Primjer naloga za pravo potpisivanja primarnih dokumenata. Davanje prava potpisa na dokumentima

Sve poslovne transakcije moraju biti dokumentirane primarnim knjigovodstvenim ispravama na temelju kojih se vodi računovodstvo.

Primarne knjigovodstvene isprave prihvaćaju se u računovodstvo ako su sastavljene na obrascu sadržanom u albumima jedinstvenih obrazaca primarne knjigovodstvene dokumentacije, a isprave čiji oblik nije predviđen tim albumima moraju sadržavati, između ostalog, svojeručne potpise naznačene osobe.

Na temelju članka 3. čl. 9 Saveznog zakona N 129-FZ, popis osoba ovlaštenih za potpisivanje primarnih računovodstvenih dokumenata odobrava voditelj organizacije u dogovoru s glavnim računovođom. Dokumente koji se koriste za formaliziranje poslovnih transakcija sa novčanim sredstvima potpisuju čelnik organizacije i glavni računovođa ili osobe koje oni ovlaste.

U nadležnost izvršnog tijela društva spadaju sva pitanja vođenja tekućeg poslovanja društva.
Dakle, voditelj organizacije ispunjava odgovornosti koje su mu dodijeljene za upravljanje tvrtkom osobno i delegiranjem dijela svojih ovlasti drugim zaposlenicima poduzeća.
Ova norma znači da je zakonodavac predvidio mogućnost potpisivanja primarnih dokumenata ne samo od strane voditelja organizacije, već i od strane drugih ovlaštenih osoba.

Stoga, pravo zaposlenika na potpisivanje primarnih dokumenata mora biti regulirano internim dokumentima organizacije. Ako je zaposlenik ovlašten za potpisivanje dokumenata koji dokumentiraju transakcije s novčanim sredstvima, tada ovaj interni autorizacijski dokument mora potpisati ne samo generalni direktor, već i glavni računovođa. Posljednji uvjet u potpunosti se odnosi na objavu dokumenta kojim se zamjeniku ravnatelja daje pravo potpisivanja računa za plaćanje.

Prema stavku 6. čl. 169 Poreznog zakona Ruske Federacije, račun potpisuju voditelj i glavni računovođa organizacije ili druge osobe ovlaštene za to naredbom (drugim administrativnim dokumentom) za organizaciju ili punomoći u ime organizacije. organizacija.

Stoga je najuniverzalniji način da se određenim zaposlenicima dodijeli pravo potpisivanja određenih dokumenata izdavanje lokalnog regulatornog akta. U pravilu se kao takav akt koristi nalog poduzeća. Ne postoji jedinstveni obrazac za takav nalog, pa se izdaje u bilo kojem obliku, osim ako organizacija nije razvila neki poseban. Također možete odrediti uvjete rada zaposlenika, uključujući njegovo pravo potpisivanja određenih dokumenata, u opisu njegovog posla.

Dakle, popis osoba koje imaju pravo potpisivanja primarnih računovodstvenih dokumenata mora odobriti voditelj organizacije (naredbom ili propisom), međutim, navođenje broja naloga na računu nije predviđeno važećim zakonodavstvom. U međuvremenu, kako bi se izbjegle konfliktne situacije s fiskalnim tijelima, preporuča se još uvijek navesti razloge zbog kojih određena osoba potpisuje primarne dokumente.

Podtočka "g" točke 2. čl. 6 Saveznog zakona od 21. studenog 1996. N 129-FZ „O računovodstvu” dopušta mogućnost vođenja računovodstvenih evidencija osobno od strane voditelja organizacije.

Dakle, ako dužnosti glavnog računovođe obavlja osobno voditelj organizacije, potpis upravitelja na fakturi stavlja se dva puta: za voditelja i glavnog računovođu. U ovom slučaju, činjenica da su dužnosti glavnog računovođe dodijeljene upravitelju mora biti potvrđena odgovarajućim nalogom za organizaciju.

Obrazac takvog naloga razvija organizacija samostalno na temelju svog trenutnog sustava upravljanja uredom.

Nalog davanja prava potpisa glavnom računovodstvuizdaje se ako se ukaže takva potreba. Koje dokumente će glavni računovođa moći potpisati nakon izdavanja takvog naloga, kada i kako ga izvršiti - saznajte iz članka.

Pogledajte naše video upute o prijenosu prava potpisivanja primarnih dokumenata:

Kada se šefu računovodstva izdaje nalog kojim mu se daje pravo potpisa?

Među situacijama kada je glavni računovođa dobio pravo potpisa, mogu se navesti sljedeće:

potreba prijenosa dijela ovlasti za potpisivanje dokumentacije s čelnika tvrtke ili drugog službenika tijekom odsutnosti tih osoba;
davanje šefu računovodstva prava da potpisuje određene dokumente ako mu to pravo nije dato prilikom prijema u radni odnos;
davanje glavnom računovođi prava da potpisuje dokumente za upravitelja kada pojedinačno zastupa interese tvrtke izvan teritorija svoje lokacije;
u drugim situacijama.

Osim posebno specificiranih situacija, glavni računovođa, po svom položaju, mora se nositi s ogromnim brojem dokumenata. Saznajte kako regulirati postupak njihovog potpisivanja od strane glavnog računovođe i što propisuje zakonodavstvo u tom pogledu iz sljedećih odjeljaka članka.

Pravo prvog i drugog potpisa - što to znači za šefa računovodstva?

Sve do 2014. godine u gospodarskoj i financijskoj uporabi službeno je bio prisutan pojam “pravo prvog i drugog potpisa”. Na primjer, već istekla uputa Banke Rusije od 14. rujna 2006. br. 280-I, posvećena postupku otvaranja i zatvaranja bankovnih računa, kaže da:

pravo prvog potpisa pripada čelniku pravne osobe i (ili) drugim zaposlenicima koji imaju pravo prvog potpisa na temelju upravnog akta ili punomoći (točka 7.5);
pravo drugog potpisa pripada glavnom računovođi pravne osobe i (ili) osobama ovlaštenim za vođenje računovodstva na temelju upravnog akta (klauzula 7.6).

U Uputi Banke Rusije br. 153-I od 30. svibnja 2014. s istim nazivom, koja je zamijenila Uputu br. 280-I, ne primjenjuje se koncept "prava prvog i drugog potpisa".

Dakle, navedeni pojam zakonom:

nije navedeno kao obavezno;
može koristiti za interne potrebe bilo kojeg poslovnog subjekta.

Obično se ovaj dvofazni (ili višefazni) model potpisivanja dokumenata koristi u velikim tvrtkama. Predviđen je za odobravanje dokumenata različitih vrsta i namjena s određenim dužnosnicima tvrtke (njihov popis utvrđen je internim dokumentima tvrtke), a šef tvrtke, koji prema zadanim postavkama ima pravo prvog potpisa, stavlja ga na dokument tek nakon što se svi međupotpisi pojave na obrascu odobrenja.

Za većinu malih i srednjih trgovaca pitanje razlikovanja potpisa na prve i druge uopće se ne razmatra.

Kada je potpisivanje dokumentacije apsolutna odgovornost šefa računovodstva?

Poboljšanje računovodstvenih standarda postupno dovodi do činjenice da i potpis glavnog računovođe i (u nekim slučajevima) sama pozicija postupno gube svoje izvorno značenje.

npr.:

redak za potpis glavnog računovođe nestao je iz računovodstvenih evidencija (Naredba Ministarstva financija Ruske Federacije od 6. travnja 2015. br. 57n);
obveza stavljanja drugog potpisa glavnog računovođe na dokumente o plaćanju nije propisana zakonom (uputa br. 153-I);
iz zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ o računovodstvu, odredbe čl. 7 (ukinut Zakon br. 129-FZ o računovodstvu), koji posebno propisuje obvezu glavnog računovođe da potpiše novčane i namirene dokumente, kao i financijske i kreditne obveze;
Šef tvrtke ima pravo preuzeti funkcije glavnog računovođe (članak 7. Zakona br. 402-FZ);
Prema Ministarstvu financija Ruske Federacije, zanimanje računovođe uskoro će potpuno nestati s tržišta rada - prema odjelu, zamijenit će ga moderne elektroničke tehnologije.

Često se stručnjak zapošljava kao glavni računovođa s upozorenjem da nema pravo potpisivanja dokumenata.

Istovremeno, u posebnim poreznim i računovodstvenim obrascima rubrika za potpis voditelja računovodstva ostaje, ali umjesto potpisa voditelja računovodstva može sadržavati potpis zaposlenika čije je ovlaštenje za potpisivanje u ovom dokumentu potvrđeno posebnim nalogom. odnosno punomoći.

U određenim zakonodavnim normama postoje reference na potpis glavnog računovođe - na primjer, u stavku 4.3 upute Središnje banke Ruske Federacije od 11. ožujka 2014. br. 3210-U, kaže se da gotovinski dokumenti potpisuju glavni računovođa ili računovođa (u njihovoj odsutnosti, upravitelj), kao i blagajnik.

Tako je iu ovom slučaju predviđena alternativa potpisu glavnog računovođe.

Proučite zahtjeve za obavljanje gotovinskih transakcija pomoću članaka objavljenih na našoj web stranici:

“Procedura za obavljanje gotovinskog prometa u 2018. godini” ;
“Botovinska disciplina – limit stanja blagajne za 2018. godinu” .

Kao rezultat toga, suvremenom glavnom računovodstvu teško je, nakon preuzimanja dužnosti, upravljati ovim pitanjem bez posebnih rezervi i (ili) izdavanja posebnih pisanih uputa u vezi s postupkom stavljanja svog potpisa na dokumente.

Posebna narudžba pomaže razjasniti ovu situaciju. Reći ćemo vam kako ga sastaviti u sljedećem odjeljku publikacije.

Kako sastaviti nalog kojim se daje pravo potpisa i kako izgleda njegov uzorak?

Nalog kojim se daje pravo potpisa glavnom računovodstvu nema obvezni, zakonom utvrđeni obrazac. Razdoblje za koje se mora navesti pravo potpisa (za cijelo vrijeme trajanja položaja glavnog računovođe ili za određeno vremensko razdoblje) i pojašnjenje informacija o onim dokumentima koji se mogu potpisati - bilo svi dokumenti ili određeni popis.

Primjer:

“Zbog širenja tržišta prodaje proizvoda, povećanja broja ugovornih strana i povećanja obima primarne knjigovodstvene dokumentacije.

NARUČUJEM:

Od 01.07.2018. dodijelite pravo potpisivanja univerzalnih dokumenata o prijenosu (UDD) glavnoj računovođi Tamari Nikolajevnoj Seleznevi.
Odgovornost za organiziranje pravodobnog izvršenja UPD-a i njihovo potpisivanje dodijeljena je glavnom računovođi T. N. Selezneva.
Za obavljanje dodatnih dužnosti od 01.07.2018., T.N.Selezneva isplatiti povećanje u iznosu od 1% plaće.
Nadzor nad izvršenjem ove naredbe povjerava se komercijalnom direktoru A. Yu. Devjatovu.”

Sastavite narudžbe pomoću uzoraka objavljenih na našoj web stranici - pogledajte članak .

Rezultati

Nalogom kojim se daje pravo potpisa glavnom računovodstvu utvrđuje se i trajanje tih ovlaštenja te vrste dokumenata koji se potpisuju. Sastavlja se u slučaju kada su glavnom računovođi dodijeljene odgovornosti koje nisu predviđene opisom posla ili ako je ovom zaposleniku pri zapošljavanju oduzeto pravo potpisivanja dokumenata.

Nalog o pravu potpisivanja primarnih dokumenata- uzorak takvog dokumenta može se zahtijevati prilikom delegiranja relevantnih ovlasti osobi (osobama) koje nemaju takvo pravo zbog svojih službenih dužnosti. Ovaj poredak ima niz značajki - pogledajmo ih.

Pogledajte naše video upute o prijenosu prava potpisivanja primarnih dokumenata:

Zašto vam treba nalog za pravo potpisa?

Ministarstvo financija Ruske Federacije u informaciji od 4. prosinca 2012. br. PZ-10/2012, komentirajući odredbe Zakona „O računovodstvu” od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ, izrazilo je mišljenje da je čelnik gospodarskog subjekta dužan je odobriti popise osoba koje su ovlaštene potpisivati primarne knjigovodstvene isprave.

Stajalište odjela temelji se na odredbama čl. 7. i 9. Zakona br. 402-FZ i može se smatrati definiranjem sukcesivne pravne odredbe u odnosu na onu utvrđenu u stavku 3. čl. 9 Zakona o računovodstvu od 21. studenog 1996. br. 129-FZ, koji je ranije bio na snazi. Prethodni pravni akti koji su regulirali računovodstvo sadržavali su izravan zahtjev da upravitelj odobri popis osoba koje imaju pravo potpisa na primarnom dokumentu.

Važećim zakonodavstvom nije regulirano kako relevantne osobe stječu svoje ovlasti. U praksi je u ruskim organizacijama uobičajeno konsolidirati ove ovlasti izdavanjem od strane uprave:

nalog za pravo potpisivanja primarne isprave od strane određene osobe ili popisa osoba;
punomoć za pravo potpisivanja primarne isprave.

Razmotrimo detaljnije specifičnosti oba načina prijenosa prava na potpisivanje primarnog dokumenta.

Kako potvrditi pravo na potpisivanje primarnih dokumenata - po nalogu ili punomoći

Glavni kriterij za razlikovanje naloga za pravo potpisivanja primarnih dokumenata i punomoći u ovom slučaju je da se valjanost dokumenta prve vrste odnosi samo na zaposlenike poslovnog subjekta, a drugi - na sve osobe navedeno u dokumentu. Sastavljanje naloga i punomoći regulirano je različitim granama prava - radnim i građanskim.

Izbor naloga kao normativnog akta kojim se potvrđuje prijenos prava na potpisivanje primarnog dokumenta bit će optimalan u slučajevima kada se namjeravaju potpisati samo interni dokumenti. Istodobno, nema apsolutno nikakve potrebe (prvenstveno sa stajališta sigurnosti prijenosa korporativnih informacija) davati nepotrebne ovlasti trećim stranama.

S druge strane, ako ovu ili onu dokumentaciju treba potpisati, a zatim prenijeti trećoj strani (na primjer, popratne dokumente za prevezeni teret ili račun), tada u ovom slučaju može biti potrebna punomoć.

I u punomoći i u nalogu važno je odražavati:

osobni podaci ovlaštene osobe;
popis određenih vrsta dokumenata koje ovlaštena osoba ima pravo potpisati.

Također, u oba slučaja čelnik poslovnog subjekta ovjerava uzorak potpisa ovlaštene osobe, koji ta osoba stavlja u posebnu rubriku naloga ili punomoći.

Gdje mogu preuzeti nalog za pravo potpisivanja primarnih dokumenata - uzorak

Ogledni nalog za pravo potpisa možete preuzeti na našem portalu.

Pravo potpisivanja primarnih dokumenata može se prenijeti na službene osobe ili pojedince na temelju naloga ili punomoći. Delegiranje ovlasti za pravo potpisivanja primarnih računovodstvenih dokumenata omogućuje racionalnu raspodjelu odgovornosti između zaposlenika poduzeća, a za njegovo upravljanje - smanjenje vremena potrošeno na potpisivanje nekih manjih računovodstvenih i kadrovskih dokumenata. U članku se opisuje postupak prijenosa prava na potpisivanje primarnih dokumenata poduzeća.

Iz članka ćete naučiti:

Tko u organizaciji ima pravo potpisivanja primarnih računovodstvenih dokumenata

Što su primarne knjigovodstvene isprave

Zahtjevi za sastavljanje uzorka punomoći za pravo potpisivanja primarnih dokumenata

Za obavljanje i ovjeru vanjskih poslova najčešće je potrebna punomoć za pravo potpisivanja primarnih dokumenata. Izdaje ga direktor koji djeluje u ime poduzeća na temelju statutarnih dokumenata. U ovom slučaju, on je taj koji djeluje kao glavni. Fiducijar ne predstavlja organizaciju, već sebe. Dakle, punomoć u pravilu ne označava položaj ovlaštene osobe, a sama osoba nije nužno zaposlenik danog poduzeća.

Trenutno ne postoje ograničenja u pogledu roka važenja punomoći, možete odrediti bilo koji. Ali obvezni rekvizit bez kojeg takav dokument neće imati pravnu snagu je datum izdavanja punomoći za pravo potpisivanja primarnih dokumenata. U slučaju da rok važenja nije naveden, ovaj dokument vrijedi samo godinu dana od dana izdavanja.

Bilješka: Ako je ovlaštenoj osobi opozvana punomoć za pravo potpisivanja primarnih dokumenata, o tome treba upozoriti sve druge ugovorne strane s kojima je komunicirao na temelju punomoći.

Ako punomoć za potpis primarni dokumenti izdani pojedincu koji je zaposlenik poduzeća, to bi se trebalo odraziti u tekstu njegovog ugovora o radu ili dodatnog sporazuma uz ovaj dokument, kao iu opisu posla. Morat će potpisati i dodatni sporazum i opis posla s naznakom datuma pregleda.

U nastavku je prikazan uzorak punomoći za pravo potpisivanja primarnih dokumenata.

U procesu rada, i šef tvrtke i glavni računovođa suočeni su s potrebom potpisivanja velikog broja dokumenata. Svoj potpis stavljaju na ugovore o nabavi, primarnu dokumentaciju, ugovore o radu i isprave o plaćanju. Ponekad navedene osobe nemaju priliku potpisati sve dokumente, što dovodi do potrebe da se ova odgovornost prebaci na druge osobe. U članku ćemo pogledati kako sastaviti nalog o pravu na potpisivanje primarnih dokumenata, a također ćemo dati njegov uzorak.

Koji se dokumenti smatraju primarnim?

Primarni dokumenti uključuju računovodstvene i porezne knjigovodstvene dokumente, uključujući:

djela;
fakture;
ekstrakti;
potvrde;
fakture;
platni nalozi itd.

Kome se može dati pravo potpisivanja primarnih dokumenata

U pravilu, prilikom utvrđivanja popisa osoba kojima se može dati pravo potpisa, uzimaju se u obzir zaposlenici koji se u svom radu susreću s primarnim dokumentima. To uključuje:

zaposlenici računovodstvenih i ekonomskih odjela;
menadžeri i voditelji odjela prodaje;
vozači dostavljači;
logističari;
zaposlenici i voditelji podružnica i/ili izdvojenih odjela društva.

Kako možete prenijeti pravo potpisivanja primarnih dokumenata?

Nakon što čelnik društva odluči o osobama koje će imati pravo potpisivanja primarne isprave, odlučuje o načinu prijenosa tog prava. To se može učiniti na sljedeće načine:

sastaviti punomoć;
izdati nalog.

Prva metoda je prikladna ako se dokumenti potpisuju ne samo unutar tvrtke, već i izvan nje. Na primjer, ako špediter primi teret iz skladišta druge ugovorne strane ili računovođa primi dokumente od banke. Osim toga, punomoć se može sastaviti ne samo za zaposlenika tvrtke, već i za treću osobu.

Nalog se sastavlja za zaposlenike koji rade u poduzeću. Razdoblje na koje se pravo potpisa može prenositi može biti bilo koje. Može biti neograničeno ili ograničeno na jedno tromjesečje, šest mjeseci ili godinu dana. O tome samostalno odlučuje šef tvrtke.

Važno! Osnova za izdavanje naloga o pravu potpisa je Zakon br. 402-FZ „O računovodstvu“.

Prijenos prava potpisa

Zakonodavstvo Ruske Federacije predviđa pravo prvog i drugog potpisa. Prvi potpis pripada čelniku tvrtke, a drugi - financijskom direktoru ili glavnom računovođi. Međutim, često u malim tvrtkama nema glavnog računovođe, a upravitelj je svoje odgovornosti dodijelio sebi. U tom slučaju, pravo na prvi i drugi potpis pripada jednoj osobi.

U određenim slučajevima upravitelj delegira ovlasti i izdaje nalog o pravu potpisa primarnog:

kada je odgovorna osoba društva na godišnjem odmoru, dužem službenom putu ili na bolovanju;
ako se raspored rada voditelja tvrtke i odjela ne podudara;
Tvrtka ima veliku količinu dokumenata, zbog čega se jedna osoba teško nosi s njima.

Bez potpisa dokumenata od strane čelnih ljudi tvrtke njihovo izvršenje je nemoguće. U tom slučaju izdaje se nalog o pravu potpisivanja glavnog ureda, u kojem se navode osobe koje imaju pravo staviti svoj potpis na dokument umjesto glavnog računovođe ili voditelja.

Pravo prvog potpisa ne može se prenijeti na osobu koja ima pravo drugog potpisa.(npr. kada glavni računovođa ima pravo drugog potpisa, pravo prvog potpisa ne može se prenijeti na njega). Pravo potpisa prenosi se na zaposlenika organizacije putem naloga sastavljenog o pravu potpisivanja primarnih dokumenata. Budući da tvrtka može stalno mijenjati zaposlenike, preporučljivo je sastaviti nalog svake godine.

Važno! Nalog o pravu potpisivanja primarnih dokumenata ne dopušta potpisivanje bankovnih dokumenata, budući da bankovna kartica označava ograničeni popis osoba koje imaju pravo potpisa i ne može se prenositi na druge.

Kako sastaviti nalog o pravu potpisivanja primarnih dokumenata

Nalog za pravo potpisivanja primarnog dokumenta treba sastaviti na službenom memorandumu tvrtke. Ne postoji poseban obrazac za ovaj dokument, tako da ga možete sastaviti u slobodnom obliku, navodeći sljedeće:

popis osoba kojima je povjereno pravo potpisa (pozicije, puna imena);
razdoblje za koje se daje pravo potpisivanja primarnog dokumenta;
uzorci potpisa ovlaštenih predstavnika;
popis dokumenata koje navedene osobe imaju pravo potpisati (naznačeno ako se upravitelj boji da bi zaposlenici mogli iskoristiti svoje pravo i nanijeti štetu tvrtki).

U pravilu, pravo potpisa za upravitelja i glavnog računovođu prenosi se za sljedeće dokumente:

Potvrda o završetku;
Popis pakiranja;
Dostavnica;
Novčani dokumenti i blagajnički dnevnik;
Ugovori sklopljeni s kupcima za isporuku robe;
Punomoći za prijem inventara.

Nalog ovjerava potpisom čelnik društva ili drugi zaposlenik ovlašten za ovjeru takvih dokumenata. Osim toga, sve osobe odgovorne za njegovo izvršenje moraju potpisati kako bi potvrdile upoznavanje s dokumentom.

Važno! Hoće li nalog biti ovjeren osobnim je izborom tvrtke budući da je od 2016. godine ukinuta obvezna uporaba pečata ili žiga. Nalog se obično sastavlja u jednom primjerku.

Nakon izdavanja naloga dokument je potrebno pohraniti zajedno s ostalim administrativnim dokumentima tvrtke. Ako nalog izgubi svoju važnost, prenosi se u arhivu, gdje se čuva najmanje 3 godine (ili dulje razdoblje u skladu s internim lokalnim dokumentima tvrtke). Nakon toga, dokument se može baciti.

Zaključak

Neke tvrtke smatraju da nema smisla stvarati takve narudžbe, jer mogu koristiti faksimile za sve navedene dokumente. Međutim, uporaba faksimila potpisa je dopuštena ako je to predviđeno zakonom i/ili sporazumom stranaka.

Porezne vlasti ne prihvaćaju primarne dokumente koji sadrže faksimil umjesto osobnog potpisa. Na primjer, za potpisivanje računa porezna uprava ne predviđa mogućnost korištenja faksimila, stoga bi, kako bi se izbjegli sukobi s poreznom upravom, najbolje rješenje bilo izdati nalog, a ne staviti faksimil na sve dokumenata.