Как правильно написать сопроводительное письмо в прокуратуру. Составляем сопроводительное письмо к документам

На сегодняшний день интернет является наиболее популярным инструментом для поиска работы. Самый элементарный способ - оставить отклик на вакансию на кадровом сайте всего лишь одним кликом. Но если дело доходит до отправки резюме электронной почтой, тут соискатели часто допускают ошибки. Мы расскажем, как правильно отправить резюме работодателю, чтобы оно не осталось незамеченным.

Тема письма при отправке резюме

Соискатели часто пренебрегают самым важным правилом - правильно оформить тему письма при отправке резюме электронной почтой. Ни в коем случае не оставляйте это поле пустым: без темы ваше письмо может попасть в спам, или же работодатель попросту его не заметит.

Тема должна быть краткой, но содержать в себе необходимую информацию. Примеры удачных тем: «Отклик на вакансию помощника дизайнера», «Резюме главного бухгалтера», «Резюме Ивановой А. Н. на должность переводчика».

Иногда работодатель просит указать в теме письма что-то определенное (например, код вакансии). Обязательно обратите на это внимание, чтобы вас не сочли рассеянным.

Хотите отправить работодателю по-настоящему качественное резюме?

Наши специалисты знают, как подготовить эффективное резюме с учетом всех ваших профессиональных и личностных особенностей.

Мы рады предложить вам в нашем агентстве. С помощью квалифицированных специалистов вы сможете показать работодателю свой серьезный настрой и выделить свою кандидатуру среди других.

Что написать работодателю при отправке резюме

Не стоит отправлять работодателю пустое письмо с прикрепленным файлом резюме. Наличие сопроводительного письма не только считается признаком хорошего тона, но и показывает вашу искреннюю заинтересованность в предложенной вакансии.

Сопроводительное письмо - универсальный документ, применяющийся в самых различных направлениях хозяйственной деятельности предприятия. Правильно составленная "сопроводиловка" избавит все стороны от множества недочётов и неясностей. Как написать сопроводительное письмо к документам?

Когда это обязательно?

Работа предприятия, особенно крупного, сопровождается множеством самых разнообразных вопросов, которые чаще всего приходится оформлять письменно. Контрагенты обмениваются между собой сообщениями и уведомлениями, документы требуют банк, налоговая, пенсионный фонд, проверяющие. Клиенты тоже пишут запросы о предоставлении самой разной информации и документации.

Во всех этих случаях палочкой-выручалочкой и в то же время достойным лицом фирмы станет сопроводительное письмо. Написанное на солидном бланке, грамотно составленное и корректно оформленное, оно не только произведёт должное впечатление на адресата, но и выполнит ряд практических функций для отправителя:

• разъяснит получателю, кто и для чего ему пишет;
• возьмёт на себя информационную роль, освободив от смысловой перегрузки прилагаемую документацию;
• подробно зафиксирует перечень прилагаемых документов;
• сэкономит денежные средства, избавив от излишних почтовых отправлений с описью;
• выполнит роль компактного доказательства о вручении целой кипы документов.

Вот такой полезной может стать обычная "сопроводиловка" при правильном подходе!

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?

Не всякий знает, как составить сопроводительное письмо к документам, хотя оно важно.

Составление "сопроводиловки" следует начать с вводной фразы: сослаться на номер входящего запроса или изложить суть вопроса, по которому идёт переписка. В следующих абзацах письма логично указать основания документа: нормативно-правовые акты, пункты договора, акты проверок, предписания контролирующих органов и другое.

Завершается изложение просьбой, предложением или требованием. После того как текст составлен, указывается перечень прилагаемых документов с нумерацией, названием и реквизитами, а также количество прилагаемых листов.

Обязательные реквизиты сопроводительного письма к документам

Как написать сопроводительное письмо к документам, мы разобрали выше. Теперь немного о его оформлении.

• "Шапка" документа. Здесь указывается должность руководителя или иного представителя адресата, название предприятия или полные фамилия, имя и отчество частного лица; полный адрес и почтовый индекс.
• Дата составления сопроводительного письма, а если отправитель юридическое лицо, то и регистрационный исходящий номер.
• Обращение к адресату в соответствии с правилами делового письма. Будь то частное лицо или руководитель предприятия, к нему обращаются по имени и отчеству, присовокупив обращение "уважаемый".
• Подробный перечень прилагаемых документов , ведь из самого названия следует, что письмо "сопровождает" некое основное отправление.
• Письмо подписывает первое лицо или полномочный представитель организации, которому руководителем предоставлено такое право. Если письмо от частного лица, то подписывает "сопроводиловку" сам отправитель или его представитель по доверенности. Перед подписью принято от руки добавлять уверение "с уважением".
• Фамилия, инициалы и средства связи исполнителя письма.

Таковы основные требования к форме письма.

Образец сопроводительного письма к документам

Прекрасным ориентиром при составлении станет проверенный практикой образец сопроводительного письма к документам. Разумеется, его содержание будет меняться в зависимости от потребностей составителя, однако общая канва остаётся неизменной.

Хитрун И. В.

ул. Васильевская, 3,

г. Кукино - 31005

№ 562 от 05.04.2015

Уважаемый Иван Васильевич!

На Ваше предписание № 12/389 от 01.04.2015 по вопросу проведения встречной внеплановой невыездной проверки сообщаем следующее.

Часть документов по договорным правоотношениям с ЧП фирмой "Гедеон" была изъята на основании протокола выемки от 02.03.2015 (копию прилагаем) Имеющиеся в распоряжении предприятия документы направляем Вам в виде надлежаще заверенных копий согласно приложению.

Приложение (всего на 6 л.):

1. Копия платежного поручения с отметкой банка №3 от 15.01.15 - на 1 л.
2. Копия платежного поручения с отметкой банка №6 от 14.02.15 - на 1 л.
3. Копия акта сверки по договору поставки №56/П от 15.12.14 - на 1 л.
4. Копия протокола выемки от 02.03.15 - на 3 л.

Голохвастов Ф. Е.

Исполнитель: Пупко А. В.

Такая "сопроводиловка" подойдёт для многих исходящих материалов по запросам государственных, контролирующих и правоохранительных органов, стоит только немного подкорректировать её под свои нужды.

Сопроводительное письмо к документам по договорам

При заключении хозяйственных договоров часто складывается ситуация, когда контрагенты территориально удалены друг от друга и не могут позволить себе выезжать в другой город для подписания договора.

В этом случае оформление сопроводительного письма становится этаким маячком, позволяющим заключить юридически правильный договор на расстоянии, без личной встречи представителей. При помощи сопроводительного письма одна сторона может не только направить подписанные ею бланки договоров для рассмотрения, но и письменно изложить свою позицию по существенным вопросам соглашения.

Кроме того, сопроводительное письмо позволяет зафиксировать, что и в каком количестве было приложено и направлено адресату. Например, содержательную часть можно изложить так.

"Направляем Вам два экземпляра договора на оказание информационных услуг, подписанные и заверенные печатью с нашей стороны. Предлагаем рассмотреть указанный проект и в случае согласия подписать договора, возвратив один из подписанных экземпляров в наш адрес. Приложение: проект договора в 2 экземплярах на 6 листах каждый".

В США и странах Европы вместе с резюме принято рассылать сопроводительные письма. В России эта тенденция только набирает обороты.

Сопроводительное письмо призвано передать работодателю кое-какую полезную информацию, которую в рамках резюме писать неуместно.

Не писать сопроводительное письмо вообще - дурной тон. Представьте себя на месте работодателя или HR- менеджера. Вам было бы приятнее получать пустые письма с приложенным резюме, или все же персонализированные письма? В которых к вам обращаются по имени отчеству, указывают, что ваша компания интересна... Думается, что любой человек выбрал бы второй вариант.

Поэтому в выигрыше те, кто все же пишет такие письма. Но чтобы точно выигрывать на фоне других кандидатов, необходимо знать, как правильно написать сопроводительное письмо.

Иногда сопроводительное письмо может сыграть очень положительную роль. Например, в вакансии указано на необходимость опыта работы от 1 года. А вы этого опыта не имеете, но остальным требованиям соответствуете. Правильно составленное сопроводительное письмо, скорее всего, вызовет желание присмотреться к вашей кандидатуре.

Придерживайтесь определенного плана сопроводительного письма.

1. В теме письма указывайте конкретную должность, на которую вы претендуете. Например: «Резюме на должность менеджера по продажам».
2. Начать следует с приветствия. Причем адресовано оно должно быть желательно конкретному лицу. Внимательно почитайте описание вакансии - там, как правило, указывается имя и отчество менеджера по персоналу. Пример: «Добрый день, Мария Геннадьевна!». Если так случилось, что вы не можете узнать имя и отчество того, кому направляете резюме, то напишите в теме письма «Менеджеру по персоналу компании *** - резюме на должность менеджера по продажам». А в приветствии напишите просто «Здравствуйте!» или «Добрый день!».
3. Напишите, откуда вы узнали о вакансии. Это можно сделать следующим образом: «Я узнала о вакансии менеджера по продажам в Вашей компании на сайте ***. Думаю, что Вас заинтересует моя кандидатура, поэтому посылаю вам свое резюме».
4. Далее кратко опишите ваш опыт работы в аналогичной должности. Если такового не имеется, вы должны написать, почему считаете, что подходите для этой работы. Пример: «Опыта работы в качестве менеджера по продажам я не имею, однако я обладаю всеми необходимыми качествами, которые позволят мне быстро обучиться этой работе: внимательность, коммуникабельность...».
5. Дайте знать, что Вас интересует именно эта компания и именно эта сфера деятельности. Например: «Я очень заинтересована получить работу в сфере продаж. Ваша компания занимает отличное положение на рынке, поэтому мне хотелось бы работать именно в ней».
6. Укажите вашу контактную информацию, в частности, номер телефона. Можно также указать, в какое время вам можно звонить.

Запомните самое главное - письмо должно быть индивидуальным для каждой компании, в которую вы посылаете резюме. Поэтому стоит быть внимательным, не перепутать имена и отчества специалистов по персоналу из разных компаний, названия вакансий и другие сведения. И уж тем более недопустимо делать массовую рассылку сразу на несколько электронных адресов.

Стиль сопроводительного письма

Разумеется, ваше сопроводительное письмо должно быть написано в деловом стиле, без просторечных слов, и, тем более, ненормативной лексики. Поскольку предполагается, что вы обращаетесь к конкретному человеку, слово «Вы» и производные от него необходимо писать с большой букву. Недопустимы грамматические, орфографические и пунктуационные ошибки. Проверьте все лишний раз, ведь неграмотное письмо мало кому понравится, а ваше резюме могут даже не открыть. Лучше всего дать прочитать свое письмо другому человеку, возможно, он укажет на то, что можно или нужно подкорректировать.

Не сокращайте слова: это ведь электронное письмо, а не бумажное. Но длина письма не должна быть слишком большой, половина страницы А4 в формате Word - этого будет предостаточно.

Не стоит писать в «приказном» стиле, как например: «Вы обязаны рассмотреть мое резюме, я отличный специалист».

Содержание письма: что стоит писать, а чего не стоит

Абсолютно точно не стоит писать о причинах ухода с прежнего места работы и о каких-либо конфликтах с начальством и коллегами. Пример того, как не надо писать: «Ваша компания очень заинтересовала меня. На прошлой работе мой начальник не оценил моих стараний, я надеюсь, в Вашей фирме мне удастся построить карьеру...».

Если вы перечисляете свои личные качества, не нужно делать это шаблонно. Таких, как вы - ответственных, целеустремленных молодых специалистов с активной жизненной позицией, нацеленных на результат - тысячи. Лучше придумайте что-нибудь более оригинальное (в рамках разумного), но правдивое. Может быть, ваш конек - умение находить общий язык с людьми, хорошая память, вежливость.

Не нужно писать о своих увлечениях, равно как и в самом резюме. Это лишнее.

Никогда не пишите, что ваша мечта - взлететь вверх по карьерной лестнице. Нужно быть скромнее: напишите, что ваши навыки будут полезны компании.

Перед тем, как указать свои контактные данные, можно написать о вашем желании пройти собеседование и рассказать о себе подробнее.

Пример сопроводительного письма

Здравствуйте, Ксения Сергеевна!

С сайта ***я узнал о том, что в Вашем банке открыта вакансия кредитного специалиста. Я полагаю, что моя кандидатура может заинтересовать Вас.

Я не имею опыта работы кредитным специалистом, но ранее уже работал в банковской сфере операционистом. Я понимаю специфику работы в банке, и моя способность к быстрому обучению позволит мне справиться с работой кредитного специалиста.

Я бы хотел развиваться именно в банковской сфере. Ваш банк - один из самых крупных и успешных банков, поэтому мне интересна работа именно в нем.

Думаю, что мои навыки могут быть полезны Вашему банку. Прилагаю к письму свое резюме. Я готов пройти собеседование, чтобы рассказать о себе подробнее.

Мой контактный телефон - ***, звонить мне можно с 9 утра до 9 вечера.

Видео

Ознакомьтесь с полезным видеоматериалом.

Сопроводительное письмо – это официальный документ, дополняющий и комментирующий резюме. Многие приуменьшают важность сопроводительного письма, хотя на самом деле, правильно составленный документ увеличивает шансы того, что на ваше резюме обратят внимание в первую очередь. Сопроводительное письмо показывает серьезность ваших намерений относительно данной фирмы, и, как правило, производит на работодателя приятное впечатление.

Если вы отправляется свое резюме по электронной почте, то сопроводительный документ располагается непосредственно в теле письма, в то время как само резюме прикрепляется отдельным файлом.

В том случае, когда ваше резюме предназначено для солидной иностранной компании, то к сопроводительному письму обычно предъявляются более высокие требования. Такое сопроводительное письмо оформляется на отдельном листе бумаги и содержит все основные реквизиты делового документа: заголовок, печать, подпись, дату составления и адрес получателя

Ниже представлены несколько образцов краткого сопроводительного письма:

Образец 1.
Здравствуйте, Ангелина Сергеевна Я претендую на вакансию секретаря-референта, которая была указана вами на сайте Кадрового агенства. В прикрепленном файле находится мое резюме, но в случае рассмотрения моей кандидатуры, готова предоставить любую дополнительную информацию

Образец 2.
Уважаемый Александр Андреевич,
прошу Вас рассмотреть мою кандидатуру на вакансию менеджера по туризму, размещенную в журнале «Работа».
С уважением Степанова Ольга, тел. 341-006-429

Образец 3.
Уважаемые господа,
высылаю вам свое резюме, претендуя на вакансию торгового агента, представленную вами на сайте Кадрового агенства
С уважением Степанова Ольга, тел. 341-006-429

В том случае, если вы претендуете на вакансию в крупной и солидной фирме, представляющей западные традиции, от вас потребуется полный вариант сопроводительного письма. В нем должна содержаться следующая информация:

1. Предполагаемая должность, источник, из которого вы узнали о ней, просьба рассмотреть вашу кандидатуру.

Образец 4.
Здравствуйте, на сайте своей компании вы сообщаете о том, что открыли дополнительную вакансию технического переводчика. В связи с этим я хочу предложить вам рассмотреть мою кандидатуру на предполагаемую должность. Мой опыт работы переводчиком в зарубежных фирмах может оказаться полезным для составления и ведения деловой документации, переговоров с иностранными партерами.

2. Ниже, после вступительной части, должна содержаться информация, дублирующая основные пункты вашего резюме и имеющая цель доказать ваше соответствие предполагаемой должности. Здесь же вы должны отметить свою готовность работать именно в данной компании, повышая свой профессиональный уровень.

Образец 5.
В течение последних 10 лет успешно работал в должности штатского переводчика в трейдинговой компании. За это время мною был наработан значительный опыт в переводе технической документации, составлении деловых писем, сопровождении официальных встреч. Неоднократно участвовал в международных конференциях и заседаниях компании. Прилагаемое к данному письму резюме даст более подробное представление о моих профессиональных и личностных качествах.

Образец 6.
Имею значительный опыт работы в данной сфере, в течение последних пяти лет находился в должности главного переводчика компании, в обязанности которого входило ведение всей деловой документации с иностранными партнерами, сопровождение официальных встреч, составление технических инструкций.

3. Готовность предоставить дополнительную информацию о себе в ходе личного интервью.

4. Контактную информацию.

Образец 7.
В случае, если вас заинтересует моя кандидатура, готов рассказать подробнее о своих профессиональных навыках и опыте работы при личной встрече. Связаться со мной можно по телефону 444-321-765.

Образец 8.
Готов принять предложение о личном собеседовании и ответить на все вопросы относительно моей квалификации и опыта работы. Заранее благодарен за оказанное внимание.
С уважением Андрей Сологубов

Следует еще раз заметить, что не существует четкого образца написания сопроводительного письма, поэтому при его составлении каждый раз необходимо учитывать особенности адресата и характер деятельности фирмы.