Uloga kadrovske evidencije u kadrovskoj politici organizacije. Uloga i zadaće kadrovske službe, regulativa njezina djelovanja

U strukturi svakog modernog poduzeća odjel ljudskih resursa zauzima jedno od najvažnijih i najznačajnijih mjesta. Postoji čak i teorija da je upravo HR odjel lice ili posjetnica tvrtke, jer prvo mjesto gdje novi zaposlenik završi je upravo taj odjel.

Koje su funkcije i zadaci odjela ljudskih resursa poduzeća?

Glavna funkcija HR odjela u poduzeću je selekcija osoblja i stalan rad s timom. Ako zadaci ovog odjela uključuju samo izravno zapošljavanje, bez prikupljanja podataka o radnom vijeku tima, takvo će poduzeće malo postići u poslovanju.

Danas se kadrovski rad sastoji od čitavog kompleksa organizacijskih mjera i kompetentnih koraka usmjerenih na maksimiziranje korištenja profesionalnih sposobnosti osoblja. Ako su zaposlenici tvrtke pravilno motivirani i zainteresirani za učinkovito obavljanje svojih dužnosti, tvrtka će moći voditi produktivnu borbu protiv konkurencije. Teško je danas zamisliti uspješnu tvrtku bez odjela ljudskih resursa, čija je zadaća u poduzeću upravljanje, evidentiranje i podrška kadrovima.

Glavne funkcije odjela za ljudske resurse u poduzeću uključuju:

• utvrđivanje kadrovskih potreba tvrtke i zapošljavanje osoblja zajedno s voditeljima odjela;
• analiza fluktuacije osoblja, traženje metoda za borbu protiv visoke razine fluktuacije;
• priprema kadrovskog rasporeda tvrtke;
• evidentiranje osobnih dosjea zaposlenika, izdavanje potvrda i preslika dokumenata na zahtjev zaposlenika;
• skup operacija s radnim knjižicama (prijem, izdavanje, popunjavanje i pohranjivanje dokumenata);
• vođenje evidencije o godišnjim odmorima, izrada rasporeda i obrada godišnjih odmora sukladno važećem radnom zakonodavstvu;
• organiziranje certificiranja zaposlenika, izrada planova karijere osoblja;
• priprema planova za poboljšanje vještina radnika.

Strukturu kadrovske službe poduzeća i njen broj određuje direktor svake tvrtke, ovisno o ukupnom broju osoblja i karakteristikama djelatnosti. Odluku o stvaranju ili likvidaciji ustrojstvenih jedinica samog kadrovskog odjela donosi načelnik odjela, a također odobrava pravilnik o zajedničkom radu jedinica.

Kako bi učinkovito obavljao svoje funkcije, odjel ljudskih resursa mora stalno komunicirati s drugim odjelima poduzeća:

• pitanja naknade rješavaju se s odjelom računovodstva, tamo se također dostavljaju dokumenti i preslike naloga o otkazu, zapošljavanju, službenim putovanjima, odmorima, poticajima ili kaznama za zaposlenike;
• pravni odjel opskrbljuje zaposlenike HR odjela informacijama o najnovijim promjenama u važećoj legislativi i pruža sveobuhvatnu pravnu podršku;
• Što se tiče kadrovskih pitanja, odjel stalno komunicira sa svim strukturnim odjelima tvrtke.

Ako se kadrovski računovodstveni rad u poduzeću provodi loše ili nekvalitetno, to dovodi do najtežih posljedica - narušava se interakcija između pojedinih odjela, a rad odjela se pogoršava. Sve u svemu, to dovodi do smanjenja učinkovitosti cijele tvrtke.

Kvalificirani zaposlenik kadrovske službe nalikuje obiteljskom liječniku, čiji raspon odgovornosti uključuje rješavanje mnogih važnih pitanja. Mnogi menadžeri malih poduzeća, u nastojanju da uštede novac, povjeravaju funkcije stručnjaka za ljudske resurse običnim menadžerima za ljudske resurse. Ova je odluka u osnovi pogrešna, jer bi vođenje kadrovske evidencije trebalo povjeriti kompetentnom stručnjaku u ovom području. Samo će iskusni kadrovik moći pravovremeno utvrditi je li određeni zaposlenik prikladan za radno mjesto koje zauzima te će savjetovati gdje se takav zaposlenik može premjestiti. Informirane odluke stručnjaka za ljudske resurse osiguravaju učinkovitu organizaciju rada u poduzeću i adekvatan razvoj karijere za svakog zaposlenika.

Uvriježeno je mišljenje da neki zaposlenici bilo kojeg poduzeća imaju privilegije. Na primjer, kadrovska služba je kritizirana zbog neaktivnosti. Kažu da mirno sjede i ne rade ništa dobro. Je li stvarno tako? Pogledajmo koje su odgovornosti odjela ljudskih resursa. Može li lijena i nepismena osoba izaći na kraj s njima?

Struktura analize

Trebamo vas odmah upozoriti da nije lako naučiti odgovornosti HR odjela. Oni su brojni i specifični. Među njima su najjednostavnije operacije koje svaki zaposlenik može vidjeti. Ima i drugih. Za njih znaju samo zaposlenici ove strukturne jedinice. A drugim ljudima se te funkcije čine mitskim, nepotrebnim, čak i čudnim. Razdvojimo gradivo na odlomke, od kojih je svaki posvećen jednom od područja rada kadrovskog službenika. Proučavat ćemo samo opće funkcije. Doista, ovisno o vlasniku i djelatnosti poduzeća, oni se nadopunjuju novima. Dakle, odgovornosti osoblja državne organizacije za teljenje značajno se razlikuju od onih u privatnoj proizvodnji. Ako uzmete posao u tvornici s opasnim ciklusima, to nije ono što se radi u trgovačkoj strukturi. Svugdje ima svoje specifičnosti. Usput, to također utječe na odgovornosti voditelja kadrovske službe. Ali prvo o svemu.

Odabir i raspored osoblja

Nijedno poduzeće ne počinje s vješalicom. Prvi korak je stvaranje njegove strukture. U ovoj fazi sastavlja se posebna tablica u koju se unose podaci o stručnjacima potrebnim za proizvodnju, njihovoj razini kvalifikacija i broju. Ovo je najvažniji dokument na koji se menadžment, računovodstvo i ekonomisti oslanjaju u svom radu. Njegovo formiranje odgovornost je odjela ljudskih resursa. Kada je dokument pripremljen, verificiran, odobren, počinje kadrovska selekcija. U tu svrhu organiziraju se razgovori ili natječaji. Na temelju rezultata razgovora, kadrovski službenik dužan je donijeti zaključak o tome je li osoba prikladna za rad u poduzeću ili ne. Ocjenjuje razinu kvalifikacija, moralne kvalitete, komunikacijske vještine, inicijativu i još mnogo toga. Zapravo, popis kriterija odobrava uprava organizacije. Može biti prilično širok. Inspektor ljudskih resursa priopćava svoje nalaze i preporuke upravi. On već donosi odluku.

Protok dokumenata

U opisanom slučaju ima puno papirića. Još više. Službenik za ljudske resurse dužan je izraditi posebnu karticu za svakog zaposlenika. Sadrži sve informacije o osobi, od osobnih podataka do individualnih karakteristika. Inače, neformalno, menadžment od kadrovika očekuje potpune informacije o zaposlenicima. Sakupljate li tračeve, kažete? A ako dobijete bonus za rođendan, jeste li sretni? Ali takve sitnice padaju na teret kadrovskog inspektora. Imenovanje na dužnost, interni premještaj, razrješenje formaliziraju se posebnim nalozima. Sastavlja ih kadrovski službenik. Svi dokumenti moraju biti sastavljeni u strogom skladu sa zakonom. Uostalom, svatko utječe na sudbinu živog čovjeka. Na primjer, radnik sam počne podnositi zahtjev za starosnu mirovinu, ali mu traže potvrdu s jednog ili drugog mjesta rada. Izdaju se na temelju dokumenata koje je izradio kadrovski službenik. Učinjena je posljednja pogreška, zaposlenik može ne uzeti u obzir radni staž za izračun mirovine.

Radna evidencija

Za sigurnost svih dokumenata u pravilu je odgovoran voditelj kadrovske službe. Iako, ako je strukturna jedinica velika, tada su njeni zaposlenici odgovorni za svoju jedinicu. Jedan od najvažnijih je vođenje evidencije u radnim knjižicama. Za radnike ovaj dokument je primarni, glavni. Uostalom, sadrži sve podatke o nečijem radnom putu, nagradama i kaznama. Ove knjižice sadrže ljudske sudbine i priliku za mirnu starost. Stoga unose u njih treba napraviti pažljivo, koristeći tekst koji je u skladu sa zakonom. Svaki je ovjeren od strane odgovorne osobe. U velikim organizacijama to je voditelj HR odjela, u malim organizacijama to je voditelj. Osim toga, svaki upis ovjerava se pečatom. Potonji mora sadržavati sve podatke o poduzeću. U radnim knjižicama, u posebnim odjeljcima, upisuju se podaci o državnim nagradama i ozbiljnim kaznama. Imenovana osoba osobno je odgovorna za točnost podataka.

Rad s osobljem

Veliki blok aktivnosti ove strukturne jedinice odnosi se na unapređenje interakcije u timu. To podrazumijeva proučavanje poslovnih i osobnih kvaliteta zaposlenika. Izrada karakteristika. Analiza podataka, na temelju koje se daju prijedlozi za preraspodjelu odgovornosti ili osobni premještaj osobe na drugo mjesto. Osim toga, kadrovski službenici sudjeluju u organiziranju pitanja usavršavanja radnika. Ovaj rad uključuje računovodstvo, plan studija, upućivanje na predmete ili poziv predavača i kontrolu. Rad je, kao što razumijete, pedantan i složen. Uostalom, kadrovski inspektor koji se time bavi dužan je sa svima razgovarati, uvjeriti ih, a ponekad i natjerati da učine ono što treba.

Odgovornosti voditelja ljudskih resursa

Voditelj ustrojstvene jedinice raspodjeljuje odgovornosti među zaposlenicima i kontrolira njihovu provedbu. On je lider i najkvalificiraniji stručnjak u isto vrijeme. Naravno, ta osoba mora poznavati cijelu strukturu posla, razumjeti što se radi i zašto. Tijekom procesa kontrole daje primjedbe zaposlenicima, daje savjete i podučava. Osobno je odgovoran za rezultate rada odjela. Odnosno, pogreška stručnjaka također utječe na ugled (i novčanik) šefa. Voditelj odjela ovjerava sve dokumente i provjerava zakonitost njihove izrade. Osim toga, njegove odgovornosti uključuju formiranje kadrovske strategije za poduzeće.

Nagrada i kazna

Ove stegovne mjere dokumentiraju se u odjelu ljudskih resursa. Odnosno, rad na istraživanju nedoličnog ponašanja, ispravnom podnošenju i privlačenju pozornosti zaposlenika pada na ramena stručnjaka. Disciplinski postupak je vrlo složena stvar. Samo recite riječ "ukor" šefu poduzeća. No, teško ga je formalizirati na takav način da ga nijedan sud ne može poništiti. Za to su potrebna posebna znanja. Postoje mnoge suptilnosti u papirima ove vrste. Ako mislite da su nagrade lakše, varate se. Odjel priprema dokumentaciju o dodjeli. Svaka vrsta poticaja ima svoje ograničavajuće uvjete. Sve ih je potrebno detaljno poznavati kako bi se menadžeru reklo koja nagrada će “proći” kvalifikacije, a koja će biti uskraćena.

Dokumenti odjela za ljudske resurse

Kao i svaka opisana strukturna jedinica, ima svoje specifičnosti. Prije svega potrebno je napisati i usvojiti pravilnik o kadrovskoj službi. U njemu su detaljno opisane sve njegove funkcije, prava i obveze. Ako je odjel mali, onda se pišu upute iz HR odjela. U načelu, njen sadržaj je isti kao i sadržaj odredbe. Osim toga, potrebno je izraditi planove rada. Perspektiva sadrži aktivnosti s dugim rokom provedbe. U mjesečnom (tromjesečnom) radu je detaljan. Tamo su uključene stavke koje pokrivaju čitav niz funkcija. Međutim, iskusni kadrovski časnik tu ne staje. Još mu trebaju stolovi za planiranje. Na primjer, u državnim institucijama uključuju moguće datume za promjenu činova, evidentiranje radnog staža i tako dalje. Svaka takva promjena evidentira se nalogom. Na temelju toga računovodstvo povećava plaću zaposlenika. Privatni sektor također ima svoje nijanse takvog rada. Da se vratimo na početak članka, odgovorite: može li poslove kadrovske službe obavljati niskoobrazovani radnik koji je dao otkaz?

Tečajni rad
U disciplini: Upravljanje evidencijama u kadrovskim službama

“Uloga i zadaci kadrovske službe, regulativa njezinih aktivnosti”

Uvod………………………………………………………………………………….…...3

1. Teorijski aspekti djelovanja kadrovske službe……………..…5
1.1. Važnost službe za upravljanje osobljem za poduzeće…………5
1.2. Osnove djelatnosti kadrovske službe……………………………..12
1.3. Zadaci kadrovske službe…………………………………………………………...….15
2. Dokumentacija i reguliranje kadrovskih aktivnosti………..……18
2.1. Državni zakonski i normativno-metodološki akti potrebni u radu kadrovske službe……………………………………….18
2.2. Organizacijski i pravni dokumenti organizacije……………………..34
3. Unapređenje rada kadrovske službe…………………………….…41
Zaključak……………………………………………………………………………….....47
Bibliografija………………………………………………………………..…48
Dodatak 1…………………………………………………………………………………………50

Uvod

Ovaj kolegij će ispitati ulogu kadrovske službe u organizaciji kao cjelini, njeno mjesto u strukturi poduzeća, metode i kriterije za procjenu učinkovitosti njenog funkcioniranja.
Relevantnost. Ova tema je aktualna i danas, budući da je većina HR službi danas još uvijek usmjerena primarno na obavljanje tradicionalnih proceduralnih funkcija (zapošljavanje, zapošljavanje, papirologija za poslovna putovanja, godišnji odmor, premještaj na novu lokaciju rada, otpuštanje osoblja itd.). U nizu organizacija se od njih ne traži ništa drugo, a zbog štetnih navika i tradicije rijetki voditelji kadrovskih službi pokazuju vlastitu kadrovsku i proizvodnu inicijativu. Još uvijek vrijedi sindrom notornog pravila: “inicijativa je kažnjiva”. To je svojevrsni problem u mnogim modernim organizacijama.
Svrha rada je utvrditi važnost kadrovske službe za organizaciju.
Cilj rada je utvrditi glavne pravce djelovanja službe za upravljanje osobljem i odrediti njezinu ulogu u životu poduzeća.
Za dobivanje informacija za potrebe analize i kasnijeg opisa rada korištene su sljedeće metode:
- dokumentarna metoda;
- promatranje;
- intervju;
- pregled.
Predmet – kadrovska služba u organizacijama.
Predmet nastavnog rada je.
Dakle, glavni ciljevi kolegija su:
- razmotriti povijest razvoja
- proučiti strukturu i funkcije kadrovske službe ove organizacije;
- analizirati rad kadrovske službe na poslovima dokumentacije;
- predložiti metode za poboljšanje usluga ljudskih potencijala.

1. Teorijski aspekti djelatnosti kadrovske službe.

1.1. Važnost upravljanja ljudskim resursima za poduzeće

"Kadrovna služba (služba za upravljanje osobljem) je strukturna jedinica ovlaštena za upravljanje osobljem i organizacijsko i metodološko upravljanje aktivnostima upravljanja osobljem koje se provode u poduzeću."
„Velike nade menadžmenta u osiguranju prosperiteta tvrtke polažu u vlastite sposobnosti, vještinu, inicijativu i poduzetnost, točnije u ljudske resurse koji su stvoreni i koje je potrebno modernizirati uvažavajući sve nove, stalno mijenjajuće potrebe tržišta.” [vidi 2. str. 95]
Poslovi HR službe (HR manager) definirani su odgovarajućim opisom poslova (Prilog 1).
U većini poduzeća u određenoj fazi razvoja postoji potreba za stručnjakom za upravljanje ljudskim resursima. Određuje koje se aktivnosti u području selekcije, obuke i procjene osoblja moraju provesti kako bi se postigli ciljevi organizacije. Ovo je najčešći razlog za osnivanje kadrovske službe, no postoje i drugi motivi koji tjeraju menadžment na formiranje HR odjela tvrtke.
Razmotrimo pobliže razloge za stvaranje kadrovske službe i izglede za daljnje funkcioniranje ove jedinice:
1. Kadrovska služba kao posveta modi.
Ako stvaranje HR službe slijedi modu, tada će s velikom vjerojatnošću obavljati samo reprezentativnu funkciju: malo je vjerojatno da će direktor HR-a imati zadatak rješavati ozbiljne probleme vezane uz razvoj tvrtke u cjelini. Neće mu biti lako pronaći zajednički jezik s najvišim menadžerima i generalnim direktorom, budući da njemu podređena služba neće biti percipirana kao odjel koji izravno utječe na postizanje strateških ciljeva tvrtke.
U ovoj situaciji voditelju kadrovske službe preporučuje se:
- braniti status svoje postrojbe kompetentnim identificiranjem postojećih problema i predlaganjem načina za njihovo rješavanje;
- primiti na upravljanje proračun odjela i to: stavke vezane uz planiranje fonda plaća, socijalne naknade, troškove zapošljavanja, ulaganja u obuku i razvoj osoblja, jačanje korporativne kulture i dr.
2. Kadrovska služba kao “prva pomoć” u rješavanju problema.
U nizu slučajeva kadrovska služba nastaje kao „asistent“ postojećeg kadrovskog odjela koji više nije u stanju nositi se sa sve većim obimom zadataka koje mu dodjeljuju drugi odjeli poduzeća. U takvoj situaciji vrhovni menadžment formira HR službu prema prioritetu zadataka koji se rješavaju: prvo se pojavljuje regruter ili voditelj selekcije, zatim stručnjak za obuku ili voditelj obuke itd.
U ovom slučaju, CEO i dioničari razumiju potrebu za HR uslugama za daljnji razvoj poslovanja. Važno je da direktor ljudskih resursa u potpunosti iskoristi dostupne mogućnosti: sudjeluje na sastancima vrhunskih menadžera, izvještava vlasnike tvrtki o rezultatima svojih aktivnosti.
3. Kadrovska služba kao sastavni dio poduzeća.
Najpoželjnija situacija je kada se kadrovska služba formira zajedno s tvrtkom, a već u početnoj fazi razvoja organizacije njen direktor sudjeluje u izgradnji buduće organizacijske strukture cjelokupnog poduzeća i formiranju poslovnih procesa između odjela. U tom će slučaju HR stručnjak imati priliku pridržavati se načela proaktivnosti u svom radu, odnosno djelovati proaktivno i preventivno – za razliku od tzv. reaktivnog rada, kada su aktivnosti zaposlenika usmjerene na ispravljanje i otklanjanje problemi u nastajanju.
Kad direktor ljudskih resursa sudjeluje u formiranju tima vrhunskih menadžera (izbor menadžera i izrada kompenzacijskih paketa za njih), dobiva priliku kasnije postati jedan od čelnika organizacije.
Ova najkompetentnija metoda izgradnje kadrovske službe u tvrtki, nažalost, ne nalazi se često u ruskoj praksi.
Bez obzira na razloge formiranja HR službe, važna je uloga koju ona ima u razvoju organizacije. Iskustva domaćih tvrtki pokazuju da HR odjel u svom razvoju u većini slučajeva ima tri sukcesivne uloge:
- podrška,
-servis,
- podružnica.
1. Pomoćna uloga kadrovske službe.
U početnoj fazi razvoja tvrtke, vlasnik ili generalni direktor najčešće osjeća potrebu za uslugama kadrovskog službenika, čija je glavna zadaća održavati kadrovski dokumentacijski tijek tvrtke u skladu s nacionalnim zakonodavstvom.
Ova uloga poslovne podrške uključuje one kadrovske službe koje nisu stvorene od nule, već su transformirane iz postojećeg odjela ljudskih resursa tvrtke. U ovom slučaju, funkcije upravljanja osobljem raspoređene su među linijskim rukovoditeljima, a svaki odjel samostalno rješava probleme s kojima se suočava u području selekcije i obuke zaposlenika. Dakle, dva ili tri predstavnika različitih odjela tvrtke kupca mogu raditi odvojeno jedan od drugog s jednom agencijom za zapošljavanje ili tvrtkom za obuku.
Ponekad su odjel za ljudske resurse i kadrovska služba dva neovisna odjela organizacije. No, u većini vodećih domaćih tvrtki HR odjel je dio strukture kadrovske službe, a njegov voditelj ili referent odgovara direktoru HR-a.
2. Uslužna uloga kadrovske službe.
Situacija u kojoj su HR funkcije raspoređene između odjela značajno smanjuje učinkovitost poslovanja u cjelini, posebice kada raste broj zaposlenika i broj zadataka u području selekcije i obuke kadrova. U ovoj situaciji kadrovska služba ima veće ovlasti, na primjer, direktor ljudskih resursa utvrđuje potrebe menadžmenta, osigurava provedbu zadataka koje je formulirao interni kupac, odnosno top menadžeri i linijski menadžeri.
Glavni rezultat aktivnosti u ovoj fazi je rješavanje operativnih zadataka i obavljanje sljedećih funkcija u području upravljanja osobljem:
- strategija upravljanja osobljem;
- razvoj politika u području upravljanja osobljem;
- pripremu i izvršenje proračuna iz oblasti upravljanja kadrovima;
- tijek kadrovskih dokumenata;
- reguliranje radnih odnosa;
- održavanje odnosa sa sindikatom;
- odabir osoblja;
- planiranje osoblja;
- eksterna selekcija, interna selekcija osoblja;
- ocjenjivanje kandidata, provođenje testova;
- rad s VSS;
- kadrovska prilagodba;
- osposobljavanje zaposlenika;
- procjena potreba za obukom;
- izrada programa osposobljavanja;
- provođenje obuke;
- procjena učinkovitosti obuke;
- stvaranje kadrovske rezerve;
- ocjenjivanje zaposlenika;
- procjena rezultata rada;
- planiranje karijere;
- razvoj korporativne kulture;
- održavanje korporativnih događaja;
- stvaranje korporativnih medija, intraneta;
- motivacija i stimulacija osoblja;
- vrednovanje poslova, izrada sustava ocjenjivanja;
- formiranje kompenzacijskih paketa;
- izrada socijalnih paketa;
- organizacijski razvoj;
- automatizacija funkcija upravljanja osobljem;
- opis poslovnih procesa;
- premještanje i otpuštanje osoblja;
- zaštita na radu (u proizvodnim poduzećima ova funkcija je u nadležnosti tehničke službe ili službe glavnog inženjera);
- procjena učinkovitosti upravljanja osobljem.
U tom razdoblju HR zaposlenici razvijaju osnovne HR alate. Prilikom razvoja politika i procedura u području upravljanja kadrovima potrebno je uključiti linijske menadžere i top menadžere kao konzultante, budući da su oni ti koji će ove metode morati primijeniti u praksi. Ako su stručnjaci za ljudske resurse samostalno razvili algoritme u području odabira ili obuke osoblja, tada im se u fazi implementacije preporučuje da ispitaju menadžment o tome koliko su im predložene mogućnosti interakcije s kadrovskom službom jasne i prikladne.
3. Kadrovska služba kao poslovni partner.
S vremenom direktoru ljudskih resursa postaje očito da nije dovoljno samo razvijati i provoditi programe i aktivnosti ljudskih resursa – HR služba mora postati funkcija poslovanja, odnosno raditi na postizanju ciljeva cijele organizacije. Kako bi uvjerio kolege i menadžment da njegov odjel nije samo uslužni odjel, već i poslovni partner tvrtke, direktor mora sagledati sve HR aktivnosti iz perspektive njihove cijene i početi razgovarati s menadžmentom tvrtke jezikom brojevi (ili komercijalne koristi) .
U ovoj fazi postaje jasno da svaki kadrovski program u konačnici treba donijeti profit tvrtki - bilo da se radi o zapošljavanju osoblja, stvaranju centra za obuku ili održavanju korporativnog događaja.
Glavni zadatak kadrovske službe u ovom razdoblju je povećati tržišnu vrijednost poduzeća uz pomoć alata za upravljanje osobljem, kao i razviti strategiju poduzeća u području upravljanja osobljem, razviti njegovu organizacijsku strukturu i stvoriti sustave. za ocjenjivanje uspješnosti odjela.
Praksa pokazuje da u domaćim tvrtkama vrlo rijetko kadrovske službe postaju strateški partneri. Razlog tome je relativna mladost poslovanja u našoj zemlji i mladost same profesije stručnjaka za upravljanje kadrovima koja upravo ulazi u drugo desetljeće postojanja. Prema mišljenju stručnjaka, najoptimalniji način je pozicionirati HR odjel kao servisni odjel, a da ipak igra nereklamiranu ulogu poslovnog partnera.” [vidi 5. str. 2-5]
Zadaci s kojima se suočava HR služba također su određeni stupnjem razvoja organizacije:
- formacije,
- rast,
- stabilizacija,
-recesija.
Faze izravno utječu na popis zadataka koje rješava kadrovska služba.
1. Formiranje. Mladu tvrtku karakterizira neformalna atmosfera i mali broj zaposlenika koji su upoznati s planovima i problemima organizacije te mogu jedni druge zamijeniti na radnom mjestu. U osoblju nema HR menadžera - o svemu odlučuje menadžer (često vlasnik). Bliski odnosi među kolegama i nejasno definirane odgovornosti često dovode do sukoba.
2. Rast. Povećava se broj zaposlenika, formira se unutarnja struktura poduzeća, razvijaju se ovlasti i odgovornosti odjela i osoblja. U prvi plan dolazi intenzivna potraga i selekcija kadrova, izrada pravila i propisa, javlja se potreba za razvojem internih komunikacija, te dolazi do brzog karijernog rasta zaposlenika.
3. Stabilizacija. Tvrtka nastoji zadržati postignute pozicije. Pojavljuju se odjeli za poslovnu podršku i mijenja se strukturni sastav zaposlenika. Odjel za kadrove rješava nove probleme, uvodi nove tehnologije za prilagodbu, procjenu, formiranje socijalnog paketa itd. Dolazi do formalizacije i reguliranja procedura i politika.
4. Recesija. Smanjenje aktivnosti poduzeća, smanjenje protoka investicija i financiranja dovodi do smanjenja broja zaposlenih, ukidanja socijalnih programa i problema s motivacijom zaposlenika. U tom razdoblju povećava se uloga komunikacija unutar tvrtke u podršci promjenama u tvrtki.”
Dakle, jasno je vidljiva ovisnost funkcija i zadataka službe za upravljanje osobljem u svim fazama životnog ciklusa organizacije.

1.2. Osnove HR uslužnih djelatnosti

Organizacija djelovanja svake postrojbe trebala bi započeti pripremom pravilnika o toj postrojbi. Pravilnik o kadrovskoj službi trebao bi se sastojati od sljedećih dijelova: opće odredbe; zadaci; struktura; funkcije; odnosi s drugim odjelima; prava; odgovornosti; odgovornost.
U odjeljku "Struktura" navodi se postupak izrade i odobravanja strukture odjela, njegov brojčani sastav, posebna područja rada i odjeljenja odjela koji su im dodijeljeni.
Brojčani sastav i struktura kadrovskih službi uglavnom ovisi o veličini organizacije. Ovisno o veličini pojedine organizacije, razlikuju se sljedeći organizacijski oblici kadrovskog rada:
1) samostalna strukturna jedinica koja je izravno podređena čelniku organizacije ili njegovom zamjeniku;
2) obavljanje poslova ljudskih resursa od strane pojedinog zaposlenika organizacije;
3) obavljanje poslova kadrovske službe uz obavljanje drugih poslova.
Funkcionalne odgovornosti odjela ljudskih resursa su sljedeće:
- izradu kadrovskih planova u skladu s programom razvoja određene organizacije;
- registracija prijema, premještaja i otpuštanja zaposlenika u skladu s radnim zakonodavstvom Ruske Federacije;
- računovodstvo osoblja;
- čuvanje i popunjavanje radnih knjižica, vođenje papirološke dokumentacije;
- praćenje izvršenja naloga i uputa za rad s osobljem od strane voditelja odjela;
- proučavanje kretanja osoblja, analiza fluktuacije osoblja, razvijanje mjera za njezino uklanjanje;
- analiza sastava stručnjaka organizacije, poslovne kvalitete zaposlenika s ciljem njihove racionalne upotrebe;
- stvaranje uvjeta za povećanje obrazovne i kvalifikacijske razine stručnjaka;
-raditi na stvaranju rezerve za imenovanje;
-pripremu prijedloga za poboljšanje plasmana i korištenja radnika;
-priprema i sistematizacija materijala za ovjeravanje
provizije;
-pripremu materijala za predstavljanje zaposlenika za napredovanje i nagrade;
- poduzimanje mjera za zapošljavanje otpuštenih radnika;
-organizacija nadzora nad stanjem radne discipline i internog radnog reda;
-vođenje svih izvješća o kadrovskim pitanjima.
Tijekom interakcije s drugim odjelima organizacije, kadrovska služba prima od njih prijave za zapošljavanje radnika i stručnjaka, prijedloge poticaja, rasporede godišnjih odmora itd.
Iz kadrovske službe odjelima se šalju:
1) podatke o prekršiteljima radne discipline;
2) preslike naloga o prijemu novih radnika, premještanju unutar organizacije, otpuštanju radnika;
3) preslike naloga o odobrenju (promjeni) pravilnika o unutarnjem radu;
4) podatke koji se odnose na pitanja poštivanja radne discipline.
Od računovodstva kadrovska služba prima rasporede osoblja, obračune potreba za radnom snagom, potvrde o plaćama za upis u starosnu, invalidsku, obiteljsku mirovinu itd.
Zauzvrat, kadrovska služba dostavlja računovodstvu podatke o broju zaposlenika, izostancima s posla, fluktuaciji osoblja, rasporede radnog vremena, naloge za prijem, premještaj i otpuštanje, listove privremene nesposobnosti za isplatu, podatke o redovitim odmorima zaposlenika itd.
Kadrovska služba, u pravilu, ima sljedeće ovlasti:
- zahtijevati od svih odjela organizacije da osiguraju materijale potrebne za svoj rad;
- prima zaposlenike i organizacije o pitanjima preseljenja i otpuštanja;
- komunicirati s drugim organizacijama po pitanju odabira osoblja;
- zahtijevati od drugih odjela obveznu provedbu onih uputa koje su predviđene pravilnikom o kadrovskoj službi.
Pravilnikom o kadrovskoj službi utvrđuje se odgovornost voditelja kadrovske službe za obavljanje poslova iz odjela i odgovornost zaposlenika službe koja je utvrđena opisom poslova.

1.2. Zadaci kadrovske službe

Glavni zadaci kadrovskog rada u poduzeću mogu se podijeliti u sljedeća područja:
1. Računovodstveni i kontrolni smjer kadrovskog rada uključuje rješavanje sljedećih glavnih zadataka:
- zapošljavanje radnika u poduzeće;
- računovodstvo zaposlenih;
- otpuštanje zaposlenika;
- rad s privremeno odsutnim radnicima poduzeća (oni na godišnjem odmoru, odsutni zbog bolesti, na službenom putu i sl.).
2. Planiranje i regulacijski smjer:
- regrutacija (traženje i odabir) radnika za poduzeće;
- zapošljavanje radnika poduzeća;
- preseljenje zaposlenika poduzeća;
-utvrđivanje na radna mjesta i prilagođavanje zaposlenika.
3. Izvještajno-analitičko vođenje kadrovskog rada:
-studija radnika;
-ocjenjivanje rada zaposlenika;
-analitički rad;
-izrada izvješća.
4. Usmjeravanje koordinacije i informiranja:
- stručno osposobljavanje (osposobljavanje i prekvalifikacija) radnika;
- organiziranje prijema zaposlenika poduzeća (službenih i osobnih pitanja);
- rad s pisanim zahtjevima zaposlenika poduzeća;
- arhivsko-priručni rad.
5. Organizacijsko-metodološki smjer:
- dokumentiranje aktivnosti zaposlenika poduzeća;
- kadrovski rad u odjelima poduzeća;
- planiranje kadrovskog rada;
- upravljanje kadrovskim radom.
Svi zadaci odjela ljudskih resursa određeni su specifičnostima rada organizacije, uzimajući u obzir:
- veličina organizacije;
- smjer poslovanja (proizvodnja, trgovina, pružanje usluga stanovništvu);
- strateški ciljevi organizacije;
- stupanj razvoja organizacije;
- broj osoblja;
- prioritetne zadaće rada s kadrovima.

Odgovornosti i struktura odjela ljudskih resursa mogu se razlikovati ovisno o vrsti aktivnosti organizacije.
Načela izgradnje modernog sustava upravljanja osobljem su:
- učinkovitost odabira i raspoređivanja zaposlenika;
- pravednost nagrađivanja i motivacije, nagrađivanje ne samo za individualna nego i za kolektivna postignuća;
- napredovanje zaposlenika u skladu s rezultatima rada, kvalifikacijama, sposobnostima, osobnim interesima i potrebama organizacije;
- brzo i učinkovito rješavanje osobnih problema.
Rad kadrovskih službi ima dva pravca: taktički i strateški.
U okviru taktičkog smjera provode se tekući kadrovski poslovi: analiza stanja i planiranje kadrovskih potreba, izrada kadrovskih rasporeda, regrutacija, procjena i selekcija kadrova; testiranje; planiranje neposrednih kadrovskih kretanja i otpuštanja, tekuće računovodstvo i kontrola, obuka, prekvalifikacija i usavršavanje, formiranje pričuve za napredovanje, promicanje organizacijskih vrijednosti i obrazovanje kadrova u njihovom duhu.
Glavnom djelatnošću kadrovskih službi smatra se formiranje radnih resursa: planiranje potreba za njima i organiziranje praktičnih aktivnosti za zapošljavanje kadrova, rješavanje konflikata i provođenje socijalne politike.
Bit kadrovskog rada je utvrditi što točno, tko, kako i uz kakvu pomoć treba učiniti u praksi u određenom trenutku na području upravljanja kadrovima. Rješenje ovih svakodnevnih zadataka temelji se na administrativnim metodama.
Strateški smjer rada kadrovskih službi usmjeren je na formiranje kadrovske politike organizacije - sustav teorijskih pogleda, ideja, zahtjeva, praktičnih aktivnosti u području rada s osobljem, njegovih glavnih oblika i metoda.
Dakle, zadaci kadrovske službe ovise o područjima djelovanja.

2. Dokumentacija i reguliranje kadrovskih aktivnosti
2.1. Nacionalni zakonski i normativno-metodološki akti potrebni u radu kadrovske službe

Sve aktivnosti upravljanja bilo koje organizacije moraju biti dokumentirane. Ali morate biti posebno strogi u dokumentiranju radnih odnosa. Time se izravno bavi odjel ljudskih resursa. Ispravnost pripreme i provedbe kadrovske dokumentacije, koja izravno utječe na njezinu pravnu snagu, tiče se svakog građanina osobno. A od zaposlenika kadrovske službe prije svega se traži besprijekorno poznavanje zakonodavnih akata koji odražavaju pitanja organizacije rada i registracije radnih odnosa između poslodavca i zaposlenika. Paket ovih akata (u papirnatom ili elektroničkom obliku, ovisno o tome što je prikladnije) trebao bi biti u svakoj kadrovskoj službi kako biste ih mogli pogledati u bilo kojem trenutku i provjeriti zakonitost rješenja problema i njegovog uvrštavanja u dokument.
Ovaj paket počinje Ustavom Ruske Federacije, gdje je članak 37. posvećen pravu na rad i odmor, gdje se svakome „koji radi prema ugovoru o radu jamči radno vrijeme utvrđeno saveznim zakonom, vikendi i praznici, te plaćeni dnevni dopust .”
Glavni zakonodavni akt koji stalno vodi kadrovsku službu u svom radu je Zakon o radu Ruske Federacije. U njemu, prije svega, nalazimo definiciju temeljnog pojma - „socijalnog partnerstva“. U skladu s člankom 25. Zakona o radu Ruske Federacije, "strane socijalnog partnerstva su zaposlenici i poslodavci koje zastupaju propisno ovlašteni predstavnici." U novom izdanju Zakona o radu u članak je dodan stavak: “Tijela državne vlasti i jedinice lokalne samouprave su stranke socijalnog partnerstva u slučajevima kada djeluju kao poslodavci, kao iu drugim slučajevima predviđenim radnim zakonodavstvom.”
Služba za ljudske resurse svoj rad gradi na temeljnim načelima socijalnog partnerstva iz članka 24., kao što su:
- ravnopravnost stranaka;
- poštivanje i uvažavanje interesa stranaka;
- interes stranaka za sudjelovanje u ugovornim odnosima;
- usklađenost stranaka i njihovih predstavnika s radnim zakonodavstvom i drugim regulatornim pravnim aktima koji sadrže standarde radnog prava;
- ovlaštenje zastupnika stranaka;
- sloboda izbora kada se raspravlja o pitanjima koja se odnose na sferu rada;
- dobrovoljno prihvaćanje obveza od strane stranaka;
- realnost preuzetih obveza stranaka;
- obvezna provedba kolektivnih ugovora i sporazuma;
- nadzor nad provedbom donesenih kolektivnih ugovora i sporazuma;
- odgovornost stranaka i njihovih predstavnika za nepoštivanje kolektivnih ugovora i ugovora svojom krivnjom.
Zakon o radu također odražava mnoga specifična pitanja dokumentiranja radnih odnosa.
Prije svega napominjemo da je poseban članak 5. posvećen popisu zakonskih i drugih akata kojima se uređuju radni odnosi. Navedeni su po važnosti:
1. Zakon o radu Ruske Federacije;
2. drugi savezni zakoni i zakoni konstitutivnih subjekata Ruske Federacije koji sadrže norme radnog prava;
3. dekreti predsjednika Ruske Federacije;
4. rezolucije Vlade Ruske Federacije i regulatorni pravni akti federalnih izvršnih vlasti;
5. regulatorni pravni akti izvršnih vlasti konstitutivnih subjekata Ruske Federacije;
6. regulatorni pravni akti tijela lokalne samouprave;
7. kolektivni ugovori, sporazumi i lokalni propisi koji sadrže norme radnog prava.
Svaka vrsta dokumenta ne smije biti u suprotnosti s gore navedenim.
Djelovanje ovih akata koji sadrže norme radnog prava prostire se prostorno na teritorij ovisno o tijelu koje ih je donijelo: akti saveznih tijela protežu se na cijelo područje Ruske Federacije; akti konstitutivnih subjekata Ruske Federacije važe na području odgovarajućeg konstitutivnog entiteta Ruske Federacije; akti organa lokalne samouprave - u okviru odgovarajuće općine i lokalnim propisima određene organizacije - samo u granicama te organizacije.
Dakle, Zakon o radu Ruske Federacije propisuje podređenost zakonodavnih i regulatornih pravnih akata, prvenstvo i njihovu hijerarhiju, što mora uzeti u obzir zaposlenik kadrovske službe. Na primjer, u kontroverznim slučajevima potrebno je voditi se ne normativnim aktom subjekta federacije, već normativnim aktom savezne vlasti o ovom pitanju.
Za djelatnike kadrovskih službi posebno je važan članak 14. „Računanje rokova“. U njemu stoji da “prestanak prava i obveza iz radnog odnosa počinje teći sljedeći dan od kalendarskog dana kojim je utvrđen prestanak radnog odnosa.
Rokovi koji se računaju u godinama, mjesecima, tjednima istječu na odgovarajući datum posljednje godine, mjeseca ili tjedna roka. Razdoblje koje se računa u kalendarskim tjednima ili danima uključuje i neradne dane.
Ako posljednji dan roka pada na neradni dan, završetkom roka smatra se sljedeći radni dan.”
Ovaj članak je vrlo važan ne samo kod upisa otkaza, već i kod utvrđivanja radnog staža iu svim drugim slučajevima kada je potrebno uzeti u obzir svaki radni dan građanina.
Također je potrebno naglasiti važnost za kadrovskog zaposlenika članka 65., u kojem su navedeni dokumenti potrebni za prijavu na posao.
Članak 283. propisuje isprave koje je potrebno predočiti prilikom prijave na natječaj za nepuno radno vrijeme.
Glavni dokument o radnoj aktivnosti i radnom iskustvu, prema Zakonu o radu, ostaje radna knjižica. Njoj je posvećen 66. članak.
Osim toga, Kodeks definira slučajeve i postupak sastavljanja dokumenata, prvi put sadrži opis sadržaja najvažnijih od njih, posebice ugovora o radu, kolektivnih ugovora i sporazuma, daje rok u kojem zaposlenik mora upoznati se s dokumentima (nalog o prijemu u radni odnos (čl. 68.), nalog o stegovnom postupku (čl. 193.)), postupku izdavanja preslike isprava (čl. 62.) i dr.
Prijava radnog odnosa zahtijeva prikupljanje osobnih podataka o zaposleniku. Pojam osobnih podataka naveden je i u Zakonu o radu u članku 85., gdje uključuje „podatke potrebne poslodavcu u vezi s radnim odnosom, a koji se odnose na konkretnog radnika“.
Stoga je prilikom formalizacije radnih odnosa sastavljanjem kadrovskih dokumenata potrebno prije svega pozvati se na relevantne članke Zakona o radu.
Ali kadrovska služba ne može se ograničiti samo na Zakon o radu Ruske Federacije. U skladu sa Zakonom o radu, prilikom uspostavljanja radnih odnosa, organizacija se oslanja ne samo na članke samog Zakona o radu, već i na druge savezne zakone koji se odnose na radna pitanja, predsjedničke uredbe, uredbe Vlade Ruske Federacije, zakone i drugi regulatorni pravni akti konstitutivnih entiteta federacije, na čijem se području nalazi, akti tijela lokalne samouprave koji sadrže norme radnog prava.
Prema kategorijama pristupa, informacijski izvori mogu biti otvoreni i javno dostupni ili klasificirani kao ograničeni pristup.
Sastav podataka koji se odnose na državnu tajnu određen je Zakonom Ruske Federacije od 21. srpnja 1993. N 5485-1 „O državnim tajnama” (članak 5. detaljno opisuje informacije koje mogu predstavljati državnu tajnu) i Uredbom Predsjednik Ruske Federacije od 30. studenog 1995. N 1203 „O odobrenju Popisa podataka klasificiranih kao državna tajna”, čija su posljednja pojašnjenja i izmjene unesene Uredbom predsjednika Ruske Federacije od 11. veljače 2006. N 90.
Dana 6. ožujka 1997., Ukazom predsjednika Ruske Federacije (N 188), odobren je Popis povjerljivih podataka (s izmjenama i dopunama 23. rujna 2005.), gdje klauzula 1 sadrži „informacije o činjenicama, događajima i okolnostima privatni život građanina, dopuštajući utvrđivanje njegovog identiteta (osobni podaci) s iznimkom informacija koje su podložne širenju u medijima u slučajevima utvrđenim saveznim zakonima."
Posebno poglavlje Zakona o radu Ruske Federacije posvećeno je pitanjima zaštite osobnih podataka (poglavlje 14 - „Zaštita osobnih podataka zaposlenika”).
Savezni zakon br. 152-FZ od 27. srpnja 2006. "O osobnim podacima" u potpunosti je posvećen osobnim podacima i njihovoj zaštiti. Svrha Zakona je “osigurati zaštitu prava i sloboda čovjeka i građanina pri obradi njegovih osobnih podataka, uključujući zaštitu prava na privatnost, osobnu i obiteljsku tajnu”. Za svakog zaposlenika kadrovske službe iznimno je važna odredba članka 1. Zakona koja kaže da se Zakonom uređuju odnosi vezani uz obradu osobnih podataka, sa i bez upotrebe alata za automatizaciju, odnosno odredbe Zakona također primijeniti na tradicionalne tehnologije za rad s dokumentima koji sadrže osobne podatke. Osnovni koncepti objavljeni u članku 3. Zakona također sadrže detaljne definicije: „osobni podatak - svaka informacija koja se odnosi na pojedinca koji je identificiran ili utvrđen na temelju takvih podataka (subjekt osobnih podataka), uključujući njegovo prezime, ime, patronim , godina, mjesec, datum i mjesto rođenja, adresa, obiteljsko, socijalno, imovinsko stanje, obrazovanje, zanimanje, prihod, drugi podaci; obrada osobnih podataka - radnje (operacije) s osobnim podacima, uključujući prikupljanje, sistematizaciju, akumulaciju, pohranu , pojašnjenje (ažuriranje, promjena), korištenje, distribucija (uključujući prijenos), depersonalizacija, blokiranje, uništavanje osobnih podataka; "
Kao što je vidljivo iz definicija, Zakon zapravo definira sve informacije s kojima HR djelatnik svakodnevno ima posla i radnje koje s njima obavlja.
Članak 7. Zakona, kao i Zakon o radu Ruske Federacije, naglašava povjerljivost osobnih podataka. Na temelju ovog zakona, kadrovska služba organizacije donosi svoje propise o radu s osobnim podacima.
Savezni zakon br. 98-FZ od 29. srpnja 2004. „O poslovnim tajnama” (s izmjenama i dopunama 18. prosinca 2006.) bavi se pitanjem povjerljivosti informacija u okviru radnih odnosa (članak 11.), čije odredbe moraju biti uzeti u obzir prilikom prijave za radna mjesta, koja uključuju rad s povjerljivim informacijama, uključujući osobne podatke.
Istog dana kad i Savezni zakon „O osobnim podacima“, odnosno 27. srpnja 2006., potpisan je Savezni zakon „O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija“ (N 149-FZ) i Savezni zakon na snazi ​​od 1995. postao je nevažećim "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija". Novim Zakonom definirani su mnogi pojmovi: informacija, informacijska tehnologija, informacijski sustav, informacijsko-telekomunikacijska mreža, vlasnik informacije, pristup informaciji, tajnost informacija, davanje informacija, širenje informacija, elektronička komunikacija, dokumentirana informacija, operator informacijskog sustava. S obzirom na aktivnu primjenu informacijskih tehnologija u radu s kadrovskim dokumentima, sve su one važne za svakog kadrovika.
Zakonom su utvrđena načela pravnog uređenja odnosa u području informacija, informacijske tehnologije i zaštite informacija: sloboda traženja, primanja, prijenosa, proizvodnje, širenja informacija na zakonit način; pouzdanost, pravovremenost, otvorenost; ravnopravnost jezika u stvaranju informacija; osiguranje sigurnosti i privatnosti, nedopuštenost prikupljanja, pohranjivanja, korištenja i širenja podataka o privatnom životu osobe bez njezine suglasnosti.
Zakonom su jasno definirana prava i obveze vlasnika informacija, prava fizičkih i pravnih osoba na pristup informacijama, au isto vrijeme članak 9. govori o ograničenju pristupa informacijama. U ovom Zakonu, samo jedan stavak u članku 9. izravno je posvećen osobnim podacima, budući da je Savezni zakon "O osobnim podacima" izdan u isto vrijeme.
Novi Zakon ne govori o informacijskim resursima (ovaj koncept u Zakonu nema), već o informacijskim sustavima koji se dijele na federalne, regionalne, općinske i druge sustave. Posebnim člancima definirana su prava posjednika informacija, postupak stvaranja i rada informacijskih sustava, uključujući i članak 14. koji je posebno posvećen državnom informacijskom sustavu. Novi je dio Zakona (čl. 15.) o korištenju informacijskih i telekomunikacijskih mreža i postupku povezivanja na njih.
Posljednji odjeljak Zakona iz 2006. (članak 16.), kao i Zakona iz 1995. (poglavlje 5.), posvećen je zaštiti informacija. Njime se jasnije i konciznije, kako i priliči zakonskom aktu, definira: „Zaštita informacija je poduzimanje zakonskih, organizacijskih i tehničkih mjera usmjerenih na:
1) osiguravanje zaštite informacija od neovlaštenog pristupa, uništenja, izmjene, blokiranja, kopiranja, davanja, distribucije, kao i od drugih nezakonitih radnji u vezi s tim informacijama;
2) čuvanje povjerljivosti ograničenih podataka;
3) ostvarivanje prava na pristup informacijama.«.
Za organizacije koje imaju pravo postavljati sliku grba na zaglavlja i pečate, važan je Savezni ustavni zakon od 25. prosinca 2000. br. 2-FKZ „O državnom grbu Ruske Federacije”.
U skladu s člankom 4. Zakona, državni amblem Ruske Federacije reproduciran je na dokumentima koji identificiraju identitet državljanina Ruske Federacije, kao i na drugim dokumentima nacionalnog standarda koje izdaju savezna tijela vlasti. Članak 10. Zakona navodi da "postupak za proizvodnju, uporabu, skladištenje i uništavanje obrazaca, pečata i drugih nosača slike državnog amblema Ruske Federacije utvrđuje Vlada Ruske Federacije." U skladu s ovim člankom, potrebno je pozvati se na Uredbu Vlade Ruske Federacije od 27. prosinca 1995. N 1268 „O reguliranju proizvodnje, uporabe, skladištenja i uništavanja pečata i obrazaca s reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije", koji kaže "da proizvodnju pečata i obrazaca za reprodukciju Državnog grba Ruske Federacije provode samo poduzeća za tisak i graviranje pečata koja imaju potvrde o dostupnosti tehničkih i tehnoloških mogućnosti za
Najvažniji zakonodavni akti koji utječu na proces dokumentacije uključuju Zakon Ruske Federacije od 25. listopada 1991. N 1807-1 „O jezicima naroda Ruske Federacije” (kako je izmijenjen saveznim zakonima od 24. srpnja 1998. N 126-FZ i od 11. prosinca 2002. N 165-FZ) i Savezni zakon od 1. lipnja 2005. N 53-FZ “O državnom jeziku Ruske Federacije”. Njima se uređuje uporaba državnog jezika u sastavljanju i sastavljanju službenih dokumenata. Prije svega, podsjetimo da članak 68. Ustava Ruske Federacije utvrđuje: "državni jezik Ruske Federacije na cijelom njezinom teritoriju je ruski jezik."
Članci 16. - 19. Zakona „O jezicima naroda Ruske Federacije” posvećeni su korištenju jezika u službenoj dokumentaciji, uključujući i pri pripremi kadrovske dokumentacije, a članak 3. Saveznog zakona „O državnom jeziku Ruske Federacije” utvrđuje zahtjev za istovjetnost sadržaja i tehničkog dizajna tekstova izvedenih na nekoliko jezika.
S obzirom da se kadrovska služba mora baviti žalbama građana, potrebno je poznavati i voditi se Saveznim zakonom br. 59-FZ od 2. svibnja 2006. „O postupku razmatranja žalbi građana Ruske Federacije”, koji definira što se podrazumijeva pod žalbom, prijedlogom, očitovanjem, prigovorom. Utvrđuje uvjete za sadržaj pisane žalbe: naziv primatelja (naziv državnog tijela ili tijela lokalne samouprave) ili radno mjesto ili položaj, prezime, ime, patronim službene osobe, poštansku adresu na koju se može dostaviti odgovor. dati, bit žalbe (prijave), osobni potpis i datum.
Na temelju zahtjeva Zakona za strukturu teksta žalbe zapravo se grade zahtjevi kadrovske službe za prijave koje zaposlenici podnose prilikom zapošljavanja, otkaza, promaknuća, odmora i sl. Takve izjave moraju sadržavati iste komponente: kome, od koga, o čemu, potpis i datum, s izuzetkom navođenja adrese ako zaposlenik već radi u organizaciji.
Zakon propisuje i tehnologiju rada sa žalbama: registracija (prema članku 8. „u roku od tri dana od dana primitka od strane državnog tijela, tijela lokalne samouprave ili dužnosnika”), obvezno razmatranje (u roku od 30 dana od dana registracije). a može se produžiti do 30 dana u slučaju provjere), nadzor nad izvršenjem. Za kadrovsku službu važan je i Zakonom utvrđeni postupak prijema građana.
Ovisno o organizacijskom i pravnom obliku organizacije (državni, javni, komercijalni, CJSC, LLC itd.), pripadnosti odjela (na primjer, carinske vlasti, sveučilište itd.) lokaciji (na primjer, krajnji sjever) kada pri registraciji kadrovskih dokumenata uzeti u obzir posebne uvjete utvrđene u relevantnim zakonskim aktima, koje mora imati zaposlenik koji vodi kadrovsku evidenciju. Na primjer, ako je ovo sveučilište, tada je potrebno imati Savezni zakon „O visokom i poslijediplomskom stručnom obrazovanju“ i Pravilnik „O postupku popunjavanja radnih mjesta nastavnog osoblja obrazovnih ustanova visokog stručnog obrazovanja Ruske Federacije“. ”, ako je zatvoreno dioničko društvo ili LLC - Savezni zakon „O dioničkim društvima” ili „Društva s ograničenom odgovornošću”. Organizacije koje se nalaze u regijama krajnjeg sjevera rukovode se Zakonom Ruske Federacije „O državnim jamstvima i naknadama za osobe koje rade i žive u regijama krajnjeg sjevera i izjednačenim područjima” itd.
Organizacija rada prometnih radnika ima svoje karakteristike; sezonski radnici; radnici koji rade na rotaciji itd.
Za kadrovske službe koje služe državnim službenicima, sastav potrebnih zakonodavnih pravnih akata treba značajno proširiti, budući da je pravni status državnih službenika određen Saveznim zakonom od 27. svibnja 2003. N 58-FZ „O sustavu državne službe Ruska Federacija" (s izmjenama i dopunama od 1. prosinca 2007.) i Savezni zakon od 27. srpnja 2004. N 79-FZ "O državnoj državnoj službi Ruske Federacije" (s izmjenama i dopunama od 29. ožujka 2008.), kao i ukazi predsjednika Ruske Federacije.
U razvoj Zakona „O državnoj civilnoj službi Ruske Federacije” izdaju se dekreti predsjednika Ruske Federacije: Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 1. veljače 2005. N 110 „O provođenju certifikacije državnih civilnih službenika” službenici Ruske Federacije”; Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 1. veljače 2005. N 111 „O postupku polaganja kvalifikacijskog ispita od strane državnih službenika Ruske Federacije i ocjenjivanja njihovog znanja, vještina i sposobnosti (stručna razina)”; Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 1. veljače 2005. N 112 „O natječaju za popunjavanje upražnjenog radnog mjesta u državnoj državnoj službi Ruske Federacije”; Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 1. veljače 2005. N 113 „O postupku dodjele i održavanja razrednih činova državne državne službe Ruske Federacije saveznim državnim službenicima”; Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 16. veljače 2005. N 159 „O približnom obliku ugovora o službi o prolasku državne državne službe Ruske Federacije i popunjavanju položaja u državnoj državnoj službi Ruske Federacije” ; Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 30. svibnja 2005. N 609 „O odobrenju Pravilnika o osobnim podacima državnog službenika Ruske Federacije i upravljanju njegovim osobnim dosjeom.”
U njima je detaljno opisan ne samo postupak prijave za prijam u državnu državnu službu, već i njegov završetak: ovjera, polaganje ispita, značajke vođenja osobnog dosjea itd.
Svaki zaposlenik koji formalizira radni odnos mora imati mirovinsko zakonodavstvo, Zakon o braniteljima itd.
Stoga je za pravilno sastavljanje kadrovskih dokumenata potrebno imati cijeli paket zakonodavnih akata, posebno onih koji utječu na radne odnose u organizaciji vašeg tipa, i voditi se njima prilikom registracije radnih odnosa.
Osim zakonskih akata, svaki kadrovski odjel mora imati paket s regulatornim i metodološkim dokumentima koji opisuju metodologiju rada, odnosno kako provesti ovu ili onu evidenciju ili operaciju.
Godine 2003. kadrovske službe primile su dva važna dokumenta o postupku vođenja radnih knjižica, koji su, u skladu s člankom 66. Zakona o radu Ruske Federacije, glavni dokument o radnoj aktivnosti i radnom stažu zaposlenika:
Pravila za vođenje i pohranjivanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo davanje poslodavcima, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. N 225 „O radnim knjižicama” (kako je izmijenjeno Uredbom Vlade Ruske Federacije Ruska Federacija od 01.03.2008 N 132);
Upute za popunjavanje radnih knjižica, odobrene Rezolucijom Ministarstva rada Rusije od 10. listopada 2003. N 69
Izrada osnovnih kadrovskih dokumenata je objedinjena. Razvoj i odobravanje albuma jedinstvenih oblika primarne računovodstvene dokumentacije i njihovih elektroničkih verzija povjereni su Uredbom Vlade Ruske Federacije od 8. srpnja 1997. N 835 Državnom odboru za statistiku Ruske Federacije uz koordinaciju obrazaca s Ministarstvom financija Ruske Federacije i Ministarstvom gospodarstva Ruske Federacije. Među jedinstvenim obrascima navedenim u Odluci, kao prioritetni su svrstani obrasci primarne knjigovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovo plaćanje. Prvi album ovih obrazaca odobren je Rezolucijom Državnog odbora za statistiku Rusije 30. listopada 1997. N 71a. Album je više puta mijenjan i dopunjavan. Zaposlenik HR-a stalno se bavi obrascima uključenim u album i mora ih imati iu papirnatoj i u elektroničkoj verziji, budući da su u skladu s Uredbom Vlade Ruske Federacije uvedeni „u organizacijama, bez obzira na oblik vlasništva, djeluju na teritoriju Ruske Federacije." Federacija".
Opća pravila za pripremu i izvršenje dokumenata sadržana su u GOST R 6.30-2003 za jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije sa zahtjevima za izvršenje dokumenata. Standard se odnosi na organizacijske i administrativne dokumente: dekrete, naredbe, odluke, protokole, akte, pisma i druge dokumente uključene u OKUD (klasa 020000). Sve ove vrste dokumenata sastavljaju se ili se s njima radi u kadrovskoj službi.
Razdoblja pohrane dokumenata utvrđena su u popisima dokumenata koji označavaju njihova razdoblja pohrane - standardna ili odjelna. Liste odjela obično razvija organizacija koja vodi industriju; oni uzimaju u obzir specifičnosti industrije i sadrže dokumente koji nisu tipični za druge organizacije. Organizacije koje nemaju popis odjela moraju koristiti Popis standardnih dokumenata upravljanja nastalih u aktivnostima organizacija, s naznakom razdoblja pohrane. Odobren je 2000. godine, a kadrovska dokumentacija u njemu je dosta cjelovito prikazana. Osim toga, kadrovska služba dioničkog društva također mora imati Uredbu o postupku i uvjetima pohrane dokumenata dioničkih društava, odobrenu Odlukom Savezne komisije za tržište vrijednosnih papira od 16. srpnja 2003. N 03 -33/ps (u skladu s člankom 89. Saveznog zakona od 26. prosinca 1995. N 208-FZ "O dioničkim društvima").
Kadrovskim službama gospodarskih organizacija koje dokumente ne prenose u državnu pohranu, već ih pohranjuju kod kuće, Pravilnik je neizostavna pomoć u organiziranju njihove arhive.
Zaposlenici odjela za ljudske resurse često se moraju dopisivati ​​s organizacijama i pojedincima, slati dokumente koji nisu zatraženi, slati čestitke itd. Da biste ispravno obradili sve poštanske pošiljke, u odjelu za informacije morate imati Pravila za pružanje poštanskih usluga, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. travnja 2005. N 221. Pravila određuju postupak adresiranja, u Osim toga, oni označavaju dopuštene veličine i težinu pisama i paketa. Imajte na umu da je maksimalna težina pisma smanjena na 100 g, a ograničenja njegove veličine smanjena su na 229 x 324 mm. Nesporazumi često proizlaze iz neznanja o tome kako koristiti strojeve za frankiranje.
Za kadrovskog djelatnika, ako mora uručiti poruke od čijeg primitka primatelj iz nekog razloga pokušava izbjeći, važan je postupak slanja pisama s povratnicom - „poštanska pošiljka... pri predaji koje pošiljatelj nalaže poštanskom operateru da ga obavijesti ... kada i kome je poštanska pošiljka uručena." Na primjer, obavijest o otkazu, potreba za prisustvom određenog dana itd.
Ali osim činjenice da morate znati kako raditi ovaj ili onaj posao, također morate imati ideju o vremenu ili standardima proizvodnje koji postoje za ove vrste posla.
Razvijen je prilično velik broj regulatornih dokumenata koji sadrže vremenske standarde za rad koji obavljaju zaposlenici administrativnog aparata. Sve ih je razvio Središnji ured za standarde rada. Za HR službu korisno je imati:
Međusektorski integrirani normativi vremena za kadrovsko-računovodstveni rad. M., 1991.
Međusektorski integrirani vremenski standardi za rad na dokumentacijskoj podršci za upravljanje (odobren Rezolucijom Ministarstva rada Ruske Federacije od 25. studenog 1994. N 72). M., 1995.
Vremenski standardi za rad na automatiziranoj arhivskoj tehnologiji i dokumentacijskoj podršci za tijela upravljanja (odobren Rezolucijom Ministarstva rada Ruske Federacije od 10. rujna 1993. N 152). M., 1993.
Vremenski standardi za rad na dokumentacijskoj podršci za upravljačke strukture federalnih izvršnih vlasti, odobreni Odlukom Ministarstva rada od 26. ožujka 2002. br. 23.
Najnoviji normativi vremena iz 2002. godine sadrže normative vremena za rad uz korištenje računalne tehnologije, što je vrlo važno za odjele koji već imaju implementirane suvremene informacijske tehnologije.
Svi ovi standardi preporučuju se za korištenje u upravljačkim aparatima institucija, organizacija, poduzeća i tvrtki, bez obzira na njihov oblik vlasništva.
Svi vremenski normativi ne samo da označavaju vrste poslova s ​​definiranjem vremenskih normativa za njihovu provedbu, već dosljedno navode i sadržaj rada, tj. rad se rastavlja na svoje sastavne operacije.
Osim vremenskih normi za osnovne vrste rada, ove zbirke uvijek pokrivaju pitanja organizacije rada, rasporeda rada i odmora, racionalne opremljenosti radnih mjesta i sanitarnih standarda.
Dakle, aktivnosti kadrovske službe moraju biti u skladu sa svim regulatornim dokumentima.

2.2. Organizacijski i pravni dokumenti organizacije

Kadrovska služba bilo koje organizacije u svom radu oslanja se ne samo na zakonodavne, regulatorne i metodološke dokumente od nacionalnog značaja, već i na organizacijske i pravne dokumente koje je razvila sama organizacija.
Prije svega, ovo je statut (pravilnik) organizacije kao glavni organizacijski dokument.
Povelja, kao organizacijski dokument, shvaća se kao skup pravila kojima se uređuju aktivnosti organizacija, ustanova, društava i građana, njihovi odnosi s drugim organizacijama i građanima, prava i obveze u određenoj oblasti upravljanja, gospodarstva ili dr. aktivnosti. Statute poduzeća, ustanova i organizacija odobravaju viša tijela (ministarstva, uprave konstitutivnih entiteta federacije), statut pravne osobe odobravaju njegovi osnivači (sudionici) i podliježe državnoj registraciji na propisani način. . Povelja se odnosi na obvezne osnivačke dokumente pri stvaranju nedržavnih komercijalnih organizacija. Opći zahtjevi za postupak sastavljanja, izvršenja i sadržaja statuta pravne osobe navedeni su u prvom dijelu Građanskog zakonika Ruske Federacije.
Struktura teksta povelje varira ovisno o vrsti. Na primjer, statut organizacije uključuje: opće odredbe, ciljeve i ciljeve, prava, aktivnosti, imovinu, upravljanje, reorganizaciju i likvidaciju.
Statut dioničkog društva sadrži dijelove: opće odredbe, temeljni kapital, način poslovanja, prava, upravljanje, računovodstvo i izvještavanje, raspodjela dobiti, ostale uštede, prestanak djelatnosti.
HR služba mora imati jasno razumijevanje zadataka organizacije kako su napisani u povelji, budući da je njen glavni cilj osigurati organizaciji visokokvalificirane zaposlenike koji će najbolje obavljati te zadatke. Osim toga, povelje opisuju postupak imenovanja ili odabira rukovodećeg osoblja i druga pitanja vezana uz odabir i postavljanje osoblja. Jedan primjerak povelje mora se čuvati u odjelu za osoblje.
Zakon o radu Ruske Federacije predviđa pripremu u organizaciji dokumenata koji uređuju socijalne i radne odnose. Takvi dokumenti uključuju kolektivni ugovor. Njegova definicija navedena je u članku 40. Zakona o radu Ruske Federacije: "Kolektivni ugovor je pravni akt kojim se uređuju društveni i radni odnosi u organizaciji ili pojedinačnom poduzetniku, a sklapaju ga zaposlenici i poslodavac kojeg zastupaju njihovi predstavnici." Kolektivni ugovor može se zaključiti ne samo na razini organizacije kao cjeline, već i na razini pojedinih strukturnih jedinica. Izdvojene ustrojstvene jedinice su podružnice i predstavništva, koje su zemljopisno odvojene, a osim toga mogu imati posebnosti u organizaciji rada. Sadržaj i strukturu kolektivnog ugovora samostalno određuju stranke koje ga sklapaju. Članak 41. Zakona o radu Ruske Federacije daje samo približan popis pitanja koja se mogu uključiti u kolektivni ugovor. To uključuje:
- oblike, sustave i visine nagrađivanja;
- isplata naknada, naknada;
- mehanizam reguliranja plaća uzimajući u obzir rast cijena, razinu inflacije i ispunjenje pokazatelja utvrđenih kolektivnim ugovorom;
- zapošljavanje, prekvalifikacija, uvjeti otpuštanja radnika;
- radno vrijeme i vrijeme odmora, uključujući pitanja odobravanja i trajanja godišnjeg odmora;
- poboljšanje uvjeta rada i sigurnosti radnika, uključujući žene i mladež;
- poštivanje interesa radnika pri privatizaciji državne i općinske imovine;
- sigurnost okoliša i zaštita zdravlja radnika na radu;
- jamstva i beneficije za zaposlenike koji usklađuju rad s osposobljavanjem;
- poboljšanje zdravlja i rekreacija zaposlenika i članova njihovih obitelji;
- djelomično ili potpuno plaćanje prehrane zaposlenika;
- nadzor nad provedbom kolektivnog ugovora, postupak donošenja izmjena i dopuna istog, odgovornost stranaka, osiguranje normalnih uvjeta za rad predstavnika radnika, postupak informiranja radnika o provedbi kolektivnog ugovora;
- odbijanje štrajka ako su ispunjeni odgovarajući uvjeti kolektivnog ugovora;
- druga pitanja koja odrede stranke.
Ovaj popis je savjetodavne prirode i nije konačan, njegova je svrha dati predodžbu o mogućem sadržaju kolektivnog ugovora. Međutim, Zakon o radu Ruske Federacije također sadrži niz zahtjeva za sadržaj obveznog ugovora o radu.
U skladu s člankom 9. Zakona o radu Ruske Federacije, kolektivni ugovori ne mogu sadržavati uvjete koji smanjuju razinu prava i jamstava zaposlenika predviđenih radnim zakonodavstvom. Naprotiv, kolektivnim ugovorom treba utvrditi dodatne beneficije i prednosti, povoljnije uvjete rada.
Pri sastavljanju kolektivnog ugovora potrebno je navesti (naziv) stranaka u čije se ime sklapa i rok važenja. Kolektivni ugovor je akt hitnog učinka i, u skladu s člankom 43. Zakona o radu Ruske Federacije, „sklapa se na razdoblje od najviše 3 godine i stupa na snagu od dana potpisivanja od strane stranaka odnosno od dana utvrđenog kolektivnim ugovorom.” Stranke imaju pravo produžiti kolektivni ugovor, ali za razdoblje od najviše tri godine.
Organizacija također može podlijegati pravnim dokumentima kao što je ugovor.
Sporazum je pravni akt kojim se utvrđuju opća načela za uređivanje socijalno-radnih odnosa i s njima povezanih gospodarskih odnosa, koji sklapaju ovlašteni predstavnici radnika i poslodavaca na federalnoj, regionalnoj, sektorskoj (međusektorskoj) i teritorijalnoj razini u okviru svoje nadležnosti.
Kao što se vidi iz definicije iz članka 45. Zakona o radu Ruske Federacije, sporazum se, za razliku od kolektivnog ugovora, sklapa na drugim razinama socijalnog partnerstva - saveznoj, međuregionalnoj, regionalnoj, teritorijalnoj, sektorskoj (međusektorskoj), odnosno sporazum sklapaju poslodavci udruženi u unutar djelatnosti, regije, teritorija. Interese poslodavaca u pregovorima o sklapanju ugovora zastupaju udruge poslodavaca, a interese radnika najčešće zastupaju sindikati i njihove udruge.
Zakon o radu Ruske Federacije navodi moguće vrste sporazuma: opći, regionalni, sektorski (međusektorski), teritorijalni i drugi.
Općim ugovorom utvrđuju se opća načela za uređenje socijalnih, radnih i s njima povezanih gospodarskih odnosa na saveznoj razini.
Na primjer, Opći sporazum između Sveruske udruge sindikata, sveruskih udruga poslodavaca i Vlade Ruske Federacije za 2002. - 2004. Njime je propisan uvjet povećanja tarifnih stavki (plaća) Jedinstvenog tarifnog rasporeda za plaće radnika u javnom sektoru za najmanje 1,5 puta.
Regionalni sporazum utvrđuje opća načela za reguliranje društvenih, radnih i srodnih gospodarskih odnosa na razini konstitutivnog subjekta Ruske Federacije. Sklapaju ga udruge radnika, poslodavaca i izvršne vlasti koje djeluju na ovom području.
Industrijskim (međugranskim) sporazumom utvrđuju se opći uvjeti nagrađivanja, jamstava, naknada i beneficija za djelatnike djelatnosti (industrija).
Područnim sporazumom utvrđuju se opći uvjeti rada, jamstva, naknade i beneficije za zaposlene na području odgovarajuće općine.
Prilikom sklapanja ugovora, stranke same određuju pitanja koja su uređena ovim dokumentom. Zakon o radu, kao iu slučaju kolektivnog ugovora, daje samo približan popis pitanja koja se mogu uključiti u ugovor:
- plaća;
- uvjete i sigurnost rada;
- raspored rada i odmora;
- razvoj socijalnog partnerstva;
- druga pitanja koja odrede stranke.
Ali u isto vrijeme, prema članku 9. Zakona o radu Ruske Federacije, sporazumi, poput kolektivnih ugovora, ne mogu smanjiti razinu prava i jamstava radnika predviđenih radnim zakonodavstvom. Rok važenja ugovora, kao i kolektivnih ugovora, ne može biti dulji od 3 godine, a stranke imaju pravo jednom produžiti njihovu valjanost za najviše tri godine.
Vrlo je važno znati da se sporazum odnosi na "sve poslodavce koji su članovi udruge poslodavaca koja je sklopila sporazum. Prestanak članstva u udruzi poslodavaca ne oslobađa poslodavca ispunjenja ugovora sklopljenog u razdoblju od Poslodavac koji je pristupio udruzi poslodavaca u razdoblju važenja ugovora dužan je ispunjavati obveze iz ovog ugovora.«
U slučajevima kada zaposlenici podliježu više ugovora istovremeno u skladu s utvrđenom procedurom, na njih se primjenjuju najpovoljniji uvjeti ugovora.
Kolektivni ugovor i ugovor su dokumenti koji podliježu registraciji. U skladu s člankom 50. Zakona o radu Ruske Federacije, šalju se na registraciju obavijesti nadležnom radnom tijelu u roku od sedam dana od dana potpisivanja. Ugovori sklopljeni na saveznoj razini registrirani su pri Ministarstvu rada Ruske Federacije, regionalnim i teritorijalnim - odnosno regionalnim i teritorijalnim tijelima rada. Podnošenje dokumenata za upis u radni odnos obveza je poslodavca. Svrha prijave obavijesti je identificirati uvjete u kolektivnim ugovorima i sporazumima koji pogoršavaju položaj radnika u odnosu na važeće zakonske propise. Ako se otkriju takvi prekršaji, isti se prijavljuju strankama i inspekciji rada. Osim toga, registracija obavijesti omogućuje tijelima rada da imaju informacije o broju i sadržaju kolektivnih ugovora i sporazuma, da prate trendove u kolektivnom uređenju radnih odnosa, te da to iskustvo uzmu u obzir pri izradi zakona i propisa o radu.
Praćenje provedbe kolektivnih ugovora i sporazuma provode same stranke socijalnog partnerstva, dostavljajući jedna drugoj podatke o ispunjavanju uvjeta ugovornih dokumenata. No, osim toga, nadzor nad provedbom kolektivnih ugovora i sporazuma provode tijela rada, provodeći zakazane inspekcije i identificirajući slučajeve kršenja uvjeta utvrđenih u tim dokumentima.
U skladu sa Zakonom o radu Ruske Federacije, kolektivnim ugovorima i sporazumima, kao i lokalnim propisima koje donosi poslodavac u okviru svoje nadležnosti, utvrđuju se pravila ponašanja zaposlenika tijekom njihovih zajedničkih aktivnosti.
Lokalni propisi prvenstveno uključuju pravilnike o internom radu, koji su najčešće aneks kolektivnog ugovora. Međutim, mogu se odobriti i kao zaseban dokument. Definicija ovog dokumenta i njegov glavni sadržaj objavljeni su u članku 189. Zakona o radu:
„Interni propisi o radu su lokalni regulatorni akt koji uređuje, u skladu s ovim Kodeksom i drugim federalnim zakonima, postupak zapošljavanja i otpuštanja radnika, osnovna prava, dužnosti i odgovornosti stranaka ugovora o radu, radno vrijeme, odmore , stimulacijama i kaznama prema radnicima, kao i drugim pitanjima uređenja radnih odnosa kod ovog poslodavca.”
Sama organizacija mora razviti "Pravilnik o internom radu" na temelju svojih specifičnosti. Kao uzorak možete uzeti Model internih propisa o radu za radnike i zaposlenike poduzeća, institucija, organizacija, odobren Rezolucijom Državnog odbora za rad SSSR-a u dogovoru sa Svesaveznim središnjim vijećem sindikata 20. srpnja 1984. godine. Oni nastavljaju s radom u mjeri u kojoj nisu u suprotnosti sa zakonodavstvom Ruske Federacije. Kao iu kolektivnom ugovoru i sporazumima, Pravilnik o radu ne može uključivati ​​uvjete koji pogoršavaju položaj radnika u usporedbi s Ustavom Ruske Federacije, međunarodnim aktima, saveznim i regionalnim zakonima, drugim normativnim pravnim aktima, sporazumima ili kolektivnim ugovorima.
Pravilnik o unutarnjem radu donosi poslodavac, postavlja se na vidno mjesto i s njim moraju biti upoznati svi zaposlenici organizacije.
Organizacijski i administrativni dokument razvijen u organizaciji, u kojem je fiksiran sav njen službeni i brojčani sastav, je tablica osoblja.
Tablica osoblja kao vrsta dokumenta "popis je radnih mjesta u instituciji (organizaciji) s naznakom njihovog broja i razine plaća." Cilj mu je standardizirati broj osoblja organizacije i omjer stručnjaka.
Budući da raspored osoblja nije samo organizacijski, već i primarni računovodstveni dokument, njegov obrazac je unificiran (Obrazac N T-3) i uključen je u Album jedinstvenih obrazaca primarnih računovodstvenih dokumenata za obračun rada i njegovu isplatu, odobren od strane Rezolucija Državnog odbora za statistiku Rusije od 01.05.2004 N 1. Tablica osoblja utvrđuje: strukturne jedinice (imena i šifre), profesije (pozicije), broj jedinica osoblja, plaću (tarifnu stopu), dodatke, mjesečnu plaću .
Dakle, svi položaji strukturnih jedinica i njihov broj bit će fiksirani u rasporedu osoblja organizacije.
Raspored osoblja potpisuje voditelj kadrovske službe, glavni računovođa i odobrava ga administrativnim dokumentom (najčešće nalogom). Raspored osoblja je dugoročni dokument, ali ako je potrebno, u njega se mogu unijeti izmjene i dopune. Izmjene i dopune donose se nalogom voditelja organizacije ili osobe koju on ovlasti. Na temelju kadrovskog rasporeda kadrovska služba vrši odabir radnika na upražnjena radna mjesta, formira pričuvu za napredovanje i organizira školovanje kadrova.

3. Unapređenje rada kadrovske službe

Glavna svrha kadrovske službe nije samo da se u provedbi kadrovske politike vodi interesima poduzeća, već i da djeluje uzimajući u obzir radno zakonodavstvo i provedbu socijalnih programa usvojenih na saveznoj i teritorijalnoj razini.
Funkcije, struktura i zadaci kadrovske službe usko su povezani s prirodom gospodarskog razvoja, razumijevanjem menadžmenta poduzeća (organizacije) uloge osoblja u postizanju ciljeva i zadataka s kojima se suočava proizvodnja (organizacija). Popis radova koji se odnose na osiguranje učinkovitog upravljanja osobljem relativno je standardan za sva poduzeća. To znači da je njihova provedba nužan i dovoljan uvjet za provedbu zadataka i funkcija upravljanja.
Specifična struktura kadrovske službe, raspodjela kadrovskog rada između strukturnih odjela, a unutar strukturnog odjela između izvođača, može varirati u širokom rasponu, jer ovisi o mnogim čimbenicima. Među njima treba istaknuti, prije svega, veličinu poduzeća (broj osoblja koje je tamo zaposleno), obujam upravljačkih poslova svake vrste, razumijevanje menadžmenta zadataka upravljanja osobljem: unatoč učinkovitosti integriranog U pristupu upravljanju osobljem, u nekim se poduzećima ipak prednost daje, primjerice, odabiru osoblja, u drugima - planiranju karijere, au trećima - ocjenjivanju učinka i nagrađivanju. Stil i metode upravljanja administracijom od strane podređenih, itd. također utječu.
Pri projektiranju strukture službe za upravljanje kadrovima i organiziranju njezina rada, polazimo od činjenice da je postojanje bilo koje strukturne jedinice opravdano samo pod određenim uvjetima (s određenim brojem osoblja, obujmom upravljačkog posla određene vrste) . U drugim uvjetima ova se funkcija može povjeriti (prenijeti) na drugu strukturnu jedinicu ili čak na pojedinca unutar bilo koje strukturne jedinice.
Prije svega, obim posla mora biti dovoljan za opterećenje najmanje dvije ili tri osobe, kako bi se unutar odjela mogla izdvojiti zasebna grupa (biro).
Organizacijski je rad s kadrovima i dalje disperziran po mnogim funkcionalnim odjelima uprave pogona. Štoviše, ne mora uopće postojati samostalna kadrovska služba s jedinstvenim administrativnim i metodološkim vodstvom.
Istodobno se javljaju pozitivni trendovi, posebice transformacija odjela ljudskih resursa u odjele za upravljanje kadrovima, iako do sada uz blagu transformaciju funkcija, što, naravno, ne utječe bitno na učinkovitost rada s kadrovima. Druga poduzeća idu mnogo dalje i podređuju menadžeru ljudskih resursa ne samo tradicionalne upravljačke strukture kao što su kadrovski odjel, odjel za obuku osoblja (ili odjel za tehničku obuku), već i sociološke odjele (ako postoje), odjel za rad i plaće (nakon prijenosa planiranja glavni pokazatelji rada u ekonomskom odjelu), odjelu (laboratoriji) NOT-a itd.
Proširenje samostalnosti poduzeća, promjena oblika vlasništva, proces raščlanjivanja poduzeća i stvaranje samostalnih malih poduzeća na temelju strukturnih podjela bitno mijenja postojeći kadrovski rad u poduzeću. Često, razdvajanje poduzeća prati reorganizacija upravljanja pogonom, uključujući odjel za osoblje: mnoge njegove funkcije prenose se na mala poduzeća, gdje su jedna ili dvije osobe uključene u ovaj posao. Tu je i očuvanje centralizirane kadrovske službe, čije su usluge u selekciji kadrova, njihovoj obuci i prekvalifikaciji, ocjenjivanju itd. Mala poduzeća koriste ga na ugovornoj osnovi.
Nakon utvrđivanja funkcionalnog ustroja kadrovske službe, njezinih sastavnih jedinica (odjeli, zavodi), pitanja popisa poslova svake ustrojstvene jedinice, njezinih funkcija, brojčanog sastava i pravilne strukture zaposlenika u njima, radnih obveza, svakog od njih, kao i odnos između jedinica je riješen. međusobno u okviru kadrovske službe i s drugim odjelima poduzeća u smislu dolaznih i odlaznih informacija, te u odnosu na metodološku podršku" osoblja rada, provedba funkcije kontrole i nadzora nad njegovim provođenjem.
Napetost u opskrbi poduzeća radnim resursima može se ublažiti potpunijim korištenjem postojeće radne snage, povećanjem produktivnosti radnika, intenziviranjem proizvodnje, sveobuhvatnom mehanizacijom i automatizacijom proizvodnih procesa te uvođenjem nove, produktivnije opreme.
Ove promjene u organizacijskoj strukturi imat će pozitivan učinak i stvorit će sve uvjete za kvalitetan, uravnotežen rad HR službe te stvoriti sve preduvjete za rješavanje kadrovskih problema u poduzeću. Za rješavanje trenutnih kadrovskih problema Odjel ljudskih resursa morat će riješiti sljedeće zadatke:
1. organizacija rada na izradi kadrovske politike i provođenje, u skladu s njom, izbora, izbora, postavljanja, proučavanja i korištenja radnika, rukovoditelja i stručnjaka;
2.sudjelovanje u formiranju stabilnog tima;
3.stvaranje kadrovske rezerve i rad s njom;
4.uređenje kadrovske evidencije.
Za provedbu ovih zadataka Odjel ljudskih resursa obavlja sljedeće funkcije: planiranje osoblja, tj. izrada dugoročnih i tekućih planova kadroviranja organizacije, proučavanje poslovnih i osobnih kvaliteta stručnjaka u svrhu odabira kadrova za pričuvu za napredovanje, planiranje poslovne karijere perspektivnih stručnjaka, priprema materijala i organiziranje certificiranja zaposlenika, provođenje razgovora i odabir , zajedno s voditeljem relevantnih odjela, nove zaposlenike za upražnjena radna mjesta, registraciju prijema, premještaja i otpuštanja radnika u skladu s radnim zakonodavstvom, računovodstvo za osoblje organizacije, vođenje evidencije o radu, pripremu dokumenata za imenovanje mirovine, proučavanje kretanja osoblja, razloga fluktuacije osoblja, zapošljavanje otpuštenih radnika, praćenje stanja radne discipline u odjelima organizacije, izvještavanje o kadrovskim pitanjima itd. Također je važno naglasiti da kadrovska služba mora također komunicirati sa službom za zapošljavanje. Ove promjene u organizacijskoj strukturi organizacija riješit će postojeće probleme u upravljanju osobljem.
Znanstvenici i vodeći HR stručnjaci preporučuju dijagram strukture HR odjela koristeći koncept strateških poslovnih jedinica. Struktura upravljanja ljudskim resursima temelji se na modelu diverzificirane organizacije usmjerene na strateško upravljanje. Ovaj pristup podrazumijeva decentralizaciju upravljanja svim jedinicama HR odjela.
Korištenje ovog modela omogućit će:
1. Stvoriti modernu strukturu HR odjela koja adekvatno i promptno reagira na promjene u vanjskom okruženju.
2. Implementirati sustav strateškog upravljanja koji promovira učinkovito djelovanje odjela i to dugoročno.
3. Osloboditi menadžment odjela od svakodnevnog rutinskog rada povezanog s operativnim upravljanjem istraživačko-proizvodnim kompleksom.
4. Povećajte učinkovitost donesenih odluka.
5. U poduzetničku aktivnost uključiti sve dijelove udruge koji su sposobni proširiti asortiman proizvoda i usluga, povećati fleksibilnost i konkurentnost.
Kao rezultat toga, primjena predloženih načina za poboljšanje odjela ljudskih resursa dat će pozitivan rezultat i učiniti rad odjela ljudskih resursa stabilnijim i uravnoteženijim, smanjit će promet, poboljšati tehnologiju i kvalitetu odabira mladih stručnjaka. Na njezin rad pozitivno će utjecati i promjena strukture kadrovske službe.

Zaključak

Opseg i pravovremenost svih radova ovisi o opskrbljenosti organizacija radnim resursima i učinkovitosti njihovog korištenja. Zato je uloga koju odjel ljudskih resursa ima u organizaciji tako važna.
Jedna od najvažnijih funkcija organizacije rada HR službe je funkcija evidentiranja dokumenata koji reguliraju provedbu svih zadataka koji stoje pred menadžerima HR.
Problem rada s elektroničkim informacijama postaje hitan. Stoga je prvi korak u poboljšanju kadrovske službe uvođenje informatičke tehnologije u proces upravljanja kojom će se stvoriti arhive elektroničkih baza podataka i objediniti tijekovi elektroničkih dokumenata.
Ključ uspjeha organizacije je učinkovito osoblje, zbog čega su stručnjaci traženi. Često voditelj ljudskih resursa postaje dirigent novih ideja, upoznaje menadžera s naprednim metodama upravljanja osobljem i rješava sva organizacijska pitanja.
Danas je odjelu ljudskih resursa važno ne samo pravilno popuniti kadrovsku dokumentaciju, već i osigurati pravovremeno popunjavanje slobodnih radnih mjesta kako bi se obujam proizvodnje održao na potrebnoj razini. Sustav upravljanja kadrovima mora biti planiran na način da se stalno postiže povećanje radne snage poduzeća od onih ljudi koji posjeduju dobra znanja i vještine te da takvih radnika bude sve više.

Bibliografija

1. Zakon o radu Ruske Federacije od 30. prosinca. 2005. odobren Saveznim zakonom br. 197 s izmjenama i dopunama 30. lipnja. 2006 br. 90 - Savezni zakon.
2. Savezni zakon Ruske Federacije od 08.07. 2006 br. 149-FZ. „O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija“ (usvojila Državna duma Savezne skupštine Ruske Federacije 8. srpnja 2006.) // zbirka zakona Ruske Federacije. – 2006. - br. 31 (1 sat).
3. Rezolucija Ministarstva rada i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 10. listopada 2003. br. 69 „O odobrenju uputa za popunjavanje radnih knjižica.”
4. „O odobrenju jedinstvenih obrazaca primarne i računovodstvene dokumentacije za obračun i plaćanje rada” Rezolucija Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 05.01. 2004 br. 1 // Imenik osoblja. - br. 3. – 2006. (monografija).
5. Standardna uputstva za uredsko poslovanje u federalnim organima izvršne vlasti. Odobreno Naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 08.11. 2005 broj 536 // Imenik osoblja. - br. 10. - 2005. (prikaz).
6. Andreeva V.I. Uredski poslovi u kadrovskoj službi // Imenik osoblja. – 2006. (monografija).
7. Babynina L.S. Oblici stimuliranja osoblja // Handbook of personal management. – 2004. - br.8. - Str. .97
8. Bobyleva M.P.: Na putu do upravljanja informacijama (pitanja procjene aktivnosti usluga upravljanja dokumentacijskom podrškom u uvjetima automatizacije protoka dokumenata) // M.: Upravljanje osobljem, 1999-175 str.
9. Demin Yu M.: Uredski rad. Priprema službenih dokumenata // St. Petersburg: Peter, 2003-220 str.
10. Kadrovski referent: zbirka isprava. – 2005. - 3. br.
11. Kilyakova D.A. Kako organizirati rad kadrovske službe? // Handbook of personal management. – 2004. - br.8. - Str.80
12. Kirsanova M.V. Moderan uredski rad. Tutorial. – M. INFRA-M. Novosibirsk 2007. godine.
6. Kupriyanova Z.K.: Kako se mijenja odnos prema radu // M.: “Čovjek i rad” br. 2, 2005.-124 str.
13. Meskon M. Kh.: Osnove menadžmenta // M.: “Delo LTD”, 1994-702 str.
14. Stenyukov M.V.: Uredski rad u malom poduzeću. Dokumenti osoblja. – M.: Izdavačka kuća PRIOR, 2006.-224 str.
15. Samukina N.V. Faze dugog putovanja // Handbook of personal management. – 2004. - br.12. - Str.57
16. Fedosova V. T.: Upravljanje modernom školom, broj 4, (upravljanje kadrovskom evidencijom u obrazovnoj ustanovi) // M.: “Učitelj”, 2007.-128 str.
17. Shchur D.L.: Osoblje poduzeća 300 uzoraka opisa poslova // M.: Izdavačka kuća “Delo i usluga”, 2006-880 str.
18. Yanovskaya Yu.M. Perspektive razvoja kadrovskih službi // Handbook of personal management. – 2004. - br.8. - Str.79.

Prilog 1
Opis posla za voditelja ljudskih resursa

1. OPĆE ODREDBE
1.1. Ovim opisom poslova definiraju se funkcionalne dužnosti, prava i odgovornosti voditelja ljudskih resursa.
1.2. Voditelja ljudskih resursa imenuje na dužnost i razrješava s dužnosti po postupku utvrđenom važećim radnim zakonodavstvom nalogom generalnog direktora.
1.3. Voditelj ljudskih resursa odgovara izravno "Puno ime, pozicija"
1.4. Na radno mjesto Voditelja ljudskih resursa imenuje se osoba s višom stručnom spremom (smjer menadžment) ili visokom stručnom spremom i doškolovanjem iz područja menadžmenta, s najmanje 2 godine radnog iskustva u struci.
1.5. Voditelj ljudskih resursa mora znati:
- zakonodavni i regulatorni pravni akti koji reguliraju aktivnosti organizacije u upravljanju osobljem;
- radno zakonodavstvo; osnove tržišnog gospodarstva, poduzetništva i poslovanja;
- uvjeti tržišta rada i obrazovne usluge; procedure određivanja cijena i oporezivanja;
- osnove marketinga;
- suvremeni koncepti upravljanja osobljem;
- osnove motivacije za rad i sustava procjene osoblja;
- oblike i metode osposobljavanja i usavršavanja kadrova; postupak izrade ugovora o radu (ugovora);
- metode i organizacija upravljanja; osnove proizvodne tehnologije i perspektive razvoja organizacije, upravljačke strukture i njezinog kadrovskog sastava;
- osnove opće i socijalne psihologije, sociologije i psihologije rada;
- osnove industrijske pedagogije;
- etika poslovnog komuniciranja; napredno domaće i inozemno iskustvo u području upravljanja osobljem;
- osnove organizacije uredskog rada; metode obrade informacija primjenom suvremenih tehničkih sredstava, komunikacija i veza, računalne tehnologije;
- pravila i propisi o zaštiti na radu.
1.6. Tijekom razdoblja privremene odsutnosti voditelja ljudskih resursa, njegove odgovornosti su dodijeljene "Puno ime, pozicija".
2. FUNKCIONALNE ODGOVORNOSTI
Voditelj ljudskih resursa:
– organizira rad s kadrovima u skladu s općim ciljevima razvoja organizacije i posebnim područjima kadrovske politike radi učinkovitog korištenja i stručnog razvoja zaposlenika;
- osigurava kadrovsku popunjenost poduzeća, ustanove, organizacije radnicima potrebnih struka, specijalnosti i kvalifikacija;
- utvrđuje potrebe za kadrovima, proučava tržište rada radi utvrđivanja mogućih izvora osiguranja potrebnih kadrova;
- provodi kadrovsku selekciju, obavlja razgovore s osobama koje se primaju na rad, uključujući i diplomirane obrazovne ustanove, radi kadroviranja;
- organizira osposobljavanje djelatnika, koordinira rad na usavršavanju zaposlenika i razvoju njihove poslovne karijere;
– priopćava informacije o kadrovskim pitanjima i najvažnijim kadrovskim rješenjima svim zaposlenicima;
- organizira ocjenjivanje rezultata rada zaposlenika, ovjere, natječaje za popunjavanje upražnjenih radnih mjesta;
- zajedno s voditeljima strukturnih odjela sudjeluje u donošenju odluka o pitanjima zapošljavanja, premještaja, promicanja, degradiranja, izricanja administrativnih kazni, kao i otpuštanja zaposlenika;
- razvija sustav za procjenu poslovnih i osobnih kvaliteta zaposlenika, motivirajući njihov razvoj u karijeri;
- savjetuje rukovoditelje na različitim razinama o pitanjima organizacije upravljanja osobljem;
- sudjeluje u planiranju socijalnog razvoja kolektiva, rješavanju radnih sporova i sukoba;
- sastavlja i izvršava ugovore i ugovore o radu, vodi osobne dosjee zaposlenika i drugu kadrovsku dokumentaciju;
- nadzire podređene djelatnike.
3. PRAVA
Voditelj ljudskih resursa ima pravo:
3.1. Daje upute i zadatke podređenim zaposlenicima i službama (odjelima) o nizu pitanja koja su uključena u njegove funkcionalne odgovornosti.
3.2. Pratiti izvršenje planiranih zadaća i poslova, pravovremeno izvršavanje pojedinih naloga i zadataka od strane podređenih službi (odsjeka).
3.3. Zatražite i primite potrebne materijale i dokumente koji se odnose na aktivnosti voditelja ljudskih resursa i njegovih podređenih službi (odjela).
3.4. Stupiti u odnose s odjelima institucija i organizacija trećih strana radi rješavanja operativnih pitanja proizvodnih aktivnosti koja su u nadležnosti voditelja ljudskih resursa.
3.5. Zastupati interese organizacije u organizacijama trećih strana o pitanjima koja se odnose na njegove profesionalne aktivnosti.
4. ODGOVORNOST
Voditelj ljudskih resursa odgovoran je za:
4.1. Rezultati i učinkovitost proizvodnih aktivnosti vašeg odjela.
4.2. Neosiguranje ispunjavanja njegovih funkcionalnih dužnosti, kao i rad podređenih službi (odjeljaka) organizacije na pitanjima iz nadležnosti odjela.
4.3. Netočni podaci o stanju realizacije planova rada od strane odjela, podređenih službi (odsjeka).
4.4. Nepoštivanje naloga, uputa i uputa glavnog direktora organizacije.
4.5. Nepoduzimanje mjera za suzbijanje utvrđenih kršenja sigurnosnih propisa, zaštite od požara i drugih pravila koja stvaraju prijetnju aktivnostima organizacije i njezinih zaposlenika.
4.6. Nepoštivanje radne i radne discipline od strane zaposlenika odjela prodaje i podređenih službi (odjeljaka) organizacije.
5. UVJETI RADA
5.1. Raspored rada voditelja ljudskih resursa utvrđuje se u skladu s internim pravilima rada utvrđenim u organizaciji.
5.2. Zbog proizvodnih potreba, voditelj ljudskih resursa može ići na poslovna putovanja (uključujući i lokalna).

O čemu ćemo vam reći u ovom materijalu

• Kako i zašto funkcionira HR odjel?
• Koji je popis njegovih ovlasti i odgovornosti zaposlenika kadrovske službe?
• Kako privući kvalificirane stručnjake u odjel ljudskih resursa

kadrovska služba u svom radu rukovodi se Zakonom o radu Ruske Federacije i drugim propisima koji uređuju radno pravo. Također se uzimaju u obzir normativni metodološki dokumenti o vođenju kadrovskih evidencija i statut organizacije.

Funkcije i zadaci kadrovske službe

Glavna funkcija odjela za ljudske resurse je osiguranje protoka kadrovske dokumentacije. Također, odjelu ljudskih resursa može se povjeriti funkcija odabira osoblja i stalno raditi s timom. Ako su funkcije odjela ljudskih resursa ograničene na jednostavno zapošljavanje zaposlenika u tvrtku, bez prikupljanja relevantnih informacija o osoblju organizacije, tvrtka ne može računati na uspjeh u poslovanju. Danas je važan sveobuhvatan rad odjela ljudskih resursa, poduzimanje potrebnih organizacijskih mjera i kompetentnih koraka kako bi se maksimalno iskoristile profesionalne vještine i sposobnosti osoblja.

Osnovne funkcije HR odjela

• odrediti kadrovske potrebe poduzeća, odabir zaposlenika zajedno s voditeljima odjela;
• pripremiti raspored osoblja poduzeća;
• analizirati fluktuaciju osoblja, pronaći metode za učinkovitu borbu protiv problema fluktuacije;
• kompleks operacija s radnim knjižicama;
• izrađuje osobne dosjee zaposlenika, izdaje preslike i potvrde dokumenata na zahtjev zaposlenika;
• organizirati certificiranje zaposlenika, izradu planova za napredovanje u karijeri u timu;
• vođenje evidencije o godišnjim odmorima, izrada rasporeda i prijava godišnjih odmora u skladu s radnim zakonodavstvom;
• pripremiti planove za razvoj osoblja.
l>

Korak po korak upute za stvaranje odjela ljudskih resursa od nule

Za stvaranje odjela ljudskih resursa potrebno vam je:

• organizacijska struktura;
• raspored osoblja;
• dokumenti poduzeća;
• pečat organizacije;
• radno zakonodavstvo;
• narudžbenice.

Obično je stručnjak za ljudske resurse odgovoran za stvaranje novog odjela i njegovo uključivanje u organizacijsku strukturu tvrtke. Mora predvidjeti vrstu strukture organizacije, podređenost nove službe menadžeru, njezine veze i utjecaj broja osoblja poduzeća na strukturnu jedinicu.

Nakon promjena u strukturi uvođenjem nove usluge, isti se šalje na razmatranje ravnatelju organizacije. Jedino izvršno tijelo ga mora odobriti. U tu svrhu izdaje se odgovarajuća naredba u kojoj se navodi činjenica uvođenja novog odjela i datum od kojeg će se strukturna jedinica smatrati aktivnom. Izvršenje naloga kontrolira voditelj kadrovske službe, koji zahtijeva izmjene organizacijske strukture, obavještavajući zaposlenike o novom odjelu. Ovjera dokumenta potpisom ravnatelja i pečatom organizacije. S naredbom je potrebno upoznati voditelja kadrovske službe.

U sadašnji raspored zaposlenih potrebno je uvrstiti novi odjel. U tu svrhu potrebno je izdavanje naloga čelnika poduzeća. U nalogu se navodi naziv organizacije, broj i datum izrade te mjesto gdje se organizacija nalazi.

Na temelju naloga kadrovski službenici moraju izvršiti odgovarajuće izmjene u rasporedu zaposlenih i izraditi nove opise poslova. Prilikom sastavljanja ovih uputa potrebno je voditi se potrebama poduzeća. Za ispunjavanje zahtjeva i ciljeva nove usluge potreban je detaljan sadržaj uputa.

Kako privući kvalificirane zaposlenike u HR odjel

Aleksandar Potapov, Dmitrij Somov, Vlasnici konzultantske tvrtke “Active Profit”, Moskva

Prvo, tvrtka se mora držati ambicioznog cilja. Jaki stručnjak ne planira se zadovoljiti običnim statusom - mnogo ga više zanima rad u ambicioznoj organizaciji.

Drugo, morate biti ambiciozan menadžer. Treba naučiti biti zanimljiv i svestran sugovornik, s odgovarajućom karizmom. Također je važno pokušati izgledati što skuplje. Na mnogo načina, to postaje ozbiljan čimbenik u uspješnom privlačenju jakih kadrova, osvajanju njihove pažnje i interesa.

Treće, budite spremni osigurati visoke prihode za visokokvalificirano osoblje. Nisku plaću može kompenzirati samo poznati brend – i to ne u potpunosti.

Četvrto, važno je da zaposlenik vidi izglede za karijeru. CEO može biti zainteresiran za mogućnost da postane partner kada postigne određene ciljeve. Šef odjela zainteresiran je za izdvajanje svog odjela u zasebno poduzeće.

Obvezni dokumenti koji se moraju čuvati u kadrovskoj službi

1. Osoblje (članak 57. Zakona o radu Ruske Federacije)

Prije odabira zaposlenika za organizaciju potrebno je sastaviti i odobriti tablicu osoblja. Na temelju kadrovske tablice može se utvrditi broj slobodnih radnih mjesta u ovom trenutku. Također je važno da će prilikom otpuštanja jednog od zaposlenika zbog otkaza poslodavac, pozivajući se na raspored zaposlenih, moći na sudu potvrditi nemogućnost zapošljavanja zaposlenika i zakonitost otkaza. Prilikom razmatranja radnog spora, sudac će nužno zahtijevati tablicu osoblja. Poslodavac neće imati ozbiljnih izgleda za dobivanje sudskog spora sa zaposlenikom ako raspored zaposlenih nije predočen sudu ili ako nije ispravno sastavljen.

2. Ugovor o radu

Za izradu paketa kadrovskih dokumenata odlučujuću ulogu ima ugovor o radu sa zaposlenikom. Izrađuje se u pisanom obliku, potpisuju ga poslodavac i zaposlenik. Potrebno je utvrditi uvjete ugovora o radu uvjeta rada i plaćanja utvrđenih važećim regulatornim pravnim aktima sporazumom između poslodavca i zaposlenika.

3. Propisi o radu

Interni propisi o radu su neophodni za svaku organizaciju. Oni su lokalni regulatorni akt organizacije, koji uređuje postupak zapošljavanja i otpuštanja zaposlenika, popis dužnosti, prava, kao i odgovornosti stranaka, radno vrijeme, odmore, mjere za nagrađivanje i discipliniranje zaposlenika, i druga pitanja vezana za uređenje radnih odnosa.

4. Naredba (uputa) o prijemu u radni odnos

Nalog predstavlja temelj za osiguranje radnog mjesta zaposleniku, uz ustupanje potrebne imovine poslodavca na njega, uz upoznavanje radnika s poslovnom korespondencijom, internim dokumentima i dr. Nacrt naloga izrađuje se istovremeno s ugovorom o radu .

5. Radna evidencija

Radna knjižica je glavni dokument o radnoj aktivnosti i radnom stažu zaposlenika. Zaposlenik je dužan pokazati radnu knjižicu prilikom zapošljavanja. Jedina iznimka su slučajevi kada je radnik prvi put zaposlen ili na temelju ugovora o radu koji ne podliježe sklapanju na nepuno radno vrijeme. Poslodavac je dužan voditi evidenciju o radu za svakog radnika koji je u poduzeću radio duže od pet dana. Radne knjižice moraju se čuvati u metalnom ormariću ili sefu, čiji pristup ima samo odgovorni radnik koji se određuje nalogom.

6. Knjiga obračuna radnih knjižica i uložaka u njima

Kada zaposlenik primi radnu knjižicu u vezi s otkazom, potpisuje se u Knjizi evidencije radnih knjižica i upisuje u njih. Potrebna je vezana, numerirana knjigovodstvena knjiga, ovjerena i potpisana.

7. Ugovor o punoj novčanoj odgovornosti

Ugovori o punoj novčanoj odgovornosti moraju se sklopiti sa zaposlenicima koji su navršili 18 godina u slučaju prijenosa dragocjenosti zaposleniku na obradu, skladištenje, prodaju (odmor), prijevoz ili korištenje u procesu proizvodnje.

8. Raspored godišnjih odmora

Poslodavac je dužan izraditi raspored godišnjih odmora u obrascu br. T-7, odobren Uredbom Državnog odbora za statistiku od 5. siječnja 2004. br. 1. Prema rasporedu godišnjih odmora, redoslijed kojim zaposlenici primaju plaćeni godišnji odmor bit će biti odlučan. Raspored je sastavljen u skladu sa zakonskim odredbama, prema kojima pojedini zaposlenici imaju pravo na odlazak kada im odgovara ili u određeno vrijeme. Za osobe koje rade s nepunim radnim vremenom predviđeno je istovremeno korištenje dopusta s dopustom na glavnom poslu.

9. Pravilnik o naknadama

Uvođenje učinkovitog sustava nagrađivanja i regulacije rada u poduzeću, uzimajući u obzir njegove specifičnosti, omogućuje nam postizanje racionalnog korištenja postojećih ljudskih resursa, koristeći optimalna rješenja u određenoj proizvodnoj situaciji. Glavni interni dokument koji uređuje sustav nagrađivanja zaposlenika koji se koristi u poduzeću je Uredba o nagrađivanju.

10. Pravilnik o bonusima

Pravilnik o bonusima odobrava se nalogom poslodavca. Bonusi su davanje novčanih iznosa iznad osnovne plaće radi poticanja uspjeha zaposlenika u radu, poticanja njihovog daljnjeg usavršavanja i poboljšanja rezultata. Bonusi se isplaćuju krugu ljudi koji se određuje prema unaprijed određenim uvjetima bonusa. Pravilnik o nagrađivanju ukazuje na krug osoba za koje se dodjeljuje poticaj, uvjete i pokazatelje nagrađivanja, iznose nagrađivanja (za svako radno mjesto, zanimanje ili njihove maksimalne visine).

11. Vremenske tablice

12. Pravilnik o zaštiti osobnih podataka radnika

Pravilnik sadrži podatke o zadaćama i ciljevima poduzeća u području zaštite osobnih podataka, s otkrivanjem njihovog sastava i koncepta, a također daje popis strukturnih odjela i medija za pohranu na kojima se pohranjuju i prikupljaju relevantni podaci. U dokumentu je potrebno naznačiti način prikupljanja osobnih podataka, tko u poduzeću ima pristup istima, kako se ti podaci koriste i obrađuju, kako se osigurava zaštita od neovlaštenog pristupa unutar poduzeća iu odnosu na predstavnike drugih poduzeća. Pravilnik o zaštiti osobnih podataka zaposlenika odobrava nalogom voditelja poduzeća.

• Probni rok: nijanse za menadžere i zaposlenike

Kako ocijeniti učinak HR odjela

Za procjenu učinkovitosti HR odjela potrebno je u tvrtku uvesti mjerljive pokazatelje, pratiti ih u određenim intervalima. Konkretno, moguće je koristiti pokazatelje fluktuacije osoblja, brzinu i postotak popunjavanja radnih mjesta, provedbu plana obuke i certificiranja osoblja.

Alternativna metoda ocjenjivanja također je prikladna za voditelja odjela ljudskih resursa. Odjel ljudskih resursa je servisni odjel te je potrebno povremeno saznati koliko su menadžeri zadovoljni radom ove službe. Ovaj se pristup može smatrati relevantnim za mala poduzeća.

Generalni direktor govori

Aleksej Izotov, Izvršni direktor Petrokemijske tvornice JSC Sterlitamak, Sterlitamak (Republika Baškortostan)

Naš rad postavlja zahtjev - omjer stupnja obrazovanja radnika (srednja, srednja stručna, viša) mora se minimalno održati. Kao maksimalno povećanje - uz povećanje u korist obrazovanijih kadrova za 20%. Kadrovska služba je u konačnici prisiljena raditi u tom smjeru, vodeći računa o jasnim kriterijima za ocjenu rezultata.

Voditelj odjela za ljudske resurse

Voditelj odjela ljudskih resursa odgovoran je za privlačenje stručnjaka tvrtke. Njegova je zadaća osigurati tim zaposlenicima i radnicima potrebnih struka i specijalnosti. Njegov položaj uključuje razvoj karijere duž administrativne linije do generalnog direktora poduzeća.

Generalni direktor govori

Boris Ščerbakov, Potpredsjednik Oracle Corporation, generalni direktor Oracle CIS, Moskva

Poslovi voditelja Odjela ljudskih resursa uključuju:

1. Sudjelovanje u izradi kadrovske strategije i kadrovske politike organizacije.
2. Zapošljavanje, postavljanje i selekcija kadrova, na temelju procjene njihovih kvalifikacija, poslovnih i osobnih kvaliteta, uz kontrolu pravilnog korištenja zaposlenika u odjelima organizacije.
3. Osiguravanje prijema, raspoređivanja i raspoređivanja mladih radnika i mladih stručnjaka prema specijalnosti i zvanju, organiziranje, zajedno s voditeljima odjela, njihovog pripravničkog staža i prilagođavanja proizvodnim djelatnostima.
4. Sustavni rad na stvaranju rezerve za imenovanje na temelju različitih organizacijskih oblika, uključujući pripremu kandidata za imenovanje prema individualnim planovima, planiranje poslovne karijere, rotacijsko kretanje stručnjaka i menadžera, stažiranje na odgovarajućim pozicijama, obuku na posebnim tečajevima.
5. Organizacija certificiranja zaposlenika poduzeća, uz njegovu informacijsku i metodološku podršku, sudjelovanje u procesu analize podataka o certificiranju, kao dio razvoja mjera za provedbu odluka povjerenstava za certificiranje, uz određivanje popisa stručnjaka koji zahtijevaju ponovnu certificiranje.
6. Sudjelovanje u razvoju sustava za cjelovito ocjenjivanje zaposlenika i rezultata rada. Sudjeluje u razvoju sustava karijernog i profesionalnog napredovanja kadrova, priprema prijedloga za poboljšanje certifikacije.
7. Organizacija pravovremene registracije prijema, otpuštanja i premještaja zaposlenika u skladu s odredbama važećeg radnog zakonodavstva, uputama, propisima, nalozima voditelja organizacije, uz izdavanje potvrda o prethodnim i trenutnim radnim aktivnostima, računovodstvo osoblja , popunjavanje i čuvanje radnih knjižica, vođenje utvrđene dokumentacije o zaposlenicima, uz pripremu materijala potrebnih za predlaganje radnika za dodjelu nagrada i stimulacija.
8. Osiguravanje izrade dokumentacije o mirovinskom osiguranju, isprave za dodjelu mirovine zaposlenicima i njihovim obiteljima, podnošenje dokumentacije tijelu socijalnog osiguranja.
9. Raditi na ažuriranju znanstvene i metodološke podrške tekućem kadrovskom radu, sa svojom informacijskom i materijalno-tehničkom bazom, uvođenjem suvremenih metoda upravljanja osobljem, korištenjem automatiziranih podsustava „ACS-personal“ i automatiziranih radnih stanica za zaposlenike kadrovskih službi, formiranje podataka banka o osoblju poduzeća, uz pravovremeno širenje, brzo pružanje potrebnih informacija korisnicima.
10. Provođenje koordinacije i metodološkog vodstva u aktivnostima inspektora i kadrovskih stručnjaka odjela organizacije, uz kontrolu nad izvršavanjem od strane voditelja odjela odredaba zakona i državnih propisa, naloga, odluka i uputa voditelja poduzeća u pitanja rada s kadrovima i kadrovske politike.
11. Pružanje socijalnih jamstava zaposlenicima u području zapošljavanja, u skladu s postupkom zapošljavanja i prekvalifikacije otpuštenih zaposlenika, osiguravajući im utvrđene naknade i beneficije;
12. Sustavna analiza kadrovskog rada u organizaciji, uz izradu prijedloga za njegovo poboljšanje;
13. Organizacija evidencije radnog vremena, uz pripremu i provedbu rasporeda godišnjih odmora, kontrolu radne discipline u odjelima poduzeća, uz poštivanje internih radnih propisa od strane zaposlenika, analizu uzroka fluktuacije osoblja, razvoj mjera usmjerenih na jačanje radne discipline, smanjenje fluktuacije osoblja i gubitka radnog vremena, praćenje provedbe ovih aktivnosti;
14. Osiguravanje izrade izvješća o kadrovskim evidencijama i radu s kadrovima;
15. Upravljanje zaposlenicima odjela.

Za kvalificirane djelatnike potrebna je psihološka, ​​pravna i ekonomska naobrazba, s najmanje pet godina iskustva u organizaciji upravljanja ljudskim potencijalima na rukovodećim i inženjerskim poslovima.

Generalni direktor govori

Elena Trofimova, Direktor ljudskih resursa u Rossiti, Novosibirsk

Za procjenu kandidata, na što je kandidat usredotočen, prikladna su pitanja "Na što ste ponosni, koje ste rezultate u svom radu postigli?" "Recite mi što ste radili tijekom radnog dana na svom prethodnom radnom mjestu?" Uvijek morate voditi računa o tome kako je formuliran odgovor sugovornika (on kaže "jesam" ili "jesam").

Drugi važan, često odlučujući čimbenik je usklađenost podnositelja zahtjeva s vrijednostima organizacije, potpuno ih dijeli. Uostalom, nelojalan stručnjak može predstavljati opasnost za organizaciju, što dovodi do kršenja njezine vrijednosti.

Referenca

"Profitna imovina"

Područje djelovanja: savjetovanje, poslovna obuka, izgradnja aktivnosti prodajnih odjela.

Glavni klijenti: Alfa-Service, 8. ožujka, Ivagio, Sberbank of Russia tvrtke. Godišnji promet vlastitih poduzeća: 90 milijuna rubalja.

Boris Ščerbakov imenovan potpredsjednikom Oracle Corporation 2004. godine, zadržavajući funkciju generalnog direktora Oracle predstavništva u CIS-u, koju je obnašao od 1999. godine. Pod vodstvom Borisa Shcherbakova, Oracleov obujam prodaje u regiji povećan je više od pet puta, pokrenut je posao Oracle E-Business Suite, a transformacija Oracleove strategije na tržištima CIS-a u potpunosti je dovršena u smislu prelaska na prodaja isključivo putem mreže ovlaštenih partnera. Prema ocjeni Ruske udruge menadžera, zauzeo je 21. mjesto u Top 100 najprofesionalnijih menadžera u Rusiji 2005. godine.

Elena Trofimova Diplomirao na Ekonomskom fakultetu Državnog sveučilišta u Novosibirsku. Radi u području upravljanja osobljem više od 10 godina. Od 2003. godine obnaša dužnost direktorice ljudskih resursa u Top-Kniga doo, a 2006. godine prelazi u Rossita.

Tvrtka Rossita osnovana 1998. godine. Područje djelatnosti: trgovina na malo obućom. Rossita je zastupljena s 33 maloprodajne trgovine u Novosibirsku, Irkutsku, Krasnojarsku, Novokuznjecku, Omsku, Sankt Peterburgu i Tjumenu. Razvija se mreža franšiznih trgovina. Broj osoblja je više od 700 ljudi. Kadrovska služba zapošljava šest stručnjaka.

Petrokemijska tvornica Sterlitamak posluje preko 40 godina. Osnovna djelatnost je proizvodnja fenolnih antioksidansa širokog spektra, poznatih pod robnom markom “Agidol”. Tvornica također proizvodi namjenske tekuće gume, učvršćivače za epoksidne smole i druge petrokemijske proizvode. Broj osoblja je 1200 ljudi.

Dnevne dužnosti službenika za osoblje regulira Ministarstvo rada Ruske Federacije dekretom od 21. kolovoza 1998. Detaljno opisuje područja odgovornosti stručnjaka, granice podređenosti, razmatra regulatorni okvir potreban za zaposlenika kadrovska služba, postupak predaje i vođenja dokumentacije. Jedinstvenim imenikom kvalifikacija definirano je 17 zanimanja koja se pri obavljanju službenih poslova rukovode opisom poslova kadrovskog djelatnika. Struktura odjela koja regulira aktivnosti zaposlenika odražava se u relevantnom Pravilniku „O odjelu za ljudske resurse“.

Stručnjak za ljudske resurse - Obveze na poslu

Opis poslova stručnjaka za ljudske resurse utvrđuje postupak radnih odnosa, raspon odgovornosti, funkcije dodijeljene zaposleniku, zahtjeve za njega, potrebnu razinu obrazovanja i podređenost. Stručnjak je osoba s dovoljnom stručnom spremom, obrazovanjem i iskustvom od najmanje 12 mjeseci.

Za izradu i sadržaj uputa odgovoran je voditelj kadrovske službe, a odobrava ga čelnik poduzeća. Odražava sve radne obveze stručnjaka za ljudske resurse. Njihov sastav, pravila izvršenja i ovlasti detaljizirani su upravnim aktima poduzeća, internim propisima, saveznim i regionalnim propisima. Sastoje se od obavljanja sljedećih zadataka:

• dokumentacija o zapošljavanju i otpuštanju zaposlenika, premještaj osoblja u druge jedinice osoblja u skladu s normama Zakona o radu Ruske Federacije i nalozima uprave;
• evidentiranje aktivnosti i promjena osobnih podataka zaposlenika na svim razinama – od direktora do čuvara – sukladno standardima knjigovodstvenih isprava uz izmjene informacijskih baza;
• prikupljanje podataka za certificiranje i usavršavanje;
• razvoj mehanizma poticaja i kazni;
• sastavljanje i vođenje osobnih dosjea, prikupljanje i obrada osobnih podataka;
• registracija radnih knjižica - izrada knjiženja, registracija, knjiženje i čuvanje;
• formiranje radnog iskustva;
• praćenje godišnjeg odmora i kontrola rasporeda;
• pravovremeni odabir dokumentacije za arhivu i njezino evidentiranje;

Djelatnosti stručnjaka za osoblje omogućuju pristup povjerljivim podacima - osobnim dosjeima, poslovnim tajnama. Ako je radnjama zaposlenika prouzročena imovinska ili financijska šteta organizaciji, odgovarat će prema zakonu.

Stručnjak za ljudske resurse može obavljati svoje poslove prekovremeno. Prema čl. 152 Zakona o radu Ruske Federacije, stopu prekovremenog rada utvrđuje poduzeće.

Inspektor kadrovskih poslova – zaduženja na poslu

Kao što je navedeno u Jedinstvenom imeniku kvalifikacija, kandidati sa srednjom stručnom spremom uzimaju se u obzir za radno mjesto kadrovskog inspektora; prisutnost profesionalnog iskustva nije važna. Cjelokupni djelokrug poslova kadrovskog inspektora definiran je internim uputama. To uključuje obavljanje administrativnih poslova:

Osim uredskih poslova, poslovi kadrovskog inspektora uključuju i odabir djelatnika na slobodna radna mjesta u skladu sa stručnim zahtjevima i stupnjem komunikacijskih vještina. Kadrovski referent objavljuje oglase u tisku i na internetskim portalima, podnosi prijavu centru za zapošljavanje i obavlja razgovore. Njegov zadatak nije samo odabrati profesionalca, već pronaći osobu koja će se lako uklopiti u tim i neće postati izvor sukoba. Uprava može propisati dužnost inspektora da provede natječaj među pristupnicima. Selekcijske aktivnosti i kontrola prolaznosti odgovornost su kadrovskog referenta.

Radna zaduženja voditelja kadrovske službe

Rukovoditi kadrovskim službenicima može samo zaposlenik s višom stručnom spremom koji je na istom radnom mjestu radio najmanje 3 godine. Njegovu kandidaturu određuje samo šef tvrtke. Upravljačke aktivnosti provode se na temelju interne povelje tvrtke, strogo u okviru ruskog radnog i građanskog prava te u skladu s opisom posla zaposlenika osoblja. Voditelj OK-a odgovoran je samo najvišem menadžmentu poduzeća.

Dužnosti voditelja Odjela ljudskih resursa uključuju sljedeće:

• izrada propisa o kadrovskoj politici;
• procjena potreba organizacije za kadrovskom obnovom;
• upravljanje osobljem prema ovlastima i kompetencijama;
• metodološka i informacijska podrška certificiranju, organizacija i analiza njegovih rezultata;
• otklanjanje grešaka u procesima transfera, otpuštanja ili zapošljavanja osoblja;
• popravne aktivnosti;
• redovito praćenje izvršavanja radnih obveza od strane stručnjaka HR odjela;
• nadzor nad izvršenjem naloga za nagrade i stimulacije.

Radne obveze voditelja ljudskih resursa uključuju provođenje mjera za uspostavu radne discipline i povećanje motivacije tima. Ravnatelj priprema i odobrava službene informacije namijenjene ravnatelju. Uprava je odgovorna za pružanje konzultacija osoblju o aktualnim kadrovskim pitanjima.

O stručnoj razini upravitelja OC-a svjedoči poznavanje radnog i građanskog zakonodavstva Ruske Federacije, metode ocjenjivanja zaposlenika, struktura poduzeća, zahtjevi za papirologiju, standardi zaštite od požara i zaštite na radu.

Uputu o odgovornostima kadrovika – šefa, inspektora ili specijalista potpisuje pristupnik prilikom prijave na natječaj. Dokument se sastavlja za svaku kategoriju zaposlenika prema standardnom predlošku.