Sustavni pristup upravljanju. Sustavni pristup upravljanju
Početkom 20-ih godina 20. stoljeća mladi biolog Ludwig von Bertalanffy počeo je proučavati organizme kao specifične sustave, saževši svoje viđenje u knjizi “Moderna teorija razvoja” (1929.). U ovoj knjizi razvio je sustavan pristup proučavanju bioloških organizama. U knjizi “Roboti, ljudi i svijest” (1967.) opću teoriju sustava prenosi na analizu procesa i pojava društvenog života. 1969. - "Opća teorija sustava". Bertalanffy svoju teoriju sustava pretvara u opću disciplinarnu znanost.
Nakon toga, zahvaljujući radovima znanstvenika kao što su N. Wiener, W. Ashby, W. McCulloch, G. Bateson, St. Beer, G. Haken, R. Akoff, J. Forrester, M. Mesarovich, S. Nikanorov, I. Prigozhin, V. Turchin pojavio se niz pravaca vezanih uz opću teoriju sustava - kibernetika, sinergetika, teorija samoorganizacije, teorija kaosa, sistemsko inženjerstvo itd.
Trenutno je proces upravljanja sve više sustavne prirode, upravljanje bilo kojom organizacijom provodi se kao utjecaj na jedinstvenu cjelinu.
Jačanje međusobne povezanosti svih aspekata djelovanja organizacije (proizvodnog, financijskog, marketinškog, društvenog, ekološkog itd.), kao i širenje, usložnjavanje i intenziviranje unutarnjih i vanjskih odnosa doveli su sredinom 20. stoljeća tzv. sistemskog pristupa menadžmentu. Sustavski pristup upravljanju temelji se na činjenici da je svaka organizacija sustav koji se sastoji od dijelova od kojih svaki ima svoje ciljeve. Lider mora polaziti od činjenice da je za postizanje ukupnih ciljeva organizacije potrebno ju promatrati kao jedinstveni sustav. Istodobno, nastojimo identificirati i ocijeniti interakciju svih njezinih dijelova i kombinirati ih na osnovi koja će omogućiti organizaciji kao cjelini da učinkovito postigne svoje ciljeve.
Sukladno tome, upravljačke radnje ne slijede jednostavno funkcionalno jedna iz druge (to je naglašavao procesni pristup), već sve bez iznimke imaju izravne i neizravne učinke jedna na drugu. Zbog toga promjene u jednom dijelu organizacije neizbježno uzrokuju promjene u drugima, au konačnici iu organizaciji kao cjelini.
Stoga svaki menadžer pri donošenju vlastitih odluka mora voditi računa o njihovom utjecaju na ukupne rezultate, a glavni cilj menadžmenta je integracija elemenata organizacije i traženje mehanizama za očuvanje njezinog integriteta.
Jedan od predstavnika sistemskog pristupa, koji je prvi počeo razmatrati poduzeće kao društveni sustav, bio je američki istraživač Charles Barnard (1887.-1961.), koji je dva desetljeća bio predsjednik New York Bell Telephone Company. Svoje ideje iznio je u knjigama “Funkcije administratora” (1938.), “Organizacija i upravljanje” (1948.) itd.
Prema Barnardu, fizička i biološka ograničenja svojstvena ljudima tjeraju ih da se ujedine radi postizanja ciljeva u koordiniranim grupama (društvenim sustavima). Svaki takav sustav, kako je vjerovao, može se podijeliti na dva dijela: organizaciju (sustav svjesno koordinirane aktivnosti dviju ili više osoba), koja uključuje samo interakciju ljudi, i druge elemente.
Svaka je organizacija, prema Barnardu, hijerarhijska, ujedinjuje pojedince koji imaju svjestan zajednički cilj, spremni su međusobno surađivati, doprinositi zajedničkoj stvari i podvrgavati se jednom autoritetu. Barnard je sve organizacije smatrao privatnima. Organizacije mogu biti formalne i neformalne. Voditelj formalne organizacije mora osigurati aktivnosti njezinih najvažnijih karika, preuzeti punu odgovornost za radnje podređenih, održavati internu komunikaciju, formulirati ciljeve, pronaći ravnotežu između suprotstavljenih sila i događaja, doprinosa ljudi i zadovoljstva njihovih potrebe. Ljudi će učinkovito surađivati s organizacijom ako od toga imaju koristi. Stoga je prva odgovornost vođe upravljanje poticajima za aktivnost, jer se naredbe percipiraju samo unutar određenih granica.
Barnard je vjerovao da je neizbježna pojava neformalnih organizacija koje bi formalne učinile održivijima. Svrha neformalne organizacije je širenje neformalnih informacija; održavanje održivosti formalne organizacije; osiguravanje osobne sigurnosti radnika, samopoštovanja i neovisnosti o formalnoj organizaciji.
Na temelju sistemskog pristupa, Barnard je iznio koncept društvene odgovornosti poduzeća prema kojem menadžment mora uzeti u obzir posljedice donesenih odluka i za njih snositi odgovornost prema društvu i pojedincu.
Drugim predstavnikom sistemskog pristupa može se smatrati P. Drucker, koji je dao značajan doprinos stvaranju holističkog koncepta menadžmenta i definiranju uloge profesionalnog menadžera u organizaciji.
U knjizi “Praksa menadžmenta” Drucker je definirao menadžment kao umijeće poslovnog upravljanja i fokusirao se na kreativnu kreativnu stranu aktivnosti menadžera koji od raspoloživih resursa stvara istinsku cjelinu, proizvodno jedinstvo. Kao što dirigent uvijek mora čuti cijeli orkestar, menadžer mora pratiti sveukupno djelovanje poduzeća i tržišne uvjete.
Zadatak menadžera, prema Druckeru, uvijek je zapamtiti izglede poduzeća i učiniti sve što je moguće da ih postigne. Ali on ne može biti "univerzalni genij", već mora poticati, usmjeravati i organizirati ljude da obave posao.
Drucker je razmatrao opće funkcije menadžera u poduzeću, uvelike određene njegovim karakteristikama:
1) organizacija, klasifikacija, raspodjela poslova; stvaranje potrebne organizacijske strukture, odabir osoblja;
2) definiranje ciljeva, odlučivanje što treba učiniti da se oni postignu, osiguravanje njihove provedbe postavljanjem specifičnih zadataka ljudima;
3) davanje poticaja, stvaranje tima ljudi odgovornih za različite poslove, postizanje potrebne dosljednosti u radu;
4) analiza aktivnosti organizacije, standardizacija, procjena svih zaposlenika;
5) osiguranje zapošljavanja ljudi.
Visoka ocjena uloge menadžera nije spriječila Druckera da iznese ideju o samoupravi radnog kolektiva, prema kojoj bi radnici i zaposlenici trebali izabrati posebno tijelo posvećeno rješavanju društvenih problema. Time se, smatra, povećava njihova odgovornost za poslovanje tvrtke.
Društvo ranih 1950-ih. takva se ideja činila stranom, pa je odbačena, što je postao najveći poraz u Druckerovu životu.
Američki istraživač D. Forrester razvio je formalni model organizacijskog sustava industrijskog poduzeća. Postojalo je šest međusobno povezanih tokova: sirovine, narudžbe, gotovina, oprema, radna snaga, informacije.
Poteškoća upravljanja ovim sustavom, prema Forresteru, je u tome što pod utjecajem različitih čimbenika budući rezultat možda neće odgovarati očekivanom. To gura politike temeljene na kratkoročnim interesima, posebno s obzirom na kratak mandat menadžera i vođa. Iako je postavljanje kratkoročnih ciljeva lakše, upravljanje složenim sustavima temeljeno isključivo na njima neizbježno dovodi do lošeg učinka. Dakle, psihološki čimbenici pogoduju politikama koje će proizvesti dobre rezultate u bliskoj budućnosti nauštrb dugoročnog.
T. Parsons je 1956. definirao organizaciju kao složeni društveni sustav koji je usmjeren na postizanje ciljeva, a zauzvrat pridonosi provedbi ciljeva većih organizacija.
Podsustavi organizacije su: formalne i neformalne strukture, statusi, uloge, fizičko okruženje. Srž je ovdje formalna struktura. Povezujući ovi elementi su komunikacija, ravnoteža i donošenje odluka.
1. Komunikacija se odnosi na način na koji se izazivaju akcije u različitim dijelovima sustava, osigurava kontrola i koordinacija. Komunikacijski sustav čini konfiguraciju i strukturu organizacije.
2. Ravnoteža se smatra mehanizmom stabilizacije organizacijske cjeline, njezine prilagodbe promjenjivim uvjetima radi usklađivanja potreba i stavova pojedinaca sa zahtjevima organizacije.
3. Proces donošenja odluka važno je sredstvo regulacije i strateškog usmjeravanja.
Uzeto zajedno, to se definira kao organizacijski sustav, čiji je glavni integrirajući čimbenik cilj, a stabilizacijski čimbenik su institucionalni standardi koji definiraju uloge sudionika.
Parsons je iznio ideju o četiri funkcionalna imperativa, čija provedba osigurava normalno stanje i razvoj sustava: funkcija postizanja ciljeva; prilagodba sustava u odnosu na vanjsku okolinu; integracija sustava; regulacija skrivenih naprezanja.
U okviru sistemskog pristupa nastale su brojne kvantitativne teorije upravljanja. Poticaj za to bila je pojava i široka distribucija kibernetike, opće teorije sustava, operacijskih istraživanja i drugih matematičkih metoda. Zagovornici ovih teorija, oslanjajući se na formalizirane opise različitih situacija, pokušali su matematičkim modeliranjem pronaći optimalna rješenja za probleme s kojima se organizacija suočava.
Time se olakšava dugoročno predviđanje, planiranje, programiranje i donošenje odluka u uvjetima viška informacija, kada je njihovo bilježenje, vrednovanje i sistematizacija nemoguće konvencionalnim metodama.
Drugi smjer, nazvan ekonometrijski, temelji se na stvaranju ekonomskih i matematičkih modela. Ali nade polagane u korištenje kvantitativnih metoda nisu bile opravdane zbog složenosti društvenih sustava i činjenice da je njihovo ponašanje slabo podložno kvantitativnoj analizi. Ipak, generalizacija stečenog iskustva dala je dodatni poticaj razvoju sistemskog pristupa.
Osamdesetih godina prošlog stoljeća jedna od najpopularnijih teorija unutar svog okvira bio je koncept "7-S", koji su razvili E. Athos, R. Pascal, T. Peters i R. Waterman, "7-S" je sedam međusobno povezanih varijabli, imena koji na engleskom jeziku počinju slovom S: “strategy”, “structure”, “management system”, “personnel”, “employee qualifications”, “organizational values”, “style”.
Promjene jedne varijable sustavom veza utječu na stanje ostalih, stoga je održavanje ravnoteže i harmonije među njima glavni zadatak menadžmenta.
1. Cjelovitost, koja nam omogućuje da sustav istovremeno promatramo kao jedinstvenu cjelinu iu isto vrijeme kao podsustav za više razine.
2. Hijerarhijska struktura, t.j. prisutnost mnogih elemenata smještenih na temelju podređenosti elemenata niže razine elementima više razine.
3. Strukturiranje, koje vam omogućuje analizu elemenata sustava i njihovih odnosa unutar određene organizacijske strukture.
4. Višestrukost, koja omogućuje korištenje mnogih kibernetičkih, ekonomskih i matematičkih modela za opisivanje pojedinačnih elemenata i sustava u cjelini.
Kako je industrijska revolucija napredovala, rast velikih organizacijskih oblika poslovanja potaknuo je nove ideje o tome kako poduzeća rade i kako njima treba upravljati. Seg
Uvod…………………………………………………………………………………2
1. Pojam sistemskog pristupa, njegove glavne značajke i principi……………….2
2. Organizacijski sustav: glavni elementi i vrste…………………………3
3. Teorija sustava……………………………………………………………………………………5
Osnovni pojmovi i karakteristike opće teorije sustava
Obilježja otvorenih organizacijskih sustava
Primjer: banka sa stajališta teorije sustava
4. Važnost sistemskog pristupa u upravljanju ……………………………… ... 7
Uvod
Kako je industrijska revolucija napredovala, rast velikih organizacijskih oblika poslovanja potaknuo je nove ideje o tome kako poduzeća rade i kako njima treba upravljati. Danas postoji razvijena teorija koja daje smjernice za postizanje učinkovitog upravljanja. Prva teorija koja se pojavila obično se naziva klasična škola menadžmenta, a tu su i škola društvenih odnosa, teorija sistemskog pristupa organizacijama, teorija vjerojatnosti itd.
U svom referatu želim govoriti o teoriji sistemskog pristupa organizacijama, kao ideji za postizanje učinkovitog upravljanja.
1. Pojam sistemskog pristupa, njegove glavne značajke i načela
U naše vrijeme dolazi do neviđenog napretka znanja, koji je, s jedne strane, doveo do otkrivanja i gomilanja mnogih novih činjenica i informacija iz raznih područja života, a samim time suočio čovječanstvo s potrebom njihova sistematiziranja, pronaći opće u posebnom, stalno u promjeni. Ne postoji jednoznačan pojam sustava. U svom najopćenitijem obliku sustav se shvaća kao skup međusobno povezanih elemenata koji čine određenu cjelovitost, određeno jedinstvo.
Proučavanje objekata i pojava kao sustava uzrokovalo je formiranje novog pristupa u znanosti - sistemskog pristupa.
Sustavski pristup kao opće metodološko načelo koristi se u različitim granama znanosti i ljudske djelatnosti. Epistemološka osnova
(epistemologija je grana filozofije, proučavanje oblika i metoda znanstvenog znanja) je opća teorija sustava, početak kat. iznio australski biolog L.
Bertalanffy. Početkom 20-ih mladi biolog Ludwig von Bertalanffy počeo je proučavati organizme kao specifične sustave, saževši svoj pogled u knjizi
"Moderna teorija razvoja" (1929). U ovoj knjizi razvio je sustavan pristup proučavanju bioloških organizama. U knjizi “Roboti, ljudi i svijest” (1967.) opću teoriju sustava prenosi na analizu procesa i pojava društvenog života. 1969. - "Opća teorija sustava". Bertalanffy svoju teoriju sustava pretvara u opću disciplinarnu znanost. Svrhu ove znanosti vidio je u traženju strukturalne sličnosti zakona utvrđenih u raznim disciplinama, na temelju kat. mogu se izvesti obrasci za cijeli sustav.
Definirajmo značajke sistemskog pristupa:
1. Syst. pristup - oblik metodičkog znanja, povezanost. s proučavanjem i stvaranjem objekata kao sustava, a odnosi se samo na sustave.
2. Hijerarhija znanja, koja zahtijeva proučavanje predmeta na više razina: proučavanje samog predmeta je njegova “vlastita” razina; proučavanje istog predmeta kao elementa šireg sustava je “viša” razina; proučavanje ovog predmeta u odnosu na elemente koji čine ovaj predmet je “niža” razina.
3. Sustavni pristup zahtijeva razmatranje problema ne izolirano, nego u jedinstvu veza s okolinom, sagledavanje suštine svake veze i pojedinog elementa, uspostavljanje asocijacija između općih i posebnih ciljeva.
Uzimajući u obzir gore navedeno, definirajmo pojam sistemskog pristupa:
Syst. pristup je pristup proučavanju predmeta (problema, pojave, procesa) kao sustava, u kat. istaknuti su elementi, unutarnje i vanjske veze koje najznačajnije utječu na proučavane rezultate njegova funkcioniranja, te ciljevi svakog od elemenata, temeljeni na općoj namjeni objekta.
Također možemo reći da je sistemski pristup smjer u metodologiji znanstvenog znanja i praktične djelatnosti, koji se temelji na proučavanju bilo kojeg objekta kao složenog integriranog društveno-ekonomskog sustava.
Okrenimo se povijesti.
Prije svog formiranja početkom 20.st. upravljačke znanosti vladari, ministri, generali, graditelji pri donošenju odluka vodili su se intuicijom, iskustvom i tradicijom. Postupajući u specifičnim situacijama, tražili su bolja rješenja. Ovisno o iskustvu i talentu, menadžer je mogao proširiti prostorne i vremenske granice situacije i spontano više ili manje sustavno shvatiti svoj predmet upravljanja. Ali ipak, sve do 20.st. upravljanjem je dominirao situacijski pristup, odnosno upravljanje okolnostima. Definirajuće načelo ovog pristupa je primjerenost upravljačke odluke u odnosu na konkretnu situaciju. U određenoj situaciji adekvatna je ona odluka koja je najbolja sa stajališta promjene situacije, neposredno nakon što se na nju izvrši odgovarajući upravljački utjecaj.
Dakle, situacijski pristup je orijentacija na trenutni pozitivan rezultat ("a onda ćemo vidjeti..."). Smatra se da će “sljedeće” opet biti traženje najboljeg rješenja u nastaloj situaciji. Ali najbolja odluka u ovom trenutku može se pokazati potpuno drugačijom čim se situacija promijeni ili otkriju neshvaćene okolnosti.
Želja da se reagira na svaki novi zaokret ili preokret
(promjena vizije) situacije adekvatno dovodi do činjenice da je menadžer prisiljen donositi sve više i više novih odluka koje su u suprotnosti s prethodnima. On zapravo prestaje kontrolirati događaje, već ide njihovim tokom.
To ne znači da je upravljanje okolnostima u načelu neučinkovito. Situacijski pristup donošenju odluka nužan je i opravdan kada je sama situacija izvanredna, a korištenje prethodnog iskustva očito riskantno, kada se situacija mijenja brzo i na nepredvidiv način, kada nema vremena za sagledavanje svih okolnosti. Na primjer, spasioci
Ministarstvo za izvanredna stanja često mora tražiti najbolje rješenje unutar konkretne situacije. No ipak, u općem slučaju, situacijski pristup nije dovoljno učinkovit i mora ga se prevladati, zamijeniti ili dopuniti sustavnim pristupom.
1. Cjelovitost, koja nam omogućuje da sustav istovremeno promatramo kao jedinstvenu cjelinu iu isto vrijeme kao podsustav za više razine.
2. Hijerarhijska struktura, t.j. prisutnost mnoštva (najmanje dva) elemenata smještenih na temelju podređenosti elemenata niže razine elementima više razine. Provedba ovog načela jasno je vidljiva na primjeru svake konkretne organizacije. Kao što znate, svaka organizacija je interakcija dvaju podsustava: upravljačkog i upravljanog. Jedno je podređeno drugome.
3. Strukturiranje, koje vam omogućuje analizu elemenata sustava i njihovih odnosa unutar određene organizacijske strukture. U pravilu, proces funkcioniranja sustava određen je ne toliko svojstvima njegovih pojedinačnih elemenata koliko svojstvima same strukture.
4. Višestrukost, koja omogućuje korištenje mnogih kibernetičkih, ekonomskih i matematičkih modela za opisivanje pojedinačnih elemenata i sustava u cjelini.
2. Organizacijski sustav: glavni elementi i vrste
Svaka organizacija se promatra kao organizacijsko-ekonomski sustav koji ima ulaze i izlaze te određeni broj vanjskih veza.
Treba definirati pojam “organizacije”. Kroz povijest je bilo raznih pokušaja identificiranja ovog koncepta.
1. Prvi pokušaj temeljio se na ideji svrhovitosti. Organizacija je svrhovit raspored dijelova cjeline koji ima određenu svrhu.
2. Organizacija – društveni mehanizam za postizanje ciljeva
(organizacijski, grupni, individualni).
3. Organizacija - sklad, ili korespondencija, dijelova između sebe i cjeline.
Svaki sustav razvija se na temelju borbe suprotnosti.
4. Organizacija je cjelina koja se ne može svesti na jednostavan aritmetički zbroj sastavnih elemenata. To je cjelina koja je uvijek veća ili manja od zbroja svojih dijelova (sve ovisi o učinkovitosti veza).
5. Chester Bernard (na Zapadu se smatra jednim od utemeljitelja moderne teorije menadžmenta): kad se ljudi okupe i formalno odluče udružiti snage radi postizanja zajedničkih ciljeva, stvaraju organizaciju.
Bila je to retrospektiva. Organizaciju danas možemo definirati kao društvenu zajednicu koja okuplja više pojedinaca radi postizanja zajedničkog cilja, koji (pojedinci) djeluju na temelju određenih procedura i pravila.
Na temelju prethodno date definicije sustava definirat ćemo organizacijski sustav.
Organizacijski sustav je određeni skup interno međusobno povezanih dijelova organizacije koji čini određenu cjelovitost.
Glavni elementi organizacijskog sustava (a time i objekti organizacijskog upravljanja) su:
Proizvodnja
Marketing i prodaja
Financije
Informacija
Kadrovi i ljudski resursi imaju sustavotvornu kvalitetu, o njima ovisi učinkovitost korištenja svih ostalih resursa.
Ovi elementi su glavni objekti organizacijskog upravljanja.
Ali postoji i druga strana organizacijskog sustava:
Narod. Posao upravitelja je olakšati koordinaciju i integraciju ljudskih aktivnosti.
Ciljevi i ciljevi. Organizacijski cilj je idealan projekt za buduće stanje organizacije. Ovaj cilj pomaže ujediniti napore ljudi i njihovih resursa. Ciljevi se formiraju na temelju zajedničkih interesa, pa je organizacija alat za postizanje ciljeva.
Organizacijska struktura. Struktura je način kombiniranja elemenata sustava. Organizacijska struktura je način povezivanja različitih dijelova organizacije u određenu cjelovitost (glavne vrste organizacijske strukture su hijerarhijska, matrična, poduzetnička, mješovita itd.). Kada projektiramo i održavamo te strukture, mi imamo kontrolu.
Specijalizacija i podjela rada. Ovo je također kontrolni objekt. Fragmentacija složenih proizvodnih procesa, operacija i zadataka na komponente koje zahtijevaju specijalizaciju ljudskog rada.
Organizacijska moć je pravo, sposobnost (znanje + vještine) i volja (volja) menadžera da slijedi svoju liniju u pripremi, donošenju i provedbi upravljačkih odluka. Svaka od ovih komponenti nužna je za obnašanje vlasti. Moć je interakcija. Nemoćan i neučinkovit menadžer ne može organizirati funkciju koordinacije i integracije aktivnosti ljudi. Organizacijska moć nije samo subjekt, već i objekt upravljanja.
Organizacijska kultura je sustav tradicija, vjerovanja, vrijednosti, simbola, rituala, mitova i normi komunikacije između ljudi svojstvenih organizaciji.
Organizacijska kultura daje organizaciji individualnost, vlastito lice. Ono što je važno je da spaja ljude i stvara organizacijski integritet.
Organizacijske granice su materijalna i nematerijalna ograničenja koja određuju izolaciju određene organizacije od drugih objekata koji se nalaze u vanjskom okruženju organizacije. Menadžer mora imati sposobnost proširiti (do neke mjere) granice vlastite organizacije. Umjerenost znači uzeti samo ono što možete zadržati. Upravljati granicama znači povlačiti ih na vrijeme.
Organizacijske sustave možemo podijeliti na zatvorene i otvorene:
Zatvoreni organizacijski sustav je sustav koji nema veze sa svojim vanjskim okruženjem (odnosno ne razmjenjuje proizvode, usluge, dobra i sl. s vanjskim okruženjem). Primjer je poljoprivreda za vlastite potrebe.
Otvoreni organizacijski sustav ima veze s vanjskom okolinom, odnosno drugim organizacijama i institucijama koje imaju veze s vanjskom okolinom.
Dakle, organizacija kao sustav je skup međusobno povezanih elemenata koji čine cjelovitost (tj. unutarnje jedinstvo, kontinuitet, međusobnu povezanost). Svaka organizacija je otvoreni sustav, jer u interakciji s vanjskim okruženjem. Iz okoline dobiva resurse u obliku kapitala, sirovina, energije, informacija, ljudi, opreme itd., koji postaju elementi njezine unutarnje okoline. Neki se resursi obrađuju određenim tehnologijama, pretvaraju u proizvode i usluge, koji se potom prenose u vanjsko okruženje.
3. Teorija sustava
Dopustite mi da vas podsjetim da je teoriju sustava razvio Ludwig von Bertalanffy godine
XX. stoljeća. Teorija sustava bavi se analizom, dizajnom i funkcioniranjem sustava – neovisnih gospodarskih cjelina koje tvore međusobno povezani, međusobno povezani i međuovisni dijelovi. Jasno je da svaki organizacijski oblik poslovanja ispunjava ove kriterije i da se može proučavati korištenjem koncepata i alata teorije sustava.
Svako poduzeće je sustav koji pretvara skup resursa uloženih u proizvodnju - troškove (sirovine, strojeve, ljude) - u dobra i usluge.
Djeluje unutar većeg sustava - vanjskopolitičkog, gospodarskog, socijalnog i tehničkog okruženja u kojem neprestano ulazi u složene interakcije. Uključuje niz podsustava koji su također međusobno povezani i međusobno djeluju. Disfunkcija u jednom dijelu sustava uzrokuje probleme u drugim dijelovima. Na primjer, velika banka je sustav koji djeluje unutar svog šireg okruženja, s kojim je u interakciji, povezan je s njim i na njega utječe.
Odjeli i podružnice banke su podsustavi koji moraju međusobno djelovati bez sukoba kako bi banka kao cjelina radila učinkovito.
Ako nešto pođe po zlu u podsustavu, to će na kraju (ako se ne provjeri) utjecati na performanse banke kao cjeline.
Osnovni pojmovi i karakteristike opće teorije sustava:
1. Komponente sustava (elementi, podsustavi). Svaki sustav, bez obzira na otvorenost, definiran je svojim sastavom. Te komponente i veze između njih stvaraju svojstva sustava, njegove bitne karakteristike.
2. Granice sustava su razne vrste materijalnih i nematerijalnih ograničenja koja udaljavaju sustav od vanjske okoline. Sa stajališta opće teorije sustava, svaki je sustav dio većeg sustava
(koji se naziva nadsustav, nadsustav, nadsustav). Zauzvrat, svaki sustav se sastoji od dva ili više podsustava.
3. Sinergija (od grčkog - zajedničko djelovanje). Ovaj koncept se koristi za opisivanje pojava u kojima je cjelina uvijek veća ili manja od zbroja dijelova koji čine cjelinu. Sustav funkcionira sve dok odnosi između komponenti sustava ne postanu antagonistički.
4. Ulaz - Transformacija - Izlaz. Organizacijski sustav u dinamici se prikazuje kao tri procesa. Njihova interakcija proizvodi ciklus događaja. Svaki otvoreni sustav ima ciklus događaja. Sa sustavnim pristupom, proučavanje karakteristika organizacije kao sustava postaje važno, tj. karakteristike “inputa”, “procesa” (“transformacije”) i karakteristike “outputa”. U sustavnom pristupu temeljenom na marketinškim istraživanjima najprije se ispituju "output" parametri, tj. robu ili usluge, odnosno što proizvoditi, s kojim pokazateljima kvalitete, po kojoj cijeni, za koga, u kojem roku prodavati i po kojoj cijeni. Odgovori na ova pitanja moraju biti jasni i pravovremeni. “Izlaz” bi u konačnici trebali biti konkurentni proizvodi ili usluge. Zatim se određuju "ulazni" parametri, tj. ispituje se potreba za resursima (materijalnim, financijskim, radnim i informacijskim), koja se utvrđuje nakon detaljnog proučavanja organizacijske i tehničke razine promatranog sustava (razina opreme, tehnologije, značajke organizacije proizvodnje, rada i upravljanje) i parametri vanjskog okruženja (ekonomski, geopolitički, društveni, ekološki itd.). I konačno, ne manje važno je proučavanje parametara “procesa” koji transformira resurse u gotove proizvode. U ovoj se fazi, ovisno o predmetu proučavanja, razmatra proizvodna tehnologija ili tehnologija upravljanja te čimbenici i načini njezina poboljšanja.
5. Životni ciklus. Svaki otvoreni sustav ima životni ciklus: nastanak? postaje? funkcioniranje? kriza? kolaps
6. Sustavotvorni element - element sustava o kojem uvelike ovisi funkcioniranje svih ostalih elemenata i opstojnost sustava u cjelini.
Obilježja otvorenih organizacijskih sustava
1. Prisutnost petlje događaja.
2. Negativna entropija (neentropija, antientropija) a) entropija se u općoj teoriji sustava shvaća kao opća tendencija organizacije prema smrti; b) otvoreni organizacijski sustav, zbog svoje sposobnosti posuđivanja potrebnih resursa iz vanjskog okruženja, može se suprotstaviti ovoj tendenciji. Ta se sposobnost naziva negativnom entropijom; c) otvoreni organizacijski sustav pokazuje sposobnost doživljavanja negativne entropije, a zahvaljujući tome neki od njih žive stoljećima; d) za komercijalnu organizaciju, glavni kriterij negativne entropije je njena održiva profitabilnost u značajnom vremenskom intervalu.
3. Povratne informacije. Povratne informacije se odnose na informacije koje generira, prikuplja i koristi otvoreni sustav za praćenje, procjenu, kontrolu i ispravljanje vlastitih aktivnosti.
Povratne informacije omogućuju organizaciji primanje informacija o mogućim ili stvarnim odstupanjima od zadanog cilja i pravovremene promjene u procesu svog razvoja. Nedostatak povratne informacije dovodi do patologije, krize i kolapsa organizacije. Ljudi u organizaciji koji prikupljaju i analiziraju informacije, tumače ih i sistematiziraju tokove informacija imaju ogromnu moć.
4. Otvorene organizacijske sustave karakterizira dinamička homeostaza. Svi živi organizmi pokazuju tendenciju prema unutarnjoj ravnoteži i ravnoteži. Proces održavanja ravnoteže od strane same organizacije naziva se dinamička homeostaza.
5. Otvorene organizacijske sustave karakterizira diferencijacija – težnja prema rastu, specijalizaciji i podjeli funkcija između različitih komponenti koje tvore određeni sustav.
Diferencijacija je odgovor sustava na promjene u vanjskom okruženju.
6. Ekvifinalnost. Otvoreni organizacijski sustavi sposobni su, za razliku od zatvorenih sustava, ostvariti svoje ciljeve na različite načine, krećući se prema tim ciljevima iz različitih početnih uvjeta. Ne postoji niti može postojati jedna jedina i najbolja metoda za postizanje cilja. Cilj se uvijek može postići na različite načine, a prema njemu možete ići različitim brzinama.
Dat ću vam primjer: razmotrimo banku sa stajališta teorije sustava.
Studija teorije sustava o banci započela bi razjašnjavanjem njezinih ciljeva kako bi se razumjela priroda odluka koje se moraju donijeti da bi se ti ciljevi postigli. Bilo bi potrebno ispitati vanjsko okruženje kako bi se razumjeli načini na koje banka komunicira sa svojim širim okruženjem.
Istraživač bi se zatim okrenuo unutarnjem okruženju. Kako bi pokušao razumjeti glavne podsustave banke, interakcije i veze sa sustavom u cjelini, analitičar bi analizirao kako se donose odluke, najvažnije informacije potrebne za donošenje tih odluka i komunikacijske kanale kroz koje se te informacije prenose.
Odlučivanje, informacijski sustav, komunikacijski kanali posebno su važni za analitičare sustava jer ako oni loše funkcioniraju banka će biti u teškoj poziciji. U svakom je području sustavni pristup doveo do pojave novih korisnih koncepata i tehnika.
Donošenje odluka
Informacijski sustavi
Komunikacijski kanali
Sl.1 Teorija sustava - osnovni elementi
Donošenje odluka
U području odlučivanja, sistemsko razmišljanje pridonijelo je klasifikaciji različitih vrsta odluka. Razvijeni su koncepti sigurnosti, rizika i neizvjesnosti. Uvedeni su logički pristupi donošenju složenih odluka (od kojih su mnoge imale matematičku podlogu), što je uvelike pomoglo menadžerima u poboljšanju procesa i kvalitete donošenja odluka.
Informacijski sustavi
Priroda informacija kojima raspolaže donositelj odluke ima bitan utjecaj na kvalitetu same odluke te ne čudi da se ovom pitanju pridaje velika pozornost. Oni koji razvijaju upravljačke informacijske sustave nastoje dati odgovarajuće informacije odgovarajućoj osobi u odgovarajuće vrijeme. Da bi to učinili, moraju znati koja će odluka biti donesena, kada će informacije biti dostavljene i koliko brzo će te informacije stići (ako je brzina važan element donošenja odluka). Pružanje relevantnih informacija koje poboljšavaju kvalitetu odluka (i eliminiraju nepotrebne informacije koje jednostavno povećavaju troškove) vrlo je važno.
Komunikacijski kanali
Komunikacijski kanali u organizaciji važni su elementi u procesu donošenja odluka jer prenose potrebne informacije.
Analitičari sustava pružili su mnoge korisne primjere dubokog razumijevanja procesa međusobnog povezivanja između organizacija. Značajan napredak postignut je u proučavanju i rješavanju problema "šuma" i smetnji u komunikacijama, problema prijelaza iz jednog sustava ili podsustava u drugi.
4. Važnost sistemskog pristupa u upravljanju
Vrijednost sistemskog pristupa je u tome što menadžeri mogu lakše uskladiti svoj specifični posao s radom organizacije kao cjeline ako razumiju sustav i svoju ulogu u njemu. Ovo je posebno važno za predsjednika uprave jer ga sistemski pristup potiče na održavanje potrebne ravnoteže između potreba pojedinih odjela i ciljeva cijele organizacije. Tjera ga na razmišljanje o protoku informacija koje prolaze kroz cijeli sustav, a također naglašava važnost komunikacije. Sistemski pristup pomaže u prepoznavanju razloga za donošenje neučinkovitih odluka, a također pruža alate i tehnike za poboljšanje planiranja i kontrole.
Moderan vođa mora imati sistemsko razmišljanje jer:
Menadžer mora percipirati, obraditi i sistematizirati ogromnu količinu informacija i znanja potrebnih za donošenje upravljačkih odluka;
Menadžer treba sustavnu metodologiju uz pomoć koje bi mogao korelirati jedno područje djelovanja svoje organizacije s drugim, te spriječiti kvazioptimiziranje upravljačkih odluka;
Upravitelj mora vidjeti šumu za drveće, opće za posebno, uzdići se iznad svakodnevnog života i shvatiti koje mjesto njegova organizacija zauzima u vanjskom okruženju, kako ona djeluje s drugim, većim sustavom čiji je dio;
Sustavni pristup upravljanju omogućuje menadžeru da produktivnije provodi svoje glavne funkcije: predviđanje, planiranje, organizaciju, vodstvo, kontrolu.
Sistemsko razmišljanje ne samo da je pridonijelo razvoju novih ideja o organizaciji (osobito je posebna pažnja posvećena integriranoj prirodi poduzeća, kao i iznimnoj važnosti i važnosti informacijskih sustava), već je također osiguralo razvoj korisnih matematičkih alata i tehnika koje uvelike olakšavaju donošenje upravljačkih odluka, korištenje naprednijih sustava planiranja i kontrole. Dakle, sistemski pristup omogućuje sveobuhvatnu procjenu svake proizvodne i gospodarske aktivnosti i aktivnosti sustava upravljanja na razini specifičnih karakteristika. To će pomoći u analizi bilo koje situacije unutar jednog sustava, identificirajući prirodu ulaznih, procesnih i izlaznih problema. Primjena sistemskog pristupa omogućava nam da najbolje organiziramo proces donošenja odluka na svim razinama u sustavu upravljanja.
Unatoč svim pozitivnim rezultatima, sistemsko razmišljanje još uvijek nije ispunilo svoju najvažniju svrhu. Tvrdnja da će omogućiti primjenu suvremenih znanstvenih metoda u upravljanju tek treba biti ostvarena.
To je dijelom zato što su veliki sustavi vrlo složeni.
Nije lako shvatiti mnoge načine na koje vanjska okolina utječe na unutarnju organizaciju. Interakcija mnogih podsustava unutar poduzeća nije u potpunosti shvaćena. Granice sustava vrlo je teško uspostaviti, preširoka definicija će dovesti do gomilanja skupih i neupotrebljivih podataka, a preuska definicija će dovesti do djelomičnog rješenja problema. Neće biti lako formulirati pitanja s kojima će se poduzeće suočiti, niti točno odrediti informacije potrebne u budućnosti. Čak i ako se nađe najbolje i najlogičnije rješenje, ono možda neće biti izvedivo. Ipak, sistemski pristup omogućuje dublje razumijevanje načina na koji poduzeće posluje.
Uvod…………………………………………………………………………3
1. Pojam i bit sistemskog pristupa u menadžmentu…………………5
2. Poduzeće kao sustav koji se sastoji od podsustava………………..……14
3. Pristupi koji se koriste u upravljanju sustavom……………………….19
Zaključak………………………………………………………………………………….25
Reference…………………………………………………………..27
Uvod
Relevantnost kolegija. Suvremeni poslovni svijet temelji se na načelima tržišne ekonomije. Razvojem informacijskih tehnologija, marketinških tehnologija i poslovnih aktivnosti otvaraju se nove perspektive organizacijama različitih oblika vlasništva. Komercijalne organizacije glavni su instrument za postizanje ciljeva koje su oblikovali vlasnici, menadžment i osoblje organizacije. Svrha osnivanja komercijalnog poduzeća obično je stvaranje dobiti u obliku proizvoda, robe, imovine i/ili financijskog prihoda. Značajno povećanje usmjerenosti i učinkovitosti komercijalnih aktivnosti može se postići primjenom sistemskog pristupa koji je našao široku primjenu u organizaciji i upravljanju sustavima. Komercijalna aktivnost ima sva svojstva i karakteristike koje su svojstvene sustavima.
Sustavni pristup poslovnom upravljanju je izgradnja upravljačke strukture koja će ostvariti ciljeve poduzeća; u određivanju sastava kompleksa i funkcija jedinica uključenih u cjelokupni sustav.
Aktivnosti svake organizacije sastoje se od mnogih međusobno povezanih poslovnih procesa, čiji je sastav određen specifičnostima njezinih aktivnosti. Da bi primijenila procesno orijentirano upravljanje, organizacija treba točno razumjeti koje poslovne procese ima, kako funkcioniraju i kako procijeniti njihovu učinkovitost. Stoga organizacija mora formalizirati procese, uspostaviti pokazatelje njihove učinkovitosti i definirati procedure za upravljanje procesima.
Svrha kolegij je studij sustavnog pristupa menadžmentu.
Postavljeni cilj zahtijevao je da se u toku rada provede sljedeće: zadaci:
- definirati pojam i identificirati bit sistemskog pristupa u menadžmentu;
- okarakterizirati poduzeće kao sustav koji se sastoji od podsustava;
- razmotriti pozitivne i negativne aspekte pristupa koji se koriste u upravljanju sustavom.
Mnogi su istraživači obratili pozornost na proučavanje sustavnog pristupa upravljanju poduzećem, među kojima bih želio istaknuti znanstvenike kao što su: Vikhansky O.S., Gaponenko A.L., Daft R.L., Zharikov O.N., Ignatieva A.V., Korotkov E.M., Korenchenko R.A., Mineeva N.V. , Maksimtsova M.M., Nikanorov S.P., Rogozhin S.V. i tako dalje.
Predmet kolegija je bit sistemskog pristupa upravljanju.
Predmet studija su teorijski, metodološki i primijenjeni problemi sistemskog pristupa menadžmentu.
1. Pojam i bit sistemskog pristupa u menadžmentu
Sistemski pristup temelji se na općoj teoriji sustava (Ludwig von Bertalanffy) i kibernetici, odnosno teoriji upravljanja (Norbert Wiener, W. Ross Ashby, Stafford Beer). Teoriju sustava utemeljili su 40-60-ih godina dvadesetog stoljeća.
Trenutno je aktivno područje sistemskog pristupa u menadžmentu sistemski orijentirano upravljanje, koje je u St. Gallenu (Švicarska) razvila lokalna sveučilišna škola za menadžment pod vodstvom Malika Fredmunda. Nažalost, još nema prijevoda radova ovog znanstvenika na ruski. Počeci ove škole leže u istraživanjima njenog osnivača Hansa Ulricha. Daljnji razvoj ovog područja bio je posljedica činjenice da je F. Malik, jedan od Ulrichovih sljedbenika, koristio ideju britanskog kibernetičara S. Beera.
Stafford Beer stvorio je vlastiti sistemski pristup upravljanju, uzimajući u obzir društvenu organizaciju sličnu živom organizmu. On je ovo nazvao "modelom održivog sustava" u svojoj knjizi The Brain of the Firm (1981). Ovaj pristup je relevantan i može se smatrati obećavajućim u znanosti o menadžmentu.
Još jedan smjer u sustavnom pristupu menadžmentu predstavljen je u knjizi suosnivača Instituta za interaktivni menadžment (SAD) Jamshida Garedaghija “Systems Thinking. Kako upravljati kaosom i složenim procesima. Arhitektonska platforma za poslovno modeliranje" (2007). Ocrtava kompleksnu interaktivnu metodologiju modeliranja sustava koja kombinira iterativni pristup, dinamiku sustava Jaya Forrestera i ideju samoorganizacije sociokulturnih sustava. Koncept ciljno usmjerenog modeliranja sustava, razvijen 1970-ih, temelji se na znanstvenim radovima Russella L. Ackoffa.
Još jedan poznati smjer sistemskog pristupa razvija Peter Senge. U svojoj knjizi “Peta disciplina. Umjetnost i praksa samoučeće organizacije" (1990.), načinio je sistemsko razmišljanje alatom za analizu problema upravljanja i vodstva, a također je predložio korištenje sustava arhetipova za rješavanje poslovnih problema. U skladu s njegovim idejama i alatima za modeliranje sustava, napisana je knjiga psihologa konzultanata Josepha O'Connora i Iana McDermotta “Umjetnost sistemskog razmišljanja: Osnovno poznavanje sustava i kreativan pristup rješavanju problema” (1997., na ruskom jeziku). - 2006.) Od ranije Među radovima u ovom smjeru ističu se radovi L. Stanford Optnera “Systems Analysis for Sving Problems of Business and Industry” (1965.).
“Goldrattova teorija ograničenja” prepoznata je kao učinkovita metoda upravljanja koja koristi sistemski pristup. Autor ga opisuje u svojim poslovnim romanima “Cilj: Proces kontinuiranog poboljšanja” i “Cilj 2: Nije stvar u sreći”, a metodički je razotkriven u knjizi Williama Detmera “Goldrattova teorija ograničenja. Sustavni pristup stalnom poboljšanju" (2007.).
U suvremenoj praksi često se operira s konceptom sustava upravljanja, štoviše, postoji aktivno formiranje i implementacija takvih sustava u gospodarskim aktivnostima pojedinih subjekata gospodarskih odnosa. Međutim, ne postoji konsenzus oko koncepta "sustava upravljanja", a mnoge postojeće definicije prilično su općenite. Većina suvremenih autora definira sustav upravljanja kao određenu "konstrukciju" organizacijskog sustava, koja karakterizira sastav i strukturu jedinica upravljanja i funkcionalne odnose objedinjene određenim kontrolnim utjecajem.
U suvremenim uvjetima sustav upravljanja bilo bi primjerenije promatrati ne samo kao strukturu, već i u dinamici uzeti u obzir sve njegove moguće odnose, vanjske i unutarnje, čime se osigurava fleksibilnost sustava i sposobnost prilagoditi promjenjivim uvjetima.
S obzirom na to da u pravilu postoji dvostruki utjecaj na subjekt upravljanja - od vanjskih i unutarnjih čimbenika, sustav upravljanja poduzećem mora biti formiran u skladu s njihovim zahtjevima, što će osigurati njegovu valjanost i učinkovitost. Sustav upravljanja kreditnim rizikom leasing društva pod utjecajem je internih čimbenika koji se odnose na karakteristike projekta koji se razmatra. Ujedno se ovaj sustav prilagođava kako bi prihvatio utjecaj eksternih investicijskih pokazatelja i ograničenja leasing društva. Dakle, definicija sustava upravljanja poduzećem koja uzima u obzir vanjsko okruženje i unutarnju strukturu omogućuje učinkovitiju organizaciju upravljanja i prilagodbu promjenjivim uvjetima okoline.
Teorije upravljanja od druge polovice 20. stoljeća doživjele su snažan utjecaj intenzivno razvijajućeg općeznanstvenog pravca “opće teorije sustava”, odnosno opće znanstvenog sistemskog pristupa. Na sjecištu teorije menadžmenta i teorije sustava formuliran je jednostavan, ali temeljan zaključak da je svaka organizacija sustav u najpotpunijem i najstrožem smislu tog pojma.
Prema ovom pristupu sustav treba shvatiti kao skup koji se sastoji od međusobno ovisnih dijelova od kojih svaki doprinosi funkcioniranju cjeline. Štoviše, nisu dijelovi, nego cjelina primarna, a njezini dijelovi proizlaze iz nje. Dakle, glavna zadaća menadžera u skladu sa sustavnim pristupom je potreba da se njemu podređena organizacija vidi kao cjelina, u jedinstvu njezinih dijelova, koji izravno ili neizravno djeluju jedni na druge i s vanjskim svijetom. Mora znati da čak i poseban slučaj administrativnog utjecaja na sastavnice organizacije neizbježno dovodi do brojnih i često nepredvidivih posljedica. Oni su nepredvidivi ako se ne uzme u obzir princip organizacije kao jedinstvenog međusobno povezanog sustava, a za to je potrebno znati koje su osnovne zakonitosti po kojima se sustavi grade.
Svaka organizacija kao sustav ima svoju unutarnju logiku i živi po svojim pravilima. Razumijevanje ove unutarnje logike najvažniji je uvjet za organiziranje učinkovitog upravljanja. Ali u isto vrijeme, ovo je glavna poteškoća u praksi. Složenost je pogoršana činjenicom da su suvremene organizacije interno heterogene i uključuju kvalitativno različite komponente (opremu i ljude), pri čemu se radi o tzv. sociotehničkim sustavima. Svaki sociotehnički sustav, prema sistemskom pristupu, sastoji se od niza podsustava koji moraju biti koordinirani hijerarhijski (po vrsti subordinacije) i "horizontalno" (po vrsti koordinacije). Osim toga, u organizacijskom sustavu ne samo da se mogu, nego i moraju u procesu rada stvarati podsustavi potrebni za njegovo funkcioniranje - tzv. funkcionalni upravljački elementi.
Dakle, sistemski pristup menadžmentu reinterpretira shvaćanje organizacije kao sociotehničkog sustava. To je način razmišljanja u odnosu na praktične i teorijske probleme upravljanja. Sistemski pristup učvrstio je interdisciplinarne veze teorije menadžmenta s drugim znanostima i istraživačkim područjima.
Sistemski pristup je pristup u kojem se svaki sustav (objekt) promatra kao skup međusobno povezanih elemenata (komponenti), koji ima izlaz (cilj), ulaz (resurse), vezu s okolinom i povratnu vezu. Ovo je najsloženiji pristup upravljanju. Sistemski pristup temelji se na osnovnim svojstvima sustava:
1. Cjelovitost - ne čine elementi cjelinu, nego cjelina u sebi stvara elemente sustava. Integritet sustava karakteriziraju tri glavna aspekta:
Svaki dio sustava je u interakciji s ostalima, dodajući rezultat svog djelovanja ukupnom rezultatu sustava kao cjeline.
Zajedničkim radom heterogenih međusobno povezanih komponenti nastaju kvalitativno nova funkcionalna svojstva cjeline, koja nemaju analoga sa svojstvima njenih komponenti. To znači da se temeljna svojstva sustava ne mogu svesti na zbroj svojstava njegovih komponenti i svojstava. Drugim riječima, sustav kao cjelina ne može se svesti na jednostavnu aditivnost njegovih komponenti.
Svojstva cjelovitosti sustava leže u jedinstvu raznolikosti oblika, aspekata, organizacijskih struktura itd. u materijalnom i duhovnom životu društva u cjelini.
2. Drugo svojstvo sustava je međuovisnost i interakcija između sustava i okoline.
Sustav stvara i prikazuje svoja svojstva samo u procesu interakcije s okolinom. Sustav reagira na vanjsku okolinu, osjeća njezin utjecaj, ali zadržava svoju kvalitativnu definiciju i svojstva koja osiguravaju relativnu stabilnost i prilagodljivost sustava. Bez interakcije s okolinom poduzeće kao otvoreni sustav ne može funkcionirati. Međutim, što je manje poremećaja u okruženju, to će tvrtka poslovati stabilnije. Zadatak upravitelja je predvidjeti situaciju i poduzeti mjere za prilagodbu parametara sustava čimbenicima okoline.
3. Struktura je skup komponenti sustava i njihovih odnosa koji određuju unutarnju strukturu i organizaciju objekta kao cjelovitog sustava. U istraživanju sustava struktura igra ulogu načina predstavljanja organizacije. U proučavanju i projektiranju sustava, on se rastavlja na komponente, utvrđuju se njihove funkcije i veze. Optimalna struktura sustava trebala bi imati minimalan broj komponenti, ali istovremeno trebale bi u potpunosti obavljati zadane funkcije. Struktura mora biti mobilna, tj. prilagodljiv promjenjivim potrebama i ciljevima. Evolucija strukture u prostoru i vremenu odražava proces njezina razvoja.
4. Hijerarhija - svaka komponenta sustava može se smatrati sustavom (podsustavom) šireg globalnog sustava. Na primjer, tvrtka je podsustav sustava više razine - korporacije, ortačkog društva, udruge, industrije, regije itd. Zauzvrat, potonji je dio šireg udruženja, regije ili zemlje. Država je podsustav globalnog sustava – svjetske zajednice. Ako odjel (odjel) promatramo kao sustav, onda će to biti globalni sustav poduzeća, a odjel će biti podsustav biroa (grupe). Tehnološka oprema dostupna u trgovini tehnička je komponenta sustava i ujedno ga nadopunjuje kao cjelinu. Ovo svojstvo sustava treba uzeti u obzir pri proučavanju učinkovitosti bilo kojeg odjela poduzeća i poduzeća u cjelini.
5. Kontinuitet i evolucija. Sustav postoji, ali njegovo postojanje je funkcionalno. Svi procesi u bilo kojem sustavu (društveno-ekonomskom, tehnološkom, biološkom itd.) su kontinuirani i međuovisni. Funkcioniranje komponenti određuje karakter cjelokupnog sustava kao cjeline i obrnuto. Istovremeno, sustav mora biti sposoban učiti i razvijati se.
Izvori evolucije društveno-ekonomskih sustava su:
Proturječja u različitim područjima djelovanja;
Natjecanje;
Raznolikost oblika i metoda rada;
Dijalektika jedinstva i borbe suprotnosti itd.
Svaka tvrtka, ako želi konkurirati na tržištu, mora proučiti mogućnosti izvora svog razvoja i uzeti ih u obzir u svom radu. Tvrtke koje nisu u stanju analizirati i predvidjeti unutarnje i vanjske izvore vlastitog razvoja riskiraju da postanu nesolventne.
6. Fokus, izražen u obliku konstruiranja stabla ciljeva društveno-ekonomskog sustava, stabla podsustava itd. Na primjer, globalni cilj poduzeća na nultoj razini ciljeva je maksimiziranje dobiti, u skladu sa zakonodavstvom, društvenim i ekološkim standardima i pravilima. Nadalje, korištenjem metoda analize i sinteze, rangiranja i optimizacije, ovo se poduzeće može dekomponirati na 4-5 razina.
7. Težnja sustava za stanjem stabilne ravnoteže, što uključuje prilagodbu promjenama parametara sustava prema parametrima okoline, u specifičnim situacijama, osiguravajući visoku razinu dinamike u organizaciji upravljačkog sustava. Pokazatelji organizacije sustava upravljanja uključuju omjer širine (omjer minimalnog skupa osnovnih parametara).
8. Alternativni načini funkcioniranja i razvoja. Ovisno o parametrima situacije (porezi, carine, konkurentnost konkurenata, tržišna infrastruktura, pouzdanost, dobavljači itd.), može postojati nekoliko alternativnih načina za postizanje određenog cilja. Alternativni načini funkcioniranja i razvoja sustava mogu biti objektivni i subjektivni. Na primjer, alternativni razvoj bioloških sustava uvelike je objektivan. Razvoj bioloških sustava uvelike je određen genetikom i okolišnim čimbenicima. Razvoj tehničkih sustava određen je subjektivnim čimbenicima, a njihova izvedba određena je pouzdanošću sustava. Alternativni načini funkcioniranja i razvoja društveno-ekonomskih sustava determinirani su objektivnim i subjektivnim čimbenicima.
9. Nasljedstvo, koje karakterizira prijenos dominantnih i recesivnih svojstava na strukturu u različitim fazama razvoja od starog sustava do nove generacije. Identifikacija dominantnih obilježja može povećati valjanost smjerova njegova razvoja. Dominantne i recesivne osobine su inherentno pristrane. U njihovom proučavanju treba voditi računa o subjektivnosti praćenja ovih obilježja, identificirajući dominantna obilježja inovativnosti i ulaganja u njihov razvoj.
10. Prioritet kvalitete. Praksa pokazuje da opstaju oni biološki, tehnički, socioekonomski sustavi koji uvažavaju sve čimbenike funkcioniranja i daju prioritet razvoju kvalitete: kvaliteti ekosustava, kvaliteti roba i usluga, kvaliteti infrastrukture, kvaliteti života itd. potrošačke cijene, trošak robe, vrijeme i drugi resursi. Kvaliteta prožima sve, od prvih komponenti proizvodnih ciklusa do nižih razina stabla ciljeva.
11. Prioritet interesa šire (globalne) razine nad interesima komponenti sustava. Ne mogu se uspoređivati individualnost prosječnog radnika i velikog društveno-ekonomskog sustava. U manjim sustavima mogu se pojaviti iznimke.
12. Pouzdanost. Pouzdanost sustava (tvrtke) karakteriziraju:
Neprekidan rad sustava u slučaju kvara jedne od njegovih komponenti;
Održavanje projektiranih parametara sustava tijekom planskog razdoblja;
Stabilnost financijskog stanja poduzeća;
Očito je da mjere poduzete za poboljšanje sustava upravljanja trebaju povećati njegovu pouzdanost.
2. Poduzeće kao sustav koji se sastoji od podsustava
Analiza trendova u razvoju opće teorije upravljanja organizacijskim sustavima kojima pripada svako poduzeće pokazuje da njegovu trenutnu fazu karakterizira stalni prijelaz na novi princip upravljanja, čija se suština sastoji od dvije glavne komplementarne odredbe.
Prva odredba povezana je s prepoznavanjem potrebe određenog odstupanja od tradicionalnog načela upravljanja, odnosno pretpostavke da uspjeh poduzeća ovisi o optimalnosti njegove unutarnje strukture.
U tradicionalnom pristupu poduzeće se smatralo "zatvorenim" sustavom, njegovi ciljevi i uvjeti poslovanja smatrali su se poznatima, zadanima i nepromjenjivima tijekom dugog vremenskog razdoblja. U novom sustavu upravljanja poduzeće treba promatrati kao „otvoreni“ sustav, sposoban stalno prilagođavati svoj odnos s vanjskim okruženjem i svrhovito komunicirati s njim. To pretpostavlja ne samo unutarnju samoorganizaciju, već i ciljanu transformaciju vanjske sfere kako bi se stvorili povoljni uvjeti za njezin razvojni rast. Zapravo, to znači da zadatak racionalizacije unutarnje okoline poduzeća, unatoč svoj svojoj važnosti, blijedi u drugi plan, tj. postati manje važni.
Središnji problem održivog opstanka suvremenog poduzeća, a time i njegovih podsustava, jest razvoj njegovih konceptualnih osnova za izgradnju i razvoj koji nadilaze unutarnje područje njegovih interesa. Druga pozicija menadžmenta je temeljno novi pogled na podsustav kao subjekt djelovanja i njegovu ulogu u osiguranju održivosti sustava.
Dotadašnji mehanicistički princip upravljanja temeljio se na činjenici da
glavni izvor poremećaja u sustavu bili su podsustavi. Premještanje težišta s operativnog upravljanja na poslove strateškog planiranja i razvoja poduzeća postavilo je hitno pitanje potrebe proširenja operatorske (izvršne) funkcije njegovih podsustava.
Dakle, bit novog pristupa problemu podsustava u poduzeću zahtijeva odmak od prepoznavanja totalnog racionalizma u modelima ponašanja i priznavanje njegovog prava na kreativnu iracionalnost.
Otuda temeljni princip prikaza modela
podsustava šumarskog poduzeća je načelo njegove usklađenosti, koje zahtijeva sveobuhvatan opis uzimajući u obzir učinkovito rješavanje sadašnjih i budućih problema.
Uzimajući u obzir navedeno, čini se mogućim kvalitetu funkcionalne aktivnosti podsustava šumarskog poduzeća razložiti na sljedeća glavna svojstva i manifestacije: poticati i planirati aktivnost; snositi odgovornost i pokazati individualnost.
Sposobnost pobuđivanja aktivnosti određena je sustavom potreba koje postoje ili u obliku procesa "podražaj-odgovor" ili u obliku svjesnih normi i vrijednosti ("podražaj-odgovor").
Sposobnost planiranja aktivnosti očituje se u sljedećim svojstvima:
Biti svjestan svojih potreba, razumjeti trendove u njihovim promjenama i utjecati na njihovu prirodu;
Formirati sustav potencijalnih interesa;
Analizirati mogućnosti resursa i formulirati trenutne interese;
Razvijte načine za provedbu svojih trenutnih interesa koji su dosljedni u smislu ciljeva, ciljeva, mjesta i vremena;
Pokažite upornost u postizanju ciljeva;
Sposobnost samoučenja, koja se sastoji od proširenja oblika mogućih strategija ponašanja, pružajući fleksibilnost u razvoju plana praktičnog djelovanja.
Sposobnost sustava da planira svoje aktivnosti temelji se na temeljnom principu na temelju kojeg je moguće predvidjeti posljedice različitih akcija, a potom među njima odabrati radnje koje osiguravaju, pod određenim uvjetima, maksimalnu učinkovitost njegovog ponašanja uz minimalne troškove.
Svojstvo odgovornosti podrazumijeva da svaki podsustav ima hitnu potrebu za rješavanjem regulatornih problema u odnosu na svaki drugi podsustav uključen u njegovu okolinu. Odgovornosti podsustava uključuju:
Prihvaćanje zahtjeva iz bilo kojeg drugog podsustava;
Sposobnost provođenja operativne analize zahtjeva;
Formiranje radnji poduzetih u skladu s promjenama u stanju drugih podsustava;
Sposobnost reagiranja na stanje podsustava koji ga okružuju i
težiti radnjama koje vode uklanjanju negativnih stanja.
U ovom slučaju, upravljanje se provodi u skladu s načelom skladne kombinacije značajki svih podsustava, što unaprijed određuje provedbu jedinstvenih zadataka svakog od njih i korporativnih procesa kao dijela ukupnog sustava u zadanom vremenskom okviru. te uzimajući u obzir utvrđene standarde.
Dakle, konceptualna osnova upravljanja poduzećem je koncept normativnog sustava vrijednosti. U ovom slučaju, uz deskriptivni model stvarnosti, koji je model “mogućeg”, on mora sadržavati i normativnu komponentu, nazvanu model “treba”. Model "treba" specificiran je u obliku značajnog (za poduzeće u cjelini i zasebno za podsustave) skupa normi i vrijednosti (korisnih usluga) formiranih u cijelom prostoru informacijsko-subjektnog okruženja. Shodno tome, možemo smatrati da on, kao normativni vrijednosni sustav, organizira cjelokupni skup procesa (ekonomskih, tehnoloških itd.) koji se odvijaju u informacijskom polju i upravlja tim skupom.
Sukladno gore opisanom principu, dvorazinski strukturni model upravljanja može se primijeniti za upravljanje poduzećem na temelju sistemskog pristupa.
Njegova donja razina opisuje fizičke procese koji se u njemu odvijaju, a gornja razina opisuje informacijske procese upravljanja predmetnim područjem poduzeća sa strane pojedinih podsustava uključenih u njegovu strukturu.
Strukturni model poduzeća može se predstaviti kao:
MOD 0 = [MOD 0 P, MOD 0 I, MOD 0 V] (1)
MOD 0 P - model domene;
MOD 0 I - model informacijskog područja;
MOD 0 V - model međusobnih odnosa podsustava;
poduzeća.
MOD 0 P, MOD 0 I, MOD 0 V su individualni za svako pojedino poduzeće i uzimaju u obzir njegove tehničke, resursne i informacijske komponente.
Potreba predviđanja posljedica povezanih s donošenjem odluka o upravljanju sustavom iz perspektive njihovog doprinosa razini trenutnog individualnog ponašanja pojedinih podsustava i utjecaja tih odluka na razinu strateške stabilnosti poduzeća u cjelini zahtijeva povezivanje svih tekući fizikalni procesi s mogućnošću njihove kontrole i tehnološkog upravljanja.
Posljedično, svi pojedinačni modeli uključeni u model (1) moraju biti predstavljeni kao kontrolni objekti povezani s odgovarajućim informacijskim područjem putem uređaja za pohranu resursa, koji predstavljaju implementabilno upravljačko rješenje.
Model informacijskog područja podsustava uključuje, u pravilu, dvije međusobno povezane vertikale. Prva vertikala je skup podsustava koji upravljaju nezavisnim tehnologijama, ali povezanim ulazima i izlazima na procese materijalne proizvodnje koji se odvijaju u predmetnom području poduzeća.
Druga vertikala osigurava cjelovitost sustava (vertikalu možemo nazvati administrativnom) stvaranjem uvjeta za tzv. “organsko jedinstvo”, koje se izražava u sposobnosti svih podsustava da ostvaruju takav spoj rada da skladno povezuje interese dijela i cjeline u pogledu ciljeva, zadataka i metoda grupnog djelovanja.
Ova bi vertikala također trebala rješavati problematična pitanja usmjerena na zaštitu interesa sustava od ciljeva pojedinih njegovih podsustava.
4. Pristupi koji se koriste u upravljanju sustavom
Temeljna značajka koncepta sistemskog pristupa upravljanju je uzimanje u obzir višedimenzionalnosti organizacije i njenog upravljanja. Stoga se ističe potreba da se u upravljačkim aktivnostima uzme u obzir utjecaj i međudjelovanje mnogih čimbenika koji se nalaze unutar i izvan organizacije i koji izravno i neizravno utječu na njezino funkcioniranje. Pritom se ističe postizanje sustavnog (sinergijskog) učinka koji se izražava u činjenici da je cjelina uvijek kvalitativno različita od jednostavnog zbroja svojih sastavnih dijelova.
Bihevioralni pristup menadžmentu kao proces, koji se razvija od 1960-ih, smatra aktivnosti usmjerene na postizanje ciljeva organizacije, ne kao hitan proces koji se mora koristiti kada je situacija već izvan kontrole, već kao niz uzastopnih, ciklički ponavljajućih , međusobno povezane radnje - funkcije upravljanja (planiranje, organizacija, upravljanje, motivacija, vođenje, koordinacija, kontrola, komunikacija, istraživanje, evaluacija, odlučivanje, odabir osoblja, zastupanje i pregovaranje, sklapanje transakcija itd.), formiranje procesa upravljanja kao određena linija ponašanja.
Situacijski pristup upravljanju, koji je postao široko rasprostranjen 1970-ih, sugerira da je prikladnost različitih metoda upravljanja određena situacijom – specifičnim skupom okolnosti koje utječu na funkcioniranje organizacije u određenom trenutku. Mnoštvo faktora koji se s vremenom mijenjaju u samom poduzeću iu okruženju dovodi do toga da ne postoji jedinstven i stalan optimalan način upravljanja poduzećem.
Trenutno je najučinkovitija metoda koja najbolje odgovara datoj situaciji. Situacijskim pristupom pronalaze metode i sredstva koja najbolje pridonose postizanju ciljeva organizacije u konkretnoj situaciji. Koncept situacijskog pristupa upravljanju odražava probleme interakcije s vanjskim okruženjem i orijentaciju poduzeća da uzmu u obzir promjene u vanjskom okruženju u trenutnim uvjetima.
Sustav poslovnih procesa (BPS) je podsustav procesnog sustava organizacije. Glavni motiv izdvajanja SBP-a iz cjelokupnog skupa organizacijskih procesa je smanjenje veličine i razine složenosti objekta upravljanja u fazi upravljanja poslovnim procesima. Izbor SBP-a uvelike se provodi na temelju subjektivnih procjena, iako postoje određena pravila kojih se preporuča pridržavati.
Teško je reći tko je autor sintagme “poslovni proces”, no počeli su je aktivno koristiti od ranih 90-ih godina prošlog stoljeća od strane začetnika reinženjeringa poslovnih procesa Davenporta, Hammera, Champija itd. Prije toga, pojam “proces” korišten je u iste svrhe (uglavnom u sustavima upravljanja kvalitetom).
Postoji ogroman broj definicija pojmova “proces” i “poslovni proces”.
Prvo, stručnjaci u području upravljanja procesima/poslovnim procesima u pravilu se ne ograničavaju na doslovno (rječničko) tumačenje pojma „proces“, već ga kreativno prerađuju u skladu s vlastitim idejama, ugrađujući značajan subjektivni komponentu u definiciju.
Drugo, postoje objektivni razlozi za konstruiranje složenih i zamršenih definicija, posebice:
Ponekad žele naglasiti da skup sekvencijalnih akcija zapravo ima složenu logičku i vremensku strukturu (logički prijelazi, petlje, rukovanje iznimkama, itd.);
Od širenja sistemskog pristupa u upravljanju, postoji tendencija da se procesi promatraju kao elementi sustava koji transformiraju input sustava u njegov output;
S pojavom reinženjeringa i pojma "poslovni proces", stručnjaci su sve češće počeli analizirati procese s poslovnog gledišta.
u modernoj literaturi pojmovi “proces” i “poslovni proces” znače približno isto. S tim u vezi, postoje najmanje dvije mogućnosti njihove zajedničke upotrebe:
U prvom slučaju, pojmovi "proces" i "poslovni proces" smatraju se ekvivalentnima i međusobno zamjenjivima (kao što to čine mnogi stručnjaci za poslovne procese);
U drugom slučaju predlaže se kriterij uz pomoć kojeg se provodi diferencijacija „procesa” i „poslovnih procesa”.
Postoji nekoliko pravila koja se mogu slijediti pri odvajanju SBP-a od sustava procesa (SP):
Preporučljivo je ograničiti SBP na dvije razine vertikalne strukture zajedničkog pothvata, nazivajući ih, na primjer, "poslovni procesi" i "vrste aktivnosti";
Preporučljivo je odabrati razine uzimajući u obzir ovlasti vlasnika UPS-a. Na primjer, sustav upravljanja poslovnim procesima (BPS) upravitelja banke i BPS voditelja odjela banke imat će značajno različite BPS;
Preporučljivo je ograničiti SBP na najviše 20 poslovnih procesa. Optimalan broj, prema autoru, je od 7 do 15 poslovnih procesa;
Preporučljivo je ograničiti veličinu svakog poslovnog procesa unutar SBP-a na najviše 50 vrsta aktivnosti. Optimalan broj, prema autoru kolegija, je od 15 do 30 vrsta aktivnosti.
SMS je podsustav sustava upravljanja organizacijom kao cjelinom. U pravilu, prilikom odvajanja SMS-a u zasebno područje upravljanja, za SMS se postavljaju dva glavna cilja:
1) osigurati konkurentnost poslovnih procesa;
2) osigurati nesmetano odvijanje poslovnih procesa.
Za postizanje prvog cilja, SMS mora riješiti probleme dugoročnog poboljšanja poslovnih procesa i razvoja sredstava za unapređenje poslovnih procesa.
Za postizanje drugog cilja, SMS bi trebao biti usmjeren na održavanje postojećeg funkcioniranja poslovnih procesa i prilagodbu poslovnih procesa promjenama u vanjskom i unutarnjem okruženju organizacije. Naravno, iu ovom slučaju potrebno je riješiti problem razvoja sredstava za održavanje i prilagodbu.
Da biste razumjeli kako SBP rješava zadatke, zapamtite da kontrolni objekt - SBP - ima dva lica: SBP predložak i SBP instancu. SBP predložak, kao i obično, model je SBP-a koji se koristi, a SBP instanca je pravi SBP, kojim upravlja vlasnik SBP-a.
Prisutnost dvaju lica kontrolnog objekta - predloška i instance - omogućuje vlasniku SBP-a kontrolu nad objektom u dva smjera: u svrhu izmjene SBP predloška i u svrhu promjene parametara SBP instanca. Vlasnik SBP-a prvi smjer može koristiti za dugoročno unapređenje poslovnih procesa i prilagodbu poslovnih procesa promjenama u vanjskom i unutarnjem okruženju, a drugi – za kontinuirano upravljanje poslovnim procesima kao i inače.
Treba napomenuti da se SBP predložak obično mijenja mnogo puta tijekom životnog ciklusa SBP instance. S tim u vezi, SBP predložak mora dodatno sadržavati algoritam za prijelaz SBP instance iz jednog predloška u drugi.
Što se tiče razvoja sredstava za poboljšanje, održavanje i prilagodbu SBP-a, zapravo govorimo o poboljšanju procesa poboljšanja, održavanja i prilagodbe. Riječ je o sljedećoj, višoj razini upravljanja poboljšanjima, čiji su alati prije svega automatizacija poslovnih procesa, kao i automatizacija alata za dizajn, implementaciju, praćenje, analizu i evaluaciju poslovnih procesa.
Imajte na umu da upravljanje SBP instancom također uključuje dva smjera:
1) upravljanje svakim poslovnim procesom zasebno;
2) upravljanje vezama između pojedinih poslovnih procesa.
O prvom smjeru će se detaljnije raspravljati u sljedećem odjeljku. Što se tiče upravljanja vezama između pojedinih poslovnih procesa, kao što je više puta navedeno, te veze predstavljaju veze između izlaza jednih poslovnih procesa i ulaza drugih. Obično se revidiraju puno rjeđe od samih poslovnih procesa.
Zaključno, dajemo definiciju pojma „sustav upravljanja poslovnim procesima“ (točnije „sustav upravljanja poslovnim procesima“, ili BMS), u skladu s gornjim obrazloženjem:
SMS je ciljno orijentirani sustav s povratnom spregom, čiji je objekt upravljanja SBP, a proces upravljanja je skup međusobno povezanih radnji vlasnika SBP-a, osiguravajući takve promjene parametara objekta upravljanja koje su potrebne za postizanje ciljevi organizacije.
Može se dati kraća definicija: SMS je sustav upravljanja unutar kojeg vlasnik SBP-a osigurava funkcioniranje i unapređenje SBP-a za postizanje ciljeva organizacije.
Menadžment je mehanizam utjecaja na djelovanje, ponašanje i djelovanje osobe, društvenih skupina i zajednica. Nastaje na temelju utjecaja moći, karakterizira temelje, principe, strukturu interakcije različitih sustava objekata. Sustavno-integrativna priroda menadžmenta uvjetuje potrebu za sustavnim pristupom kako njegovom istraživanju (kognitivna aktivnost), tako i praktičnoj organizaciji samog procesa upravljanja (aktivnost transformacije upravljanog objekta). Aktivni transformativni utjecaj od strane subjekta upravljanja, usmjeren na objekt, može dovesti do pojave nove sustavne kvalitete ne samo u upravljanom objektu, već iu samom subjektu.
Pojam sustava jedna je od najrasprostranjenijih kategorija u suvremenoj znanstvenoj literaturi. U teoriji sustava, to se promatra kao uredan teorijski okvir za opisivanje općih odnosa i međuovisnosti stvarnog svijeta. Postoje mnoge definicije pojma "sustav", koje se mogu podijeliti u tri glavne skupine.
Jedna skupina znanstvenika promatra sustav kao skup procesa i pojava, kao i veza među njima, koji postoje objektivno, neovisno o promatraču. Zadatak potonjeg je izolirati ovaj sustav od okoline: minimalno odrediti njegove ulaze i izlaze, a maksimalno analizirati njegovu strukturu, otkriti mehanizam funkcioniranja i na temelju toga utjecati na njega u pravi smjer. Ovdje je sustav predmet proučavanja i upravljanja.
Druga skupina znanstvenika karakterizira sustav kao alat, način proučavanja društvenih procesa i pojava. Istraživač rekonstruira i konstruira društveni sustav kao apstraktni odraz stvarnih objekata. U ovoj interpretaciji sustav se poistovjećuje s pojmom modela.
Treća skupina znanstvenika predstavlja sustav kao kompromis između prva dva gledišta. Sustav je ovdje umjetno stvoren kompleks elemenata (na primjer, grupe ljudi, tehnička sredstva znanstvenih teorija itd.), Osmišljen za rješavanje određenih organizacijskih, ekonomskih, tehničkih problema. Posljedično, ovdje istraživač ne samo da izdvaja sustav iz okoline, već ga i stvara i sintetizira. Sustav je stvarni objekt i ujedno apstraktan odraz povezanosti stvarnosti. Upravo takvo tumačenje sustava daje sistemski inženjering.
Međutim, između ova tri gledišta definiranja pojma “sustava” nema neprobojnih granica. Dakle, sustav je skup elemenata koji međusobno djeluju i koji su u međusobnim odnosima i vezama, čineći holističku formaciju. Sustavni pristup uključuje sveobuhvatno proučavanje predmeta koji se proučava kao jedinstvene cjeline.
U svim slučajevima pojam sustava uključuje ideju cjeline koja se sastoji od međusobno povezanih, međusobno povezanih, međuovisnih dijelova, a njihova svojstva ovise o sustavu kao cjelini, a svojstva sustava ovise o svojstvima tih dijelova. U upravljanju sustavski pristup znači prepoznavanje da je svaki objekt (organizacija, institucija itd.) sustav koji se sastoji od zasebnih dijelova od kojih svaki ima svoje ciljeve zbog relativne autonomije. Menadžer mora shvatiti: postizanje ukupnih ciljeva organizacije moguće je samo ako se ona promatra kao jedinstveni integrirani sustav. Razumijevajući to i uvažavajući ulogu i značaj međudjelovanja svih njezinih strukturnih dijelova, moći će ih objediniti na određenoj osnovi koja će omogućiti organizaciji kao cjelini učinkovito postizanje ciljeva.
Svaki stvarni (ne apstraktni) sustav prolazi kroz promjene, prelazi iz jednog stanja u drugo. U tom slučaju postoji interakcija ne samo između pojedinih dijelova sustava, već i s okolinom, pri čemu se masa, energija i informacija (struktura, uređenost) prenose u prostoru i vremenu. Štoviše, treba imati na umu da udio ovog trostrukog procesa u različitim trenucima promjena u sustavu može imati suprotne rezultate (oblik): degradacija (uništenje sustava, njegov prijelaz u manje uređeno stanje, povećanje entropije) ili razvoj (kompliciranje sustava, gomilanje informacija, prijelaz u uređenije stanje). Istodobno, moguć je i treći rezultat: privremena ravnoteža između sustava i okoline, zbog koje sustav određeno vrijeme ili ostaje relativno nepromijenjen ili doživljava samo reverzibilne promjene koje ne narušavaju niti njegovu cjelovitost niti njegovu strukturu. .
Sustavi pri čijem se proučavanju mogu zanemariti njihove promjene tijekom vremena nazivaju se statičkim sustavima (zgrada, struktura itd.). Konvencionalnost takve definicije je očita, ali za rješavanje niza problema, uglavnom u teorijskoj i strukturnoj mehanici, ona se pokazuje potrebnom.
Sustavi čije je stanje odnos s okolinom, veze među elementima (podsustavi) itd. - mijenjaju se tijekom vremena, nazivaju se dinamički sustavi. Dinamički sustavi mogu biti reverzibilni i ireverzibilni. Uvođenje koncepta dinamičkog sustava omogućuje nam formuliranje niza problema koji se neizbježno pojavljuju pri proučavanju varijabilnosti društvenih sustava. Ako sustave promatramo apstrahirano od okoline, tada se, s jedne strane, elementi (podsustavi) danog sustava mogu mijenjati; s druge strane, veze, odnosi između elemenata (podsustava). Razlozi za te promjene mogu biti ugrađeni kako u sam sustav tako i određeni utjecajem na njega drugih sustava koji tvore vanjsku okolinu u odnosu na njega.
Promjenjivost sustava pretpostavlja postojanje pojma stanja sustava. U ovom slučaju, stanje se shvaća kao skup vrijednosti parametara sustava fiksiranih u određenom trenutku u vremenu. Parametri mogu biti bilo koje bitne karakteristike sustava koje su od interesa za istraživača i koje je moguće mjeriti (promatrati), uključujući vanjske utjecaje na sustav i njegove povratne informacije, odnosno njegov utjecaj (povratne informacije) na okolinu ili druge sustave.
U okviru sistemskog pristupa proučava se ponašanje objekta, apstrahirano od njegove unutarnje strukture. Ovo se mora imati na umu za znanstveno razumijevanje predmeta koji se proučava, jer sustav nije određen pojedinačnim, već sistemskim objektima, svojstvima i vezama. Objekti sustava su: ulaz, izlaz, proces, povratna sprega, kriterij i ograničenja. Ulaz je ono što prethodi procesu; to je bilo koji događaj izvan objekta koji na bilo koji način mijenja ovaj objekt. Postoje dvije vrste ulaza - tzv. procesor i radnik. Procesor se odnosi na sve što vrši obradu, a radni input na ono na čemu se vrši obrada. Izlaz je rezultat ili konačno stanje procesa; to je svaka promjena koju proizvodi objekt u okruženju.
Jasno je da su objekti sustava konstantni i imaju specifične funkcije, ali je njihova uloga u analizi sustava drugačija.
Sustavni pristup formiran je u upravljanju, s jedne strane, kao rezultat generaliziranja iskustva stručnjaka u proučavanju specifičnih operacija; s druge strane, zbog razvoja opće teorije sustava, teorije automatske regulacije i upravljanja, kibernetike, sinergetike, koje su dale metodološki aparat za povezivanje heterogenih zadataka upravljanja u jedinstvenu cjelinu.
Opće je prihvaćeno da metodologija sustava predstavlja najuređeniju, pouzdanu osnovu za upravljanje složenim područjima međusobno povezanih aktivnosti, koja omogućuje otkrivanje i analizu komponenti koje čine sustav, te njihovo dosljedno međusobno kombiniranje. Kod sustavskog pristupa upravljanju pretpostavlja se da je svaka organizacija sustav, čiji svaki element ima svoje specifičnosti i funkcionalno definirane organizacijske ciljeve. Sukladno tome, zadatak upravljanja svodi se na diferencijaciju i integraciju sustavotvornih elemenata, što je moguće provesti pod uvjetom da će im svaki menadžer u rješavanju pitanja iz svoje nadležnosti pristupiti sa stajališta analize i sinteze sustava.
1 .2 Opće karakteristike sistemskog pristupa
Sistemski pristup je metodologija za razmatranje različitih vrsta kompleksa, koja omogućuje dublje i bolje razumijevanje njihove suštine (strukture, organizacije i drugih značajki (i pronalaženje optimalnih načina i metoda utjecaja na razvoj takvih kompleksa i sustava upravljanja njima).
Sustavni pristup nužan je uvjet za korištenje matematičkih metoda, ali njegov značaj nadilazi to. Sistemski pristup je sveobuhvatan, integrirani pristup. To uključuje cjelovito razmatranje specifičnih karakteristika odgovarajućeg objekta, koje određuju njegovu strukturu, a time i organizaciju.
Svaki sustav ima svoje inherentne karakteristike, svoj odgovor na kontrolu, svoje oblike mogućeg odstupanja od programa, svoju sposobnost da odgovori na različite vrste utjecaja.
Proizvodni objekti su složeni hijerarhijski sustavi koji se sastoje od skupa međusobno povezanih i međuovisnih podsustava: poduzeće, radionica, proizvodni prostor, prostor čovjek-stroj.
Posao na organizaciji i vođenju proizvodnje sastoji se od projektiranja i osiguranja funkcioniranja sustava. To uključuje:
Utvrđivanje prirode odnosa između elemenata sustava (podsustava) i kanala kojima se odvijaju komunikacije unutar sustava;
Stvaranje uvjeta za usklađen razvoj elemenata sustava i postizanje ciljeva kojima je namijenjen;
Stvaranje mehanizma za osiguranje te koordinacije;
Organizacijska struktura organa upravljanja, razvoj metoda i tehnika upravljanja sustavom.
Sustavni pristup upravljanju proizvodnjom (organizacijom) najrašireniji je u SAD-u i koristi se u gotovo svim zemljama. Uključuje promatranje poduzeća kao složenog sustava koji se sastoji od različitih podsustava, čije funkcije ovise o ciljevima i ciljevima koji stoje pred svakim od podsustava. Time se određuje klasifikacija podsustava koji čine ili organizacijsku strukturu poduzeća ili proizvodnu strukturu.
Pojam sustava pretpostavlja da su svi njegovi podsustavi usko međusobno povezani i imaju raznolike veze s vanjskim okruženjem. Poduzeće se promatra kao organizacija koja je skup međusobno povezanih elemenata. U isto vrijeme, unutarnja struktura organizacijskog sustava omogućuje relativnu autonomiju podsustava koji čine hijerarhiju podsustava.
Sistemski pristup pretpostavlja postojanje posebnog jedinstva sustava s okolinom, koja se definira kao skup vanjskih elemenata koji utječu na međudjelovanje elemenata sustava.
Za izražavanje suštine sustava koriste se različita sredstva: grafička, matematička, matrična, “stablo odlučivanja” itd. Svako od ovih sredstava ne može u potpunosti odražavati suštinu sustava, koja se sastoji u međusobnoj povezanosti njegovih elemenata.
Sveobuhvatno proučavanje veza između elemenata (podsustava) potrebno je za izgradnju modela objekta upravljanja – tvrtke ili poduzeća. Eksperimenti s modelom omogućuju poboljšanje upravljačkih odluka, odnosno pronalaženje najučinkovitijeg načina za postizanje zajedničkih ciljeva.
Sustavni pristup upravljanju proizvodnjom temelji se na činjenici da je izrada planova diverzificirane i decentralizirane proizvodnje podređena interesima međudjelovanja proizvodnih jedinica koje čine proizvodni (operativni) sustav. Ovaj pristup razvijen je korištenjem računalne tehnologije i stvaranjem centraliziranih informacijskih sustava.
Korištenje računalne tehnologije koja se temelji na sustavnom pristupu omogućuje poboljšanje metoda i strukture upravljanja proizvodnjom.
Sustavni pristup upravljanju uključuje razmatranje upravljanja kao procedure ili procesa za donošenje upravljačkih odluka.
1.3 Teorija sustava
Teoriju sustava razvio je Ludwig von Bertalanffy u 20. stoljeću. Teorija sustava bavi se analizom, dizajnom i funkcioniranjem sustava – neovisnih gospodarskih cjelina koje tvore međusobno povezani, međusobno povezani i međuovisni dijelovi. Jasno je da svaki organizacijski oblik poslovanja ispunjava ove kriterije i da se može proučavati korištenjem koncepata i alata teorije sustava.
Svako poduzeće je sustav koji pretvara skup resursa uloženih u proizvodnju - troškove (sirovine, strojevi, ljudi) u dobra i usluge. Djeluje unutar većeg sustava vanjskopolitičkog, gospodarskog, društvenog i tehničkog okruženja, u kojem neprestano ulazi u složene interakcije. Uključuje niz podsustava koji su također međusobno povezani i međusobno djeluju. Disfunkcija u jednom dijelu sustava uzrokuje probleme u drugim dijelovima. Na primjer, velika banka je sustav koji djeluje unutar svog šireg okruženja, s kojim je u interakciji, povezan je s njim i na njega utječe. Odjeli i podružnice banke su podsustavi koji moraju međusobno djelovati bez sukoba kako bi banka kao cjelina radila učinkovito. Ako nešto pođe po zlu u podsustavu, to će na kraju (ako se ne provjeri) utjecati na performanse banke kao cjeline.
Osnovni pojmovi i karakteristike opće teorije sustava: Komponente sustava (elementi, podsustavi). Svaki sustav, bez obzira na otvorenost, definiran je svojim sastavom. Te komponente i veze između njih stvaraju svojstva sustava, njegove bitne karakteristike.
Granice sustava su razne vrste materijalnih i nematerijalnih ograničenja koja udaljavaju sustav od vanjske okoline. Sa stajališta opće teorije sustava, svaki je sustav dio većeg sustava (koji se naziva supersustav, nadsustav, nadsustav). Zauzvrat, svaki sustav se sastoji od dva ili više podsustava.
Sinergija (od grčkog - djelujući zajedno). Ovaj koncept se koristi za opisivanje pojava u kojima je cjelina uvijek veća ili manja od zbroja dijelova koji čine cjelinu. Sustav funkcionira sve dok odnosi između komponenti sustava ne postanu antagonistički.
Ulaz - Transformacija - Izlaz. Organizacijski sustav u dinamici se prikazuje kao tri procesa. Njihova interakcija proizvodi ciklus događaja. Svaki otvoreni sustav ima ciklus događaja. Sa sustavnim pristupom, proučavanje karakteristika organizacije kao sustava postaje važno, tj. karakteristike ulaza, procesa (transformacije) i karakteristike izlaza. U sustavnom pristupu koji se temelji na marketinškim istraživanjima prvo se ispituju izlazni parametri, tj. roba ili usluga, odnosno što proizvoditi, s kojim pokazateljima kvalitete, uz koje troškove za marketinško istraživanje, prvo se ispituju izlazni parametri, tj. robu ili usluge, odnosno što proizvoditi, s kojim pokazateljima kvalitete, po kojoj cijeni, za koga, u kojem roku prodavati i po kojoj cijeni. Odgovori na ova pitanja moraju biti jasni i pravovremeni. Rezultat bi u konačnici trebali biti konkurentni proizvodi ili usluge. Zatim se određuju ulazni parametri, tj. ispituje se potreba za resursima (materijalnim, financijskim, radnim i informacijskim), koja se utvrđuje nakon temeljitog proučavanja organizacijske i tehničke razine promatranog sustava (razina opreme, tehnologije, značajke organizacije proizvodnje, rada i upravljanje) i parametri vanjskog okruženja (ekonomski, geopolitički, društveni, ekološki itd.). I na kraju, ne manje važno je proučavanje parametara procesa koji resurse pretvara u gotove proizvode. U ovoj se fazi, ovisno o predmetu proučavanja, razmatra proizvodna tehnologija ili tehnologija upravljanja te čimbenici i načini njezina poboljšanja.
Ciklus života. Svaki otvoreni sustav ima životni ciklus: nastanak => formiranje => funkcioniranje => kriza => kolaps
Sustavotvorni element je element sustava o kojem uvelike ovisi funkcioniranje svih ostalih elemenata i opstojnost sustava u cjelini.
Obilježja otvorenih organizacijskih sustava.
Prisutnost petlje događaja.
Negativna entropija (neentropija, antientropija)
a) entropija se u općoj teoriji sustava shvaća kao opća tendencija organizacije da umre;
b) otvoreni organizacijski sustav, zbog svoje sposobnosti posuđivanja potrebnih resursa iz vanjskog okruženja, može se suprotstaviti ovoj tendenciji. Ta se sposobnost naziva negativnom entropijom;
c) otvoreni organizacijski sustav pokazuje sposobnost doživljavanja negativne entropije, a zahvaljujući tome neki od njih žive stoljećima;
d) za komercijalnu organizaciju, glavni kriterij negativne entropije je njena održiva profitabilnost u značajnom vremenskom intervalu.
Povratne informacije. Povratne informacije se odnose na informacije koje generira, prikuplja i koristi otvoreni sustav za praćenje, procjenu, kontrolu i ispravljanje vlastitih aktivnosti. Povratne informacije omogućuju organizaciji primanje informacija o mogućim ili stvarnim odstupanjima od zadanog cilja i pravovremene promjene u procesu svog razvoja. Nedostatak povratne informacije dovodi do patologije, krize i kolapsa organizacije. Ljudi u organizaciji koji prikupljaju i analiziraju informacije, tumače ih i sistematiziraju tokove informacija imaju ogromnu moć.
Otvorene organizacijske sustave karakterizira dinamička homeostaza. Proces održavanja ravnoteže od strane same organizacije naziva se dinamička homeostaza. Otvorene organizacijske sustave karakterizira diferencijacija - tendencija rasta, specijalizacije i podjele funkcija među različitim komponentama koje tvore određeni sustav. Diferencijacija je odgovor sustava na promjene u vanjskom okruženju.
Ekvifinalnost. Otvoreni organizacijski sustavi sposobni su, za razliku od zatvorenih sustava, ostvariti svoje ciljeve na različite načine, krećući se prema tim ciljevima iz različitih početnih uvjeta. Ne postoji niti može postojati jedna jedina i najbolja metoda za postizanje cilja. Cilj se uvijek može postići na različite načine, a prema njemu možete ići različitim brzinama.
Upravljačko odlučivanje je izbor jednog pravca djelovanja među alternativnim opcijama. Upravljačka odluka odnosi se na radnje menadžera kako bi odabrao optimalnu akciju kada su dostupne najmanje dvije mogućnosti. Složenost izbora rješenja raste kako se povećava broj opcija. Potreba za donošenjem odluka određena je prisutnošću problema u proizvodnim i komercijalnim aktivnostima poduzeća.
Proces donošenja upravljačkih odluka uključuje sljedeće faze:
Analiza opcija;
Procjena postignuća i gubitaka za svaku opciju;
Procjena stvarnih rezultata provedenih odluka.
Svakoj upravljačkoj odluci prethodi ekonomska analiza s ciljem istraživanja opcija. Kriterij odluke je odabrati najekonomičniju opciju.
Sve veća uloga ekonomske analize u donošenju odluka dovela je do korištenja sistemske analize, što je bilo posljedica temeljnih promjena u upravljanju proizvodnjom, i to:
Prijelaz s trenutnog upravljanja procesima na strateško, dugoročno upravljanje;
Prijelaz iz izoliranih privatnih podsustava u složeni sustav;
Povećanje fleksibilnosti i učinkovitosti u razvoju novih proizvoda, procesa, tržišta;
Prijelaz s analize pojedinačnih slučajeva na sustavnu analizu mogućnosti rješenja;
Prijelaz s brojanja pojedinačnih elemenata učinkovitosti na sveobuhvatnu procjenu svih čimbenika;
Primjena tekućeg upravljanja temeljena na korištenju računalne tehnologije i ekonomsko-matematičkih metoda.
Najvažniji zahtjev za menadžment postao je pripremanje i donošenje racionalnih odluka temeljenih na ekonomskoj analizi korištenjem računalne tehnologije.
Racionalna odluka je izbor potkrijepljen rezultatima objektivne analize. Za razliku od odluke temeljene na prosudbi, racionalna odluka ne ovisi o prošlom iskustvu.
Ekonomska analiza odnosi se na brojne metode za procjenu troškova i koristi, kao i relativne profitabilnosti poslovanja.
U procesu ekonomske analize utvrđuju se ciljevi, utvrđuju njihovi prioriteti, odnosi i proturječja. Na temelju ciljeva razvijaju se strategije razvoja tvrtke, proizvodnog odjela i poduzeća. Struktura poduzeća promatra se kao derivat njegovih ciljeva. Ono što je uvedeno sustavnim pristupom bilo je utemeljenje potrebe za fleksibilnom organizacijskom strukturom i mogućnosti njezinog programskog restrukturiranja.
Najvažnije načelo u ovom smjeru smatra se načelo organizacije dizajna, proizvodnje, koje se koristi u mnogim najvećim američkim tvrtkama i japanskim tvrtkama.
Projektni proizvodni sustav je vrsta proizvodnog procesa u kojem je svaka jedinica proizvodnje jedinstvena po svom dizajnu, izvršenom zadatku, lokaciji ili nekoj drugoj važnoj karakteristici.
Organizacija projekta uvodi se na horizontalnoj razini upravljanja poduzećem, prelazeći tradicionalne vertikalne linije subordinacije. U ovom slučaju formira se matrična struktura koja podrazumijeva mogućnost uključivanja jednog odjela (elementa) u sferu dvaju ili više podsustava.
Tri su faze u projektiranju proizvodnih sustava:
Identificiranje i definiranje problema;
Modeliranje;
Prikupite i koristite podatke za poboljšanje dizajna sustava.
Sustavni pristup podrazumijeva usku povezanost ciljeva i programa, planova i njihove provedbe. Istodobno se rješava glavno pitanje raspodjele i korištenja resursa, što se očituje u proračunu i financijskim izvješćima te daje informacije potrebne za racionalno planiranje proizvodnje.
Sistemski pristup neraskidivo je povezan s razvojem disciplina kao što su kibernetika, analiza sustava, operacijsko istraživanje i teorija odlučivanja. Ujedinjuje ih jedinstvena metodologija povezana s konceptom sustava i objekta ne kao jednostavnog zbroja njegovih sastavnih elemenata, već kao jedinstvene cjeline u razvoju.
U odnosu na menadžment u suvremenim uvjetima, metode sistemske analize operacijskog istraživanja, sustavne metode intra-kompanijskog menadžmenta, koje uključuju: menadžment prema ciljevima, projektni menadžment, metode razvoja organizacije (promjene u strukturi, sustavima, procedurama i ponašanju tvrtka), razvijeni su.
Sustavna analiza u upravljanju ima za cilj donositeljima odluka dati preporuke za odabir ciljeva i strategija (matematičkim metodama) usmjerenih na povećanje učinkovitosti proizvodnje. Analiza sustava uključuje usporedbu alternativnih smjerova djelovanja u smislu troškova i učinkovitosti u postizanju određenog cilja. Obično se takva usporedba provodi u obliku pronalaženja alternative koja osigurava minimalne troškove za postizanje određenih navedenih rezultata ili, obrnuto, pokušaj je maksimiziranja određenog prirodnog pokazatelja rezultata izvedbe uz prisutnost ograničenja troškova sredstava. Izrada takvih procjena naziva se analiza troškovne učinkovitosti. Različite alternative se testiraju kroz modele koji pokazuju kakve se posljedice mogu očekivati od slijeđenja svake alternative, odnosno kolika je razina troškova i koliki je stupanj ostvarenja svakog od navedenih ciljeva. Zatim se koristi kriterij za vaganje troškova u odnosu na koristi kako bi se alternative mogle rangirati po preferencijalnom redu.
Proces analize uključuje:
Formuliranje problema;
Odabir ciljeva;
Izrada alternativa;
Prikupljanje podataka; građevni modeli;
Vaganje troškova i koristi.
Proces analize je podijeljen u tri faze:
Formuliranje problema - razjašnjene su polazne postavke, zacrtan opseg istraživanja, određeni elementi analize;
Istraživanje – prikupljanje informacija i razvoj alternativa;
Evaluacija alternativa.
Elementi analize su:
Svrha donositelja odluka. To uključuje utvrđivanje mjere u kojoj je cilj stvarno postignut pod različitim opcijama odlučivanja;
Alternative su načini za postizanje ciljeva, strategije s kojima možete postići svoje ciljeve učinkovito i uz minimalne troškove;
Troškovi su resursi koji se mogu koristiti za postizanje određenih ciljeva i ne mogu se dalje koristiti u druge svrhe. Većina troškova ima novčanu vrijednost, a prava mjera troškova izražena je u onim prilikama koje su izgubljene korištenjem resursa;
Model je pojednostavljeni prikaz uzročno-posljedičnih odnosa korištenjem matematičkih jednadžbi, računalnih programa i verbalnog opisa situacije, koji omogućuje procjenu nadolazećih troškova za svaku opciju, kao i stupanj do kojeg je namjeravana rezultati će biti postignuti;
Kriterij je pravilo prema kojem se alternative rangiraju prema redoslijedu prednosti. Pruža sredstvo za vaganje troškova i učinkovitosti.
U procesu analize sustava razmatra se problem kao cjelina u uvjetima u kojima on stvarno nastaje. Iz čega slijedi:
Sustavno proučavanje ciljeva koji stoje pred donositeljima odluka i traženje razumnog kriterija za procjenu tih odluka;
Usporedba (kvantitativna) troškova, učinkovitosti, rizika i vremena za svaku opciju strategije za postizanje ciljeva;
Pokušaj stvaranja boljih alternativa i odabir drugih ciljeva ako nakon provjere prethodnih ciljeva to postane potrebno.
Zbog sve veće složenosti proizvodnog procesa, s jedne strane, te utjecaja vanjskih čimbenika, s druge strane, sve je veća važnost dugoročnog strateškog planiranja. S tim u vezi, od posebne je važnosti razvoj metoda analize sustava za potkrepljivanje upravljačkih odluka. Uključuje korištenje jedinstvenog pristupa odabiru ciljeva, jer se pri rješavanju problema upravljanja otkriva višestrukost i nedosljednost ciljeva koje treba razjasniti i potreba za njihovim rangiranjem.
Analiza sustava u upravljanju daje sveobuhvatnu procjenu isplativosti novih ulaganja, sveobuhvatno sagledavanje faktora, poboljšanje novih informacijskih tokova te jamči veću stabilnost sustava i optimizaciju donesenih odluka.
Najvažniji zadatak analize sustava je razviti strukturu procesa donošenja odluka kroz temeljito proučavanje svih postojećih čimbenika, uključujući one intuitivne, koji utječu na situaciju.
Postupak analize sustava određen je sljedećim načelima:
Održavati sigurnost u svim aspektima analize;
Definirajte ciljeve;
Kvantificirati sve ključne čimbenike vezane uz rješavanje problema;
Odredite ekonomske posljedice svake razmatrane alternative.
Razlika između metoda operacijskog istraživanja i analize sustava ima određeno metodološko značenje.
Operacijska istraživanja uključuju proučavanje svrhovitih radnji i procesa koji su podložni logičkoj i matematičkoj formalizaciji, što je u praksi izravno povezano s kvantitativnim metodama.
Glavni alat operacijskog istraživanja je model. Matematički operativni modeli koriste se za rješavanje širokog spektra problema upravljanja, koji su ujedinjeni prisutnošću određenog kriterija optimalnosti. Najčešći zadaci ove vrste uključuju izradu rasporeda proizvodnje, transportne zadatke, zadatke upravljanja zalihama i učinkovitu raspodjelu resursa.
Metode operacijskog istraživanja uključuju sustavni pristup, predstavljanje funkcionalnih odnosa u obliku matematičkih modela kako bi se dobila kvantitativna osnova za donošenje odluka.
Operacijsko istraživanje ima krajnji rezultat odabira optimalnog rješenja iz unaprijed određenog niza alternativnih rješenja.
Tako je za operacijska istraživanja najtipičniji problem učinkovita alokacija ograničenih resursa s poznatim kriterijima učinkovitosti koji jasno odgovaraju postavljenim ciljevima. Modeli operacijskog istraživanja omogućuju poboljšanje upravljačkih odluka uglavnom u području operativnog upravljanja (regulacije) proizvodnih aktivnosti. Računalno modeliranje u suvremenim uvjetima postalo je najmoćniji alat u sustavu operativnog upravljanja proizvodnjom.
Koncept upravljanja sustavom karakterizira korištenje sistemskog pristupa kao općeg koncepta upravljanja. Isto vrijedi i za korištenje informacijskih i računalnih sustava.
Osnova za primjenu sustavnog pristupa upravljanju je informacijski sustav koji se smatra modelom sustava upravljanja. Budući da je informacija sredstvo kombiniranja elemenata odlučivanja. Primjena računala u području operativnog upravljanja proizvodnjom od iznimne je važnosti. Budući da se osnovne informacije mogu kvantitativno interpretirati. Međutim, mogućnosti računala su ograničene za rješavanje problema na najvišim razinama upravljanja, u pitanjima koordinacije različitih funkcija i odjela. U ovom slučaju govorimo uglavnom o ograničenjima ne tehničke, već društveno-ekonomske prirode. Činjenica je da uz formalne veze u organizaciji uvijek postoje i neformalne veze koje se ne odražavaju na organizacijsku strukturu.
Neki znanstvenici u SAD-u smatraju da svaki dobar menadžer stoljećima koristi sistemski pristup, da je on nov za znanost, ali ne i za poslovno upravljanje. Nerijetko grupa analitičara na računalima izračunava modele i donosi odluke koje se praktički ne razlikuju od običnih zdravorazumski diktiranih odluka, ali zahtijevaju puno vremena i novca. S tim u vezi, velike tvrtke veću pozornost posvećuju raspodjeli sudjelovanja analitičara i menadžera u procesu donošenja odluka. Pritom menadžeri moraju precizno formulirati svoje potrebe za analizom, a analitičari na temelju tih potreba graditi modele temeljene na stvarnim uvjetima koji zahtijevaju pravovremene odluke.
Proučavanje objekata i pojava kao sustava uzrokovalo je formiranje novog pristupa u znanosti - sistemskog pristupa.
Sistemski pristup je konkretna znanstvena metoda dijalektičko-materijalističke metodologije koja ima općeznanstveno značenje.
Zbog svoje visoke općenitosti sustavski pristup temelji se na nizu načela dijalektike: povezanosti i razvoja, ovisnosti (povezanosti) i neovisnosti (autonomije), kvalitativne razlike između dijela i cjeline. Međutim, sustavna metoda, čak iu provedbi ovih načela, već je dijalektika. Posebno možemo istaknuti princip razvoja koji je u sustavnoj metodi predstavljen samo kroz kretanje i promjenu. Ali načelo negacije u razvoju nije konstruktivno uključeno u sistemski pristup.
Sustavski pristup kao opće metodološko načelo koristi se u različitim granama znanosti i ljudske djelatnosti. Epistemološka osnova (epistemologija je grana filozofije koja proučava oblike i metode znanstvenog znanja) je opća teorija sustava koju je započeo australski biolog L. Bertalanffy. Svrhu ove znanosti vidio je u traženju strukturne sličnosti zakona utvrđenih u različitim disciplinama, na temelju kojih se mogu izvesti obrasci za cijeli sustav.
S tim u vezi, sistemski pristup predstavlja jedan od oblika metodološkog znanja povezanog s istraživanjem i stvaranjem objekata kao sustava, a odnosi se samo na sustave (prva značajka sistemskog pristupa).
Druga značajka sistemskog pristupa je hijerarhija spoznaje, koja zahtijeva proučavanje predmeta na više razina: proučavanje samog predmeta; vlastita razina; izučavanje istog predmeta kao elementa šireg sustava – viša razina i, konačno, izučavanje ovog predmeta u odnosu na elemente koji taj predmet čine – niža razina.
Sljedeća značajka sistemskog pristupa je proučavanje integrativnih svojstava i obrazaca sustava i kompleksa sustava, otkrivanje osnovnih mehanizama integracije cjeline. I, konačno, važna značajka sistemskog pristupa je njegova usmjerenost na dobivanje kvantitativnih karakteristika i stvaranje metoda koje sužavaju dvosmislenost pojmova, definicija i procjena. Drugim riječima, sustavni pristup zahtijeva razmatranje problema ne izolirano, nego u jedinstvu veza s okolinom, sagledavanje suštine svake veze i pojedinog elementa, te povezivanje općih i posebnih ciljeva. Sve to čini posebnu metodu razmišljanja koja vam omogućuje da fleksibilno reagirate na promjene u situaciji i donosite informirane odluke.
Uzimajući u obzir navedeno, definirat ćemo pojam sistemskog pristupa.
Sistemski pristup je pristup proučavanju objekta (problema, pojave, procesa) kao sustava u kojem se identificiraju elementi, unutarnje i vanjske veze koje najznačajnije utječu na proučavane rezultate njegova funkcioniranja, te ciljevi svakog elementa. određuju se na temelju opće namjene objekta .
U praksi, za provedbu sustavnog pristupa, potrebno je predvidjeti sljedeći redoslijed radnji:
Izjava problema istraživanja;
Identifikacija predmeta proučavanja kao sustava iz okoline;
Uspostava unutarnje strukture sustava i identificiranje vanjskih veza;
Definiranje (ili postavljanje) ciljeva za elemente na temelju očitovanog (ili očekivanog) rezultata cijelog sustava kao cjeline;
Izrada modela sustava i provođenje istraživanja na njemu.
Trenutno su mnogi radovi posvećeni istraživanju sustava. Zajedničko im je da su svi posvećeni rješavanju problema sustava u kojima je predmet istraživanja predstavljen kao sustav.
Formuliranje ciljeva i pojašnjavanje njihove hijerarhije prije započinjanja bilo kakvih aktivnosti povezanih s upravljanjem, posebice donošenja odluka;
Postizanje ciljeva uz minimalne troškove kroz komparativnu analizu alternativnih načina i metoda postizanja ciljeva i donošenje odgovarajućih izbora;
Kvantitativna procjena (kvantifikacija) ciljeva, metoda i sredstava za njihovo postizanje, ne na temelju parcijalnih kriterija, već na širokoj i sveobuhvatnoj procjeni svih mogućih i planiranih rezultata aktivnosti.
Najšire tumačenje metodologije sistemskog pristupa pripada profesoru Ludwigu Bertalanffyju, koji je još 1937. godine iznio ideju opće teorije sustava.
Bertalanffy definira predmet opće teorije sustava kao formiranje i fiksiranje općih principa koji vrijede za sustave općenito. Posljedica prisutnosti zajedničkih svojstava sustava, napisao je, je manifestacija strukturnih sličnosti, ili izomorfizama, u različitim područjima. Ova korespondencija je uzrokovana činjenicom da se te jedinice mogu u nekim aspektima smatrati sustavima, onim kompleksima elemenata koji međusobno djeluju. Naime, slični koncepti, modeli i zakoni često su otkrivani u područjima vrlo udaljenim jedni od drugih, neovisno i na temelju potpuno različitih činjenica.
Zadaci sustava mogu biti dvije vrste: analiza sustava ili sinteza sustava.
Zadatak analize uključuje određivanje svojstava sustava na temelju njegove poznate strukture, a zadatak sinteze uključuje određivanje strukture sustava na temelju njegovih svojstava.
Zadaća sinteze je stvaranje nove strukture koja treba imati željena svojstva, a zadaća analize proučavanje svojstava već postojeće tvorevine.
Analiza i sinteza sustava uključuje proučavanje velikih sustava i složenih problema. N. N. Moiseev primjećuje: "Analiza sustava... zahtijeva analizu složenih informacija različite fizičke prirode." Na temelju toga F.I. Peregudov definira da je "...analiza sustava teorija i praksa poboljšanja intervencije u problematičnim situacijama." Razmotrimo značajke implementacije sistemskog pristupa. Svakoj studiji prethodi njezina formulacija iz koje treba biti jasno što treba učiniti i na temelju čega treba učiniti.
U formuliranju problema istraživanja potrebno je pokušati razlikovati opće i posebne planove. Općim planom određuje se vrsta zadatka – analiza ili sinteza. Određeni plan zadataka odražava funkcionalnu svrhu sustava i opisuje karakteristike koje treba proučavati.
Na primjer:
1) izraditi (generalni plan - sintezni zadatak) svemirski sustav za operativno motrenje zemljine površine (pojedini plan);
2) utvrditi (generalni plan - zadatak analize) učinkovitost, promatranje zemljine površine pomoću svemirskog sustava (partikularni plan).
Specifičnost formulacije problema uvelike ovisi o znanju istraživača i dostupnim informacijama. Ideja sustava se mijenja i to dovodi do toga da gotovo uvijek postoje razlike između postavljenog zadatka i problema koji se rješava. Kako bi bili beznačajni, formulacija problema mora se prilagoditi u procesu njegova rješavanja. Promjene će se uglavnom odnositi na pojedini plan formuliranog zadatka.
Osobitost izdvajanja objekta kao sustava iz okoline je u tome što je potrebno odabrati takve njegove elemente čije se aktivnosti ili svojstva očituju u području proučavanja ovog objekta.
Potreba za identificiranjem (ili stvaranjem) određene veze određena je stupnjem njezina utjecaja na karakteristike koje se proučavaju: one koje imaju značajan utjecaj treba zadržati. U slučajevima kada su veze nejasne, potrebno je konsolidirati strukturu sustava do poznatih razina i provesti istraživanje kako bi se naknadno detaljiziralo do potrebne razine. U strukturu sustava ne smiju se uvoditi elementi koji nemaju veze s drugima.
Ovim pristupom svaki sustav ili objekt smatra se skupom međusobno povezanih i međusobno djelujućih elemenata koji imaju ulaz, veze s vanjskim okruženjem, izlaz, cilj i povratnu spregu.
Prilikom provođenja studije sustava upravljanja, sistemski pristup uključuje razmatranje organizacije kao otvorenog višenamjenskog sustava koji ima određeni okvir koji međusobno djeluje, unutarnje i vanjsko okruženje, vanjske i unutarnje ciljeve, podciljeve svakog podsustava, strategije za postizanje ciljeva itd.
Štoviše, promjena jednog od elemenata bilo kojeg sustava uzrokuje promjenu ostalih elemenata i podsustava, što se temelji na dijalektičkom pristupu te međusobnoj povezanosti i međuovisnosti svih pojava u prirodi i društvu.
Sistemski pristup uključuje proučavanje cjelokupnog skupa parametara i pokazatelja funkcioniranja sustava u dinamici, što zahtijeva proučavanje unutarorganizacijskih procesa prilagodbe, samoregulacije, samoaktualizacije, predviđanja, planiranja, koordinacije, donošenja odluka. itd.
Sustavski pristup razmatra proučavanje određenog objekta kao sustava cjelovitog kompleksa međusobno povezanih i međudjelovajućih elemenata u jedinstvu s okolinom u kojoj se nalazi. Jedno od najvažnijih područja koje čini metodološku osnovu istraživanja relativno složenih sustava upravljanja je analiza sustava. Njegova je primjena relevantna za takve zadatke kao što su analiza i poboljšanje sustava upravljanja tijekom restrukturiranja organizacija, diversifikacije proizvodnje, tehničke ponovne opreme i drugih zadataka koji se stalno pojavljuju u tržišnim uvjetima, a time i dinamici vanjskog okruženja. Značajka analize sustava je njezina kombinacija različitih metoda analize s općom teorijom sustava, operacijskim istraživanjem i alatima za upravljanje hardverom i softverom.
Operacijska istraživanja kao znanstveni pravac koriste matematičko modeliranje procesa i pojava. Korištenje metoda operacijskog istraživanja u okviru sistemskog pristupa posebno je prikladno pri proučavanju organizacijskih sustava za donošenje optimalnih odluka. Iz navedenog proizlazi zaključak: uspostavljanje unutarnje strukture nije operacija samo u početnoj fazi istraživanja, ona će se pojašnjavati i mijenjati tijekom istraživanja. Ovaj proces razlikuje složene sustave od jednostavnih, u kojima elementi i veze među njima nisu operacija samo u početnoj fazi istraživanja, već će se usavršavati i mijenjati tijekom istraživanja. Ovaj proces razlikuje složene sustave od jednostavnih, u kojima se elementi i veze među njima ne mijenjaju tijekom cijelog ciklusa istraživanja.
U svakom sustavu, svaki element njegove strukture funkcionira na temelju neke svrhe. Prilikom identificiranja (ili postavljanja) treba se rukovoditi zahtjevom podređenosti općem cilju sustava. Ovdje treba napomenuti da ponekad privatni ciljevi elemenata nisu uvijek u skladu s konačnim ciljevima samog sustava.
Složeni sustavi se obično proučavaju pomoću modela. Svrha modeliranja je odrediti reakcije sustava na utjecaje, granice funkcioniranja sustava i učinkovitost upravljačkih algoritama. Model mora dopuštati mogućnost varijacija u broju elemenata i vezama među njima kako bi se proučavale različite mogućnosti izgradnje sustava. Proces proučavanja složenih sustava je iterativan. A broj mogućih aproksimacija ovisi o apriornom poznavanju sustava i strogosti zahtjeva za točnost dobivenih rezultata.
Na temelju provedenog istraživanja razvijene su preporuke:
Po prirodi interakcije između sustava i okoline;
Struktura sustava, vrste organizacije i vrste veza među elementima;
Zakon kontrole sustava.
Glavna praktična zadaća sistemskog pristupa u proučavanju sustava upravljanja je da, nakon što je otkrivena i opisana složenost, također opravda dodatne fizički ostvarive veze koje bi, kada bi se superponirale na složeni sustav upravljanja, učinile upravljivim unutar traženih granica, uz zadržavanje takva područja neovisnosti, koja doprinose povećanju učinkovitosti sustava.
Uključene nove povratne sprege trebale bi ojačati povoljne i oslabiti nepovoljne tendencije u ponašanju upravljačkog sustava, održavajući i jačajući njegovu usmjerenost, ali istovremeno usmjeravajući je prema interesima nadsustava.
2.3 Osnovna načela i aspekti istraživanja sistemskog pristupa
Sljedeći korak trebalo je učiniti u identificiranju sadržaja objekta kontrole, njegove unutarnje prirode, organizacije i načina njegova funkcioniranja. Pokazalo se da je za rješavanje takvih problema potreban sustavan pristup. Sustavni pristup proučavanju objekata različite prirode temelji se na tri opća načela: cjelovitosti, dosljednosti i dinamičnosti.
Načelo cjelovitosti zahtijeva razmatranje objekta u jedinstvu njegovih dijelova koji međusobno djeluju. Kompletan objekt pokazuje svojstva i načine djelovanja koji se ne mogu objasniti jednostavnim zbrajanjem svojstava i načina djelovanja koji čine njegove dijelove. Sama cjelovitost se smatra sposobnošću objekta da kao cjelina izdrži ometajuće utjecaje okoline, a da zadrži svoju specifičnost i kvalitativnu izvjesnost. Cjelovitost je rezultat većeg intenziteta i snage unutarnjih veza sustava nego u odnosu na njegove vanjske veze i njihov utjecaj.
Intenzitet unutarnjih veza objekta, relativno velika vrijednost u usporedbi s vanjskim vezama, određuje prisutnost integrativnih i sistemskih kvaliteta koje se ne mogu svesti na zbroj svojstava koja tvore komponente. Dakle, ispada da je cjelovitost unutar objekta, a ne uvedena izvana. To je specifično za ovaj objekt, a to je način na koji se potvrđuje autonomija ovog integriteta.
Načelo sustavnosti je da se svaka cjelovita tvorevina promatra kao sustav, odnosno kao organizirani skup komponenti (elemenata) koji su u organskoj interakciji. Postojanje cjelovitosti smatra se samo po sebi razumljivim, a glavna pažnja istraživača usmjerena je na prepoznavanje strukture objekta i njegovih dijelova, prirode njegove organizacije, hijerarhije i svojstava njegovih elemenata, koja se očituju kako u međusobnom odnosu tako iu interakcija.
Glavni fokus je na objektu i njegovim dijelovima, prirodi njegove organizacije, hijerarhiji i svojstvima njegovih elemenata, koji se očituju u međusobnom odnosu i interakciji.
Načelo dinamičnosti zahtijeva razmatranje sustava u njegovom razvoju i kretanju. Dinamičnost je svojstvena sustavima bilo koje prirode; ona ih mijenja u svakom trenutku vremena tako da sustav mijenja svoje parametre u svakom trenutku. I što je karakteristično: nepovratnost i promjenjivost sustava temelj su njihova razvoja. Postupno gomilanje ireverzibilnih promjena tijekom kontinuiranog ažuriranja u konačnici dovodi do dubokih kvalitativnih promjena u biti sustava. Kao rezultat toga, njihov razvoj se odvija kao heterokromni proces, tijekom kojeg se jedan ili drugi val brzog i kratkog procesa superponira na dugotrajan i sporo slijedeći val. Životni i društveni sustavi imaju izražen dinamički karakter, koji razvijajući se, s jedne strane, zadržavaju svoju kvalitativnu specifičnost; s druge strane, dobivaju inovativna svojstva i svojstva.
Osnovni principi sistemskog pristupa leže u temelju metodologije upravljanja sustavom i implementirani su u pojedine aspekte sistemskog proučavanja objekata. Svaki složeni sustav zahtijeva dvosmjerno proučavanje i analizu. Prvo, prije svega, treba ga proučavati u njegovu objektivnom postojanju, u statici, izolirano od svoje okoline i apstrahirano od dinamike svog stvarnog postojanja. Tek takvim zaustavljanjem znanje je u stanju dokučiti bit, opisati, modelirati strukturu i strukturu samog sustava.
Drugo, sustav se mora proučavati u dinamici njegove stvarne egzistencije, koja se pak očituje na dva načina: s jedne strane, kretanje sustava kao proces njegova funkcioniranja, očuvanja njegove aktivnosti; s druge strane, to kretanje je ujedno i razvoj danog sustava: njegov nastanak, formiranje, evolucija, destrukcija i transformacija.
U skladu s tim, adekvatan modelski prikaz složenog dinamičkog sustava zahtijeva kombinaciju tri glavna aspekta njegovog istraživanja: strukturnog, funkcionalnog i genetskog, koji su nužni i dovoljni metodološki temelji sistemskog pristupa.
Strukturni aspekt istraživanja sustava uključuje rješavanje dva međusobno povezana problema: utvrđivanje od kojih se komponenti (podsustava) sastoji sustav i utvrđivanje načina na koji su te komponente međusobno povezane. Drugim riječima, određuje prirodan način njihovog povezivanja. Ovdje se radi o analizi podsustava (dijelova) i strukture danog sustava.
Funkcionalni aspekt istraživanja sustava također ima dva smjera: prvo, proučavanje unutarnjeg funkcioniranja, mehanizma međudjelovanja elemenata unutar zadanog sustava, i drugo, analizu njegovog vanjskog funkcioniranja - interakciju sustava s okolinom.
Unutarnje funkcioniranje proučava se kao proces međudjelovanja elemenata usmjerenih na očuvanje sustava, provođenje njegove glavne funkcije, koju obavlja kao dio sustava višeg reda (metasustav). Ovisno o toj orijentaciji, pojedini elementi sustava mogu biti funkcionalni, nefunkcionalni i funkcionalno neutralni (indiferentni) na postojanje sustava. Na temelju toga utvrđuje se potreban i dovoljan sastav elemenata sustava.
Vanjsko funkcioniranje sustava može se prikazati ili u kibernetičkim konceptima izravne i povratne veze s okolinom (crna kutija), ili opisati kao razmjena materije i energije s okolinom, pri čemu okolina utječe na sustav koji se u njoj nalazi, potonji opaža i odražava te utjecaje u skladu s vašom unutarnjom prirodom. Svakim takvim činom struktura sustava prolazi kroz reverzibilne (ponekad nepovratne) promjene u skladu s prirodom utjecaja.
Dakle, vanjsko i unutarnje funkcioniranje sustava čini jedinstvenu cjelinu. Reflektirajući utjecaj, sam sustav aktivno utječe na okolinu, svjesno ili nesvjesno, namjerno ili nenamjerno. Ovdje postoji interakcija i međusobna refleksija okoline i sustava. Sustav se prilagođava okolini i ujedno se okolina prilagođava sustavu.
Genetski aspekt – uključuje povijesne i prognostičke vektore istraživanja. Prvi ima za cilj osvijetliti nastanak određenog sustava, proces njegovog nastanka i razvoja do trenutka kada je sustav postao predmet proučavanja. Prognostički vektor povezan je s razmatranjem perspektiva daljnjeg razvoja sustava, njegove moguće, očekivane, znanstveno predvidljive budućnosti.
POGLAVLJE 3. ANALIZA I SINTEZA UPRAVLJAČKIH SUSTAVA
Sistemski pristup posvećen je rješavanju sistemskih problema u kojima je predmet istraživanja predstavljen u obliku sustava. Zadaci sustava mogu biti dvije vrste: analiza sustava ili sinteza sustava. Zadatak analize uključuje određivanje svojstava sustava na temelju njegove poznate strukture, a zadatak sinteze uključuje određivanje strukture sustava na temelju njegovih svojstava.
Pod analizom sustava upravljanja podrazumijeva se istraživački proces koji se temelji na dekompoziciji sustava upravljanja s naknadnim utvrđivanjem njegovih statičkih i dinamičkih karakteristika njegovih sastavnih elemenata, promatranih u povezanosti s ostalim elementima sustava i okoline.
Svrha analize sustava upravljanja je:
Detaljno proučavanje sustava upravljanja za učinkovitije korištenje i donošenje odluka o njegovom daljnjem poboljšanju ili zamjeni;
Proučavanje alternativnih opcija za novonastali sustav korištenja i donošenje odluka o njegovom daljnjem poboljšanju ili zamjeni:
Proučavanje alternativnih opcija za novonastali sustav upravljanja kako bi se odabrala najbolja opcija.
Zadaci analize sustava upravljanja uključuju:
Definicija predmeta analize;
Određivanje funkcionalnih značajki upravljačkog sustava;
Utvrđivanje kvantitativnih i kvalitativnih pokazatelja sustava upravljanja;
Procjena i procjena učinkovitosti sustava upravljanja;
Generalizacija i prezentacija rezultata analize.
Sinteza se odnosi na proces stvaranja (poboljšanja; organiziranja; projektiranja) sustava upravljanja. Sinteza sustava upravljanja provodi se određivanjem i naknadnim usklađivanjem statičkih i dinamičkih karakteristika sustava, koje zajedno osiguravaju maksimalni stupanj usklađenosti sustava s postavljenim zadaćama.
Ciljevi sinteze sustava upravljanja su:
Stvaranje novog sustava upravljanja na temelju novih dostignuća u znanosti i tehnologiji;
Poboljšanje postojećeg sustava upravljanja na temelju uočenih nedostataka, pojave novih zadataka i zahtjeva.
Sinteza je iterativni proces u više koraka. Zadaci sinteze sustava upravljanja uključuju:
Formiranje plana i svrha izrade sustava;
Formiranje opcija za izgled novog sustava;
Usklađivanje opisa opcije izgleda sustava;
Procjena učinkovitosti opcija i donošenje odluke o izboru izgleda novog sustava;
Glavni praktični zadatak sistemskog pristupa u proučavanju sustava novog sustava:
Izrada zahtjeva za sustav upravljanja;
Izrada programa za implementaciju zahtjeva za sustav upravljanja;
Implementacija razvijenih zahtjeva za sustav upravljanja.
Glavna praktična zadaća sistemskog pristupa u proučavanju sustava upravljanja je da, nakon što je otkrivena i opisana složenost, opravda takve dodatne fizički ostvarive veze koje bi, kada se superponiraju na složeni sustav upravljanja, učinile upravljivim unutar traženih granica, uz zadržavanje takva područja neovisnosti (dakle, slaba predvidljivost), koja bi pridonijela povećanju učinkovitosti sustava. Uključene nove povratne sprege trebale bi ojačati povoljne i oslabiti nepovoljne tendencije u ponašanju sustava, održavajući i jačajući njegovu usmjerenost, ali usmjeravajući je prema interesima nadsustava. Iskustvo proučavanja objekata različitog sastava, sadržaja i opsega primjene (društvene, fizičke, tehničke, nestalne, biološke, mentalne strukture, itd.) omogućuje nam da formuliramo tri osnovna principa sistemskog pristupa koji se mogu koristiti kao osnova za proučavanje, korištenje i stvaranje složenih sustava upravljanja:
Načelo tjelesnosti;
Načelo modelabilnosti;
Načelo svrhovitosti.
Načelo fizikalnosti kaže da je svaki sustav (bez obzira na njegovu prirodu) svojstven fizičkim zakonima (pravilnostima), po mogućnosti jedinstvenim, koji određuju unutarnje uzročno-posljedične odnose, postojanje i funkcioniranje.
Načelo fizikalnosti uključuje postulate: cjelovitost razgradnje, autonomnost, djelovanje i neizvjesnost.
Postulat cjelovitosti - sustav, kao jedinstvena cjelina, ima posebno, sistemsko svojstvo (svojstva), koje podsustavi (elementi) nemaju ni pri jednoj metodi dekompozicije.
Postulat dekompozicije - analiza i sinteza složenog upravljačkog sustava provodi se njegovom podjelom na podsustave raspoređene prema razinama, a podsustav na danoj razini je sustav na nižoj razini i, zauzvrat, smatra se elementom viša razina.
Postulat autonomije – složeni sustav živi u autonomnom funkcionalnom prostoru. Sa stajališta postulata autonomije, tijekom istraživanja većina će dekompozicija, a možda sve osim jedne, nestati.
Postulat djelovanja - promjena u ponašanju složenog sustava može se povezati s energijom, materijom i informacijama, koje, akumulirajući, očituju svoj utjecaj u skokovima i granicama, kroz kvalitativni prijelaz. Da bi se promijenilo ponašanje sustava, potrebno je povećanje utjecaja koje prelazi određeni prag.
Postulat nesigurnosti - postoji područje nesigurnosti unutar kojeg se svojstva složenog sustava mogu opisati samo probabilističkim karakteristikama.
Načelo modelabilnosti kaže da je složeni sustav predstavljen konačnim skupom modela, od kojih svaki odražava određeni aspekt njegove biti.
Načelo modelabilnosti uključuje postulate: postulat o raznolikosti modela; postulat komplementarnosti; postulat dosljednosti razine; postulat vanjskog komplementa; postulat dostatnosti; postulat provjerene metodološke potpore.
Postulat o raznolikosti modela - izbor modela ovisi o svrsi analize i sinteze te karakteristikama proučavanog sustava.
Postulat komplementarnosti - složeni sustav upravljanja u interakciji s okolinom može pokazivati različita svojstva u različitim situacijama, uključujući alternativne (tj. nekompatibilne u bilo kojoj od njih). Postulat dosljednosti razina - zahtjevi za sustav, formirani na bilo kojoj razini, djeluju kao uvjeti ili ograničenja na izbor pojedinih modela i maksimalnih mogućnosti sustava na nižim razinama.
Postulat vanjskog dodavanja - provjera istinitosti rezultata dobivenih na svakoj razini provodi se pomoću početnih podataka, modela i metoda viših razina.
Postulat dostatnosti - uključuje provjeru dostatnosti odluka donesenih prema zadanim kriterijima učinkovitosti i razvoj odgovarajućih modela uz pomoć kojih se donose konstruktivne odluke na svakoj razini izbora karakteristika sustava.
Postulat provjerene metodološke potpore uključuje potrebu korištenja dobro razrađenih i eksperimentalno provjerenih modela i tehnika koje daju pojedinačna svojstva u točno određenim crtama i sa potrebnom točnošću.
Načelo svrhovitosti kaže da složeni sustav upravljanja karakterizira funkcionalna težnja usmjerena na postizanje određenog stanja sustava, odnosno na jačanje (očuvanje) određenog procesa.
Načelo svrhovitosti uključuje postulat izbora. Postulat izbora je da složeni sustavi upravljanja imaju raspon izbora i mogućnost odabira ponašanja, tj. odgovoriti na vanjske utjecaje ovisno o unutarnjim kriterijima fokusa.
Načela fizikalnosti, modelabilnosti i svrhovitosti dosta cjelovito odražavaju metodologiju sistemskog pristupa. Načelo fizikalnosti propisuje uzročno-posljedične odnose između objekta bilo koje prirode i sustava izgrađenih od tih objekata. Načelo modelabilnosti pruža mogućnost korištenja pojednostavljenih modela u sustavskom pristupu, koji odražavaju samo one aspekte biti složenog sustava koji su od interesa za istraživača. Načelo svrhovitosti odnosi se na sve aspekte ljudske aktivnosti, na sustave bilo koje prirode.
Istaknimo sljedeće vrste analize i sinteze sustava upravljanja:
Strukturna analiza i sinteza sustava upravljanja;
Funkcionalna analiza i sinteza sustava upravljanja;
Informacijska analiza i sinteza upravljačkih sustava;
Parametarska analiza i sinteza sustava upravljanja.
Bit strukturalne analize je određivanje statičkih karakteristika sustava na temelju njihove poznate strukture. Strukturna analiza provodi se radi proučavanja statičkih karakteristika sustava identificiranjem podsustava i elemenata različitih razina i veza između njih.
Predmet proučavanja strukturalne analize su različite mogućnosti struktura upravljačkog sustava koje nastaju u procesu njegove dekompozicije.
Bit strukturne sinteze je razvoj (stvaranje, projektiranje, poboljšanje, reorganizacija i organizacija sustava), koji mora imati željena svojstva. Strukturna sinteza provodi se s ciljem opravdavanja raznolikosti konstrukcijskih elemenata, odnosa i veza, koji zajedno osiguravaju maksimalni stupanj usklađenosti sa zadanim zahtjevima. Predmet istraživanja strukturne sinteze su različite opcije za razvijene (poboljšane) strukture sustava upravljanja.
Bit funkcionalne analize je određivanje dinamičkih karakteristika sustava na temelju prihvaćenih algoritama za njegovo funkcioniranje, dinamičkih karakteristika sustava na temelju prihvaćenih algoritama za njegovo funkcioniranje.
Funkcionalna analiza provodi se radi utvrđivanja dinamičkih karakteristika sustava proučavanjem procesa promjene njegovih stanja tijekom vremena na temelju prihvaćenih upravljačkih algoritama (metoda, metoda, principa, koncepata).
Predmet proučavanja funkcionalne analize su upravljačke metode i algoritmi koje provodi sustav, uključujući opći operativni algoritam koji sadrži sve glavne stupnjeve (faze, funkcije) upravljanja, te privatne metode i algoritme usmjerene na izvođenje pojedinih stupnjeva upravljanja (formiranje). ciljeva kontrole, prikupljanje i obrada potrebnih informacija, donošenje odluka, planiranje, organizacija, kontrola, provedba odluka itd.).
Bit funkcionalne sinteze je potkrepljivanje dinamičkih karakteristika upravljačkog sustava, koji mora imati željena svojstva.
Svrha funkcionalne sinteze je potkrijepiti optimalna ili racionalna svojstva procesa funkcioniranja sustava upravljanja, tj. procesi mijenjanja njegovih stanja tijekom vremena u skladu sa postavljenim ciljem.
Bit analize informacija je određivanje predmeta i oblika prezentacije informacija, metoda i sredstava njihovog prijenosa, obrade, pohranjivanja, unosa i izlaza za poznatu strukturu i algoritam rada upravljačkog sustava.
Analiza informacija provodi se radi proučavanja kvantitativnih i kvalitativnih karakteristika informacija koje se koriste u sustavu upravljanja.
Predmet istraživanja su informacijski procesi koji se odvijaju u sustavu upravljanja.
U sustavima upravljanja razlikuju se sljedeći informacijski procesi:
Prikupljanje, primanje, percepcija informacija (ovi procesi odražavaju interakciju sustava s vanjskim okruženjem);
Prijenos informacija između pojedinih podsustava sustava;
Obrada, analiza, selekcija informacija, stvaranje novih informacija;
Korištenje informacija;
Prijenos informacija iz sustava u vanjsku okolinu.
Bit sinteze informacija je opravdanje potrebnog volumena i oblika prezentacije informacija, metoda i sredstava za njihov prijenos, obradu, pohranjivanje, unos i izlaz za razvijenu strukturu i algoritam za funkcioniranje upravljačkog sustava. Sinteza informacija nadopunjuje zadatke funkcionalne analize koja se provodi s ciljem utvrđivanja potrebnih kvalitativnih i kvantitativnih karakteristika informacija koje se koriste u procesu funkcioniranja upravljačkog sustava.
Bit parametarske analize je određivanje potrebnog i dostatnog skupa pokazatelja koji karakteriziraju sva proučavana svojstva sustava i formiranje ovisnosti koje karakteriziraju ukupni učinak korištenja sustava ili njegovih elemenata.
Svrha parametarske analize je procijeniti učinkovitost upravljačkog sustava na temelju određivanja kvantitativnih vrijednosti njegovih pokazatelja.
Objekti proučavanja parametarske analize su posebni i opći pokazatelji sustava koji tvore hijerarhijsku strukturu.
Bit parametarske sinteze je utvrđivanje potrebnog i dostatnog skupa pokazatelja koji omogućuju procjenu željenih svojstava sustava koji se razvija i njegovog ukupnog učinka.
Svrha parametarske sinteze je sveobuhvatno određivanje potrebnih vrijednosti njenih pokazatelja, dosljednih i uravnoteženih po razinama istraživanja sustava, uključujući opće pokazatelje učinkovitosti upravljanja, kao i pojedine pokazatelje strukture i procesa funkcioniranja informacija.
Sistemski pristup zahtijeva višerazinsko proučavanje sustava upravljanja. Razlikuju se sljedeće razine analize i sinteze sustava upravljanja: vanjska; izvornik; na razini cijelog sustava; sistemski.
Na vanjskoj razini analizira se nadsustav koji uključuje sustav upravljanja koji se proučava.
Ciljevi istraživanja supersustava su:
Određeni su ciljevi i ciljevi nadsustava;
Identificiraju se podsustavi (funkcije, zadaci) (u nadsustavu), u čijem se interesu sustav upravljanja koristi;
Pojašnjavaju se pokazatelji i kriteriji ovih podsustava;
Određena su vanjska svojstva i odgovarajući pokazatelji upravljačkog sustava koji mogu utjecati na učinkovitost nadsustava.
Na početnoj razini, sustav upravljanja koji se proučava identificira se kao zasebni namjenski element (CNE) nadsustava, koji uključuje različite podsustave, uključujući one sa suprotnim interesima.
Glavni ciljevi studije na početku su:
Izolacija sustava koji se proučava u obliku zasebnog ciljanog elementa (CNE);
Identifikacija ulaznih ciljnih, potpornih i ometajućih (destruktivnih) utjecaja koji dolaze iz različitih podsustava iznad sustava na sustav centralnog grijanja;
Utvrđivanje pokazatelja i kriterija učinkovitosti središnjeg ekonomskog sustava koji karakteriziraju vanjska svojstva sustava upravljanja i njegov utjecaj na nadsustav.
Na razini cijelog sustava, CNE je detaljiziran u sustav upravljanja (CS) i objekt upravljanja (OU).
Glavni ciljevi istraživanja na javnoj razini su:
Dekompozicija CNE na sustav upravljanja i objekt upravljanja;
Formiranje kontrolnih radnji;
Određivanje ruta do cilja;
Utvrđivanje pokazatelja koji otkrivaju strukturu sustava i učinkovitost kontrolnih radnji.
Na razini sustava daljnja dekompozicija CS-a i OU-a provodi se identificiranjem pojedinačnih elemenata i veza među njima.
Sukladno postulatu dekompozicije i višerazinskom modelu proučavanja sustava upravljanja, cjelokupni skup pokazatelja (karakteristika) sustava ima hijerarhijsku strukturu i uključuje:
Vanjski indikatori razine;
Osnovni pokazatelji;
Indikatori na razini cijelog sustava;
Indikatori razine sustava.
Indikatori vanjske razine uključuju indikatore pojedinačnih podsustava nadsustava koji su u interakciji sa sustavom upravljanja koji se proučava.
Indikatori početne razine karakteriziraju vanjska svojstva upravljačkog sustava i njegov utjecaj na nadsustav. Osnovni pokazatelji uključuju:
Pokazatelji performansi, uz pomoć kojih možete procijeniti stupanj prilagodljivosti sustava ili njegovih pojedinačnih elemenata odgovarajuće razine za ispunjavanje dodijeljenih zadataka;
Parametri odabira koji sadrže karakteristike pojedinih svojstava upravljačkog sustava koji utječu na vrijednost pokazatelja učinka.
Pokazatelji na razini cijelog sustava određuju strukturu sustava upravljanja na razini sustava upravljanja i centra upravljanja, kao i procese funkcioniranja odgovarajućih elemenata u razvoju upravljačkih akcija i reakcija.
Indikatori razina sustava uključuju različite strukturne, funkcionalne i informacijske karakteristike sustava koji se proučava do prihvaćene razine detalja.
POGLAVLJE 4. RCILJEVI I KARAKTERISTIKE SUSTAVSKOG PRISTUPA UPRAVLJANJUPENCIONALFONDA GRADZlatoust
Naziv organizacije je Ured mirovinskog fonda Ruske Federacije u gradu Zlatoust, regija Čeljabinsk. Nalazi se na adresi: Kovshova ulica 3.
Danas Odjel zapošljava 69 djelatnika, od čega 35 osoba s VSS, 33 osobe sa SSS. Podružnica mirovinskog fonda pruža mogućnost zaposlenicima uprave mirovinskog da steknu kvalificirana znanja na visokoškolskim ustanovama na teret mirovinskog fonda.
Zaposleni u menadžmentu visoko su kvalificirani i kompetentni stručnjaci koji imaju više od godinu dana iskustva u području mirovinskog osiguranja, o čemu govore njihove nagrade i zasluge.
Sposobnost korištenja složenih tehničkih i programskih alata, sposobnost pravilne primjene poznavanja zakona i propisa, strpljivost, suzdržanost i delikatnost u komunikaciji s građanima, te velika odgovornost za svoj rad – nisu sve poslovne kvalitete koje Odjel posjeduje. zaposlenici posjeduju.
Uigran rad tima omogućuje nam vođenje evidencije o mirovinskim pravima, pravovremenu dodjelu mirovina, masovne preračune njihovih iznosa te pravovremeno informiranje zaposlenih građana i umirovljenika o visini njihove mirovinske štednje.
Trenutno Uprava mirovinskog fonda obavlja sljedeće poslove:
Organizacija i vođenje individualnog (personaliziranog) računovodstva osiguranika u skladu sa Saveznim zakonom o individualnom (personaliziranom) računovodstvu u sustavu državnog mirovinskog osiguranja;
Utvrđivanje mirovinskih prava osiguranika;
Funkcije za imenovanje i isplatu mirovina;
Rad na pojašnjavanju stanovništva i pravnih osoba o pitanjima iz nadležnosti Zavoda za mirovinsko osiguranje - naplata dugova po doprinosima za osiguranje.
Promotrimo upravljanje mirovinskim fondom sustavnim pristupom, tj. zamislimo mirovinski fond kao sustav koji se sastoji od više podsustava i definirajmo funkcije i zadatke svakog podsustava.
Služba za korisnike
Službu za korisnike čini 11 osoba: 8 stručnjaka iz odjela za dodjelu i preračun mirovina, 1 stručnjak iz isplate mirovina, kao i 2 stručnjaka iz odjela personaliziranog računovodstva.
Služba za korisnike pruža:
Evidentiranje usmenih i pismenih zahtjeva osiguranika, osiguranika, umirovljenika, organizacija o svim pitanjima iz nadležnosti Odjela;
Dnevni prijem o pitanjima iz nadležnosti Uprave mirovinskog fonda, mirovinskog osiguranja, individualnog računovodstva;
Prihvat dokumenata podnesenih u svrhu mirovinskog osiguranja;
Provjera ispravnosti dostavljenih dokumenata;
Izdavanje potvrda o mirovini, potvrda o iznosima mirovina, potvrda o neprihvaćenim iznosima mirovine zbog smrti umirovljenika i sl.
Tako korisnička služba prima građane i osiguranike o cijelom nizu pitanja koja se javljaju između Mirovinskog fonda i njegovih klijenata.
Stručnjaci za korisničku službu ne samo da daju kompetentan odgovor u skladu s mirovinskim zakonodavstvom, već i, ako je potrebno, pomažu u dobivanju dokumenata koji nedostaju. Komunikacija se odvija jednostavnim, pristupačnim jezikom, jer se korisničkoj službi javljaju i starije osobe koje su preživjele rat i iz prve ruke poznaju sve nedaće ovog vremena. Stoga se od stručnjaka za korisničku službu zahtijeva posebna suzdržanost, profesionalizam i posjedovanje odgovarajućih moralnih i etničkih kvaliteta.
Odjel za dodjelu i preračun mirovina.
Naziv odjela govori sam za sebe. Odjel dodjeljuje i preračunava sve vrste mirovina, mjesečne novčane isplate i dodatne novčane potpore. Odjel zapošljava 13 specijalista.
Posao imenovanih zahtijeva jasno poznavanje mirovinskog zakonodavstva, povećanu pažnju pri pregledu dokumenata te sposobnost da svoj posao obavljaju brzo i učinkovito. Svaka odluka o dodjeli mirovine, mjesečne novčane isplate ili dodatne novčane potpore mora se donijeti uzimajući u obzir sve potrebne pravne dokumente. Uostalom, ako bilo koji dokument nije u skladu sa zahtjevima mirovinskog zakonodavstva, to će dovesti do nerazumne isplate mirovine. Zato se tolika važnost pridaje temeljitoj analizi usvojenih dokumenata.
Zahvaljujući dobrom radu, kao i znanju i sposobnostima stručnjaka odjela, dodjela i ponovni izračun mirovina, mjesečne novčane isplate i dodatna materijalna potpora provode se učinkovito i na vrijeme.
Odjel za isplatu mirovina
Funkcije odjela za isplatu mirovina uključuju formiranje i slanje isplatnih dokumenata institucijama koje isporučuju mirovine, zbrajanje rezultata isplata mirovina, vršenje odbitaka od mirovina, praćenje ciljanog korištenja mirovinskih sredstava od strane institucija koje isporučuju mirovine, interakciju po pitanjima organiziranja isplate mirovina s državnim tijelima i općinskim ustanovama socijalne skrbi, dječjim ustanovama, zdravstvenim ustanovama i odgojno-popravnim ustanovama o pitanjima isplate mirovina umirovljenicima koji se nalaze u njima, interakciji s tijelima civilnog registra, tijelima službe za putovnice i vize i mirovinskim službe drugih resora u cilju praćenja pravilnosti isplate mirovina.
Odjel zapošljava kompetentne, kvalificirane stručnjake s velikim iskustvom u mirovinskom sustavu, zahvaljujući kojima se dokumenti za isplatu mirovina dostavljaju na vrijeme.
Odjel za utvrđivanje mirovinskih prava osiguranika
Odjel zapošljava 9 specijalista. Glavni zadaci i funkcije koje obavlja odjel:
Provođenje poslova procjene pojedinačnih podataka o radnom stažu za vrijeme prijave osiguranika;
Provođenje pravne ocjene individualnih podataka osiguranika o ukupnom radnom stažu, radnom stažu na odgovarajućim poslovima, radnom stažu pojedinih kategorija osiguranika, kao i primanjima prema važećim propisima;
Obavljanje poslova utvrđivanja mirovinskih prava osiguranika pretvaranjem (transformacijom) u obračunati mirovinski kapital istovremeno s dodjelom radne mirovine za njih;
Provođenje dokumentarnih provjera (na licu mjesta) individualnih podataka osiguranika na temelju radnog staža, uključujući i odgovarajuće vrste poslova, uz izradu mišljenja o mogućnosti korištenja podataka pri dodjeli mirovine;
Ocjenjivanje popisa naziva zanimanja, položaja, poslova, poslova; kojim se ostvaruje pravo na povlaštenu mirovinu i mirovinu za dugogodišnji staž.
Odjel personaliziranog računovodstva i interakcije s osiguranicima i osiguranicima
Odjel personaliziranog računovodstva pruža:
Prijava osiguranika i osiguranika u sustav obveznog mirovinskog osiguranja;
Knjigovodstvo primljenih uplata od osiguranika u obliku premija osiguranja za obvezna osiguranja;
Sudska naplata zaostalih premija osiguranja;
Godišnje ažuriranje baze podataka individualnih osobnih računa obveznog mirovinskog osiguranja s podacima o obračunatim i uplaćenim iznosima doprinosa za osiguranje;
Proces ulaganja i prijenosa osiguranika sredstava obveznog mirovinskog osiguranja u nedržavne mirovinske fondove;
Informiranje osiguranika o stanju njihovih individualnih osobnih računa (IPA) u sustavu obveznog mirovinskog osiguranja;
Izvadak o statusu individualnog osobnog informacijskog sustava za dodjelu i preračun mirovine.
Kako bi riješio te probleme, odjel surađuje s poreznom inspekcijom, saveznim tijelima riznice, službom ovršitelja, odjelom za civilne knjige i provodi obuku s računovođama i kadrovskim službama poduzeća.
Odjel za računovodstvo primitaka i izdataka sredstava
Odjel se sastoji od 4 osobe.
Računovodstvo odjela je uredan sustav primitka i trošenja sredstava kako za održavanje aparata upravljanja tako i za isplatu mirovina:
Stručnjaci odjela osiguravaju potpuno računovodstvo dolaznih sredstava, inventara, dugotrajne imovine i pravodobno odraz u računovodstvu transakcija povezanih s njihovim kretanjem;
Vode se pouzdane evidencije o izvršenju plana troškova za održavanje upravljačkog aparata i za isplatu mirovina;
Osigurava se pravilno i pravodobno obračunavanje i prijenos plaćanja u državni proračun;
Pouzdana financijska izvješća sastavljaju se i dostavljaju nadležnim tijelima u utvrđenim rokovima;
Provodi se ekonomska analiza financijskog poslovanja UPF-a.
O radu računovodstva ovisi pravovremena isplata mirovina, naknada umirovljenicima i imovinsko stanje zaposlenih.
Posebni odjel
Posebni odjel uključuje stručnjake iz pravnih kadrovskih službi, stručnjake za automatiku i djelatnike transportnih službi.
Za sav rad Uprave mirovinskog fonda odgovoran je načelnik Odjela. A rezultat rada je osobni doprinos svakog zaposlenika ukupnom učinku.
Svaki odjel je međusobno povezan i zajedno čine zajednički sustav. Kvaliteta ovog sustava ne ovisi samo o unutarnjim čimbenicima, tj. kako rade "sustavi", već i o vanjskim čimbenicima, jer mirovinski fond povezuje svoj rad s takvim organizacijama kao što su: pošte, kreditne institucije, porezna inspekcija, savezna riznica vlasti, sudski ovršitelji, matični ured itd.
Prisutnost velikog broja osoblja potiče čelnika Zavoda za mirovinsko na veću pozornost prema radu, jer o kvaliteti rada pojedinog odjela ovisi kvaliteta rada cijelog Zavoda za mirovinsko osiguranje.
Unatoč činjenici da Mirovinski fond zapošljava visokokvalificirane stručnjake, rad je jasno organiziran, ovdje možete pronaći mnoge nedostatke koji se ne čine upadljivim, ali uzrokuju probleme na poslu.
Prvo bih želio reći o rasporedu rada, iako je raspored jasno utvrđen (od 9 do 17), zapravo se ne provodi. Zbog velikog obima posla specijalisti mogu raditi puno duže (do 21, 22 sata), a mogu ići na posao vikendom. Nema dodatnih plaćanja za dodatno vrijeme. Predlažem da se uvede plaćanje sati rada nakon 17 sati.
Drugo, unatoč činjenici da je rad u mirovinskom fondu dionički rad, plaća je vrlo mala. Predlažem povećanje plaće.
Treće, budući da je posao težak, zahtijeva veliku pažnju, stabilnost i strpljenje. Predlažem uvođenje kompleksa za poboljšanje zdravlja, odnosno, na trošak organizacije, slanje radnika u odmarališta i komplekse za poboljšanje zdravlja.
Četvrto, budući da su većina posjetitelja mirovinskog fonda umirovljenici, uvedite prisutnost liječnika na poslu. Uostalom, u Mirovinskom se često događalo da se umirovljenik razboli, bilo je i smrtnih slučajeva. Možda bi bilo moguće spasiti osobu da je liječnik bio u blizini.
Novosti koje sam predložio poboljšale bi ne samo stanje u mirovinskom već i kvalitetu rada i stavove zaposlenika mirovinskog. Uostalom, zbog konstantnog nervoznog, teškog rada, mnogi dobri stručnjaci daju otkaz, a novi radnici ne dolaze, jer su plaće vrlo niske.
Suvremeni menadžment temelji se na prilično širokom spektru učenja i pristupa menadžmentu. Više od stotinu godina poduzetnici su stvorili mnoge teorije koje se neprestano provjeravaju u praksi. A ovo bogatstvo alternativa često zbunjuje menadžere: oni ne znaju koji pristup upravljanju koristiti u različitim situacijama.
Osnovni sustavi upravljanja
Suvremeni teoretičari i praktičari razlikuju tri glavna sustava upravljanja: procesni pristup, sustavni i situacijski. Sve ostalo, nakon detaljnijeg ispitivanja, pokazuje se kao izvedenica jedne od navedenih metoda.
Koja je razlika? Pristupi procesu upravljanja temelje se na različitim stavovima prema samoj organizaciji, vremenu i trenutku primjene kontrolnog djelovanja te pritisku iz okoline. Dakle, procesni sustav promatra upravljanje kao beskonačan lanac međusobno povezanih upravljačkih funkcija. Sustavna verzija usredotočuje se na činjenicu da se organizacija sastoji od mnogih odjela koji međusobno djeluju na ovaj ili onaj način. A situacijski pristup upravljanju koncentrira se na trenutno donošenje odluka na temelju događaja koji se događaju na tržištu.
Upravljanje je proces
Procesni pristup menadžmentu predložili su predstavnici administrativne škole teorije menadžmenta. On promatra funkcije menadžera kao jedinstveni međusobno povezani sustav. Ostvarivanje ciljeva poduzeća, prema ovoj doktrini, dosljedno je rješavanje malih zadataka. Svaka takva odluka sama po sebi ne igra nikakvu ulogu u aktivnostima tvrtke, ali je, kao karika u lancu, sastavni element u postizanju uspjeha.
Procesni pristup upravljanju osigurava se provedbom četiri važne funkcije: planiranje, organizacija, motivacija i kontrola. Svaki od njih također predstavlja sustav. Stoga se uspjeh organizacije smatra zbrojem svih upravljačkih odluka donesenih na svim razinama hijerarhijske ljestvice poduzeća.
Osim toga, potrebni su tzv. procesi povezivanja kako bi se objedinile aktivnosti svih elemenata poduzeća. Ili komunikacija.
Funkcije upravljanja
Prva funkcija je planiranje. U ovoj fazi menadžment postavlja ciljeve i ciljeve te određuje smjer aktivnosti odjela tvrtke. Možemo reći da planiranje omogućuje razvoj jedinstvenog sustava djelovanja elemenata organizacije za postizanje njezinih ciljeva.
Planiranje je stalna aktivnost menadžera. Činjenica je da se i vanjsko okruženje i unutarnje varijable stalno prilagođavaju odabranoj strategiji. Stoga menadžer treba stalno pratiti usklađenost tekućih aktivnosti s postavljenim ciljevima.
Funkcija organizacije uključuje razvoj organizacijske strukture poduzeća, razvoj algoritma za interakciju i prijenos informacija između različitih odjela. Drugi zadatak organizacije je stvaranje hijerarhije podređenosti. Menadžer ne samo da odabire osoblje za obavljanje određenog posla, već im i delegira dio odgovornosti i ovlasti.
Ali samo delegiranje ovlasti nije dovoljno za uspješne aktivnosti. Potrebno je pronaći pristup svakom zaposleniku kako bi se povećala produktivnost. Ako se prije vjerovalo da je dovoljno da svi zaposlenici obećaju materijalne nagrade, sada istraživači tvrde da postoji mnogo različitih motivatora. A zadatak upravitelja je odabrati pravog za svakog zaposlenika.
Suvremena teorija menadžmenta razvila je nekoliko pristupa upravljanju kadrovima. Jedna od njih sugerira da menadžer utvrdi prave potrebe zaposlenika kako bi pronašao dostojan motivirajući utjecaj.
Svaka situacija više sile može utjecati na praćenje planiranog tijeka. Zato se upravljačka funkcija smatra kontinuiranom. Što se prije utvrdi odstupanje, to će brže i s manje gubitaka biti moguće obnoviti poslovanje tvrtke. Tri vrste kontrole smatraju se najčešćim. Prvi je razvoj standarda. Svi planovi tvrtke pažljivo su razrađeni i postavljeni su točni rokovi za izvršenje zadataka. Drugi je mjerenje. Pretpostavlja se da se rezultat aktivnosti dobiven u određenom vremenskom razdoblju uspoređuje s očekivanim (planiranim) rezultatom. I konačno, treći stupanj kontrole je prilagodba. Izmjene se unose u rad poduzeća u skladu s novim podacima primljenim o okolišu ili unutarnjim kršenjima.
Tržišna situacija diktira uvjete
Situacijski pristup upravljanju sugerira da se donošenje odluka treba temeljiti na analizi trenutnog stanja na tržištu. Samo proučavanjem određenog skupa uvjeta za određeni trenutak možete donijeti jedinu ispravnu odluku. Teoretičari ove škole ne smatraju sve ostale tehnike upravljanja netočnima ili pogrešnima. Naprotiv, pokušavaju integrirati parcijalne pristupe drugih učenja. Najperspektivniji pristup u tom pogledu smatra se sustavnim pristupom upravljanju.
Upravljanje poduzećem temeljeno na analizi tržišne situacije pretpostavlja da menadžer ima situacijsko razmišljanje - sposobnost koncentriranja na specifične zadatke i pronalaženje njihovih rješenja. U isto vrijeme, menadžer ne smije štetiti postizanju strateških ciljeva poduzeća. Ovo objedinjuje situacijski i sistemski pristup upravljanju poduzećem.
Također je iznenađujuće da su teoretičari menadžmenta još 20-ih godina 20. stoljeća govorili da situacija kontrolira sve. A poznata pristaša i tvorac teorije organizacije, Mary Parker Follett, tvrdila je da "različite situacije zahtijevaju različito znanje."
Metodologija situacijskog upravljanja
Stručnjaci u području situacijskog upravljanja razmatraju akumulirano iskustvo i učinkovitost donošenja odluka drugih menadžera u sličnim uvjetima. Sama metodologija je proces od četiri koraka.
Prvo, menadžer mora biti upoznat s učinkovitim alatima upravljanja. Treba razumjeti teoriju ponašanja podređenih i potrošača, poznavati osnove analize sustava, znati identificirati najznačajnije čimbenike (kako unutar poduzeća tako i izvan njega), te pratiti napredovanje dodijeljenih zadataka.
Drugo, menadžer treba biti u stanju predvidjeti razvoj situacije ovisno o donesenoj odluci i biti u stanju razmatrati nekoliko alternativnih rješenja istovremeno. Budući da svi suvremeni pristupi menadžmentu imaju pozitivne i negativne strane, ova se vještina za menadžera pokazuje najvrjednijom.
Treće, potrebno je moći ispravno identificirati uzročno-posljedične veze između događaja. Samo adekvatna procjena situacije omogućit će donošenje ispravne upravljačke odluke. Nažalost, ova vještina dolazi samo s iskustvom.
I konačno, četvrto, ovaj pristup upravljanju zahtijeva sposobnost povezivanja različitih metoda utjecaja na aktivnosti poduzeća. Potrebno je izgraditi program djelovanja koji bi u postojećim okolnostima dao minimalan negativan učinak (odnosno ne bi povukao za sobom negativne promjene drugih čimbenika).
Varijable
Ovaj pristup upravljanju je učinkovit samo ako je menadžer sposoban ispravno i brzo identificirati i procijeniti varijable trenutne situacije i stupanj njihovog utjecaja na poduzeće. Ako se situacija može analizirati, onda ostaje vrlo malo mjesta za sve vrste špekulacija i korištenje metode "pokušaja i pogrešaka".
Zato teoretičari ove metodologije ističu staž i iskustvo menadžera kao najvažnije elemente uspjeha poduzeća. Tek su posljednjih godina istraživanja omogućila identificiranje nekih situacijskih varijabli koje značajno utječu na donošenje odluka menadžmenta.
Međutim, nemoguće je utvrditi sve varijable (a posebno u kojoj mjeri utječu na situaciju). Sve, od temperamenta i raspoloženja svakog zaposlenika tvrtke do geopolitičkih promjena u svijetu, može u ovoj ili onoj mjeri utjecati na ispravnost donesene odluke. Iskusni stručnjaci razmatraju dvije kategorije čimbenika:
1) ima izravan utjecaj na tvrtku;
2) potencijal.
Upravljanje sustavom
Svi pristupi upravljanju organizacijom usmjereni su na jedan aspekt aktivnosti. I to je njihov nedostatak. Uostalom, učinkovitost upravljanja ovisi o mnogim čimbenicima. Razvoj svih škola menadžmenta omogućio je menadžerima da se uvjere u cjelovitost organizacijskog sustava, važnost odnosa između pojedinih odjela i jedinstva poduzeća i vanjskog svijeta.
Zato teoretičari upravljanja sustavima nastoje integrirati elemente različitih pristupa upravljanju. O potrebi da se menadžment promatra kao jedinstveni kontinuirani proces prvi put se govorilo sredinom 20. stoljeća. I od tada je sustavni pristup upravljanju svake godine sve popularniji.
Koncept
Ideja o promatranju organizacije kao sustava došla je u menadžment iz egzaktnih znanosti. Da bismo razumjeli glavne ideje ove škole, potrebno je odlučiti što je sustav općenito.
Sustav je nešto cjelovito, što se sastoji od nejednakih, ali međusobno povezanih elemenata; svaki takav element doprinosi opisu i svojstvima cjeline. Organizacije su također sustavi koji se sastoje od ljudi (osoblja), tehnologije, opreme, financija itd. Zbog interakcije ljudi i strojeva, poduzeća se klasificiraju kao socio-tehnički sustavi. Pristupe upravljanju osobljem u ovom slučaju treba razviti svaka organizacija samostalno, budući da je psihološka kompatibilnost zaposlenika jednako važna kao i dostupnost skupe opreme ili moderne tehnologije.
Vrste sustava
Teorija razlikuje dvije različite vrste sustava - otvorene i zatvorene. Zatvoreno je strogo ograničeno i praktički neovisno o vanjskom svijetu. Upečatljiv primjer takvog sustava je satni mehanizam. Među poduzećima praktički nema potpuno zatvorenih sustava.
Sve češće nailazimo na otvorene sustave. Karakterizira ih činjenica da aktivno komuniciraju sa svijetom. Takvi sustavi zahtijevaju energiju, informacije, materijale i resurse (i fizičke, financijske i ljudske). Sve se to nalazi u vanjskom okruženju. Osim toga, otvoreni sustavi sposobni su se prilagoditi uvjetima koji se stalno mijenjaju. To je preduvjet za dug vijek trajanja otvorenog sustava.
Podsustav
Već se sjećamo da se sustav sastoji od elemenata. Najčešće je svaka takva komponenta sama po sebi sustav. Da bismo pojednostavili razumijevanje, oni se nazivaju podsustavi. Podjela organizacije na takve dijelove vrlo je važna, posebice kada je potrebno razviti pristupe upravljanju kvalitetom. Uostalom, kvar u radu nekog podsustava dovest će do donošenja pogrešnih odluka u samom sustavu. Stoga kvarovi u radu čak i najmanje građevine mogu utjecati na rezultate svih proizvodnih aktivnosti.
Shvaćanje da je poduzeće složen, složen otvoreni sustav omogućuje objašnjenje zašto je nemoguće bezuvjetno primijeniti postulate bilo koje škole menadžmenta za učinkovito upravljanje. Uostalom, svaki od njih koncentriran je na jedan podsustav. Tako škola znanstvenog menadžmenta proučava tehničke podsustave, a biheviorizam se bavi socijalnom stranom problematike rada organizacije.
Moderni istraživači tvrde da je uspjeh poduzeća određen čimbenicima okoline. Oni unaprijed određuju uvjete i mogućnosti za funkcioniranje poduzeća. I tek nakon proučavanja stanja stvari u vanjskom okruženju, menadžer može odabrati najracionalnije i najučinkovitije rješenje problema.
Organizacija je otvoreni sustav
Organizacija se može promatrati kao neka vrsta stroja ili kombajna. Odabirom i miješanjem komponenti (informacije o okolišu, tehnologija, kadrovi, oprema i dr.) poduzeće ih prerađuje u konačni proizvod i stavlja na tržište. Stvarne informacije, ljudi, kapital i materijali nazivaju se inputima organizacije. A proizvedena dobra i usluge nazivaju se outputom organizacije.
Ako je proces upravljanja poduzećem ispravno organiziran, tada se tijekom obrade resursa stvara dodatna vrijednost. Kao rezultat toga, osim robe na izlazu organizacije, pojavljuje se dobit, rast tržišta i rast proizvodnje (zbog povećanja obujma prodaje).
Ovako izgledaju moderni osnovni pristupi menadžmentu. Ponovimo još jednom: ne postoji jedan ispravan stil upravljanja, kao što ne može postojati niti jedna ispravna odluka menadžera. Tempo prijenosa informacija i razvoja suvremenog okruženja je toliki da menadžer može tražiti samo najmanje “štetna” rješenja. Odnosno, one koje neće dovesti do ozbiljnih fluktuacija u stanju vanjskog i unutarnjeg okruženja poduzeća.
