फोनवर प्रभावी संवाद. टेलिफोन संप्रेषणाची रहस्ये

च्या संपर्कात आहे

वर्गमित्र

या लेखातून आपण शिकाल:

• जर तुम्ही कॉल करत असाल तर व्यावसायिक टेलिफोन संभाषणासाठी शिष्टाचाराचे नियम काय आहेत?
• सचिवासाठी टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम काय आहेत?
• कॉल सेंटरसाठी टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम काय आहेत?

विनम्र फोन कॉल्स ही यशस्वी संभाषणाची गुरुकिल्ली आहे. टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम कधीही विसरू नका. दूरध्वनी संभाषणाचा काही अर्थ नाही असे तुम्हाला वाटत असल्यास तुम्ही चुकीचे आहात. टेलिफोन शिष्टाचाराच्या नियमांचे पालन केल्याने संवादकांमधील रचनात्मक संवादाच्या विकासास हातभार लागतो आणि नियोजित बैठकीच्या खूप आधी आपल्याला संबंधांना योग्य दिशेने निर्देशित करण्यास अनुमती देते. आमच्या लेखात आम्ही तुम्हाला टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम का, कोणासाठी आणि कसे वापरावे याबद्दल तपशीलवार सांगू.

टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम का आहेत?

दूरध्वनी संभाषण सक्षमपणे आयोजित करणे हा संप्रेषणाचा एक जटिल आणि महत्त्वाचा प्रकार आहे. तुमचा संवादकर्ता तुमचे डोळे, चेहरा, चेहऱ्यावरील हावभाव, मुद्रा आणि हावभाव पाहू शकत नाही. तो फक्त तुमचा आवाज ऐकतो. जरी तुम्हाला हे देखील माहित नाही. कदाचित तो फक्त तुमचे ऐकण्याचे नाटक करत असेल. आणि तो त्याची आवडती टीव्ही मालिका पाहतो, सँडविच बनवतो आणि प्रतिसादात आळशीपणे गुंजन करतो, टेलिफोन शिष्टाचाराच्या नियमांचा अभ्यास केल्याने आपल्याला नेहमीच एक मनोरंजक संवादक बनण्यास, संभाषण संक्षिप्तपणे आणि स्पष्टपणे चालविण्यात मदत होईल. खूप वेळ, सकारात्मक परिणामासह संभाषण समाप्त करा. हे विशेषतः व्यावसायिक संभाषणांसाठी महत्वाचे आहे, जेव्हा वारंवार चुका त्याची प्रभावीता कमी करतात.

संभाषणकर्त्याला तुमचे कपडे, चेहर्यावरील हावभाव, हावभाव किंवा इतर कोणतेही गैर-मौखिक पैलू दिसत नाहीत जे संप्रेषणाच्या स्वरूपाचा अंदाज लावण्यास मदत करतात. तथापि, योग्यरित्या निवडलेला विराम, त्याचा कालावधी किंवा योग्यरित्या निवडलेला स्वर संवाद योग्य दिशेने वळण्यास मदत करेल.

टेलिफोन संप्रेषण त्याच्या स्वतःच्या अटी आणि संप्रेषणाचे नियम ठरवते. हे ज्ञान आणि टेलिफोन संभाषणाच्या नियमांचे पालन - शिष्टाचार - जे व्यावसायिकांना वेगळे करते. व्यावसायिक संवाद कोणत्याही गोष्टीला गृहीत धरू देत नाही. तुमच्या जोडीदाराला तुम्हाला काय म्हणायचे आहे याचा अंदाज लावण्याची गरज नाही. वाटाघाटींचे यश अनेकदा संभाषणाच्या शुद्धतेवर आणि सादरीकरणाच्या स्पष्टतेवर अवलंबून असते. अभिवादन किंवा आदरयुक्त वागणूक नसल्यामुळे संभाव्य भागीदार दीर्घकाळ आपल्यापासून दूर जाऊ शकतात. व्यावसायिक संभाषण गांभीर्याने न घेतल्यास व्यवसाय भागीदाराप्रमाणे तुमच्याबद्दलचा दृष्टिकोन सारखाच असू शकतो. यशस्वी व्यक्तीसाठी टेलिफोन शिष्टाचाराचे मूलभूत नियम जाणून घेणे आवश्यक आहे.

टेलिफोन शिष्टाचार आणि त्याचे मूलभूत नियम संभाषणाशी संबंधित नाहीत

आजकाल, काही लोक मोबाईल फोनशिवाय त्यांच्या आयुष्याची कल्पना करतात. तो आमच्या आयुष्याचा एक भाग बनला. त्यातील एक सोयीस्कर आणि महत्त्वाचा भाग. मोबाइल उपकरणे व्यत्यय आणत नाहीत, तर त्याऐवजी तुमच्या जीवनात मदत करतात याची खात्री करण्यासाठी, तुम्हाला टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम माहित असणे आणि त्यांचे पालन करणे आवश्यक आहे. चला मोबाइल फोनसाठी सर्वात संबंधित काही पाहू.

सार्वजनिक ठिकाणी असताना, तुमचा मोबाईल फोन एका विशिष्ट मोडवर सेट करा. नेहमीप्रमाणे कामाच्या समस्यांबद्दल कॉल देखील केले जाऊ शकतात. मीटिंग किंवा महत्त्वाच्या संभाषणादरम्यान आवाज कमीतकमी कमी करणे आवश्यक आहे. तुम्ही लायब्ररी, चित्रपटगृह, संग्रहालय किंवा प्रदर्शनात जाता तेव्हा तुमचा फोन बंद करा जेणेकरून तुम्ही इतर अभ्यागतांना त्रास न देता कलेचा आनंद घेऊ शकता. तसेच रेस्टॉरंट किंवा कॅफेला भेट देताना रिंगरचा आवाज कमी करा. तुम्ही कंपन मोड वापरू शकता.

तुम्ही सार्वजनिक ठिकाणी असाल तर मोबाइल शिष्टाचार नियम सायलेंट बटणे चालू करण्याची शिफारस करतात. संदेशाचा मजकूर टाईप करून आणि प्रत्येक अक्षरासोबत ध्वनी संकेत देऊन, तुम्ही तुमच्या सभोवतालच्या लोकांना चिडवू शकता, ज्यामुळे तुमच्याबद्दल नकारात्मक वृत्ती वाढू शकते.

तुमचा सेल फोन खाली ठेवू नका टेबलावर फोन,तुम्ही रेस्टॉरंट किंवा कॅफेमध्ये आलात तर. तुम्ही फोन तुमच्या खिशात किंवा पिशवीत ठेवल्यास कॉल उत्तम प्रकारे ऐकू येईल. परंतु टेलिफोन शिष्टाचाराचा हा नियम स्पोर्ट्स बारवर अजिबात लागू होत नाही, जिथे ते खूप गोंगाट करतात.

असताना गाडी चालवत आहे, तुम्ही तुमचा मोबाईल फोन फक्त हेडसेट वापरून वापरू शकता (“हात-मुक्त”). पण तरीही रस्त्यावरून लक्ष विचलित होते. गाडी चालवताना तुम्ही फोनवर बोलू नये, त्यामुळे किमान दंड होईल आणि तुम्हाला इतर परिणामांची आठवण करून द्यायचीही इच्छा नाही.



शिष्टाचार नियम अश्लील शब्द किंवा शपथ, आक्षेपार्ह अभिव्यक्ती किंवा लोकांच्या विशिष्ट गटासाठी आक्षेपार्ह विधाने असलेले रिंगटोन वापरण्यास प्रतिबंधित करतात.

मूक मोडयोग्य क्षणी कॉल म्यूट करण्यासाठी मोबाईल फोन विशेषतः डिझाइन केला आहे. ही व्यवसाय वाटाघाटी, मीटिंग्ज, लायब्ररीला भेट देणे, सिनेमा किंवा प्रदर्शन इ. आहेत. जेव्हा कॉलला उत्तर देणे तुमच्यासाठी महत्त्वाचे असते आणि ते पुढे ढकलले जाऊ शकत नाही, तेव्हा तुमच्या सहकाऱ्यांची माफी मागा आणि बोलण्यासाठी बाहेर जा. संभाव्य महत्त्वाच्या कॉलबद्दल तुम्हाला आगाऊ माहिती असल्यास, मीटिंग किंवा वाटाघाटी सुरू होण्यापूर्वी त्याबद्दल चेतावणी द्या.

मोबाईल बंद कराउपकरणांवर होणारा परिणाम टाळण्यासाठी विमान उड्डाण किंवा हॉस्पिटल भेटीदरम्यान आवश्यक. शिष्टाचाराचे नियम परफॉर्मन्स किंवा चित्रपट सुरू होण्यापूर्वी तुमच्या फोनचा आवाज बंद करण्याची शिफारस करतात. चर्चमध्ये सेल फोन देखील बंद करणे आवश्यक आहे. अशा विनंतीची चिन्हे जिथे असतील तिथे तुम्हाला तुमचा मोबाईल फोन बंद करावा लागेल. तुम्हाला तातडीचा ​​कॉल हवा असल्यास, तुम्हाला फक्त प्रतिबंधित क्षेत्र सोडावे लागेल.

तयार होतोय मोबाईल फोनवर बोला, जवळच्या लोकांपासून दूर जा. त्यांना तुमच्या संभाषणात अडथळा आणू नये म्हणून, बाजूला सुमारे पाच मीटर चालत जा किंवा तुमच्या संभाषणकर्त्याला नंतर कॉल करा. लोकांच्या गर्दीत असताना मोबाईलवर बोलू नये. भूमिगत रस्ता, बोगदा किंवा गर्दीची वाहतूक हे व्यावसायिक संभाषण किंवा निष्क्रिय गप्पा मारण्याचे ठिकाण नाही. जर कॉल तुमच्यासाठी महत्त्वाचा असेल, तर फोन उचला आणि नंतर कॉल करा असे सांगा. दीर्घकाळ चालणाऱ्या रिंगटोनमुळे इतरांना चीड येऊ शकते या वस्तुस्थितीचा विचार करा. या परिस्थितीतून बाहेर पडण्याचा सर्वोत्तम मार्ग म्हणजे कारण स्पष्ट करणारा एसएमएस संदेश पाठवणे आणि परत कॉल करण्याचे आश्वासन देणे.

जर वातावरण तुम्हाला फोनवर बोलण्याची परवानगी देत ​​असेल तर इतर लोकांचे लक्ष वेधून न घेता शक्य तितक्या शांतपणे आणि शांतपणे ते करण्याचा प्रयत्न करा.

टेलिफोन शिष्टाचाराच्या नियमांनुसार, दिवसाच्या कोणत्याही वेळी एसएमएस संदेश पाठवले जाऊ शकतात. जर ग्राहक त्यांना ऐकू इच्छित नसेल तर तो सूचनांचा आवाज बंद करेल. पहिल्या संधीवर तो ते वाचेल.

टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम काटेकोरपणे प्रतिबंधित कराइतर लोकांच्या फोनमधील एसएमएस संदेश आणि कॉल लॉगची सामग्री पहा. हा नियम तुमच्या जवळच्या लोकांसह प्रत्येकाला लागू होतो. हे वाईट शिष्टाचार मानले जाते.

तुम्ही दुसऱ्या व्यक्तीचा फोन वापरू नये जोपर्यंत त्यांनी तुम्हाला परवानगी दिली नसेल. तसेच, मालकाशी सल्लामसलत केल्याशिवाय दुसऱ्याचा सेल फोन नंबर देऊ नका. यामुळे तो चिडचिड करू शकतो आणि तुमच्याबद्दल नकारात्मक वृत्ती बाळगू शकतो.

व्यावसायिक टेलिफोन शिष्टाचाराचे मूलभूत नियम

1. नमस्कार

व्यावसायिक टेलिफोन शिष्टाचाराचा पहिला नियम म्हणजे इंटरलोक्यूटरचे अनिवार्य अभिवादन. हे सत्य आहे असे दिसते आणि कोणालाही हे शिकवण्याची गरज नाही, परंतु मौखिक व्यावसायिक संप्रेषणावरील आकडेवारी दर्शवते की 55% पेक्षा जास्त टेलिफोन संभाषणे अभिवादनाशिवाय राहतात. मानसशास्त्रज्ञांच्या सल्ल्यानुसार, “हॅलो” पेक्षा संभाषणाच्या सुरुवातीला “शुभ दुपार” म्हणणे चांगले आहे, कारण मोठ्या संख्येने व्यंजनांमुळे दुसरा शब्द समजणे कठीण आहे. सुप्रभात किंवा शुभ संध्याकाळ म्हणणे टाळणे देखील चांगले आहे, कारण कामाच्या दिवसात वाटाघाटी होतात.

1. लेखन साधने आहेत

नेहमी काहीतरी लिहिण्यासाठी तयार रहा. नोट्स आणि पेन्सिलसाठी कागद असणे हा टेलिफोन शिष्टाचाराचा दुसरा नियम आहे.

1. गोष्टी एकत्र करू नका

टेलिफोन संभाषण आयोजित करताना, इतर गोष्टींमुळे विचलित न होण्याचा प्रयत्न करा. टेलिफोन शिष्टाचाराचा तिसरा नियम फोनवर अन्न आणि व्यावसायिक संभाषण एकत्र करण्यास कठोरपणे प्रतिबंधित करतो. किमान म्हणणे असभ्य आहे. तुमच्या संभाषणकर्त्याला असे वाटेल की तुम्ही व्यवसायाबाबत जितके निष्काळजी आहात तितकेच तुम्ही त्याच्याशी टेलिफोन संभाषणात आहात.

1. सभ्यता

विनम्र आणि विनम्र संभाषण हा व्यावसायिक टेलिफोन शिष्टाचाराचा चौथा नियम आहे. टेलिफोन संभाषणादरम्यान ओरडणे आणि चिडचिड करणे कठोरपणे प्रतिबंधित आहे, विशेषतः जर ते व्यावसायिक संभाषण असेल. अपमान आणि शपथ कोणत्याही स्वरूपात, परस्पर आणि व्यावसायिक संप्रेषणात अस्वीकार्य आहेत.

1. कोणी आले तर

जेव्हा एखादा क्लायंट तुमच्याकडे येतो किंवा तुमच्या घरी पाहुणे येतात तेव्हा टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम ताबडतोब संभाषण योग्यरित्या समाप्त करण्याची शिफारस करतात. माफी मागा, संभाषणात व्यत्यय आणण्याचे कारण थोडक्यात सांगा आणि पुन्हा कॉल करण्यास सहमती द्या. हे वर्तन तुम्हाला आलेली व्यक्ती आणि फोनवरील व्यक्ती दोघांनाही प्रिय होईल. तू घरी असशील तर त्याला सांग की तू माफी मागतोस, पण तुझ्याकडे पाहुणे असल्याने तू उद्या सकाळी परत फोन करशील. जर तुम्ही ऑफिसमध्ये असाल तर माफी देखील मागा, परंतु एक क्लायंट तुमच्याकडे आला असल्याने तुम्ही तासाभरात परत कॉल कराल. आणि तुमची वचने पाळण्यास कधीही विसरू नका.

1. कनेक्शन तुटल्यास

टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम असे नमूद करतात की जर कनेक्शन अनपेक्षितपणे व्यत्यय आला असेल तर कॉल इनिशिएटरने परत कॉल करणे आवश्यक आहे. कंपनी कर्मचारी आणि ग्राहक किंवा ग्राहक यांच्यातील संभाषण दरम्यान कनेक्शन तुटल्यास, कंपनी प्रतिनिधी परत कॉल करतो.

1. बरोबर आवाज

टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम असे सांगतात की ते पहिले शब्द आणि तुमच्या आवाजाचा आवाज आहे जो संवादाची पुढील शैली निर्धारित करतो. चेहऱ्यावरील हावभाव आणि हावभाव टेलिफोन संभाषणासोबत नसतात. केवळ आपले विचार नम्रपणे आणि सक्षमपणे व्यक्त करण्याची क्षमता आपल्याला आपल्या संभाषणकर्त्यावर अनुकूल छाप पाडण्यास मदत करेल. टेलिफोन संभाषणात, तुमचा आवाज सर्वकाही बदलतो - देखावा आणि स्वभाव दोन्ही.

शांत वाक्यांशांसह संभाषण सुरू करा. तुम्ही तुमच्या इंटरलोक्यूटरला माहितीच्या धबधब्याने ताबडतोब कव्हर करू नये. प्रथम त्याला संभाषणासाठी सेट करण्याचा प्रयत्न करा. तुमचा स्वर बदलताना, सर्वात महत्वाचे शब्द हायलाइट करण्याचा प्रयत्न करा. लहान संदेशांमध्ये माहिती द्या जेणेकरून एका वाक्यात एक कल्पना असेल. परंतु खोल आणि मखमली आवाजाचे चित्रण करून ओव्हरॲक्ट करण्याची गरज नाही. खोटेपणा लगेच लक्षात येतो. त्याची लय आणि संभाषणाची गती वापरून तुम्ही संवादकर्त्याशी सहजपणे जुळवून घेऊ शकता. असा पत्रव्यवहार त्याची खुशामत करेल. मुद्रा, चेहर्यावरील हावभाव, मुद्रा - हे सर्व आपला आवाज निर्धारित करते. शब्दशः आणि लाक्षणिक दोन्ही संभाषणात ट्यून करणे आवश्यक आहे. विनम्र, लॅकोनिक, शांत भाषण आणि प्रश्नांची सक्षम रचना ही यशस्वी टेलिफोन संभाषणाची गुरुकिल्ली आहे. आणि टेलिफोन संभाषणादरम्यान तुमच्या तोंडात सिगारेट, च्युइंगम, लॉलीपॉप किंवा चहा नाही. वातावरण शांत आहे आणि संभाषणाचे ध्येय साध्य करण्यात काहीही अडथळा येत नाही याची खात्री करण्याचा प्रयत्न करा.

1. सक्रिय ऐकण्याचे तंत्र

व्यवसाय टेलिफोन शिष्टाचार सक्रिय ऐकण्याच्या तंत्राच्या महत्त्ववर जोर देते. संभाषणकर्त्याला असे वाटले पाहिजे की आपण त्याचे लक्षपूर्वक ऐकत आहात. त्याच्या भाषणाला “होय”, “स्पष्ट” इत्यादी शब्दांनी समर्थन द्या. संभाषणकर्त्याला विषय सोडण्यापासून रोखून आणि संभाषण लांबणीवर टाकून संभाषण नियंत्रणात ठेवा. एका प्रश्नाचे उत्तर एका प्रश्नासह देण्याचा प्रयत्न करा, ज्यामुळे संभाषणकर्त्याला वैयक्तिक भेटीकडे नेले जाईल.

1. गोषवारा

1. सूर

हे एक सुप्रसिद्ध सत्य आहे की तीन चॅनेल माहितीच्या प्रसारणामध्ये गुंतलेले आहेत - सांकेतिक भाषा, स्वर आणि शब्द. वैयक्तिक संप्रेषणामध्ये, सांकेतिक भाषा केंद्रस्थानी असते. तथापि, दूरध्वनी संभाषणादरम्यान, हे चॅनेल अदृश्य होते आणि संदेश प्रसारित केला जातो त्या स्वराद्वारे मुख्य भूमिका बजावली जाते. टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम आपल्या स्वराचे काळजीपूर्वक निरीक्षण करण्यासाठी कॉल करतात, विशेषत: फोनवर व्यावसायिक वाटाघाटी करताना.

तुमच्या आवाजाचा सकारात्मक स्वर तुम्हाला संभाषणासाठी अनुकूलपणे संभाषणकर्त्याला सेट करण्यास अनुमती देतो, त्याच्यासाठी एक चांगला मूड तयार करतो आणि तुमच्यासाठी चांगली प्रतिष्ठा निर्माण करतो. स्वराचा वापर करून, तुमच्या स्मित, उर्जा आणि उत्साहाने समोरच्या व्यक्तीला चार्ज करा.

1. पोझ

टेलिफोन शिष्टाचार नियम टेलिफोन संभाषणादरम्यान खुर्चीवर बसण्याची किंवा टेबलवर पाय ठेवण्याची शिफारस करत नाहीत. या स्थितीत राहून, तुम्ही डायाफ्रामचा कोन बदलता, ज्यामुळे तुमच्या आवाजाच्या लाकडात बदल होतो, ज्यामुळे तो उदासीन आणि रसहीन दिसतो. यास परवानगी देऊ नका, कारण संभाषणकर्त्याला त्वरित समजेल की आपल्याला या संभाषणाची आवश्यकता नाही.

1. बोलण्याचा दर

जर तुमचा संवादकर्ता हळू असेल तर त्याला माहिती देताना तुमचा वेळ घेण्याचा प्रयत्न करा. तुम्ही जलद बोलता ही वस्तुस्थिती त्याला वेगवान विचार करायला लावणार नाही. अगदी उलट. माहिती मिळवण्याच्या गतीनुसार न राहिल्याने विचारांची रेलचेल हरवली जाते आणि व्यक्ती पूर्णपणे गोंधळून जाते.

दुसरी केस अशी आहे की जर इंटरलोक्यूटरने माहिती पटकन पकडली आणि त्याचे विश्लेषण केले. त्याचे भाषण लहान आहे, आणि त्याच्या निर्णयासाठी जास्त विचार करण्याची आवश्यकता नाही. या प्रकरणात, तुमची आळशीपणा आणि विश्रांती त्याला चिडवू शकते; या प्रकारच्या व्यक्तीशी संप्रेषण करताना, आपल्या बोलण्याचा वेग वाढवा, परंतु मजेदार दिसू नये म्हणून सर्वकाही काळजीपूर्वक नियंत्रित करा.

1. स्वतःचे ऐका

काही वेगळ्या प्रकारे "हॅलो" म्हणण्याचा प्रयत्न करा. टेप रेकॉर्डरवर रेकॉर्ड करा. सर्व काही ऐका. तुम्हाला आमंत्रण देणारा आणि सकारात्मक वाटणारा सर्वात योग्य पर्याय निवडा.

"हॅलो" शब्दासाठी समानार्थी शब्द शोधा. उदाहरणार्थ, "होय" किंवा "ऐकणे." आणि आता त्यांच्यासोबत रेकॉर्ड बनवा. हे सर्व तुम्हाला तुमचा आवाज बाहेरून ऐकण्यास आणि सर्वात योग्य लाकूड आणि स्वर निवडण्यात मदत करेल. जोपर्यंत आपण इच्छित परिणाम प्राप्त करत नाही तोपर्यंत हा व्यायाम करा. ते लक्षात ठेवा आणि नंतर नेहमी त्यावर चिकटून राहण्याचा प्रयत्न करा.

तुम्ही तुमच्या वाटाघाटींचे निरीक्षण करत असताना, तुमच्या लक्षात येईल की तुम्ही दूरध्वनी शिष्टाचाराच्या नियमांचे पालन करायला लागताच अनेक समस्या स्वतःच नाहीशा होतात. सर्वात सोप्या सत्यांचे अनुसरण केल्याने तुम्ही लोकांस प्रिय होऊ शकता, परिणाम साध्य करण्यात मदत करू शकता आणि अप्रिय परिणाम टाळू शकता.

दूरध्वनी शिष्टाचाराचे हे साधे नियम लक्षात घेऊन, तुम्ही स्वतःला एक योग्य, सक्षम व्यक्ती आणि एक स्थिर व्यवसाय भागीदार म्हणून स्थापित करू शकता.

1. संक्षिप्तता

दूरध्वनी संभाषणात उशीर करू नका. कॉल लहान आणि स्पष्ट असावा. व्यावसायिक टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम सुमारे पाच मिनिटे चालणारे व्यावसायिक संभाषण प्रदान करतात. जर या समस्येवर दीर्घ चर्चा आवश्यक असेल तर वैयक्तिक भेटीची व्यवस्था करणे चांगले.

जेव्हा तुम्ही कॉल करता, तेव्हा प्रथम विचारा की संभाषणकर्त्याला या क्षणी बोलणे सोयीचे आहे की नाही, आणि जर तसे नसेल, तर माफी मागा आणि तुम्हाला परत कधी कॉल करायचा ते निर्दिष्ट करा.

1. योग्य प्राधान्यक्रम

टेलिफोन शिष्टाचार आपल्याला प्राधान्य देण्यास शिकवते. जर तुम्ही येणाऱ्या कॉलला उत्तर देऊ शकत नसाल, तर तुमचा फोन बंद करा किंवा सेक्रेटरीला उत्तरे द्या. क्लायंट किंवा अभ्यागताशी वैयक्तिक संप्रेषण करताना, आपण फोनवर बराच वेळ बोलू नये. थोडक्यात कळवा की तुम्ही नंतर परत कॉल कराल आणि हे करणे अधिक सोयीचे असेल तेव्हा स्पष्ट करा. जर तुम्हाला एखाद्या अभ्यागताच्या समोर कॉल करण्याची आवश्यकता असेल, तर त्याची माफी मागा आणि कॉल शक्य तितक्या लहान करा.

1. गोंगाटाच्या ठिकाणी बोलू नका

टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम सार्वजनिक ठिकाणी, सिनेमागृहात किंवा वाहतुकीत मोठ्या संख्येने लोकांमध्ये असताना फोनवर व्यावसायिक संभाषण करण्याची शिफारस करत नाहीत. गोंगाटयुक्त वातावरण अशा संभाषणाची प्रभावीता कमीतकमी कमी करते, माहितीच्या योग्य आकलनामध्ये हस्तक्षेप करते.

1. कोण संभाषण संपवतो

टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम असे नमूद करतात की संभाषण सुरू केलेल्या व्यक्तीने समान अटींवर पूर्ण केले पाहिजे. वरिष्ठ व्यवस्थापनाशी संभाषण झाले तरच त्यांच्या पुढाकाराने संभाषण संपते. स्त्रीला समान विशेषाधिकार आहे. संभाषण सुरू झाले आहे आणि तुम्हाला काहीही नवीन ऐकायला मिळणार नाही हे लक्षात घेऊन तुमची अधीरता रोखण्याचा प्रयत्न करा. संभाषण योग्यरित्या समाप्त करण्याचा प्रयत्न करा, उदाहरणार्थ, या वाक्यांशासह: "तुमचा वेळ आणि समस्यांवरील यशस्वी चर्चेसाठी धन्यवाद." सभ्यता तुमच्याबद्दल सकारात्मक मत बनवेल.

1. त्रासदायक इंटरलोक्यूटरचे काय करावे

त्रासदायक संभाषणकर्त्याशी संवाद साधताना, टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम त्याच्यावर आपला वेळ वाया घालवू नका आणि आपण संभाषण सुरू ठेवण्यास अक्षम आहात हे योग्यरित्या समजावून सांगण्याची शिफारस करतात.

• टेलिफोन शिष्टाचार नियम सर्व महत्त्वाच्या संभाषणांसाठी आगाऊ तयारी करण्याची शिफारस करतात. चर्चा करण्यासाठी प्रश्नांची सूची बनवा जेणेकरून तुम्ही काहीही चुकवू नये आणि एकाच समस्येबद्दल अनेक वेळा परत कॉल करू नका. हे नकारात्मक छाप पाडते.
• टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम त्याच्याशी व्यावसायिक समस्यांबद्दल चर्चा करण्यासाठी त्याच्या घरी किंवा वैयक्तिक टेलिफोन नंबरवर कॉल करणे वाईट चवचे लक्षण मानतात. त्याने स्वत: तुम्हाला हे नंबर दिले हे तथ्य देखील कामाच्या वेळेबाहेरील प्रकरणांचे निराकरण करण्याचे कारण नाही. यशस्वी व्यावसायिकांना दिवसभरात अशा समस्यांवर चर्चा करण्यासाठी वेळ असणे आवश्यक आहे. अर्थात, कोणत्याही नियमात अपवाद आहेत. जर तुमच्याकडे अशीच केस असेल आणि तुम्ही याआधी कॉलवर सहमत असाल, तर सकाळी आठच्या आधी आणि संध्याकाळी अकरा नंतरची वेळ निवडा.
• टेलिफोन शिष्टाचार तुम्हाला मध्यस्थ किंवा उत्तर देणाऱ्या मशीनद्वारे संदेश पाठवायचा असल्यास आगाऊ संदेश तयार करण्याची शिफारस करते. हे तुम्हाला मजकूर अधिक संक्षिप्त आणि योग्यरित्या तयार करण्यास सक्षम करेल.
• इंटरलोक्यूटरकडून त्याला कॉल करणे आपल्यासाठी केव्हा सोयीचे असेल हे जाणून घेण्याचा प्रयत्न करा. तुम्ही कॉल करता तेव्हा, तो आता तुम्हाला वेळ देऊ शकतो का ते पुन्हा तपासा. टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम आपल्या कॉलचे उत्तर देण्यासाठी बराच वेळ प्रतीक्षा करण्याचा सल्ला देत नाहीत; जर तुम्ही स्वतः कॉल करत नसाल, परंतु सेक्रेटरीला तो नियुक्त केला असेल तर संभाषणात सामील होण्यासाठी नेहमी तयार रहा.
• टेलिफोन शिष्टाचाराच्या नियमांनुसार, सकाळी आठच्या आधी आणि संध्याकाळी नऊ नंतर केलेले कॉल बेकायदेशीर मानले जातात. आणि आठवड्याच्या शेवटी तुम्ही सकाळी अकरा वाजेपर्यंत कोणालाही त्रास देऊ नये. परंतु जर तुम्हाला इतक्या लवकर व्यावसायिक वाटाघाटी कराव्या लागतील, तर तुम्ही तुमची चिडचिड दाखवू नये, ही बातमी पुढे ढकलली जाऊ शकत नाही. दुसऱ्या प्रकरणात, तुमच्या संभाषणकर्त्याला इशारा द्या की त्यांनी अशा वेळी तुम्हाला कॉल करू नये.

आपण कॉल करत असल्यास व्यवसाय टेलिफोन संभाषण शिष्टाचाराचे कोणते नियम विचारात घ्यावेत?

1. आपला परिचय द्या

नेहमी तुझे नाव म्हणा. तुझी ओळख झाली याची पूर्ण खात्री असूनही. टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम "तुम्हाला त्रास देणे" इत्यादी वाक्ये वापरण्याची शिफारस करत नाहीत - यामुळे तुम्हाला प्रतिकूल प्रकाश पडतो. प्रथम तुमचा परिचय करून देणे, तुमचे नाव आणि आवश्यक असल्यास तुमची स्थिती सांगणे आणि इच्छित मुद्द्यांवर चर्चा करणे योग्य होईल.

1. तुम्ही योग्य व्यक्तीशी बोलत आहात का ते शोधा

संभाषण सुरू करण्यापूर्वी, तुम्ही खात्री करून घ्या की ओळीच्या दुसऱ्या टोकावरील व्यक्ती तुम्हाला हवी आहे. जर तुम्हाला खात्रीने माहित नसेल की तुम्हाला ज्या व्यक्तीने फोनला उत्तर दिले आहे, त्याला खालीलप्रमाणे फोनवर आमंत्रित करण्यास सांगा: "मला निकोलाई पेट्रोविच ऐकू येईल का?" किंवा “कृपया मारियाला फोनवर आमंत्रित करा.” सर्व परिचित नावे सूचीबद्ध करून फोनला नेमके कोणी उत्तर दिले याचा अंदाज लावू नये, उदाहरणार्थ: “हॅलो, ही माशा आहे का? नाही? ग्लाशा? इ. तुम्ही मजेदार आणि हास्यास्पद दिसाल. आणि ज्याच्यासोबत तुम्ही सामान्य व्यवसाय करू शकता अशा यशस्वी व्यक्तीची छाप तुम्हाला देण्याची शक्यता नाही. संभाषणाच्या अगदी सुरुवातीला थोडक्यात विचारा, उदाहरणार्थ: “वादिम पेट्रोविच?” जर ही व्यक्ती तुम्हाला हवी असेल तर हॅलो म्हणा, तुमचा परिचय द्या आणि व्यवसायात उतरा.

1. फोनवर कोण आहे ते शोधू नका

"कोण आहे?" असे विचारून फोनला कोणी उत्तर दिले हे शोधण्याची शिफारस केलेली नाही. आपण योग्य नंबर डायल केला आहे की नाही याबद्दल आपल्याला शंका असल्यास, आपण ते केले आहे का ते तपासा: “हॅलो! ही फिनिक्स कंपनी आहे का? इ. जर तुम्हाला कळले की नंबर चुकीचा डायल केला गेला आहे, तर अनेक वेळा परत कॉल न करण्याचा प्रयत्न करा, परंतु फक्त योग्य नंबर शोधा, उदाहरणार्थ, इच्छित कंपनीच्या वेबसाइटवर.

1. योग्य व्यक्ती नसेल तर काय करावे

आपल्याला आवश्यक असलेली व्यक्ती तेथे नसल्यास परत कॉल करणे केव्हा सोयीचे असते ते शोधा.

1. उत्तर देणाऱ्या मशीनवर योग्य प्रकारे संदेश कसा सोडायचा

उत्तर देणाऱ्या मशीनसाठी संदेशाच्या मजकूराचा विचार करताना, ऑर्डर विसरू नका: प्रथम - अभिवादन करा, आपला परिचय द्या, तारीख आणि वेळ निर्दिष्ट करा, नंतर प्रश्न थोडक्यात सांगा आणि शक्य असल्यास, शेवटी, तुमच्याशी संपर्क साधण्यास सांगा. - गुड बाय म्हणा.

1. संभाषणाच्या सुरुवातीला

टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम शिफारस करतात की संभाषणाच्या अगदी सुरूवातीस आपण नेहमी स्पष्ट करा की आपल्या संभाषणकर्त्यासाठी या क्षणी आपल्यासाठी वेळ घालवणे सोयीचे आहे की नाही. उशीरा कॉल केल्याने दशलक्ष डॉलर्सचा करार नष्ट होऊ शकतो. जर तुमचा संवादकर्ता त्याच्यासाठी अधिक महत्त्वाच्या गोष्टीत व्यस्त असेल तर तुमचे सर्व प्रस्ताव बहिरे कानांवर पडतील. तपशीलांचा शोध न घेता, तो जे करत आहे त्यापासून विचलित होण्यापेक्षा तुम्हाला नकार देणे त्याच्यासाठी सोपे आहे. आपण अधिक सोयीस्कर क्षणी कॉल केल्यास, आपण गंभीर युक्तिवाद सादर करून, करार करण्यासाठी त्याला सहजपणे राजी करू शकता, परंतु आता त्याचे विचार पूर्णपणे भिन्न आहेत आणि आपल्या योजना उधळल्या आहेत.

1. वेळ वाचवा

टेलिफोन शिष्टाचार नियम कॉलचा विषय एका मिनिटापेक्षा जास्त काळ स्पष्ट करण्याचा सल्ला देतात. आपण दहा मिनिटांसाठी कॉल करण्याचे का ठरवले हा विषय विकसित करण्यात काही अर्थ नाही. इतर व्यक्तीचा वेळ वाया घालवू नये म्हणून स्पष्टपणे आणि विशिष्टपणे बोला.

1. माफी मागू नका, पण आभार माना

तुम्ही तुमच्या संभाषणकर्त्याचा वेळ काढल्याबद्दल माफी मागू नये, जरी तुम्हाला असे वाटत असले की तुम्ही त्याचा बराच वेळ घेत आहात. तुमच्या माफीने तुम्हाला काही फायदा होणार नाही, कारण संभाषणकर्त्याला असे वाटेल:

• मी तुझ्याशी संवाद साधण्यात माझा वेळ वाया घालवला;
• तुम्हाला तुमच्या क्षमतेवर पुरेसा विश्वास नाही;
• तुम्ही तुमच्या वेळेला महत्त्व देत नाही.

टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम कृतज्ञतेने क्षमायाचना बदलण्याचा सल्ला देतात. "तुमच्या वेळेबद्दल धन्यवाद" असे बोलून समोरच्या व्यक्तीला त्यांच्या वेळेबद्दल धन्यवाद द्या.

जर त्यांनी तुम्हाला कॉल केला तर टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम काय आहेत?

1. फोन केव्हा उचलायचा

पाचव्या रिंगच्या आधी लगेच कॉलला उत्तर देण्याचा प्रयत्न करा. टेलिफोन शिष्टाचार तिसऱ्या रिंगला उत्तर देण्याची शिफारस करते. गोष्टी बंद करण्यासाठी प्रथम आवश्यक आहे. दुसरे म्हणजे ट्यून इन करणे. तिसरा म्हणजे हसून फोन उचलणे. हेच क्लायंट आणि कंपनीच्या कॉर्पोरेट नैतिकतेबद्दल आदरयुक्त वृत्ती दर्शवते. व्यवसाय शिष्टाचाराचे पालन करण्यात अयशस्वी होणे हे कंपनीमधील कॉर्पोरेट नैतिकतेचे निम्न स्तर दर्शवते.

तुम्ही लगेच फोन उचलू नये. गोष्टी बाजूला ठेवा, ट्यून इन करा, स्मित करा आणि फोन उचला.

1. कसे उत्तर द्यावे

टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम व्यावसायिक सेटिंगमध्ये “हॅलो”, “होय” इत्यादी शब्द न वापरण्याची जोरदार शिफारस करतात. उदाहरणार्थ: "ट्रायम्फ कंपनी, हॅलो!" आम्ही तुम्हाला तुमच्या कंपनीच्या वैशिष्ट्यांशी संबंधित अभिवादनाबद्दल आगाऊ विचार करण्याचा सल्ला देतो. आपले नाव आणि आडनाव देणे आवश्यक नाही, ते आपले स्थान किंवा कंपनीचे विभाग सूचित करण्यासाठी पुरेसे आहे. मुख्य गोष्ट अशी आहे की त्याने कोणत्या कंपनीला कॉल केला आणि कोण त्याच्याशी बोलत आहे हे संभाषणकर्त्याला समजते. आणि त्यांनी तुमच्या सहकाऱ्याला विचारले तर कोण कॉल करत आहे हे शोधण्याची गरज नाही.

1. जर तुमच्याकडे वेळ नसेल

टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम फोन उचलणे अस्वीकार्य मानतात आणि "फक्त एक सेकंद" असे म्हणत, आपण मोकळे होईपर्यंत कॉलरची प्रतीक्षा करण्यास भाग पाडतात. तुम्ही या क्षणी व्यस्त आहात आणि नंतर कॉल कराल किंवा तुमच्यासाठी बोलणे अधिक सोयीस्कर असेल अशा वेळेचे नाव सांगणे अधिक योग्य आहे.

बिझनेस मीटिंग किंवा मीटिंगमध्ये असताना थेट संवादाला प्राधान्य देऊन तुमचा फोन म्यूट करा. पूर्ण झाल्यावर, तुम्ही परत कॉल करण्यास सक्षम असाल.

1. त्यांनी दुसऱ्या व्यक्तीला विचारले तर

तुम्हाला फोनवर दुसऱ्या व्यक्तीला आमंत्रित करण्यास सांगितले असल्यास, उदाहरणार्थ, असे उत्तर द्या: "फक्त एक सेकंद, मी त्याला फोन देईन." त्या बदल्यात, ज्याला टेलिफोनवर आमंत्रित केले आहे त्याने याबद्दल आभार मानले पाहिजेत.

1. तो तिथे नसेल तर

जर तुम्ही एखाद्या कर्मचाऱ्याला त्याच्या अनुपस्थितीमुळे फोनवर उत्तर देण्यासाठी आमंत्रित करू शकत नसाल, तर काही वेळाने परत कॉल करण्याची ऑफर द्या. उदाहरणार्थ: “कृपया १५ मिनिटांत परत कॉल करा.”

1. जेव्हा तुम्ही आधीच एखाद्याशी बोलत असाल

टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम एकाच वेळी दोन फोन न घेण्याचा सल्ला देतात, जेणेकरुन तुम्ही दुसऱ्याशी बोलता तेव्हा तुमच्या संभाषणकर्त्यांपैकी एकाला प्रतीक्षा करण्यास भाग पाडू नये. आपल्याला फोन उचलण्याची, माफी मागणे आणि परिस्थिती थोडक्यात स्पष्ट करणे आवश्यक आहे, नंतर कॉल करण्याची ऑफर द्या. किंवा पहिल्या संभाषणकर्त्याची माफी मागा आणि पहिले संभाषण पूर्ण केल्यानंतर, पुढील सुरू करा.

1. जवळपास अनोळखी व्यक्ती असतील तर

सचिवांसाठी टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम काय आहेत?

1. कॉलला उत्तर देताना नेहमी स्वतःची ओळख करून द्या. त्याला कोण उत्तर देत आहे हे संभाषणकर्त्याला माहित असले पाहिजे. स्वतःचा परिचय करून द्या आणि त्याला अभिवादन करा. तुम्ही प्रतिनिधित्व करत असलेल्या कंपनीचे नाव सांगा.
2. तुमच्या भावनांवर नेहमी नियंत्रण ठेवा, विशेषतः नकारात्मक भावना. त्या व्यक्तीला हे ऐकणे आवश्यक आहे की तुम्हाला त्याच्या कॉलमध्ये स्वारस्य आहे आणि ते मैत्रीपूर्ण आहेत. संभाषण नम्रपणे, योग्यरित्या आणि हसतमुखाने करा.
3. कॉलला उत्तर देताना आपल्या डाव्या हाताने फोन उचलण्याचा प्रयत्न करा. हे तुम्हाला हात न बदलता आवश्यक नोट्स बनविण्यात मदत करेल. तुमच्या फोनजवळ काही नोट पेपर आणि पेन्सिल किंवा पेन ठेवा. त्यांना शोधण्यासाठी तुम्हाला संभाषणात व्यत्यय आणावा लागणार नाही.
4. व्यवस्थापनाला संबोधित केलेल्या कॉलला प्राधान्य दिले जाते. टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम क्लायंट कॉलिंग व्यवस्थापनास लाइनवर सोडण्याची शिफारस करत नाहीत. तुमचा बॉस आहे की नाही याची नेहमी जाणीव ठेवावी. प्रथम क्लायंटला जोडणे अस्वीकार्य आहे, आणि नंतर, संचालक अनुपस्थित असल्याचे समजल्यानंतर, त्याला नंतर कॉल करण्यास सांगणे अस्वीकार्य आहे.
5. टेलिफोन शिष्टाचाराच्या नियमांनुसार, सेक्रेटरीला विचारणे आवश्यक आहे: "मी तुमची ओळख कशी करू शकतो?" ग्राहकाने त्याचे नाव आणि आडनाव देऊन प्रतिसाद देणे आवश्यक आहे. यानंतर, सेक्रेटरी प्रत्येक 30 सेकंदांनी क्लायंटकडे परत येईपर्यंत डायरेक्टर फोन उचलेपर्यंत लाइन जोडतो आणि धरून ठेवतो.
6. व्यवस्थापनाच्या अनुपस्थितीत, सर्व कॉल डेटा सहायक सचिवाने रेकॉर्ड करणे आवश्यक आहे. रेकॉर्डमध्ये कोणी, कोणत्या वेळी, कोणत्या कारणासाठी, कोणाला आणि कधी परत कॉल करायचा याची माहिती असणे आवश्यक आहे. त्यानंतर, सर्व माहिती बॉसला कळवली जाते.
7. चुका टाळण्यासाठी, टेलिफोन शिष्टाचार नियम सल्ला देतात की डेटा रेकॉर्ड करताना, हुकूम देणाऱ्या व्यक्तीसह त्वरित तपासा.
8. व्यवस्थापन स्तरावर न सोडवता येणारे बरेच छोटे प्रश्न आहेत. अनुभवी सहाय्यक सचिव सक्षमपणे आणि योग्यरित्या व्यवस्थापनास टेलिफोन कॉलचे नियमन करतात, शक्य असल्यास ते इतर तज्ञांना वितरित करतात.
9. टेलिफोन शिष्टाचाराचे नियम सहाय्यक सचिवास व्यवस्थापकाच्या रिसेप्शन शेड्यूलबद्दल, कॉल प्राप्त करण्याची त्याची क्षमता आणि आवश्यक असल्यास, कॉलच्या नियोजित वेळेबद्दल सर्वांत संपूर्ण माहिती प्रदान करण्यास बाध्य करतात.
10. प्रत्येक संस्थेकडे माहितीची श्रेणी असू शकते जी फोनवर प्रदान केली जात नाही. या प्रकरणात, सहाय्यक सचिव शिफारस करतात की सदस्याने व्यवस्थापकाशी लेखी किंवा वैयक्तिकरित्या संपर्क साधावा.
11. टेलिफोन शिष्टाचार नियम व्यावसायिक संभाषणांमध्ये संक्षिप्त, कुशल शैली राखण्याची शिफारस करतात. संभाषण पूर्ण आणि स्पष्ट असले पाहिजे, इतर कोणत्याही अर्थ लावण्याची परवानगी देऊ नये.
12. समांतर कॉल दरम्यान, सचिवाने संभाषणकर्त्याची माफी मागितली पाहिजे, थोडक्यात परिस्थिती स्पष्ट केली पाहिजे आणि संभाषण समाप्त केले पाहिजे.
13. जेव्हा एखादा प्रश्न प्राप्त होतो ज्याचे उत्तर सचिवांना माहित नसते, तेव्हा त्यांनी माफी मागितली पाहिजे आणि संभाषणकर्त्याला स्पष्टीकरणासाठी वेळ देण्यास सांगावे आणि दुसऱ्या कॉलची व्यवस्था करावी.
14. टेलिफोन शिष्टाचार यावर जोर देते की कोणत्याही जोडीदाराशी संयमी, कुशल, मैत्रीपूर्ण आणि आदरपूर्ण संवाद योग्य आहे. तुम्ही तुमच्या भावना आणि कृती नेहमी नियंत्रणात ठेवाव्यात.

आधुनिक जगात, टेलिफोन हे संप्रेषणाचे इतके सामान्य साधन बनले आहे की बरेच लोक ते व्यावसायिक संप्रेषणासाठी योग्यरित्या वापरत आहेत की नाही याचा विचार देखील करत नाहीत. फोन कॉलसंभाषणाची एक पद्धत आहे जी आपल्याला संभाषणकर्त्यांमधील वैयक्तिक भेटीशिवाय, शक्य तितक्या लवकर अनेक समस्यांचे निराकरण करण्याची परवानगी देते. टेलिफोनचा योग्य वापर केल्याने तुम्हाला कंपनीमधील कर्मचारी आणि ग्राहकांशी वाटाघाटी करताना अनुकूल मायक्रोक्लीमेट मिळू शकते. या लेखातून आपण शिकाल फोनवर क्लायंटशी संवाद कसा साधायचा, फोनवर व्यवसाय वाटाघाटीसाठी काय नियम आहेत आणि कंपनीला पहिल्या कॉलपासून जास्तीत जास्त कार्यक्षमता कशी मिळवायची.

1. इंटरलोक्यूटरला अभिवादन

जेव्हा तुम्ही फोन उचलता, तेव्हा तुम्हाला संभाषणकर्त्याला अभिवादन करावे लागेल. अनेक संस्था ही ग्रीटिंग स्कीम वापरतात:

कॉल येण्याच्या वेळेनुसार, ते म्हणतात: "शुभ सकाळ!", "शुभ दुपार!", "शुभ संध्याकाळ!";
- पुढे, संस्थेचे नाव उच्चार करा;
- आणि नंतर त्यांचे नाव सांगून त्यांचा परिचय द्या (कधीकधी त्यांची स्थिती देखील).

दूरध्वनी संभाषणाच्या या प्रकारामुळे कॉलरला काही सेकंदात जास्तीत जास्त माहिती मिळण्यास मदत होते. अशी अभिवादन ऐकणारी व्यक्ती अधिक आरामदायक वाटेल, ज्यामुळे संभाषणाच्या प्रभावीतेवर परिणाम होईल. सक्षम आणि सुशिक्षित लोकांशी व्यवहार करणे नेहमीच आनंददायी असते. मनोवैज्ञानिक दृष्टिकोनातून, अशी अभिवादन योजना संभाषणकर्त्याला आरामदायक आणि मानसिकदृष्ट्या सुरक्षित वाटू देते.

2. बोलत असताना, हसणे

बोलता बोलता खुर्चीवर बसून बसू नका, याचा लगेच तुमच्या आवाजावर परिणाम होईल. असे केल्याने, आपण कॉलरबद्दल आपला अनादर आणि उदासीनता दर्शवून परिस्थिती आणखी वाढवाल. आपल्या आवाजात स्मित आणि स्वारस्य सह, आपण केवळ आपल्या संभाषणकर्त्यालाच आवडत नाही तर आपल्या संपूर्ण कंपनीवर एक अनुकूल छाप देखील तयार कराल.

3. आपल्या संभाषणकर्त्याचा आदर करा

4. बाह्य विषयांमुळे विचलित होऊ नका

5. ठराविक वाक्ये.

6. स्पष्ट करणारे प्रश्न विचारा

7. तुमच्या इंटरलोक्यूटरमध्ये व्यत्यय आणू नका

8. बोलत असताना फोन टेबलावर ठेवू नका

फोनवर बोलत असताना होल्ड फंक्शन वापरताना, हे लक्षात ठेवण्यासारखे आहे की यास एका मिनिटापेक्षा कमी वेळ लागेल. जर तुम्हाला आधीच माहित असेल की तुम्हाला समस्येचे निराकरण करण्यासाठी अधिक वेळ लागेल, उदाहरणार्थ, पुढील कार्यालयात जा किंवा समांतर कॉल करा, तर संभाषण पुन्हा शेड्यूल करण्याची ऑफर देणे चांगले होईल. विनम्रपणे त्या व्यक्तीला समजावून सांगा की तुम्हाला आवश्यक असलेली माहिती प्राप्त होताच तुम्ही त्याच्याशी संपर्क साधाल.

9. लगेच हँग अप करू नका

10. समांतर कॉल्सवर स्विच करू नका

11. इतर गोष्टी करू नका

12. आपल्या संभाषणकर्त्याला निरोप द्या

टेलिफोन शिष्टाचार नियमपातळ हवेतून बाहेर काढले नाही. हे असंख्य मनोवैज्ञानिक अभ्यास, व्यावहारिक अनुभव आणि अनेक टेलिफोन संभाषणांचे विश्लेषण यांचे परिणाम आहे.

70% व्यवसाय संप्रेषण फोनवर केले जातात, याचा अर्थ संपूर्ण व्यवसायाचे यश व्यावसायिक टेलिफोन संप्रेषण शिष्टाचाराच्या नियमांचे पालन करण्यावर अवलंबून असते. अर्थात, संवाद साधणारे वेगळे आहेत. कोणत्याही परिस्थितीत करणे ही सर्वात चांगली गोष्ट म्हणजे विनम्र व्यक्ती म्हणून आपली स्वतःची शैली राखणे जो कोणत्याही प्रसंगासाठी शिष्टाचाराच्या नियमांसह सशस्त्र आहे.

परिचय

2.3 फोनवर बोलण्याचे भाषण तंत्र

2.4 व्यावसायिक टेलिफोन संभाषण आयोजित करण्यासाठी नियम

2.5 यशस्वी टेलिफोन संभाषणाची मानसिक रहस्ये

निष्कर्ष

वापरलेल्या साहित्याची यादी

परिचय

असे मानले जाते की व्यावसायिक संप्रेषणातील सर्वात सोपी गोष्ट म्हणजे टेलिफोन संभाषण. खरं तर, हे प्रकरण खूप दूर आहे. टेलिफोन कॉल व्यवसाय पत्रव्यवहार आणि फॅक्सिंग सारख्याच संक्षिप्त आवश्यकतांच्या अधीन असावा.

टेलिफोन संप्रेषण हा अनेक लोकांच्या व्यावसायिक क्रियाकलापांचा अविभाज्य भाग आहे. ते ज्या कंपनीत काम करतात त्या कंपनीची प्रतिष्ठा, तसेच त्यांचा स्वतःचा व्यवसाय आणि भौतिक कल्याण, मुख्यत्वे अदृश्य संभाषणकर्त्याशी सक्षमपणे संवाद साधण्याच्या क्षमतेवर अवलंबून असते.

फोनवरील व्यावसायिक संभाषण हा सर्वात वेगवान व्यावसायिक संपर्क आहे ज्यासाठी विशेष कौशल्ये आवश्यक आहेत. दूरध्वनी संभाषणाचा पत्रापेक्षा एक महत्त्वाचा फायदा आहे: ते अंतराची पर्वा न करता माहितीची सतत द्वि-मार्गी देवाणघेवाण सुनिश्चित करते.

असा अंदाज आहे की प्रत्येक टेलिफोन संभाषण सरासरी 3 ते 5 मिनिटे चालते. परिणामी, एकूण, व्यवस्थापकासह टेलिफोन संप्रेषण, उदाहरणार्थ, दिवसातून सुमारे 2-2.5 तास लागतात.

या संदर्भात, केवळ एक लहान संभाषण आयोजित करण्याची क्षमताच आवश्यक नाही, तर परिस्थितीतील अचानक बदलावर प्रतिक्रिया देऊन त्वरित परिस्थितीशी जुळवून घेणे देखील आवश्यक आहे. बऱ्याचदा, टेलिफोन संभाषण हे व्यवसाय करार पूर्ण करण्याच्या दिशेने पहिले पाऊल बनते.

यशस्वी व्यावसायिक टेलिफोन संभाषणाचा आधार म्हणजे क्षमता, चातुर्य आणि मैत्री. हे महत्वाचे आहे की व्यावसायिक दूरध्वनी संभाषण शांत, विनम्र स्वरात केले पाहिजे आणि संभाषणकर्त्यामध्ये सकारात्मक भावना जागृत करा. १७ व्या शतकातील आणखी एक इंग्लिश तत्त्वज्ञ एफ. बेकनने नमूद केले की "शब्द योग्य क्रमाने ठेवण्यापेक्षा मैत्रीपूर्ण स्वरात संभाषण करणे अधिक महत्त्वाचे आहे."

अशा प्रकारे, फोनवर व्यवसाय वाटाघाटी आयोजित करण्याची स्वतःची वैशिष्ट्ये आहेत आणि म्हणूनच या विषयाची प्रासंगिकता संशयाच्या पलीकडे आहे.

कामाचा उद्देश: टेलिफोन संभाषणाच्या मुख्य पैलूंचा अभ्यास करणे आणि सारांशित करणे.

कार्यामध्ये परिचय, दोन भाग, एक निष्कर्ष आणि संदर्भांची सूची असते. कामाची एकूण मात्रा 15 पृष्ठे आहे.

1. संप्रेषण तर्कसंगत करण्याचे साधन म्हणून टेलिफोन

इतर संप्रेषण साधनांपेक्षा टेलिफोन किमान सहा फायदे प्रदान करतो:

माहिती हस्तांतरणाचा वेग (वेळ वाढणे);

ग्राहकाशी संपर्क ताबडतोब स्थापित केला जातो - जर नंतरचे संभाषणासाठी उपलब्ध असेल; कामाच्या ठिकाणी थेट आवश्यक माहिती मिळवणे अनेकदा शक्य असते आणि यासाठी कोणतीही क्रियाकलाप पुढे ढकलण्याची आवश्यकता नसते.

माहितीची थेट देवाणघेवाण (संवादाचा फायदा). थेट संप्रेषणाबद्दल धन्यवाद, संबंधित समस्या त्वरित स्पष्ट करणे आणि करारावर पोहोचणे शक्य होते.

वैयक्तिक कनेक्शन (संपर्काचा फायदा). लेखनशैली बऱ्याचदा "भारी" असली तरी, फोनवर तुम्ही तुमच्या व्यावसायिक भागीदाराशी मैत्रीपूर्ण, वैयक्तिक आणि जीवंत संभाषण करू शकता. जर तुम्हाला फोनवर बोलून तुमच्या जोडीदाराकडून काही मिळवायचे असेल, तर तुम्ही आधीच लेखी नकार मिळाल्यापेक्षा आरक्षण आणि आक्षेपांना आव्हान देण्याच्या चांगल्या स्थितीत आहात. संभाव्य मतभेद त्वरित सोडवले जाऊ शकतात. अशा प्रकारे, या उद्देशासाठी अक्षरे वापरण्यापेक्षा दूरध्वनीवरून यशस्वी व्यवहार होण्याची शक्यता जास्त आहे.

पेपरवर्क कमी करणे. पत्रव्यवहाराशी संबंधित कोणतीही क्रिया (श्रुतलेखन, पत्रव्यवहार, पुनर्मुद्रण, वाचन, दुरुस्त्या करणे, समर्थन, अग्रेषित करणे) पूर्णपणे अनावश्यक बनते.

पैसे वाचवणे (खर्च कमी करणे).

जर आपण असे गृहीत धरले की व्यवसाय पत्र, संबंधित गणना दर्शविते, व्यवस्थापन खर्चात 20-30 युरो खर्च येतो, तर 3-5 मिनिटांच्या लांब-अंतराच्या कॉलची किंमत खूपच कमी आहे. व्यावसायिक सहलींसाठी लागणारा खर्च वाचतो.

कॉन्फरन्स कॉलवर वाटाघाटी केल्याने मीटिंगचा खर्च वाचू शकतो. याव्यतिरिक्त, फोन वापरणे अनेकदा जटिल समस्या सोडवणे सोपे किंवा जलद करते.

टेलिफोनचे फायदे विशेषतः एकात्मिक दृष्टिकोनाने स्पष्ट होतात (चित्र 1).

अंजीर. 1 टेलिफोन संभाषणांचे तर्कसंगतीकरण

त्यामुळे:

हुकूम देण्याऐवजी कॉल करा.

निष्क्रिय (इनकमिंग) टेलिफोन संभाषणे वापरा.

येणारे फोन कॉल (तसेच "हस्तक्षेपाचे इतर स्त्रोत) गंभीरपणे महत्त्वाच्या क्रियाकलापांवर (ए कार्ये) एकाग्रतेमध्ये व्यत्यय आणण्यापासून रोखणे प्रत्येक व्यवस्थापकाच्या हिताचे आहे.

2. फोनवर व्यवसाय संभाषण

दूरध्वनी संभाषण हा वेळेत झालेला संपर्क असतो, परंतु अंतराळात दूर असतो आणि विशेष तांत्रिक माध्यमांद्वारे मध्यस्थी करतो, संवादकांमधील संवाद. त्यानुसार, व्हिज्युअल संपर्काची कमतरता संप्रेषण भागीदारांमधील परस्परसंवादाच्या मौखिक माध्यमांवर भार वाढवते.

2.1 फोनवरील व्यावसायिक संभाषणाची वैशिष्ट्ये

असे दिसते की हे सोपे असू शकते - फोन उचला, नंबर डायल करा आणि काही मिनिटांत सर्व समस्या सोडवा! तथापि, सर्व इतके सोपे नाही.

प्रभावी दूरध्वनी संभाषणाच्या नियमांमध्ये प्रभुत्व मिळविण्यासाठी, आपण प्रथम या विशिष्ट संप्रेषण परिस्थितीतील सर्व महत्त्वपूर्ण घटक समजून घेणे आणि विचारात घेणे आवश्यक आहे.

संप्रेषण वृत्ती - पुढील व्यावसायिक संपर्कांसाठी इंटरलोक्यूटरला स्थान देण्यासाठी; व्यवसाय सहली किंवा पत्रव्यवहारात वेळ आणि पैसा वाया न घालवता विश्वसनीय माहिती प्राप्त करा किंवा प्रसारित करा.

फोनवरील व्यावसायिक संभाषणात, संभाषणकर्त्यांची भूमिका थेट संपर्कांपेक्षा वेगळी नसते, तथापि, संभाषण सुरू करणाऱ्याला एक अतिरिक्त फायदा मिळतो, कारण तो त्याच्या वर्तनाचा आगाऊ विचार करतो, सोयीस्कर क्षण आणि पद्धत निवडतो. संभाषण आयोजित करणे.

फोनवरील संवादाचे गैर-मौखिक माध्यम म्हणजे विराम (त्यांचा कालावधी), स्वर (उत्साह, करार, सावधपणा, इ. व्यक्त करणे), पार्श्वभूमी आवाज आणि हँडसेट उचलण्याचा वेग (डायल टोननंतर), दुसऱ्याला समांतर पत्ता. इंटरलोक्यूटर इ.

खरे आहे, जर संभाषणाचा आरंभकर्ता कोणीतरी असेल तर वरील सर्व मुद्दे तुमच्या हेतूंशी सुसंगत नसतील. म्हणूनच, आपण वस्तुनिष्ठ किंवा व्यक्तिनिष्ठ कारणांमुळे संभाषण खंडित होऊ शकते या वस्तुस्थितीसाठी तयार असणे आवश्यक आहे, की संवादक आपल्याशी बोलू इच्छित नाही.

दूरध्वनी वाटाघाटींचे वैशिष्ठ्य या वस्तुस्थितीद्वारे निश्चित केले जाते की परस्परसंवाद हे समोरासमोरच्या बैठकीप्रमाणेच भागीदाराबद्दल गैर-मौखिक माहितीच्या स्त्रोतांपासून रहित आहे.

हे लक्षात ठेवले पाहिजे की भाषण संप्रेषणामध्ये, माहितीचे मार्ग खालीलप्रमाणे वितरीत केले जातात: 7 टक्के - थेट शब्दाद्वारे, 38 टक्के - स्वर आणि आवाजाद्वारे आणि 55 टक्के - चेहर्यावरील भाव, चेहर्यावरील हावभाव, हावभाव, हावभाव, हसू, देहबोली. अशा प्रकारे, आम्हाला टेलिफोन संभाषणादरम्यान संभाषणकर्त्याबद्दल अर्ध्याहून अधिक माहिती प्राप्त होत नाही. मुख्य माहितीचा भार आवाज, स्वर, लाकूड, मॉड्युलेशन यावर पडतो... तेच फोनवर बोलत असताना तुमची वैयक्तिक प्रतिमा ठरवतात आणि संस्मरणीय बनवतात.

दूरध्वनी संभाषणाची कला म्हणजे आपल्याला काय हवे आहे ते थोडक्यात संप्रेषण करणे आणि उत्तर मिळवणे. एक मनोरंजक वस्तुस्थिती अशी आहे की एक जपानी कंपनी अशा कर्मचा-याला कामावर ठेवणार नाही जो फोनवर व्यवसाय समस्या तीन मिनिटांत सोडवू शकत नाही.

सर्वसाधारणपणे तुमचे बोलणे वर्तन सुधारून तुम्ही व्यावसायिक संवाद आणि टेलिफोन वाटाघाटींची प्रभावीता वाढवू शकता.

दूरध्वनी संभाषणातील मुख्य गोष्ट म्हणजे तुमच्या संस्थेची उच्च कॉर्पोरेट भावना, जी तुम्ही योग्य स्वरात धन्यवाद व्यक्त करता. दूरध्वनी संभाषणातील व्यक्तिमत्व खूप महत्वाचे आहे आणि ते केवळ स्वर आणि आवाजाद्वारे व्यक्त केले जाऊ शकते.

जो कोणी फोनवर व्यावसायिक संभाषण सुरू करतो त्याला या प्रश्नांचा सामना करावा लागतो: भावना आणि स्वरांच्या भाषेत कल्पनांचे भाषांतर कसे करावे, आपल्या आत्मविश्वासाच्या भावनेने कल्पनांना रंग कसे द्यावे आणि कॉलरपर्यंत आपला विश्वास कसा व्यक्त करावा?

हे मुख्य उद्दिष्ट साध्य करण्यासाठी प्रयत्न करणे आवश्यक आहे - थेट संपर्कांसाठी आपल्या वाटाघाटी करणार्या भागीदाराची इच्छा बळकट करण्यासाठी.

यशस्वी टेलिफोन संभाषणांची मुख्य गुणवत्ता: फॉर्मची नवीनता, सामग्रीची ताजेपणा आणि शब्दांची ताजेपणा.

तुम्हाला कोंडीचा सामना करावा लागू नये: शाब्दिक आक्रमकता किंवा आनंदाने भाषण. हँग अप करून टेलिफोन संभाषणातील कोणत्याही शाब्दिक आक्रमकतेपासून स्वतःचे संरक्षण करणे सोपे आहे. आनंदाने बोलण्याचा एक आणि सर्वात महत्वाचा फायदा आहे - तो नेहमी तुम्हाला पुन्हा कॉल करण्याची संधी देतो. सकारात्मक नातेसंबंध हा यशस्वी व्यक्तींचा पाया असतो.

२.२ टेलिफोन संभाषणाची तयारी

दूरध्वनी संभाषणाची योग्य संस्था आपल्याला इष्टतम वेळी जास्तीत जास्त माहिती प्राप्त करण्यास अनुमती देते. टेलिफोन संभाषणाचा कालावधी साधारणतः 5-6 मिनिटे असतो. या वेळी, संवादकांचा परिचय, प्रकरणाचा परिचय, समस्येची चर्चा आणि निष्कर्ष काढला जातो. व्यावसायिक टेलिफोन संभाषणाच्या सामग्रीसाठी मुख्य आवश्यकता संक्षिप्तता, माहिती समृद्धता, तर्कशास्त्र आणि मैत्रीपूर्ण स्वभाव आहेत.

फोनवर व्यवसाय संभाषणाची तयारी करणे म्हणजे आपल्याला आवश्यक आहे:

संभाषणाचा उद्देश आणि ते आयोजित करण्याच्या रणनीती अचूकपणे निर्धारित करा;

संभाषणासाठी योजना बनवा;

विचार करा आणि स्पष्टपणे प्रश्न आणि त्यांच्या सादरीकरणाचा क्रम तयार करा;

केसशी संबंधित आवश्यक कागदपत्रे तसेच कॅलेंडर आणि नोटबुक तयार करा.

दूरध्वनी संभाषण (विशेषत: जर या महत्त्वाच्या वाटाघाटी असतील तर) समोरासमोर वाटाघाटी करण्याइतकीच काळजीपूर्वक तयारी करणे आवश्यक आहे आणि अशा तयारीची सर्वात महत्त्वाची बाब म्हणजे मनोवैज्ञानिक. हे बऱ्याचदा असे होते: तुम्ही फोन उचलता, नंबर डायल करता आणि सर्व पूर्व-तयार वाक्ये तुमच्या डोक्यातून कुठेतरी गायब होतात. या प्रकरणात, आगामी संभाषणाचे मुख्य मुद्दे कागदाच्या तुकड्यावर आगाऊ लिहिणे आणि ते आपल्या डोळ्यांसमोर ठेवणे चांगले.

तुम्ही कामावर तारीख सेट करण्याचा किंवा विक्री करण्याचा विचार करत असल्यास, तुम्हाला महत्त्वाचा फोन कॉल करण्याची आवश्यकता असते. तुम्हाला फोनवर बोलण्याची सवय नसल्यास, संभाषण सुरू करण्याची भीती वाटू शकते. यशस्वी फोन कॉलची गुरुकिल्ली म्हणजे दोन्ही पक्षांना सोयीस्कर वाटेल याची खात्री करणे जेणेकरून तुम्हाला स्वारस्य असलेल्या समस्येवर तुम्ही सहज चर्चा करू शकता.

पायऱ्या

भावी तरतूद

1. तुमच्या कॉलद्वारे तुम्ही कोणत्या उद्देशाचा पाठपुरावा करत आहात ते शोधा.तुम्ही फोन उचलण्यापूर्वी, तुम्हाला कॉलद्वारे काय साध्य करायचे आहे हे समजून घेणे महत्त्वाचे आहे. उदाहरणार्थ, आपण आपल्या आवडीच्या एखाद्याला रोमँटिकपणे कॉल केल्यास, आपले ध्येय त्यांना डेटवर विचारणे असू शकते. व्यावसायिक संभाषणादरम्यान, आम्ही तुमची उत्पादने किंवा सेवा विकण्याबद्दल बोलत असू. या संभाषणातून तुम्ही काय साध्य करू इच्छिता हे स्वतःला विचारा.

   • शक्य असल्यास, लक्ष्य शक्य तितक्या अचूकपणे परिभाषित करणे उपयुक्त ठरेल. हे तुम्हाला संभाषणासाठी चांगली तयारी करण्यास मदत करेल.
   • काही प्रकरणांमध्ये, कॉलचा उद्देश अधिक सामान्य असू शकतो. उदाहरणार्थ, तुम्ही नेमके काय शोधत आहात हे जाणून घेतल्याशिवाय ऑफर केलेल्या सेवांबद्दल चौकशी करण्यासाठी तुम्ही कंपनीला कॉल करू शकता. तुम्हाला मिळालेली माहिती तुम्हाला नेमके काय हवे आहे किंवा काय हवे आहे हे समजण्यास मदत करेल.

2. तुमच्या इंटरलोक्यूटरबद्दल चौकशी करा.जर तुम्ही एखाद्या विशिष्ट व्यक्तीला कॉल करत असाल ज्याला तुम्ही चांगले ओळखत नाही, तर तुम्ही प्रथम त्यांच्याबद्दल चौकशी करावी. हे तुम्हाला संभाषणातून काय अपेक्षा करावी हे अधिक चांगल्या प्रकारे समजून घेण्यात मदत करेल. उदाहरणार्थ, जर तुम्ही एखाद्या कंपनीच्या सीईओशी बोलणार असाल, तर तो खूप व्यस्त असेल आणि तुमच्याशी बोलायला जास्त वेळ नसेल. जर तुम्ही लाजाळू व्यक्तीला कॉल केला तर तुम्हाला बहुतेक बोलणे करावे लागेल.

   • तुम्ही व्यवसाय कॉल करत असल्यास, तुम्ही कॉल करत असलेल्या कंपनीच्या वेबसाइटला भेट द्या. तुम्हाला त्याची कल्पना येण्यास मदत करण्यासाठी त्याचे स्थान आणि कदाचित चरित्र समाविष्ट केले पाहिजे.
   • जर तुम्ही वैयक्तिक कॉल करत असाल, तर तुम्ही ज्या व्यक्तीशी बोलत आहात त्या व्यक्तीला ओळखत असलेल्या मित्राला विचारा की ते कोण आहेत.

3. बोलण्याचे काही मुद्दे लिहा.तुम्हाला कशाची गरज आहे आणि तुम्ही कोणाशी बोलणार आहात हे शोधून काढल्यानंतर, फोन कॉलसाठी काही टिपा लिहून स्वत:चा आत्मविश्वास वाढवा. हे असे मुद्दे असू शकतात ज्यांना तुम्ही संभाषणात निश्चितपणे स्पर्श करू इच्छिता किंवा तुम्हाला स्वारस्य असलेले प्रश्न. अशा यादीच्या मदतीने, आपण थेट संभाषणादरम्यान कोणतीही महत्त्वाची गोष्ट विसरणार नाही.

   • वस्तू क्रमाने ठेवून बाह्यरेखा तयार करणे देखील उपयुक्त ठरू शकते. नक्कीच, तुम्हाला इतर व्यक्तीच्या प्रतिसादांवर आधारित संभाषण तयार करावे लागेल, परंतु हे तंत्र तुम्हाला फोन कॉलबद्दल चिंताग्रस्त असल्यास ट्रॅकवर राहण्यास मदत करेल.
   • कॉल करण्यासाठी किती वेळ लागेल याचा विचार करा. तुम्ही जास्त वेळ बोलणार नाही असे गृहीत धरणे चांगले आहे, त्यामुळे तुम्ही ज्या महत्वाच्या विषयांवर चर्चा करू इच्छिता त्यावर लक्ष केंद्रित केले पाहिजे.

   संभाषण सुरू करा

   1. नमस्कार म्हणा आणि तुमचा परिचय द्या.प्रथम, “हॅलो” किंवा “हॅलो” असे उत्तर देणाऱ्या व्यक्तीला अभिवादन करा. आजकाल बऱ्याच लोकांकडे कॉलर आयडी आहे, परंतु ओळीच्या दुसऱ्या टोकावरील व्यक्ती तुम्हाला नावाने अभिवादन करत नाही तोपर्यंत तुम्ही तुमची ओळख करून द्यावी. जर तुम्ही तुमच्या ओळखीच्या एखाद्याला कॉल करत असाल तर, पहिले नाव पुरेसे असू शकते. तथापि, इतर परिस्थितींमध्ये, आपल्याला अधिक माहिती प्रदान करण्याची आवश्यकता असू शकते जेणेकरून त्या व्यक्तीला आपण कोण आहात हे समजू शकेल.

      • जेव्हा ग्रीटिंग्जचा विचार केला जातो, तेव्हा तुम्ही दिवसाच्या वेळेनुसार पर्याय वापरू शकता, उदाहरणार्थ: “शुभ सकाळ,” “शुभ दुपार,” किंवा “शुभ संध्याकाळ.”
      • जर तुम्ही बिझनेस कॉल करत असाल, तर तुम्ही काम करत असलेल्या कंपनीचे नाव देखील द्या. उदाहरणार्थ: "गुड मॉर्निंग, ही ओरिफ्लेमची अलिना सेरेडा आहे."
      • तुम्ही तुमच्या आवडीच्या एखाद्याला कॉल करत असल्यास, तुम्ही कुठे भेटलात याचा उल्लेख करू शकता. उदाहरणार्थ: “हाय, हे अँटोन ओस्टाख आहे. आम्ही गेल्या आठवड्यात जिममध्ये भेटलो."
      • ज्यांच्याशी तुमची परस्पर ओळख आहे अशा एखाद्याला तुम्ही कॉल करत असाल तर त्यांचे नाव सांगा. उदाहरणार्थ: “हॅलो, हा पीटर आहे. मी निकिताची मैत्रीण आहे... मला वाटतं त्याने तुला माझ्या कॉलबद्दल चेतावणी दिली होती."
      • तुम्ही एखाद्या रिकाम्या जागेबद्दल कॉल करत असल्यास, कृपया तुम्ही त्याबद्दल कुठे ऐकले ते स्पष्ट करा. उदाहरणार्थ: “हॅलो, माझे नाव व्हिक्टोरिया अर्लानोवा आहे. काल तुम्ही वर्तमानपत्रात दिलेल्या नोकरीच्या जाहिरातीबद्दल मी कॉल करत आहे.”
      • तुम्ही सामान्य माहितीसाठी कंपनीला कॉल केल्यास, तुमचे नाव देणे आवश्यक नाही. तुम्ही फक्त असे म्हणू शकता: "हॅलो, मला सामान ठेवण्याच्या सेवेमध्ये स्वारस्य आहे."

   2. त्या व्यक्तीला बोलणे सोयीचे आहे का ते विचारा.तुम्हाला यशस्वी फोन संभाषण करायचे असल्यास, तुम्ही ज्या व्यक्तीला कॉल करत आहात तितकेच तुमच्यावर लक्ष केंद्रित केले आहे याची खात्री करणे महत्त्वाचे आहे. म्हणूनच एक सुरू करण्यापूर्वी त्याच्याकडे बोलण्यासाठी वेळ आहे का हे विचारणे एक चांगली कल्पना आहे. जर एखादी व्यक्ती म्हणते की तो मोकळा आहे, तर बोलणे सुरू करा. जर तो म्हणाला की तो व्यस्त आहे किंवा निघणार आहे, तर तुम्ही बोलण्यासाठी आणखी एक वेळ शोधा.

      • तुम्ही कॉल करत असलेली व्यक्ती व्यस्त असल्यास, हँग अप करण्यापूर्वी दुसरी वेळ व्यवस्था करा. म्हणा, “मी तुला आज दुपारी कॉल करू शकतो का? उदाहरणार्थ, 15:00 वाजता?"
      • जर ती व्यक्ती तुम्हाला परत कॉल करू इच्छित असेल, तर तुमच्यासाठी सोयीचा दिवस आणि वेळ सुचवा. तुम्ही म्हणू शकता: “मी उद्या सकाळी मोकळा होईल. आपण दहाच्या आसपास बोलू शकतो का?"

   3. छोट्या छोट्या बोलाने बर्फ फोडा.तुम्ही काहीतरी विचारण्यासाठी किंवा विकण्यासाठी कॉल करत असल्यास, तुम्हाला थेट मुद्द्यापर्यंत पोहोचण्याची गरज नाही. हे इंटरलोक्यूटरला वेगळे करू शकते. त्याऐवजी, हवामानासारख्या तटस्थ विषयांबद्दल थोडक्यात बोलून संबंध निर्माण करण्याचा प्रयत्न करा.

      • तथापि, आपण फार काळ क्षुल्लक गोष्टींबद्दल बोलू नये, अन्यथा संभाषणकर्त्याने संयम गमावण्याची उच्च शक्यता असते.
      • तुम्ही ज्या व्यक्तीला कॉल करत आहात त्या व्यक्तीला तुम्ही ओळखत असाल, तर त्यांच्या आवडीच्या क्षेत्राबद्दल चांगली विनोद करा. उदाहरणार्थ, जर तुमच्या ओळखीच्या एखाद्याला तुम्ही क्रीडा चाहते म्हणून कॉल करत असाल, तर म्हणा, "CSKA मॉस्को काल एक रोलवर होता, नाही का?"
      • तुम्ही कॉल करत असलेल्या व्यक्तीला ओळखत नसल्यास, अधिक सामान्य विषयांबद्दल लहान चर्चा करा. उदाहरणार्थ: “अलीकडे खूप गरम होत आहे, नाही का? मला आठवत नाही की गेल्या उन्हाळ्यात गोष्टी इतक्या वाईट होत्या."

   4. कॉलच्या बिंदूवर जा.एकदा तुम्हाला असे वाटले की तुम्ही आणि इतर व्यक्ती अधिक आरामदायक आणि आरामशीर वाटत आहात, ही वेळ व्यवसायात उतरण्याची आहे. तुम्ही का कॉल करत आहात त्या व्यक्तीला सांगा. शक्य तितक्या स्पष्टपणे आणि संक्षिप्तपणे बोला, जसे की तुम्ही आजूबाजूला आणि आजूबाजूला मारहाण केली तर तुम्हाला खात्री वाटेल.

      • तुम्हाला आत्मविश्वास प्रस्तुत करण्याची आवश्यकता असताना, तुम्ही कॉल करत असलेल्या व्यक्तीकडून काही मागताना नम्र असल्याचे लक्षात ठेवा.
      • तुम्ही न थांबता बराच वेळ बोलल्यास, समोरची व्यक्ती तुम्हाला व्यत्यय आणू शकते. तुम्ही तुमच्या कॉलच्या उद्देशाविषयी आधीच थोडे शेअर केले असल्यास थांबणे आणि त्यांची प्रतिक्रिया ऐकणे ही एक चांगली कल्पना आहे.
      • फोनवर बोलताना काहीही खाऊ नका किंवा च्युइंगम चघळू नका. बाह्य आवाज आपल्याला संभाषणात फारसा स्वारस्य नसल्याची छाप देईल.

   कॉलची तयारी करा

   1. एक शांत जागा शोधा.जेव्हा कॉल करण्याची वेळ येते, तेव्हा ते शक्य तितक्या सहजतेने जाईल याची खात्री करा. याचा अर्थ तुम्हाला संभाषणासाठी अनुकूल वातावरण तयार करण्याची आवश्यकता आहे, म्हणून तुम्ही तुमचा फोन वापरू शकता अशी शांत जागा शोधा. तुम्हाला पार्श्वभूमीचा आवाज कमीत कमी ठेवण्याची गरज आहे जेणेकरून समोरच्या व्यक्तीला स्वतःला पुन्हा सांगायला सांगावे किंवा त्यांनी तुमचे ऐकावे म्हणून ओरडावे.

      • कॉल करण्यासाठी सर्वोत्तम जागा म्हणजे दार बंद असलेली रिकामी खोली. अशा प्रकारे, आपण शांत राहण्याची हमी दिली जाते.
      • तुम्हाला तुमच्या सहकाऱ्यांना ऐकू येईल अशा खुल्या जागेच्या कार्यालयातून कॉल करायचा असल्यास, खोलीत जास्त गर्दी नसलेली वेळ निवडा. उदाहरणार्थ, दुपारच्या जेवणाच्या वेळी किंवा दिवसाच्या शेवटी लोक घरी जात असताना कॉल करा.
      • शक्य असल्यास, सार्वजनिक ठिकाणी जसे की रेस्टॉरंट किंवा स्टोअरमध्ये महत्त्वाचे फोन कॉल करणे टाळा. ते सहसा विचलित असतात आणि यशस्वी संभाषण करण्यासाठी खूप गोंगाट करतात. तुम्ही घर किंवा ऑफिसपासून दूर असताना तुम्हाला एखाद्याला कॉल करण्याची आवश्यकता असल्यास, रेस्टॉरंटमधील शौचालयाजवळील हॉलवे किंवा स्टोअरमधील रिकामी जागा यासारखी शांत जागा शोधण्याचा प्रयत्न करा.

   2. सिग्नलची गुणवत्ता तपासा.आजकाल, बरेच लोक संपर्काचे मुख्य साधन म्हणून सेल फोन वापरतात. हे तुमचे केस असल्यास, चांगल्या कॉल गुणवत्तेची खात्री करण्यासाठी कॉल करण्यापूर्वी तुमच्या फोनवरील सिग्नल तपासा. जोपर्यंत तुम्हाला अनुकूल असा सिग्नल मिळत नाही तोपर्यंत थोडं फिरा. तुमच्या मोबाइल फोनचे नेटवर्क रिसेप्शन खराब असल्यास, लँडलाइन फोन वापरा.

      • लँडलाइन फोनवरील कॉलची ध्वनी गुणवत्ता मोबाइल फोनपेक्षा सामान्यत: चांगली असते, म्हणून जर तुम्हाला खूप महत्त्वाचा कॉल करायचा असेल तर शक्य असल्यास लँडलाइन फोन वापरा. हे विशेषतः आवश्यक आहे जर तुम्ही एखाद्या वृद्ध व्यक्तीला कॉल करत असाल ज्याला खूप चांगले ऐकू येत नाही.
      • मोबाइल फोन वापरताना, तो धरून ठेवण्याचे लक्षात ठेवा जेणेकरून अंतर्गत मायक्रोफोन सहजपणे तुमचा आवाज उचलू शकेल. स्पीकरफोन वापरून महत्त्वाचे कॉल न करणे चांगले.
      • तुम्ही एखाद्याला वैयक्तिक किंवा छोट्याशा चर्चेसाठी कॉल करत असल्यास, तुम्ही प्रथम मेसेज पाठवू शकता: "तुमच्याकडे बोलण्यासाठी काही मिनिटे आहेत का?" तुमचा कॉल अपेक्षित असल्यास त्या व्यक्तीला अधिक आराम वाटेल.
      • संभाषणादरम्यान सकारात्मक दृष्टीकोन ठेवण्याचा प्रयत्न करा. होय, संभाषणादरम्यान समोरची व्यक्ती तुम्हाला हसताना पाहू शकणार नाही, परंतु ते तुम्हाला अधिक उत्साही आणि सकारात्मक बोलण्यास मदत करेल.
      • दूरध्वनी संभाषणादरम्यान तुमचे शब्द स्पष्टपणे उच्चारणे. तुम्ही जे बोलत आहात ते समोरच्याला सहज समजावे असे तुम्हाला वाटते.
      • तुमच्या बोलण्याच्या गतीकडेही लक्ष द्या. जर तुम्ही खूप लवकर बोललात तर तुम्हाला समजण्यासही त्रास होईल.

दूरध्वनी संप्रेषण, इतर सर्व प्रकारच्या संप्रेषणांप्रमाणे, त्याचे स्वतःचे तंत्र आणि नियम आहेत. जर तुमच्या कामाच्या स्वरूपामुळे तुमचा फोन तुमचा "उजवा हात" बनला असेल, तर फोनवर बोलण्याचे नियम जाणून घेऊन त्याला सहयोगी बनवणे चांगले होईल. टेलिफोन संप्रेषणाच्या या नियमांद्वारे मार्गदर्शित, आपण संभाषण योग्यरित्या तयार करण्यात आणि आपल्या संभाषणकर्त्यावर विजय मिळविण्यास सक्षम असाल.

1. शुभेच्छा देऊन व्यवसाय कॉल सुरू करण्याचे सुनिश्चित करा: सुप्रभात, शुभ दुपार इ. हे केवळ विनम्र नाही, तर तुम्ही कोण आहात हे समजून घेण्यासाठी आणि तुमच्या कॉलच्या संभाव्य उद्देशावर लक्ष केंद्रित करण्यासाठी इतर व्यक्तीला वेळ देते.

जर त्यांनी तुम्हाला कॉल केला, तर हे विसरू नका की फोन उचलण्याची तुमची वाट पाहणारी व्यक्ती विचलित झाली आहे - जरी ती तीन रिंग्जपर्यंत चालू राहिली (अनेक संस्थांनी सेट केलेले उत्तर थ्रेशोल्ड). परिणामी, संभाषणाच्या पहिल्या काही सेकंदात तो सहसा लक्ष केंद्रित करू शकत नाही. तुम्ही तुमच्या संस्थेचे नाव ताबडतोब सांगितल्यास, ग्राहक ते पकडू शकणार नाही आणि पुन्हा विचारण्यास लाज वाटेल. यामुळे वेळ वाया जातो - त्याचा आणि तुमचा - आणि ही परिस्थिती टाळणे सोपे आहे.

अभिवादन केल्यानंतर, आपल्या संस्थेचे नाव आणि/किंवा फोन नंबर द्या जेणेकरून ग्राहक खात्री करू शकेल की त्याला जिथे जायचे आहे तिथे पोहोचले आहे. त्रुटी ताबडतोब शोधली जाते आणि हे आपल्याला वेळेचा अपव्यय टाळण्यास अनुमती देते. शेवटी, स्वतःची ओळख करून, तुम्ही सुरुवातीपासूनच समोरच्या व्यक्तीशी सकारात्मक संबंध प्रस्थापित करता. त्याच वेळी, तुमची संस्था आणि तुम्ही स्वतः दोघेही त्याच्यासाठी अधिक स्वागतार्ह आणि मैत्रीपूर्ण वाटतात. अनोळखी व्यक्तीला कधीही विचारू नका, "तू कसा आहेस?" तो खोटा वाटतो. तुमच्या संभाषणकर्त्याला कधीही सांगू नका: "तू मला ओळखत नाहीस." हे आत्मविश्वासाची कमतरता दर्शवते.

2. व्यवसाय कॉलची वेळ काळजीपूर्वक निवडा. सर्वात वाईट वेळ म्हणजे सकाळी लवकर किंवा संध्याकाळी उशीरा.

हे विचारण्याचे सुनिश्चित करा: "तुमच्याकडे लहान संभाषणासाठी एक मिनिट आहे की मी तुम्हाला दुसऱ्या वेळी कॉल करू?" जर ती व्यक्ती तुमच्याशी या क्षणी बोलू शकत नसेल तर बोलण्यासाठी वेळ द्या: "10 वाजले तुम्हाला अनुकूल असतील का?"

3. VIZD पद्धत वापरून, तुमचे ऐकले जात असल्याची खात्री करा. या संक्षेपात यशस्वी कॉलच्या मुख्य घटकांची प्रारंभिक अक्षरे असतात.

IN. लक्ष द्या. आपण संभाषणकर्त्याला आपले शब्द लक्ष केंद्रित करण्यास आणि ऐकण्यास भाग पाडले पाहिजे जेणेकरून त्याच्या अनुपस्थित मनाचा बळी होऊ नये.

आणि. व्याज. दुसऱ्या व्यक्तीचे लक्ष वेधून घेण्यासाठी, तुमच्या संदेशामध्ये स्वारस्य घटक विचारात घेणे आवश्यक आहे.

आणि. इच्छा. तुमच्या शब्दांनी संभाषणकर्त्यामध्ये इच्छा जागृत केली पाहिजे.

डी. कृती. तुमचा संदेश स्पष्टपणे परिभाषित केलेल्या कृती योजनेसह समाप्त झाला पाहिजे.

4. तुमच्या इंटरलोक्यूटरला नावाने कॉल करण्याचे सुनिश्चित करा. तुम्ही नुकतेच भेटला असाल तर त्याचे नाव तुमच्या आठवणीत उमटवण्याचा प्रयत्न करा. हे स्वत: ला अनेक वेळा पुनरावृत्ती करून आणि वारंवार वापरून प्राप्त केले जाऊ शकते. लक्षात ठेवा की लोकांना स्वतःमध्ये सर्वात जास्त रस आहे! अमेरिकन संशोधकांनी 500 फोन कॉल्सचे विश्लेषण केले आणि आढळले की त्यांच्यामध्ये “मी” हे सर्वनाम 4,000 पेक्षा जास्त वेळा दिसले!

संभाषणाच्या शेवटी, दुसऱ्या व्यक्तीचे नाव, तसेच त्याच्या किंवा तिच्याबद्दलची इतर माहिती लिहा जी तुम्ही संभाषणादरम्यान शिकलात, जसे की त्याच्या मुलांची नावे आणि वय. या नोंदी काळजीपूर्वक ठेवा. ते तुम्हाला पुढील कॉल्सवर आणखी चांगले संबंध स्थापित करण्यात मदत करतील.

5. फोन संभाषणादरम्यान स्मित करा. हसणे केवळ तुमचा उत्साह समोरच्या व्यक्तीपर्यंत पोहोचवण्यास मदत करत नाही तर तुमची उर्जा देखील वाढवते. हसण्यामुळे मेंदूला अशी रसायने तयार करण्यास मदत होते जी आत्मविश्वास आणि आशावाद वाढवतात.

6. तुम्हाला कोणतीही सेवा मिळाली असेल अशा प्रकरणांमध्ये "धन्यवाद" कॉल करण्याचे सुनिश्चित करा. ते भविष्यातील सहकार्यासाठी खूप उपयुक्त आहेत. तुमची प्रतिक्रिया जितकी जलद असेल तितके असे कॉल अधिक प्रभावी होतील.

7. तुमचा संवादकार कसा विचार करतो याची कल्पना करण्याचा प्रयत्न करा. हे सोपे काम नाही, परंतु ते सोपे करण्याचे मार्ग आहेत.

• समोरच्या व्यक्तीच्या आवाजावर आधारित वस्तुनिष्ठ विश्लेषण करण्याचा प्रयत्न करू नका. मेंदूच्या डाव्या गोलार्धासाठी, जे तर्कशास्त्रासाठी जबाबदार आहे, या परिस्थितीत बरेच अज्ञात प्रमाण आहेत. त्याऐवजी, आपल्या अंतर्ज्ञानी उजव्या मेंदूचे ऐका. समोरच्या व्यक्तीचे ऐकत असताना आराम करा आणि तुमच्या मेंदूमध्ये छाप आणि संवेदना तयार होऊ द्या. अशा नैसर्गिक छाप आश्चर्यकारकपणे अचूक असू शकतात.
• उच्च दराने उच्चार (सामग्री अर्थपूर्ण असल्यास) सरासरीपेक्षा जास्त बुद्धिमत्ता दर्शवते.
• संकोच, तोतरेपणा आणि विराम हे सहसा चिंता किंवा अनिर्णय दर्शवतात.
• सामग्रीवर अवलंबून, विशिष्ट वाक्ये अधोरेखित करणे संबंधित अवचेतन आवडी आणि नापसंत दर्शवू शकते.
• इंटरलोक्यूटरच्या शैलीवर आधारित, आपण कोणत्या प्रकारचे व्यक्तिमत्व बोलत आहात हे निर्धारित करण्याचा प्रयत्न करा: एक "व्यवस्थापक", "आई", "मेकॅनिक" किंवा "प्रेरक".

"व्यवस्थापक" ने स्पष्ट केले पाहिजे की तुमच्या सूचना त्याच्या यशात कसे योगदान देतील किंवा त्याचे ध्येय साध्य करणे सोपे करेल. तुमच्या प्रस्तावांचा लोकांना कसा फायदा होईल यावर जोर देऊन त्यांचे मूल्य आईला पटवून द्या. "मेकॅनिक" शी बोलताना, तथ्ये आणि आकडे वापरा आणि "प्रेरक" साठी संदेश शक्य तितका मनोरंजक असावा.

8. "तुम्ही सहमत आहात का?" असे सांगून सहकार्याला प्रोत्साहन द्या. हे आपल्याला अनुमती देईल:

• तुमच्या संदेशावर तुमच्या संवादकर्त्याकडून सकारात्मक प्रतिक्रिया द्या.
• तुमच्या कल्पना कशा प्राप्त होत आहेत किंवा जेव्हा तुम्हाला तुमच्या संदेशातील मुख्य मुद्द्यांवर जोर द्यायचा असेल तेव्हा तुम्हाला अभिप्राय हवा असेल तेव्हा त्याला संभाषणात गुंतवून घ्या.
• तुमच्या प्रश्नाचे सकारात्मक उत्तर देऊन तुमचा दृष्टिकोन स्वीकारण्यासाठी हळूवारपणे त्याला धक्का द्या. हे उत्तर बहुधा आहे कारण लोक सर्वात सोपा मार्ग स्वीकारतात. अशा मैत्रीपूर्ण प्रश्नाचे उत्तर फक्त एक अतिशय हट्टी व्यक्तीच देऊ शकते. आणि संभाषणादरम्यान तुम्ही जितकी अधिक होकारार्थी उत्तरे ऐकाल, तितके तुमचे प्रस्ताव स्वीकारले जाण्याची शक्यता जास्त आहे.
• संभाषणाच्या अंतिम टप्प्यावर करार साध्य करा. जर तुम्ही हा टप्पा आधीच अनेक वेळा वापरला असेल, तर त्याची पुनरावृत्ती केल्याने अधिक गंभीर विनंती पूर्ण होण्याची शक्यता वाढेल.

काही प्रकरणांमध्ये, लोकांना हा वाक्प्रचार इतका आवडतो की ते असे म्हणणाऱ्या व्यक्तीचा स्वर आणि आवाज कॉपी करतात.

9. तुम्ही जेवत असताना, पीत असताना किंवा इतर कोणाशी बोलत असताना कधीही फोनला उत्तर देऊ नका. तुमच्या शेजारी उभ्या असलेल्या व्यक्तीला संबोधित करण्यासाठी टेलिफोन रिसीव्हर कधीही आपल्या हाताने झाकून ठेवू नका. हे तुमच्यातील व्यावसायिकतेची कमालीची कमतरता दर्शवते.

10. आपल्या संभाषणकर्त्याला निरोप देण्याचे सुनिश्चित करा: टेलिफोन संभाषण प्रभावीपणे समाप्त करण्याची क्षमता श्रोत्यापर्यंत आपले विचार पोचविण्याच्या क्षमतेपेक्षा कमी महत्त्वाची नाही. खूप वेळ चाललेल्या संभाषणामुळे समोरच्या व्यक्तीला लाज, कंटाळा किंवा चिडचिड होऊ शकते.

संभाषण योग्यरित्या समाप्त करण्यासाठी, सभ्य-फर्म-पूर्ण तंत्र वापरा:

नम्र पणे वागा.जर तुम्ही एखाद्या अनोळखी व्यक्तीशी व्यवहार करत असाल तर तुमच्या शेवटच्या वाक्यात त्यांचे नाव समाविष्ट करा. जर तुम्हाला तुमच्या इंटरलोक्यूटरने काही तथ्ये लक्षात ठेवायची असतील, तर निरोप घेतल्यानंतर लगेच त्यांची पुनरावृत्ती करा.

ठाम राहा. अप्रासंगिक चर्चेत स्वतःला ओढू देऊ नका. तुमच्यासाठी हे करणे अवघड असल्यास, फक्त सुरक्षिततेसाठी, हातात काही वाजवी सबब आहेत, उदाहरणार्थ: "मला माफ करा, माझे नाव दुसऱ्या फोनवर आहे." सहसा - जर तुमचा टोन अनुकूल असेल तर - संभाषणकर्त्याला इशारा समजेल की निरोप घेण्याची वेळ आली आहे.

संभाषण संपवा.फक्त समोरच्या व्यक्तीला आधी हँग अप करू देण्याची खात्री करा. आपण असे केल्यास, संभाषण मनोवैज्ञानिकदृष्ट्या फार अनुकूल नसलेल्या नोटवर समाप्त होईल.