für einen bestimmten Gegenstand geben.

23. Häufig nachgefragte Waren sollten leicht zugänglich sein. Solche Artikel sollten so nah wie möglich am Versandbereich platziert werden. Um den Bedarf zu ermitteln, verwenden Sie die ABC-Analyse oder eine spezielle Methode des Umlaufprozentsatzes.

24. Manchmal gibt es Ausnahmen von der „Nachfrageregel“: Große Güter sollten unabhängig von der Nachfrage besser in der Nähe des Versandbereichs gelagert werden. Es empfiehlt sich, wertvolle Produkte im hinteren Teil des Raumes aufzubewahren.

25. Bestimmen Sie die Warenkategorien für die statistische Lagerung – an zugewiesenen Plätzen und für die dynamische Lagerung – für die Lagerung an freien Orten zum Zeitpunkt des Eingangs. Ernennen Sie Mitarbeiter, die für die Organisation der Unterbringung verantwortlich sind.

26. Auf dem Boden dürfen keine Waren gelagert werden! Verwenden Sie Paletten des gleichen Standards 800x1200, 1000x1200 oder eine andere Größe.

27. Übergeben Sie die Ware möglichst sorgfältig zur Lagerung. Überprüfen Sie es täglich auf Unversehrtheit.

28. Geben Sie die „3-Schritte“-Regel für eine Schnellsuche ein: Schritt 1 – Sortieren Sie die Produkte in Gruppen. Das Personal merkt sich, wo diese Gruppe gespeichert ist.

29. 2. Schritt – Adresslagerung (Produkt in Menge „x“ wird in Abteilung „A“, im Regal „B“, im Regal „1“, in Zelle „11“ gelagert). Geben Sie die Informationen in das Buchhaltungssystem ein. Fertigen Sie die Etiketten in verschiedenen Farben an. Die Farbe hilft bei der Identifizierung.

30. 3. Schritt – Implementierung eines automatisierten Buchhaltungssystems, Verwendung von Barcodes, Barcodes, digitalen Codes, elektronischen Tags. Diese Methode hilft, die Arbeit schnell und effizient einzurichten, hat jedoch Nachteile:

• hoher Preis;
• strenge Regulierung aller Handlungen;
• nur Zonenspeicher;
• Verfügbarkeit guter Software;
• Es ist notwendig, das Personal für die Arbeit mit dem System zu schulen.

Kommissionierung und Versand

31. Geben Sie niemals Ladung ohne Begleitdokumente frei. Mit ECAM können Sie Frachtbriefe, Rechnungen, TORG-12 und viele andere Dokumente erstellen.

32. Entwickeln Sie Kommissionierrouten und legen Sie Fristen für die Erstellung der Begleitdokumente fest.

33. Legen Sie die Zeit für den Eingang von Bewerbungen von Kunden fest: Beispielsweise werden nach 16:00 Uhr eingereichte Bewerbungen am nächsten Tag bearbeitet, vor 12:00 Uhr eingereichte Bewerbungen werden am selben Tag nach 15:00 Uhr bearbeitet usw. Benennen Sie einen Beamten, der befugt ist, über Änderungen der Pflückzeitregelung zu entscheiden.

34. Bestimmen Sie vorrangige Artikel für den Versand. Das:

• Bestellungen, die früher an den Kunden geliefert werden;
• Bestellungen für die letzte Entladestelle des Trägerfahrzeugs.

35. Es ist sinnvoll, eine Kombination aus zwei Konfigurationsmethoden zu verwenden:

• individuell, wenn die für eine Bestellung erforderliche Warenmenge aus den Abteilungen entnommen wird;
• komplex, wenn ein Produkt, das in mehreren Bestellungen vorhanden ist, zurückgezogen wird.

Benennen Sie einen Mitarbeiter, der über die Kommissioniermethode entscheidet.

36. Legen Sie die zusammengebaute Ware in einen Behälter, legen Sie ihn auf eine separate Palette und wickeln Sie ihn mit Folie ein. Etikett mit dem Namen und der Lieferadresse des Kunden.

37. Erstellen Sie ein „Kommissionierprotokoll“, in das jeder für die Kommissionierung zuständige Mitarbeiter unterschreibt.

38. Prüfen Sie das Fahrzeug auf Eignung für die zu transportierende Ladung. Nicht an ungeeignete Fahrzeuge versenden.

39. Überschreiten Sie nicht die zulässige Tragfähigkeit des Fahrzeugs oder die Achslast.

40. Vermeiden Sie es, große Mengen zu laden oder schwere Güter auf leichte zu legen. Wenn das Produkt während des Versands beschädigt wird, ersetzen Sie es sofort – eine Rücksendung durch den Kunden ist unumgänglich, kostet aber mehr. Nach Abschluss der Verladung versiegeln wir das Fahrzeug gemäß den geltenden Vorschriften.

Lagerzonierung

41. Bestimmen Sie anhand des Bildes, welche Räume Sie benötigen:

42. Teilen Sie den gesamten Raumbereich in Zonen ein.

34. Die Fläche jeder Zone muss optimal genutzt werden, dann kann sich herausstellen, dass ein Teil der Räumlichkeiten vermietet werden kann.

44. Lassen Sie nicht zu, dass sich der Lagerbereich auf andere Abteilungen ausdehnt.

45. Verwenden Sie einen wissenschaftlichen Ansatz, um die erforderliche Fläche für jede Zone zu berechnen. Die Berechnung basiert auf Frachtumschlags- und Lagerumschlagsindikatoren.

46. ​​​​Schaffen Sie eine „Ablehnungszone“ und platzieren Sie dort Produkte, die nicht den festgelegten Anforderungen entsprechen. Es empfiehlt sich, ihn deutlich abzugrenzen.

47. Lassen Sie den Manager einen monatlichen Bericht über Produkte in der „Ausschusszone“ vorlegen und Lösungen für deren weitere Verwendung vorschlagen.

48. Ergreifen Sie Maßnahmen, um die Anzahl der Mängel zu reduzieren:

• Preissturz;
• Prämien für Vertriebsleiter;
• Werbeaktionen, Verkäufe;
• Rücksendung an den Hersteller;
• Reparatur, Restaurierung;
• Verkauf an Ihre Mitarbeiter;
• Wohltätigkeitsveranstaltungen;
• Entsorgung.

49. Das Vorhandensein von Durchgängen und Durchgängen innerhalb des Lagers ist zwingend erforderlich!

50. Verwaltungs- und Wirtschaftsräume müssen in ausreichender Menge vorhanden sein: Toiletten, Duschen, Umkleideräume, Ruheräume. Die optimale Norm ist 3 Quadratmeter. Meter für 1 Person.

Bestellung im Lager

51. Lassen Sie auch bei erheblichem Platzmangel an den Wänden Durchgänge von mindestens 50 cm frei, damit Sie zur Inspektion und Reinigung rund um das Lager herumgehen können.

52. Wenn nicht genügend Platz vorhanden ist, sollten Sie die Möglichkeit in Betracht ziehen, zusätzliche Regale in den Regalen einzubauen oder Mezzanine darüber anzubringen. Oder können Sie den Abstand zwischen den Regalen verkleinern?

53. Lagern Sie keine Fremdgegenstände im Lager.

54. Verwenden Sie ein modernes Beleuchtungssystem. Streichen Sie die Decke hell – das erhöht den Lichtstrom.

55. Erstellen Sie ein Beleuchtungssystem, das nur die Teile beleuchtet, die gerade beleuchtet werden müssen. Dadurch werden die Energiekosten deutlich gesenkt.

56. Nutzen Sie die Prinzipien der Ergonomie: Helle Wände und Decken vergrößern den Raum optisch. Verwenden Sie helle Farben, um Gefahrenbereiche hervorzuheben.

57. Bringen Sie auf dem Boden Markierungen für die Bewegung von Geräten an. Markieren Sie die Parkplätze.

58. Rüsten Sie das Lager mit Warnschildern und Informationstafeln aus. Hängen Sie unbedingt ein Schild mit Sicherheitshinweisen auf.

59. Halten Sie es sauber. Führen Sie eine systematische Reinigung und Deratisierung durch. Stellen Sie sicher, dass alle Systeme in gutem Zustand sind: Kanalisation, Belüftung, Klimaanlage.

60. Bitte beachten Sie, dass Ihr Lager weit über Ihre Region hinaus bekannt ist – die Spediteure geben gerne Informationen über die Arbeitsbedingungen weiter.

Lagerausrüstung

61. Das Be- und Entladen von Ausrüstung ist sehr teuer. Es ist besser, die benötigte Menge mit der bekannten Gadzhinsky-Methode zu berechnen. Es ist wichtig, den Lagerbestandsindikator richtig zu berechnen: Wenn eine bestimmte Anzahl von Wagen beim Entladen durch ungenutzte Wagen aus einer benachbarten Abteilung ergänzt werden kann.

62. Jedes Gerät muss einer bestimmten Person zugeordnet werden – Eigenverantwortung erhöht seine Lebensdauer um ein Vielfaches.

63. Die technische Abteilung sollte über alles Notwendige für die Wartung verfügen: Bürsten, Lappen, Staubsauger, Eimer. Auch Schmier- und Wartungsmaterialien sollten in der technischen Abteilung verfügbar und vorhanden sein.

64. Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter, die mit komplexen Geräten arbeiten, eine Schulung absolvieren müssen. Um eine Schulung durchführen zu können, müssen Sie einen Vertrag mit der Schulungsorganisation abschließen.

65. Ist die Garantiezeit abgelaufen? Führen Sie eine Inspektion durch, auf deren Grundlage Sie entscheiden können, ob eine weitere Nutzung, ein Verkauf oder der Kauf neuer Geräte sinnvoll ist.

66. Versuchen Sie, bei einem Hersteller einzukaufen. Ersatzteile aus ausgemusterten Geräten sind zur Reparatur geeignet.

67. Der Einbau von Ausrüstung in einen Wagen oder Fahrzeugaufbau ist gerechtfertigt. Nutzen Sie dazu Überführungen und Kontrollbrücken.

68. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Herstellers Folgendes:

• Kosten, Zahlungsbedingungen;
• Lebensdauer;
• Bewertungen anderer Käufer;
• technische Eigenschaften;
• Wie ist der Service organisiert?

69. Verwenden Sie auf ebenem Boden Räder mit Polyurethanbeschichtung. Verwenden Sie für unebene Erd- oder Asphaltböden Gummiräder oder Nylonrollen.

70. Kaufen Sie 80 % hydraulische Wagen mit zwei Rollen – um über die gesamte Länge der Palette zu arbeiten. 20 % der Wagen mit einer Rolle – für seitliches Arbeiten mit einer Palette völlig ausreichend.

Kostenreduzierung, optimale Budgetierung

71. Verwalten Sie die Betriebskosten, die als Abhängigkeit der Bearbeitungskosten vom Frachtumschlag über einen bestimmten Zeitraum berechnet werden. Mithilfe von Kostendaten können Sie Wege zur Optimierung technologischer Prozesse erkennen.

72. Machen Sie den Kostenindikator zur Hauptmotivation von Führungskräften: Je niedriger er ist, desto mehr Boni.

73. Bestimmen Sie nach Möglichkeit die Kosten jeder Operation – dies hilft, unnötige, nicht rentable Operationen zu identifizieren und zu beseitigen.

74. Um Kosten zu senken, implementieren Sie IT-Technologien und Lean-Prinzipien.

75. Reduzieren Sie die Anzahl der manuellen Vorgänge beim Bewegen von Lasten auf ein Minimum. Die Arbeitsproduktivität wird steigen – die Kosten werden sinken.

76. Erhöhen Sie das Schulungsniveau des Personals. Schaffen Sie ein flexibles Motivationssystem.

77. Genehmigen Sie Standards für Verbrauchsmaterialien. Überprüfen Sie sie regelmäßig.

78. Erstellen Sie im Voraus ein Budget – so können Sie Geld effizient ausgeben.

79. Geben Sie dem Manager eine gewisse finanzielle Unabhängigkeit: Lassen Sie ihn über die Priorität der Zahlungen entscheiden.

80. Denken Sie daran! Das Lager gibt kein Geld aus, es verdient es! Es gibt viele Wege:

Sicherheit materieller Vermögenswerte

81. Schließen Sie mit jedem Mitarbeiter eine Haftungsvereinbarung ab.

82. Fordern Sie, dass sich die Mitarbeiter strikt an festgelegte Regeln, Normen und Vorschriften halten.

83. Lassen Sie keine „Spitzenbelastung“ des Lagers zu, da dies zu unterschiedlichen Ergebnissen in Sachlage und Dokumentation führt.

84. Mitarbeiter sollten wissen, dass Verluste aus dem Nettogewinn des Unternehmens gedeckt werden.

85. Bestrafen Sie niemanden finanziell, ohne die Gründe und Bedingungen für den Mangel (Produktschäden) zu ermitteln.

86. Beseitigen Sie die Möglichkeit des Warendiebstahls oder der Anwesenheit von Fremden.

87. In den Schifffahrtsgebieten sind besondere Kontrollen erforderlich – hier ereignen sich 90 % der Diebstähle.

88. Zahlen Sie die Gehälter Ihrer Mitarbeiter pünktlich.

89. Überprüfen Sie die Mitarbeiter regelmäßig auf Alkoholvergiftung und Drogenabhängigkeit.

90. Nutzen Sie moderne Sicherheitssysteme oder zumindest Attrappen davon.

Inventar

91. Regulieren Sie das Inventarverfahren. Definieren Sie Ziele und Fristen klar. Inventarzwecke können sein:

• Ermittlung von Diskrepanzen zwischen dokumentarischen und tatsächlichen Daten;
• Steigerung der Effizienz der Bestandsverwaltung;
• Erhöhung des Serviceniveaus und mehr.

92. Das Inventar wird durch einen Auftrag bekannt gegeben, der den Veranstaltungstermin, die Zusammensetzung der Kommission, die Ziele und die Teilnehmer festlegt.

93. Stoppen Sie vor dem Eingriff die Bewegung von Produkten innerhalb und außerhalb des Lagers.

94. Weisen Sie die Arbeiter an, das Lager für die Veranstaltung vorzubereiten.

95. An der Inventur sollten die kompetentesten Lagerarbeiter teilnehmen.

96. Führen Sie einmal im Jahr, periodisch – monatlich oder wöchentlich – eine vollständige Bestandsaufnahme durch. Analysieren Sie Daten aus früheren Inspektionen.

97. Führen Sie gelegentlich außerplanmäßige Inventuren durch, um die Wirksamkeit des Managers zu überprüfen.

98. Verwenden Sie unterschiedliche Methoden: nach Geografie, Hersteller, Produktgruppe usw.

99. Reste beseitigen ist die Aufgabe verantwortungsvoller Menschen! Erledige das.

100. Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme werden in einer Urkunde dokumentiert, die von allen finanziell verantwortlichen Mitarbeitern unterzeichnet wird.

Die Lagerlogistik ist ein komplexes System, das eine entscheidende Rolle in der Lieferkette spielt. Dieser Bereich ist vielfältig und vielfältig, es gibt immer Raum für Verbesserung, Effizienz und Rentabilität.

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oder ein Einzelunternehmer, der gemäß den Gesetzen des Staates registriert ist, in dem eine solche Person ansässig ist;

der die Bedingungen dieser Vereinbarung akzeptiert hat.

1.4. Für die Zwecke dieser Vereinbarung haben die Parteien festgelegt, dass vertrauliche Informationen Informationen jeglicher Art (produktionstechnisch, technisch, wirtschaftlich, organisatorisch und andere) sind, einschließlich der Ergebnisse geistiger Tätigkeit sowie Informationen über die Durchführungsmethoden Professionelle Aktivitäten (einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Informationen über Produkte, Arbeiten und Dienstleistungen; Informationen über Technologien und Forschungsaktivitäten; Daten über technische Systeme und Geräte, einschließlich Softwareelemente; Geschäftsprognosen und Informationen über geplante Einkäufe; Anforderungen und Spezifikationen bestimmter Partner und potenzielle Partner; Informationen im Zusammenhang mit geistigem Eigentum sowie Pläne und Technologien im Zusammenhang mit allen oben genannten), die von einer Partei der anderen in schriftlicher und/oder elektronischer Form mitgeteilt werden und von der Partei ausdrücklich als ihre vertraulichen Informationen bezeichnet werden.

1.5. Der Zweck dieser Vereinbarung besteht darin, vertrauliche Informationen zu schützen, die die Parteien bei Verhandlungen, Vertragsabschlüssen und der Erfüllung von Verpflichtungen sowie bei jeder anderen Interaktion (einschließlich, aber nicht beschränkt auf Beratung, Anforderung und Bereitstellung von Informationen und Durchführung anderer) austauschen Anweisungen).

2. Verantwortlichkeiten der Parteien

2.1. Die Parteien vereinbaren, alle vertraulichen Informationen, die eine Partei von der anderen Partei während der Interaktion der Parteien erhalten hat, geheim zu halten und diese Informationen nicht ohne vorherige schriftliche Genehmigung der Parteien an Dritte weiterzugeben, preiszugeben, zu veröffentlichen oder anderweitig zur Verfügung zu stellen anderen Vertragspartei, mit Ausnahme der in der geltenden Gesetzgebung genannten Fälle, in denen die Bereitstellung dieser Informationen in der Verantwortung der Vertragsparteien liegt.

2.2. Jede Partei wird alle erforderlichen Maßnahmen zum Schutz vertraulicher Informationen ergreifen und dabei mindestens die gleichen Maßnahmen anwenden, die die Partei zum Schutz ihrer eigenen vertraulichen Informationen ergreift. Der Zugang zu vertraulichen Informationen wird nur denjenigen Mitarbeitern jeder Partei gewährt, die diese vernünftigerweise zur Erfüllung ihrer offiziellen Pflichten im Rahmen dieser Vereinbarung benötigen.

2.3. Die Verpflichtung zur Geheimhaltung vertraulicher Informationen gilt innerhalb der Gültigkeitsdauer dieses Vertrages, des Lizenzvertrages für Computerprogramme vom 01.12.2016, des Beitrittsvertrages zum Lizenzvertrag für Computerprogramme, Agentur- und sonstiger Verträge und für fünf Jahre nach Beendigung ihrer Handlungen, sofern die Parteien nichts anderes gesondert vereinbart haben.

(a) wenn die bereitgestellten Informationen ohne Verletzung der Pflichten einer der Parteien öffentlich zugänglich geworden sind;

(b) wenn die bereitgestellten Informationen einer Vertragspartei durch eigene Recherchen, systematische Beobachtungen oder andere Aktivitäten bekannt wurden, die ohne Verwendung vertraulicher Informationen der anderen Vertragspartei durchgeführt wurden;

(c) wenn die bereitgestellten Informationen rechtmäßig von einem Dritten erhalten wurden und keine Verpflichtung zur Geheimhaltung besteht, bis sie von einer der Parteien bereitgestellt werden;

(d) wenn die Informationen auf schriftlichen Antrag einer Regierungsbehörde, einer anderen Regierungsbehörde oder einer lokalen Regierungsbehörde zur Erfüllung ihrer Aufgaben bereitgestellt werden und ihre Offenlegung gegenüber diesen Behörden für die Vertragspartei obligatorisch ist. In diesem Fall muss die Partei die andere Partei unverzüglich über den Eingang der Anfrage informieren;

(e) wenn die Informationen mit Zustimmung der Partei, über die die Informationen übermittelt werden, an einen Dritten weitergegeben werden.

2.5.Insales überprüft nicht die Richtigkeit der vom Nutzer bereitgestellten Informationen und hat keine Möglichkeit, seine Rechtsfähigkeit zu beurteilen.

2.6. Die Informationen, die der Benutzer Insales bei der Registrierung für die Dienste zur Verfügung stellt, sind keine personenbezogenen Daten im Sinne des Bundesgesetzes der Russischen Föderation Nr. 152-FZ vom 27. Juli 2006. „Über personenbezogene Daten.“

2.7.Insales hat das Recht, Änderungen an dieser Vereinbarung vorzunehmen. Bei Änderungen an der aktuellen Ausgabe wird das Datum der letzten Aktualisierung angezeigt. Die neue Version der Vereinbarung tritt ab dem Zeitpunkt ihrer Veröffentlichung in Kraft, sofern in der neuen Version der Vereinbarung nichts anderes vorgesehen ist.

2.8. Durch die Annahme dieser Vereinbarung versteht und stimmt der Benutzer zu, dass Insales dem Benutzer personalisierte Nachrichten und Informationen senden kann (einschließlich, aber nicht beschränkt auf), um die Qualität der Dienste zu verbessern, neue Produkte zu entwickeln, persönliche Angebote zu erstellen und zu senden des Benutzers, um den Benutzer über Änderungen der Tarifpläne und Aktualisierungen zu informieren, dem Benutzer Marketingmaterialien zum Thema der Dienste zuzusenden, um die Dienste und Benutzer zu schützen und für andere Zwecke.

Der Benutzer hat das Recht, den Erhalt der oben genannten Informationen durch schriftliche Mitteilung an die E-Mail-Adresse Insales - zu verweigern.

2.9. Durch die Annahme dieser Vereinbarung versteht und stimmt der Benutzer zu, dass Insales Services Cookies, Zähler und andere Technologien verwenden kann, um die Funktionalität der Dienste im Allgemeinen oder ihrer einzelnen Funktionen im Besonderen sicherzustellen, und der Benutzer hat in diesem Zusammenhang keine Ansprüche gegen Insales mit diesem.

2.10. Der Benutzer nimmt zur Kenntnis, dass die von ihm zum Besuch von Websites im Internet verwendeten Geräte und Software die Funktion haben können, den Betrieb mit Cookies (für beliebige Websites oder für bestimmte Websites) zu verhindern und zuvor erhaltene Cookies zu löschen.

Insales hat das Recht festzustellen, dass die Bereitstellung eines bestimmten Dienstes nur unter der Bedingung möglich ist, dass der Benutzer die Annahme und den Empfang von Cookies gestattet.

2.11 Der Nutzer ist für die Sicherheit der von ihm für den Zugriff auf sein Konto gewählten Mittel selbst verantwortlich und sorgt auch selbst für deren Vertraulichkeit. Der Benutzer trägt die alleinige Verantwortung für alle Handlungen (sowie deren Folgen) innerhalb oder bei der Nutzung der Dienste unter dem Benutzerkonto, einschließlich der Fälle der freiwilligen Weitergabe von Daten durch den Benutzer für den Zugriff auf das Benutzerkonto an Dritte unter allen Bedingungen (einschließlich im Rahmen von Verträgen). oder Vereinbarungen). In diesem Fall gelten alle Aktionen innerhalb oder unter Nutzung der Dienste unter dem Benutzerkonto als vom Benutzer selbst ausgeführt, es sei denn, der Benutzer hat Insales über einen unbefugten Zugriff auf die Dienste unter Verwendung des Benutzerkontos und/oder über einen Verstoß informiert (Verdacht auf einen Verstoß) der Vertraulichkeit seiner Zugriffsmöglichkeiten auf Ihr Konto.

2.12. Der Nutzer ist verpflichtet, Insales unverzüglich über jeden Fall eines unbefugten (nicht vom Nutzer autorisierten) Zugriffs auf die Dienste unter Verwendung des Nutzerkontos und/oder über einen Verstoß (Verdacht auf einen Verstoß) gegen die Vertraulichkeit seiner Zugangswege zu informieren das Konto. Aus Sicherheitsgründen ist der Benutzer verpflichtet, die Arbeit unter seinem Konto am Ende jeder Arbeitssitzung mit den Diensten selbstständig und sicher zu beenden. Insales ist nicht verantwortlich für mögliche Verluste oder Schäden an Daten sowie für andere Folgen jeglicher Art, die aufgrund der Verletzung der Bestimmungen dieses Teils der Vereinbarung durch den Benutzer entstehen können.

3. Verantwortung der Parteien

3.1. Die Partei, die gegen die im Vertrag festgelegten Verpflichtungen zum Schutz der im Rahmen des Vertrags übermittelten vertraulichen Informationen verstoßen hat, ist auf Verlangen der geschädigten Partei verpflichtet, den tatsächlichen Schaden zu ersetzen, der durch diesen Verstoß gegen die Vertragsbedingungen entstanden ist in Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung der Russischen Föderation.

3.2. Der Schadensersatz beendet nicht die Verpflichtung der verletzenden Partei, ihre Verpflichtungen aus dem Vertrag ordnungsgemäß zu erfüllen.

4. Sonstige Bestimmungen

4.1. Alle Mitteilungen, Anfragen, Forderungen und sonstige Korrespondenz im Rahmen dieser Vereinbarung, einschließlich derjenigen, die vertrauliche Informationen enthalten, müssen schriftlich erfolgen und persönlich oder per Kurier zugestellt oder per E-Mail an die in der Lizenzvereinbarung für Computerprogramme vom 12. angegebenen Adressen gesendet werden. 01/2016, die Vereinbarung über den Beitritt zum Lizenzvertrag für Computerprogramme und in dieser Vereinbarung oder anderen Adressen, die später von der Partei schriftlich angegeben werden können.

4.2. Sollten eine oder mehrere Bestimmungen (Bedingungen) dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden, so kann dies nicht als Kündigungsgrund für die übrigen Bestimmungen (Bedingungen) dienen.

4.3. Diese Vereinbarung und die Beziehung zwischen dem Benutzer und Insales, die im Zusammenhang mit der Anwendung der Vereinbarung entsteht, unterliegen dem Recht der Russischen Föderation.

4.3. Der Benutzer hat das Recht, alle Vorschläge oder Fragen zu dieser Vereinbarung an den Insales User Support Service oder an die Postadresse: 107078, Moskau, st. Novoryazanskaya, 18, Gebäude 11-12 v. Chr. „Stendhal“ LLC „Insales Rus“.

Erscheinungsdatum: 01.12.2016

Vollständiger Name auf Russisch:

Gesellschaft mit beschränkter Haftung „Insales Rus“

Abgekürzter Name auf Russisch:

LLC „Insales Rus“

Name auf Englisch:

InSales Rus Gesellschaft mit beschränkter Haftung (InSales Rus LLC)

Juristische Adresse:

125319, Moskau, st. Akademika Ilyushina, 4, Gebäude 1, Büro 11

Postanschrift:

107078, Moskau, st. Novoryazanskaya, 18, Gebäude 11-12, BC „Stendhal“

INN: 7714843760 Kontrollpunkt: 771401001

Bankdaten:

Es gibt vier Voraussetzungen, die notwendig sind, um das Konzept des Lean Manufacturing im Büro erfolgreich umzusetzen. Sie sollten sich immer an sie erinnern und sie umsetzen, egal in welcher Phase der Transformation Sie sich befinden. Ohne sie werden Sie keinen Erfolg haben. Jede der Bedingungen setzt voraus, dass Sie versuchen, Ihre Mitarbeiter zu verstehen, ihnen die neuen Arbeitsprinzipien zu erklären und sie in die Umsetzung des neuen Konzepts einzubeziehen. Diese vier Bedingungen stellen die Grundlage dar, auf der alles andere ruht.

Bedingung 1. Modell „Verhalten – Einstellungen – Kultur“

Durch diese Bedingung wird der Widerstand des Personals gegen Veränderungen minimiert. Der erste Schritt bei der Umsetzung von Lean-Manufacturing-Prinzipien besteht darin, das Verhalten Ihrer Mitarbeiter zu ändern, wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in allen Prozessen schaffen möchten. Ihre Mitarbeiter müssen verstehen, dass positive Veränderungen (z. B. die Umsetzung von Lean-Prinzipien) dem Unternehmen langfristig zum Erfolg verhelfen.

Dieser Zustand hilft Ihren Mitarbeitern zu verstehen, warum die Betriebsabläufe der Organisation möglicherweise nicht ganz effektiv sind. Wenn ein Unternehmen wächst und seine Arbeitsbelastung zunimmt, sollte die Abfallreduzierung in allen Betriebsbereichen oberste Priorität haben. Mitarbeiter des Unternehmens müssen erkennen, dass jede Art von Verwaltungsvorgang Kosten verursacht. Im Abschnitt zu Bedingung zwei erklären wir, wie man den Mitarbeitern die Notwendigkeit einer Änderung kommuniziert.

Bedingung 3. Sieben Arten von Verlusten

Lean-Manufacturing-Tools und -Prinzipien helfen Unternehmen dabei, sieben Arten von Verschwendung zu identifizieren und zu beseitigen. Das alte Sprichwort „Man kann nicht verbessern, was man nicht sieht“ kann umformuliert werden als „Man kann nicht verbessern, was man nicht versteht.“ Es ist wichtig, dass Mitarbeiter grundlegende Kenntnisse über Verluste erwerben und diese verstehen lernen.

Bedingung 4: Verpflichtung des Managements

Die Umsetzung der Lean-Manufacturing-Prinzipien muss von oben nach unten erfolgen. Führungskräfte müssen sich zu 100 % für positive Veränderungen im Unternehmen einsetzen und sich zu 100 % für die Schaffung eines schlanken Unternehmens einsetzen, um bestehende Erfolge aufrechtzuerhalten oder neue Höhen zu erreichen. Die Zusammenarbeit zwischen dem Management an der Spitze der Organisation und den an Veränderungen interessierten Mitarbeitern ist der Schlüssel dafür, dass Lean-Prinzipien nicht nur übernommen, sondern zu einem integralen Bestandteil der langfristigen Entwicklungsstrategie des Unternehmens werden.

Bedingung 1. Modell „Verhalten – Ansichten – Kultur“

Um einen Prozess erfolgreich zu verbessern, ist es entscheidend, das Verhalten und die Einstellungen der Menschen zu verstehen, die im Büro oder an einer bestimmten Aufgabe arbeiten.

In den 1990ern. In den USA entstanden Konzepte wie „Teamwork“, „autonome Arbeitsgruppen“, „Mitarbeiterbeteiligung“, „Empowered Teams“ usw. Autonome Arbeitsgruppen bestehend aus einfachen Mitarbeitern sollten die Organisationskultur von Unternehmen verändern. Die strikte Kontrolle durch die Führungskräfte gehörte der Vergangenheit an und die Mitarbeiter wurden immer stärker in die Unternehmensführung einbezogen. Die Idee war richtig, aber es gab nicht genügend Werkzeuge, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Dennoch konnten wir bei solchen Projekten viele nützliche Dinge lernen.

Bei der Einführung von Konzepten wie „Teamleiter“, „Teamarbeit“ und „autonome Arbeitsgruppen“ in die Praxis stellte sich die Frage, was genau wie zu tun ist.

Empowerment allein (ohne Spezialwerkzeuge) brachte nicht die gewünschten Ergebnisse. Es gab einige Erfolge, die jedoch durch nichts unterstützt wurden und die Initiative daher schnell verstummte.

Die Abbildung zeigt, dass amerikanische Manager zunächst versuchten, die Unternehmenskultur zu ändern, in der Erwartung, dass sich anschließend die Einstellungen und das Verhalten ihrer Untergebenen ändern würden. Bei der genaueren Betrachtung von Lean-Manufacturing-Konzepten und dem Toyota Production System entdeckten die Forscher einen völlig anderen Ansatz. Sie fanden heraus, dass sich beim Einsatz von Lean-Manufacturing-Tools zunächst das Verhalten der Menschen änderte, da sie versuchten, Verschwendung zu erkennen und zu beseitigen. Als die Arbeiter das Gefühl bekamen, dass sie ihren Bereich kontrollieren, Verluste reduzieren und ihre Arbeit erleichtern könnten, änderten sich ihre Ansichten: Sie erkannten die Notwendigkeit einer kontinuierlichen Verbesserung aller Prozesse. Zusammen mit den Ansichten jedes einzelnen Mitarbeiters veränderte sich auch die Kultur der gesamten Organisation radikal. Das Hauptprinzip der Arbeit bestand nicht darin, Fehler zu erkennen, sondern sie zu verhindern, was eigentlich die Essenz von Lean Manufacturing ist.

Das Verhaltens-Einstellungs-Kultur-Modell, das auf der Lean-Philosophie basiert, ist einfach. Die Umsetzung erfordert ständige Anstrengungen sowohl des Managements als auch der einfachen Mitarbeiter. Es ist schwierig, Gewohnheiten abzulegen, die man sich am Arbeitsplatz angeeignet hat. Damit eine Organisation wachsen kann, braucht es Disziplin, Entschlossenheit und Ausdauer. Die ersten kleinen Erfolge werden als Anstoß für Verhaltens- und Einstellungsänderungen der Menschen gegenüber Veränderungen in der gesamten Organisationskultur dienen.

Besitz von Wissen

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der traditionellen Vorgehensweise bei der Organisation von Büroarbeit ist, dass in der Regel der einzelne Mitarbeiter eines Unternehmens über 80 % des Wissens über einen bestimmten Prozess verfügt. Dies kann zu Problemen führen, wenn der Mitarbeiter krank wird, in den Urlaub oder auf Geschäftsreise geht, an einen anderen Arbeitsplatz wechselt oder kündigt. In diesen Fällen kann der Auftrag nicht abgeschlossen werden. Eine enge Spezialisierung des Personals und die Konzentration des Wissens auf eine oder mehrere Personen können ernsthafte Hindernisse für die Entwicklung eines Unternehmens darstellen.

Da Führungskräfte in Fällen, in denen sie nicht über das erforderliche Wissen verfügen (sie verstehen einen bestimmten Prozess nicht gut), nur ihre Untergebenen unterstützen können, wird die Wirksamkeit der Organisation aus folgenden Gründen beeinträchtigt:

Der Aufbau eines schlanken Büros umfasst (ist aber nicht beschränkt auf):

1. Der Fokus liegt auf Prozessen, nicht auf Menschen.
2. Organisationswissen lässt sich leicht von einer Person auf eine andere übertragen.
3. Es besteht ein detailliertes Verständnis der Arbeitsabläufe, was eine bessere Kontrolle und kontinuierliche Verbesserung ermöglicht.
4. Um eine größtmögliche Einheitlichkeit zu gewährleisten, ist das Prozesswissen standardisiert.
5. Verluste werden bei ihrem Auftreten (täglich, stündlich und minütlich) erkannt und behoben.

Diese fünf Prinzipien ermöglichen es einem Mitarbeiter, nicht nur seine eigene Arbeit, sondern auch die Arbeit seiner Kollegen besser zu verstehen. Dadurch wird sichergestellt, dass Prozesswissen innerhalb der Gruppe geteilt wird.

Veränderung geschieht nicht über Nacht. Eventuelle Änderungen sollten schrittweise umgesetzt werden.

Bühne eins. Überzeugen Sie andere und geben Sie die richtige Richtung vor

In den meisten Fällen sind die Mitarbeiter des Unternehmens Träger von 80 % der Informationen über Prozesse und Manager (oder die Organisation) – 20 %. Dieser Schritt erklärt auch, warum die Organisation der Wissensträger sein sollte. Die Fertigstellung kann bis zu sechs Monate dauern.

Stufe zwei. Organisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Mitarbeiter kontrollieren nur 50 % des Prozesswissens, während Manager (oder die Organisation) die restlichen 50 % kontrollieren. Mit den Tools können Sie das Wissen der Mitarbeiter systematisieren und auf die Organisation übertragen, sodass positive Veränderungen für alle spürbar sind. Diese Phase kann zwischen sechs Monaten und einem Jahr dauern.

Stufe drei. Speichern Sie Ihre Ergebnisse

In der dritten Stufe der Umstellung auf ein schlankes Büro beginnen die Mitarbeiter des Unternehmens unbemerkt, sich täglich an der kontinuierlichen Verbesserung aller Geschäftsprozesse zu beteiligen. 80 % des Wissens werden nun innerhalb der neuen Arbeitsweise strukturiert. Es ist kaum zu glauben, dass 100 % des Prozesswissens innerhalb einer Organisation vorhanden sein können. In dieser Phase ist es notwendig, mit dem Prozess der schrittweisen, systematischen Wissensdokumentation zu beginnen.

Der entscheidende Erfolgsfaktor bei der Umsetzung des Lean-Manufacturing-Konzepts im Büro sowie die Aufrechterhaltung der erzielten Ergebnisse ist die kontinuierliche, tägliche Verbesserung. Wenn sich das Verhalten Ihrer Mitarbeiter ändert, müssen Sie Belohnungen einführen, um die Änderungen zu erkennen. Menschen, die sich leicht an Veränderungen anpassen, werden das neue System schnell akzeptieren. Sie werden die Vorteile sofort erkennen. Wer sich langsam an Veränderungen anpasst, kann sich alten Prinzipien widersetzen und an ihnen festhalten. Seien Sie geduldig: Früher oder später wird das neue Konzept für sich sprechen und die Mitarbeiter werden seine Vorteile spüren. Sie können nicht auf einen Schlag zu einem schlanken Büro übergehen. Sie müssen jeden Tag viele kleine, schrittweise Schritte unternehmen.

Bedingung 2. Wirtschaftliche Begründung für den Übergang zu Lean-Methoden

Damit ein Unternehmen weltweit wettbewerbsfähig bleibt, müssen sich Manager auf die Kosten konzentrieren. Verwaltungs- oder Bürokosten machen den Großteil der Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung aus. Die Verwaltungskosten betragen in der Regel 60–80 % des Endpreises des Produkts. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, reduzieren Unternehmen ihre Verwaltungskosten intensiv. Toyota hat eine ganze Philosophie der Kostenreduzierung entwickelt. Die Marktbedingungen (die Konstante in der Gleichung) bestimmen den Verkaufspreis. Kosten und Gewinn sind variable Größen. Der Wunsch der Unternehmen, interne Kosten zu senken, diente als Anstoß für die Verbesserung aller Geschäftsprozesse.

Dank der Philosophie und den Werkzeugen der schlanken Fertigung kann jedes Unternehmen seine internen Kosten durch die Vermeidung von Verschwendung senken und so auf dem Weltmarkt wettbewerbsfähig bleiben. Um Verschwendung in Verwaltungsabläufen zu vermeiden, muss diese zunächst identifiziert werden. Dazu ist ein detailliertes Verständnis davon erforderlich, was Verschwendung ist.

Bedingung 3. Sieben Arten von Verlusten

Das Ziel von Lean Manufacturing besteht darin, alle Verschwendungen im Produktionsprozess zu identifizieren, zu analysieren und zu eliminieren. Die Arbeit zur Verlustbeseitigung muss jeden Tag, jede Stunde, jede Minute fortgesetzt werden. Der neue Ansatz ist auch für die Abteilung von Vorteil und bedeutet nicht, Personal abzubauen, sondern seine Arbeitskraft sinnvoll einzusetzen und ihren Wert für die Organisation zu steigern. Daher muss die Unternehmensleitung möglicherweise den Arbeitsinhalt oder die Arbeitsverantwortung des Personals überprüfen, damit es den Grundsätzen einer effizienten Produktion entspricht.

Um das Konzept der Lean Manufacturing besser zu verstehen, ist es notwendig, zunächst den Abfall zu verstehen. Es ist wichtig, Verluste auf der untersten Ebene zu identifizieren.

Unter Abfällen versteht man alle Vorgänge, die Zeit und Ressourcen erfordern, aber keinen Mehrwert für das fertige Produkt oder die fertige Dienstleistung darstellen. Der Verbraucher zahlt für den Wert; Verschwendung ist jede Transaktion, die Ihr Unternehmen mit einem Produkt oder einer Dienstleistung durchführt, für die Ihre Kunden möglicherweise zahlen, obwohl dies nicht der Fall sein sollte. Da Verbraucher sich der tatsächlichen Kosten von Waren und Dienstleistungen immer bewusster werden, erwarten sie von Unternehmen, dass sie ihre Kosten optimieren und Verschwendung vermeiden. Kunden fordern stabile Preise und niedrigere Preise durch Einsparungen. Die Verluste der Organisation müssen von den Verbrauchern bezahlt werden. Als Ergebnis all dessen sehen wir Folgendes:

• die täglichen Behandlungskosten sind in den verschiedenen Krankenhäusern unterschiedlich;
• Die Gebühr für die Bearbeitung eines Hypothekenantrags sowie die Hypothekenzinsen variieren erheblich zwischen den verschiedenen Kreditinstituten.
• es gibt große Unterschiede bei den Studiengebühren an Hochschulen;
• Die jährlichen Zinssätze variieren stark zwischen den Kreditkarten.
• Der Preis für ein bestimmtes Bauprojekt, das von verschiedenen Auftragnehmern angeboten wird, kann erheblich variieren.

Diese Variabilität in all diesen und vielen anderen Beispielen ergibt sich aus der Höhe des Verlusts, der für eine Organisation „akzeptabel“ ist (unabhängig davon, wie er definiert wird).

1. Überproduktion

Eine bestimmte Art von Arbeit zu erledigen, bevor sie benötigt wird, ist Verschwendung. Dies ist die schlimmste Art der Verschwendung, da Überproduktion zu weiteren Verlusten führt.

Beispiele für Überproduktion:

• Erstellen von Berichten, die niemand liest und die niemand braucht;
• Anfertigung zusätzlicher Kopien von Dokumenten;
• das gleiche Dokument mehrmals per E-Mail oder Fax versenden;
• Eingabe sich wiederholender Informationen in mehrere Dokumente;
• sinnlose Treffen.

Tools zur Beseitigung von Überproduktion:

• Taktzeit;
• Tonhöhe;
• standardisierte Arbeit;
• Arbeitslastausgleich;
• Untersuchung der Notwendigkeit einer bestimmten Operation.

2. Warten (Zeit in der Schlange)

Jedes Warten (auf Personen, Unterschriften, Informationen usw.) ist ein Verlust. Diese Art von Verlust kann mit einem tief hängenden Apfel verglichen werden, der leicht zu erreichen, zu pflücken und für seinen vorgesehenen Zweck zu verwenden ist. Wir betrachten das Papier im Eingangsfach oft nicht als Abfallquelle. Erinnern Sie sich jedoch daran, wie oft wir dieses Fach durchsuchen und versuchen, etwas zu finden, das wir brauchen? Wie oft fängt man etwas an, bevor man es zu Ende bringt? Um diese Art von Verlust zu vermeiden, müssen Sie dem Prinzip „erledigt und abgelegt (oder weggeworfen)“ folgen.

Beispiele für Verluste der zweiten Art:

• eine große Anzahl erforderlicher Unterschriften und Berechtigungen;
• Abhängigkeit von anderen Mitarbeitern zur Erfüllung jeglicher Aufgaben;
• Verzögerungen bei der Informationsbeschaffung;
• Softwareprobleme;
• Aufgabenausführung durch verschiedene Abteilungen;

Werkzeuge zur Beseitigung von Verlusten der zweiten Art:

• Tonhöhe;
• Kuriere;
• Dokumenten-Management-System.

3. Bewegung

Jede Bewegung von Personen, Dokumenten und/oder elektronischer Kommunikation, die keinen Mehrwert schafft, ist Verschwendung. Diese Art von Verschwendung entsteht durch schlechte Büroaufteilung, fehlerhafte oder veraltete Büroausstattung und den Mangel an notwendigen Materialien. Diese Verluste sind schleichend und unsichtbar in den Büroprozessen, die nicht auf mögliche Verbesserungen analysiert wurden. Unabhängig von der Branche gibt es in einem Unternehmen Mitarbeiter, die „beschäftigt“ wirken, dem Produkt oder der Dienstleistung jedoch keinen Mehrwert verleihen. Lean-Manufacturing-Tools können Ihnen dabei helfen, Verschwendung vom Typ 3 zu identifizieren, zu reduzieren und/oder zu eliminieren.

Beispiele für Verluste der dritten Art:

• Suchen Sie nach Dateien auf Ihrem Computer.
• Suche nach Dokumenten in einem Aktenschrank;
• ständiges erneutes Lesen von Nachschlagewerken auf der Suche nach Informationen;
• Ausführung einer Aufgabe durch verschiedene Abteilungen ohne effektive Interaktion;
• mangelnde Verantwortung für die Erledigung einer Aufgabe.

Werkzeuge zur Beseitigung von Verlusten der dritten Art:

• standardisierte Arbeit;
• Neugestaltung des Arbeitsbereichs;
• Pull-System und Supermarkt;
• Dokumentenverfolgung.

4. Umzug

Der unnötige Transport von Dokumenten beeinträchtigt die Zeit, die für die Erledigung jeglicher Arbeit im Büro benötigt wird. Selbst bei einfachem Zugang zum Internet und zu E-Mail werden den Kunden häufig Dokumente von geringem oder gar keinem Wert zugesandt. Um eine effektive Arbeit zu organisieren, ist es wichtig, diese Art von Verschwendung zu reduzieren oder zu beseitigen. Dazu sollten alle Arbeiten in aufeinanderfolgende Vorgänge unterteilt und so nah wie möglich beieinander angeordnet werden. Wenn Sie das Verschieben von Dokumenten zwischen Prozessen nicht vermeiden können, muss dies so weit wie möglich automatisiert werden. Stellen Sie sich Fragen, zum Beispiel: „Ist die Büroaufteilung optimal?“ oder „Ist die Übertragung von Dokumenten von einer Arbeitsphase zur anderen automatisiert?“

Beispiele für Verluste der vierten Art:

• Senden unnötiger Dokumente;
• zu häufige Registrierung laufender Dokumente;
• zu viele Adressen in der Mailingliste;
• manuelle Übermittlung von Dokumenten an die nächste Arbeitsstufe;
• Ausführung einer Aufgabe durch mehrere Abteilungen;
• falsche Priorisierung.

Werkzeuge zur Beseitigung von Verlusten der vierten Art:

• gleichmäßige Verteilung der Arbeitsbelastung;
• Wertstromkarte;
• kontinuierlicher Fluss;
• Dokumenten-Management-System;
• standardisierte Arbeit;
• Mittel zur visuellen Kontrolle.

5. Überverarbeitung

Die fünfte Verschwendungsart ist die Erledigung von Arbeiten, die weder von internen noch externen Kunden benötigt werden. Übermäßige Verarbeitung schafft keinen Mehrwert für den Kunden und der Kunde sollte dafür nicht zahlen müssen. Bei Verwaltungsabläufen sind diese Verluste am schwierigsten zu erkennen. Dazu können Sie beispielsweise folgende Fragen stellen: „Welche grundlegenden Vorgänge müssen durchgeführt werden, um die Bedürfnisse des Kunden zu befriedigen?“ oder „Wie klar stellen wir die Bedürfnisse unserer Kunden dar?“

Beispiele für Verluste der fünften Art:

• doppelte Berichte oder Informationen;
• Eingabe sich wiederholender Daten;
• Verbreitung falscher Informationen;
• ständige Bearbeitung von Dokumenten;
• ineffektive Treffen und fehlende Tagesordnung;
• Mangel an klarer Projektplanung.

Werkzeuge zur Beseitigung von Verlusten der fünften Art:

• Datenerfassungsmethoden;
• Dokumentenverfolgung;
• standardisierte Arbeit;
• Dokumenten-Management-System.

6. Inventar (Zeit)

Stapel von Papieren, zusätzliches Briefpapier, viele Unterschriften auf Dokumenten – all das sind Verluste. Sie nehmen Raum und Zeit ein. Wenn die Bearbeitung eines Dokuments bis zum Eingang zusätzlicher Informationen (Unterschrift usw.) ausgesetzt wird und sich die Situation ändert, kann die für dieses Dokument aufgewendete Zeit als Verlust betrachtet werden. In einer Büroumgebung gibt es zwei Hauptarten von Verschwendung, die als Inventar klassifiziert werden können: 1) Büromaterial und 2) Zeit.

Beispiele für Verluste der sechsten Art:

• Dokumente, die auf die Unterschrift oder das Visum einer anderen Person warten;
• Arbeit, die den Abschluss anderer Prozesse erfordert, um fortzufahren;
• veraltete Dokumente;
• veraltete Büroausstattung;
• unzureichende Ausbildung des Hilfspersonals;
• Kauf von zusätzlichem Büromaterial.

Werkzeuge zur Beseitigung von Verlusten der sechsten Art:

• Wertstromkarte;
• standardisierte Arbeit;
• Kanban-Karten für Bürobedarf;
• Ausgleich der Arbeitsbelastung – Heijunka;
• visuelle Tonhöhe;
• Dokumenten-Management-System.

7. Ehe

Als Mängelschaden gilt die Bearbeitung, die zu Mängeln geführt hat, sowie die zu deren Beseitigung erforderliche Weiterverarbeitung. Ein Defekt (sowohl interner als auch externer Art) erfordert eine zusätzliche Dokumentenverarbeitung, die keinen Mehrwert für das Produkt oder die Dienstleistung darstellt. Es dauert weniger Zeit, eine Arbeit gleich beim ersten Mal richtig zu erledigen, als sie zu wiederholen. Bei der Mängelbeseitigung handelt es sich um Verluste, die die Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung erhöhen und für die der Verbraucher nicht aufkommen muss. Verluste dieser Art können den Gewinn erheblich schmälern.

Beispiele für Verluste der siebten Art:

• Dateneingabefehler;
• Fehler bei der Preisfestlegung;
• Übergabe unvollständiger Dokumentation an die nächsten Bearbeitungsschritte;
• Verlust von Dokumenten oder Informationen;
• falsche Angaben im Dokument;
• ineffektive Organisation von Dateien auf einem Computer oder Ordnern in einem Aktenschrank;
• falsche Auswahl der Mitarbeiter zur Betreuung des Kunden.

Werkzeuge zur Beseitigung von Verlusten der siebten Art:

• Gewährleistung vorhersehbarer Ergebnisse;
• visuelle Kontrollmittel;
• standardisierte Arbeit;
• Dokumenten-Management-System;
• Protokoll der Stopps und außerplanmäßigen Aufgaben;
• kurze Organisationstreffen;
• Tools zur Fehlervermeidung.

8. Irrationaler Einsatz von Arbeitskraft

In vielen Fällen ist der irrationale Einsatz von Arbeitskräften die achte Verschwendungsart. Die Arbeitskraft von Menschen wird missbraucht, wenn Arbeitnehmer Aufgaben ausführen, für deren Wertschöpfung nicht ihr gesamtes Wissen, ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten erforderlich sind. Ein geeignetes Leistungsmanagementsystem kann diese Art von Verschwendung erheblich reduzieren. Entwickeln Sie eine Unternehmensstrategie und Methoden, um Mitarbeiter den Bereichen zuzuweisen, in denen sie der Organisation den größten Nutzen bringen.

Beispiele für Verluste der achten Art:

• Verletzung von Projektfristen;
• ungleiche Arbeitsbelastung aufgrund unzureichend breiter Personalqualifikationen;
• häufige Fehlzeiten und hohe Personalfluktuation;
• unzureichendes Leistungsmanagementsystem;
• unzureichende Beurteilung der beruflichen Fähigkeiten vor der Einstellung.

Werkzeuge zur Beseitigung von Verlusten der achten Art:

• Abrechnung von Arbeitsabläufen;
• standardisierte Arbeit;
• Dokumenten-Management-System;
• kurze Organisationstreffen;
• Begründung für den Übergang zu einem schlanken Büro.

Betrachten Sie die folgenden Fragen.

1. Wie kann ich allen Mitarbeitern der Organisation Informationen über Verluste übermitteln?
2. Welche Verluste können schnell beseitigt werden?
3. Was können Sie tun, um die Kundenzufriedenheit sofort zu verbessern?

Diese Fragen werden andere zum Nachdenken anregen und Ihnen helfen, einen produktiven Dialog über Verluste zu führen.

Bedingung 4: Beteiligung des Managements

Unternehmen wie Microsoft, Wal-Mart, Federal Express, GE und Nike haben eines gemeinsam, ein sehr wichtiges Merkmal – einen unangefochtenen Anführer an der Spitze, dem andere folgen. Die Topmanager Bill Gates, Sam Walton und Fred Smith sind der Kern ihres Unternehmens. Sie zeichnen sich durch außergewöhnliche Einsicht aus und haben ihr Unternehmen zu einem unsterblichen Imperium gemacht.

John Maxwell beschreibt in seinem Buch „Die 21 unwiderlegbaren Gesetze der Führung“ sein erstes Gesetz, das Gesetz der Decke: „Die Fähigkeit zu führen bestimmt den Grad der Effektivität einer Person (Organisation). Eine starke Führung steigert die Fähigkeiten einer Organisation erheblich. Wenn die Führung schwach ist, sind die Fähigkeiten der Organisation begrenzt.“

Es ist wichtig zu verstehen, dass der Übergang zum Lean Management ohne die volle Beteiligung der Unternehmensleitung nicht möglich ist. Wenn ein CEO auf dem Rückflug aus dem Urlaub im Wall Street Journal über Lean liest und seinem Topmanager sagt: „Da ist etwas“, heißt das nicht, dass er für langfristige Veränderungen bereit ist.

Die Führung des Unternehmens sollte vom Wunsch nach Verbesserung geleitet sein. Der Topmanager muss sich aktiv an der Umsetzung neuer Grundsätze beteiligen. Auch wenn an einem Pilotprojekt zur Neugestaltung von Geschäftsprozessen drei Personen beteiligt sind, sollte das Top-Management des Unternehmens einbezogen werden. Diese Teilnahme beinhaltet:

• Zuweisung notwendiger Ressourcen;
• Teilnahme am Kick-off-Meeting;
• Bei Bedarf Rücksprache mit dem Team;
• Interesse an den Leistungen des Teams zeigen und an Teambesprechungen teilnehmen;
• Belohnung des Teams basierend auf Arbeitsergebnissen;
• Unterstützung der Teammitglieder bei Schwierigkeiten.

Dies ist keineswegs eine erschöpfende Liste, sie zeigt jedoch die wichtigsten Möglichkeiten auf, wie die Unternehmensleitung ihr Engagement für Lean Management unter Beweis stellen kann.

Zeitfenster

Der Übergang zu einem schlanken Büro kann einige Monate bis einige Jahre dauern. Dies hängt von folgenden Faktoren ab:

1. Organisationsgröße. Je kleiner die Organisation, desto weniger Zeit wird dafür benötigt. In großen Unternehmen (mehr als 500 Büroangestellte) sollten Pilotprojekte zunächst in einer Abteilung gestartet und dann auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet werden.
2. Verfügbarkeit der notwendigen Werkzeuge.
3. Die Vorteile erkennen. Die Neuorganisation der Büroarbeit wird erfolgreich sein, wenn das Unternehmen die Notwendigkeit erkennt, Mitarbeiter in verwandten Berufen auszubilden, zwischen Abteilungen zusammenzuarbeiten, Generalisten statt engstirniger Spezialisten anzuziehen, organisatorisches Wissen zu nutzen und Partnerschaften zwischen Managern und Untergebenen zu fördern.