Organizácia personálnej práce. Správna a efektívna organizácia organizácie práce v kancelárii

Akákoľvek práca je efektívna len vtedy, ak je správne organizovaná. Prečo je to potrebné a ako to najlepšie urobiť, je otázka, o ktorej sa už dlhšie diskutuje nielen medzi profesionálnymi manažérmi, ale aj radovými zamestnancami, ktorí chcú svoju prácu optimalizovať, aby dosahovali lepšie výsledky.

Prečo je potrebná správna organizácia práce?

Správna organizácia práce je príležitosťou pre človeka, ktorý sa zaoberá akýmkoľvek druhom činnosti, racionálne minúť svoju životnú energiu a ponechať časť svojej energie na osobný život, relaxáciu a komunikáciu. Zároveň otázka maximálneho využitia všetkých schopností a potenciálu zamestnanca na dosiahnutie finančného úspechu a realizáciu kreatívnych a profesionálnych cieľov nestráca na aktuálnosti. Pozitívny význam správnej organizácie práce je daný druhom činnosti, pri ktorej má človek možnosť pracovať súčasne, v známom prostredí, striedajúc aktívnu duševnú alebo fyzickú aktivitu s jedením, odpočinkom a zotavovaním sa.

Kľúčom k dobrej práci je jej správna organizácia

Iba správne organizovaný pracovný čas vám pomôže dokončiť všetku plánovanú prácu včas a umožní vám nielen upútať pozornosť a získať povzbudenie vrcholového manažmentu, uznanie tímu, ale aj získať povýšenie, morálnu alebo materiálnu vďaku.

K tomu môžu pomôcť „zlaté“ rady formulované úspešnými vrcholovými manažérmi:

1. Nezabudnite si urobiť plán na nasledujúci týždeň. Zložité alebo najdôležitejšie úlohy sa snažte naplánovať na začiatok pracovného týždňa. Po splnení úlohy si ju zo zoznamu odškrtnite – bude vám tak jasnejšie, čo treba ešte splniť.
2. 50% úspechu závisí od správnej organizácie pracoviska. Poriadok na stole, absencia nepotrebných, márnotratných vecí, ktoré vás odvádzajú od hlavnej činnosti, vám pomôže sústrediť sa a rýchlo vyriešiť zadané úlohy. Ak máte veľa práce a papierov, je veľmi dôležité mať ochranný kryt na stôl. Váš stôl tak ochránite pred zbytočnými nečistotami a škrabancami, ktoré vás budú len dráždiť. Ak potrebujete vybrať ochranu pre váš stôl, kliknite na odkaz http://www.slimpad.ru/nast-plansh/. Mali by ste tiež pamätať na to, že váš najlepší asistent je organizátor.
3. Naplánujte si svoju prácu každý deň podľa času, berte do úvahy stretnutia, jedlá, prestávky a dokonca aj prestávky na kávu. Väčšinu času venujte pracovnému procesu.
4. Stanovte si realistické termíny na splnenie plánovaných úloh, berúc do úvahy svoje duševné a profesionálne možnosti a fyzickú silu. Pokúste sa dokončiť všetko včas. Ak ste to zvládli skôr, dajte si malý darček – voľný čas venujte oddychu.
5. Naučte sa odmietať. Niekedy slovo „nie“ vyslovené v správnom čase zachránilo veľké spoločnosti a finančné inštitúcie pred bankrotom. Pomáhať svojim zamestnancom sa môže stať zvykom a následne zaťažkávajúcou zodpovednosťou. Nemali by ste pomáhať na úkor svojej práce alebo voľného času.
6. Naučte sa počúvať. Uvedomenie je kľúčom k úspechu. Je tiež potrebné jasne oddeliť užitočné znalosti od „figuríny“ - zbytočné rozhovory, diskusie kolegov alebo klebety, typické pre takmer každý tím.
7. Buďte rozhodní. Večne pochybujúci človek je problémom ako pre samotného zamestnanca, tak aj pre jeho nadriadených.
8. Učte sa! Ak vaša práca zahŕňa kreativitu, skúste, aspoň občas, opustiť šablóny a opakovania. Ak máte dostatok času, vyskúšajte nové riešenie, nezanedbávajte rady úspešnejších a skúsenejších zamestnancov.
9. Maličkosti zaberú veľa času. Nestriekajte sa. Vaša pozornosť by sa mala sústrediť na hlavný problém. Môžete celý deň strúhať ceruzky alebo riešiť sociálne problémy, no vaša hlavná práca nenapreduje.
10. Byť vďačný! Nezabudnite povedať „ďakujem“ tým, ktorí vám čo i len v malej miere pomohli.

Nie každý obchodník chápe, že jeho biznisom nie sú len jeho klienti, ale aj jeho tím. Ak totiž nebude tím, ktorý pracuje priamo s klientmi, tak nebudú ani klienti. Navyše ľudia často prídu do firmy za konkrétnym manažérom. Ako teda zorganizovať prácu obchodného oddelenia tak, aby celý tím harmonicky pracoval na spoločnom výsledku. Budeme o tom hovoriť v našom článku!

Ako zorganizovať obchodné oddelenie od nuly

1. Vedúci obchodného oddelenia. Na organizáciu práce obchodného oddelenia od nuly budete musieť nájsť skúseného manažéra alebo človeka, ktorý by sa mohol stať manažérom a organizovať prácu celého oddelenia. Je to manažér, ktorý bude najímať zamestnancov a dohliadať na prácu svojich podriadených.

2. Materiály. Manažér tiež pripraví všetky potrebné materiály pre nových zamestnancov: informácie o spoločnosti, typické námietky zákazníkov, materiály o produkte spoločnosti atď.

3. Analytika. Ak chcete vytvoriť obchodné oddelenie od nuly a organizovať svoju prácu, manažér bude musieť sledovať KPI každého zamestnanca a oddelenia ako celku, aby videl dynamiku rozvoja obchodného oddelenia.

Vďaka tomu je ľahké vidieť slabé miesta v oddelení, ktoré je potrebné zlepšiť. Každý zamestnanec si musí viesť svoj vlastný reportovací dokument, ktorý odráža počet hovorov klientom, počet predajov a konverziu práce manažéra.

A aby vaše ukazovatele rástli, použite nasledujúce nástroje a odporúčania na riadenie obchodného oddelenia.

Efektívne riadenie obchodného oddelenia

1. Aktovka pre začiatočníkov. Pri nástupe nového človeka do firmy je dôležité, aby sa organicky začlenil do tímu, čo najskôr pochopil podstatu veci a začal predávať. Preto by ste si mali vytvoriť začiatočnícke portfólio, ktoré bude obsahovať všetky materiály potrebné na štúdium: informácie o firme, o produkte firmy, typické námietky zákazníkov a odpovede na tieto námietky, príklady rokovaní so zákazníkmi, reportový dokument pre manažéra, popis práce, môžete sem pridať aj poslanie a ciele spoločnosti.

2. Pravidelné stretnutia. Ak chcete vytvoriť silný predajný tím, potom je dôležité, aby ste si boli vedomí všetkého, čo sa deje. Preto absolvujte pravidelné stretnutia s obchodným oddelením, aspoň raz za mesiac, diskutujte o pripravovaných akciách, launchoch a počúvajte manažérov.

Možno majú nejaké miestne problémy, ktoré si vyžadujú vašu účasť. Nikto predsa nepozná váš produkt alebo službu lepšie ako vy a nikto ich nedokáže predať lepšie ako vy. Naučte to manažérov. Pravidelné stretnutia zvýšia motiváciu manažérov, čo bude mať na výsledok len pozitívny vplyv.

3. Ranné hovory. Usporiadajte ranné stretnutia, aby ste zistili, aké plány a ciele si manažéri na tento deň stanovili a aké úlohy musia vyriešiť. To vám pomôže naplánovať si deň a výsledky.

4. Používajte CRM systém. Ak chcete sledovať efektivitu a aktivitu každého manažéra, vytvorte CRM systém, ktorý bude odrážať všetky akcie v oddelení, ako aj zaznamenávať výsledky pre každého klienta.

Tu môžete sledovať prácu s každým klientom individuálne, plán telefonátov a stretnutí s klientom, vidieť námietky klientov a počúvať hovory manažérov. Bitrix24, Trello, Megaplan je možné použiť ako CRM systém. CRM systém vám pomôže zorganizovať správne fungovanie vášho obchodného oddelenia. Tu budete zadávať úlohy manažérom a sledovať ich plnenie.

5. Brainstorming. Keď si vybudujete efektívne obchodné oddelenie, jedného dňa si uvedomíte, že vaši zamestnanci vedia o vašom podnikaní viac ako vy, pretože neustále komunikujú s vašimi klientmi! Preto organizujte pravidelné brainstormingové stretnutia s manažérmi, aby ste získali nové nápady na zlepšenie výkonnosti spoločnosti.

6. Vytvoriť systém stimulov a motivácií pre manažérov. Riadenie obchodného oddelenia nie je jednoduchá záležitosť, pretože ku každému zamestnancovi musíte vedieť nájsť prístup a pochopiť, aká motivácia je pre neho obzvlášť dôležitá. Pre niekoho je dôležité povzbudenie v podobe pochvaly, iní sa radi zapájajú do súťaží o najlepšieho manažéra mesiaca a získavajú prémie, no peniaze motivujú každého!

Preto bude skvelé vytvoriť motivačný systém, kde sa ľudia budú snažiť dosiahnuť väčší predaj. A aby ste to urobili, nemusíte ich neustále kopať. Jednoducho budú vedieť, že ak splnia určitý objem, dostanú prémie.

7. Študujte hovory od manažérov. Nahrávky hovorov vám môžu ukázať slabé stránky manažérov: niekde manažér klienta nesprávne pochopil, niekde nemal dostatočnú toleranciu stresu a niekde sa klient zdal pripravený na nákup, ale ukázalo sa, že manažér nie je taký kompetentný, aby priniesol klienta k dohode. O týchto veciach sa dá diskutovať na plánovacích stretnutiach, na valných zhromaždeniach a pomôcť manažérom takéto momenty zvládnuť.

8. Vzdelávať. Keď nájdete nové informácie o predaji alebo sa zúčastníte nejakého kurzu, určite sa o takéto tipy podeľte s manažérmi a zaškolte ich. Sami uvidíte, o koľko silnejší bude váš tím.

Vyskúšajte si 10-dňovú obchodnú hru „Your Start“, v ktorom začnete zarábať peniaze zo svojho podnikania, využívajúc svoj talent a silné stránky!

9. Vždy buďte v kontakte s obchodnými manažérmi. Vedenie efektívneho obchodného tímu si vyžiada veľa úsilia, ale je dôležité, aby ste boli vždy k dispozícii pre svojich zamestnancov, takže buďte v kontakte. Mladí manažéri, ktorí nemajú dostatočné skúsenosti s vyjednávaním, budú pravdepodobne klásť desiatky otázok a hlavné je pre nich včasné odpovede a vašu pomoc. Máte záujem o predaj? Tak im pomôžte! Chýb bude oveľa menej, uvidíte.

10. Vytvorte materiály „o spoločnosti“ pre obchodné oddelenie. Pri odpovedi na otázku „Ako správne zorganizovať obchodné oddelenie?

Zamestnanci potrebujú vedieť, čo je nové v spoločnosti, aké nové produkty sa objavujú a o čo sa zákazníci viac zaujímajú. Materiály pre zamestnancov by preto mali obsahovať odkazy na hlavné produkty spoločnosti, popisy produktov, námietky zákazníkov a kompetentné odpovede na ne. Materiály treba vždy dopĺňať, aby sa chyby v podobných situáciách neopakovali.

Obchodné oddelenie by si malo v prvom rade uvedomiť, čo sa v organizácii mení, pretože je tvárou firmy!

Správne obchodné oddelenie nie je utópiou a stojí na 3 pilieroch: kompetentný systém motivácie zamestnancov, školenie manažérov a analytika efektivity oddelenia.

________________________________________________________________________________
Chcete naučiť svojich manažérov efektívne pracovať s klientmi – budovať lojálne vzťahy a dosahovať vyššie predaje?

Aby ste to dosiahli, budete musieť implementovať nástroj, akým je napríklad kontrolný zoznam pre obchodného zamestnanca. Preto si hneď teraz prečítajte článok “Kontrolný zoznam pre obchodného manažéra”.

Pomohol vám náš dnešný článok? Potom nám dajte spätnú väzbu a kliknite na „Páči sa mi to“!

Po piate. Pokúste sa vopred vylúčiť všetky druhy problémov, žiaľ, do vašej práce môžu zasahovať aj rodinní príslušníci. Skúste im taktne vysvetliť, že ste zaneprázdnení dôležitou prácou a až po jej dokončení sa im budete môcť venovať.

Šiesty. Skúste približné úlohy na najbližšie dni. Je známe, že malá príprava na plánovanie pracovného dňa (nie viac ako 10 minút!) môže ušetriť až dve hodiny pracovného času. Pri zostavovaní takéhoto plánu zvážte nasledujúce pravidlo: musíte plánovať nie viac ako 60-70% svojho času a 30-40% nechať v rezerve pre neočakávané a naliehavé záležitosti. Keď končíte deň, musíte mať na zajtrajší deň aspoň hrubý plán.

Veľmi dôležitým aspektom pri organizovaní práce doma je aj správne usporiadanie vášho domova. Ale toto je téma na samostatný článok.

Drahí priatelia! Ak chcete pravidelne dostávať relevantné a užitočné materiály o organizácii domáceho podnikania, aby ste si správne naplánovali svoju prácu a dosiahli úspech, prihláste sa na odber nášho newslettera „Moje budúce podnikanie na internete ! « vyplnením nižšie uvedeného formulára:

V tomto článku sme popísalizoznam odporúčaní na zlepšenie výkonnosti skladu a dosiahnutie maximálneho zisku.

Organizácia práce

1. Vymenujte efektívneho manažéra. Musí spĺňať nasledujúce požiadavky:

• pracovné skúsenosti, znalosť nuancií skladovej logistiky;
• Istý používateľ počítačov a softvéru na automatizáciu procesov;
• znalosť všetkých procesov.

Je dobré, ak sa takýto efektívny manažér dá „vypestovať“ nezávisle od svojich zamestnancov. Nie je taká možnosť? Začnite vyhľadávanie na boku.

2. Monitorujte stav zamestnancov. Neprekračujte ho, pokiaľ to nie je nevyhnutné, ale ani neprekračujte štandardizáciu pracovného času zamestnancov v súlade s platnou legislatívou.

3. Pri tvorbe noriem a miestnych právnych aktov sa riadiť legislatívou: Zákonník práce, Sanpinove predpisy, aktuálne medziodvetvové normy a pravidlá, federálne zákony, odporúčania rôznych rezortov. Vykonávať certifikáciu pracoviska.

4. Vypracovať jasnú organizačnú štruktúru pre personál. Postupom času sa môže modernizovať a zavádzať nové štrukturálne jednotky alebo štábne jednotky.

5. Regulovať pracovný proces tak, aby mal personál jasné pokyny na činnosť. Vyvinúť a implementovať:

• Predpisy o sklade (toto bude váš základ - Ústava skladu);
• predpisy popisujúce bod po bode procesy prijatia, pohybu, skladovania, uvoľnenia, vrátenia, balenia, odpisu;
• Pre každý proces zostavte technologický diagram;
• práca a pracovné pokyny;
• pokyny o ochrane práce, požiarnej a elektrickej bezpečnosti.

Sledujte dobu platnosti vypracovanej dokumentácie.

6. Zachovať oddelenie práce a technologických zdrojov. Mali by byť rozdelené rovnomerne. Situácia, keď je jedna časť skladu nečinná a druhá tvrdo pracuje, je neprijateľná!

7. Previesť pracovníkov na platbu za prácu za prácu.

8. Vypočítajte platy na základe ukazovateľov výkonnosti (KPI). Neberte do úvahy viac ako 10 ukazovateľov, inak ich zohľadnenie povedie k ešte väčším nákladom. Môžete sa obmedziť na zohľadnenie nasledujúcich ukazovateľov:

Objem odoslaných produktov;
- rýchlosť prepravy;
- ukazovatele kvality (absencia bojov, defekty, presnosť dizajnu).

9. Usporiadajte pracoviská, vybavte ich všetkým potrebným na plnenie pracovných povinností. Umiestnite kancelárie bezprostredných manažérov čo najbližšie k pracovným oblastiam podriadených.

10. Monitorovať trh práce v oblasti skladovej logistiky, sledovať mieru zamestnanosti a zmeny platov.

Vykladanie a príjem

11. Skôr ako začnete vykladať vozidlo, musíte skontrolovať čísla plomb s tými, ktoré sú uvedené v sprievodných dokumentoch. Skontrolujte ich celistvosť a správne tesnenie. Skontrolujte vozidlo na prípadné poruchy (prasknutie markízy, zlomené šnurovanie).

12. Vypracovať predpisy, ktoré určia postup pri vykládke vozidiel, ak prídu v rovnakom čase. Rozhodnite sa o priorite na základe špecifík prichádzajúcich produktov a ich množstva. V prvom rade je vhodné vyložiť predmety, ktoré nebudú uskladnené, ale pôjdu rovno na balenie a expedíciu k zákazníkovi.

13. Vykládka by sa mala vykonávať racionálne v súlade s vyvinutými technologickými schémami. Je vhodné vykonať vykládku pri súčasnom vkladaní tovaru do evidencie a kontrole množstva a kvality.

14. Na paletu je možné umiestniť len jeden druh výrobku. Vyhnite sa miešaniu a opätovnému triedeniu. Môžete nastaviť pravidlo, že na jednej palete môžu byť uložené rôzne položky, ale iba ak sú odosielané do rovnakej zóny. Balíky umiestnite tak, aby boli štítky ľahko čitateľné.

15. Palety (palety, stohy) používané na skladovanie musia byť stabilné, v dobrom stave a musia zabezpečovať neporušenosť tovaru pri pohybe. Na zachovanie produktu je potrebné ho „paletizovať“ – vrchné 2-3 rady obaliť niekoľkými vrstvami strečovej fólie.

16. Vykládku by mali čo najrýchlejšie vykonávať najlepší pracovníci.

17. Vyložiť a prijať na uskladnenie v deň príchodu.

18. Kontrolu dodržiavania množstva uvedeného v technickej špecifikácii:

• čiastočné alebo úplné váženie;
• prepočet jednotiek v balení;
• prepočet počtu balení.

Uistite sa, že ste otvorili všetky podozrivé alebo poškodené balenia, aby ste skontrolovali bezpečnosť obsahu.

19. Účinnou metódou na zvýšenie rýchlosti vykládky a registrácie je pridelenie určitých kategórií dodávateľom: „superspoľahlivý“, „spoľahlivý“, „vyžadujúci overenie“ atď. Nie je potrebné kontrolovať náklad od vysoko spoľahlivého dodávateľa. „Spoľahlivý“ dodávateľ nemusí kontrolovať viac ako 30 % objemu dodávky. Náklad od dodávateľa, ktorý „vyžaduje kontrolu“ je dôkladne kontrolovaný.

20. V prípade zistenia nedostatkov, prebytkov, nesúladov, nedostatkov a iných reklamácií vyhotoviť protokol. Môžete použiť jednotnú formu TORG-2, ktorú vyvinul Goskomstat, ale je veľmi ťažkopádna. Zákon umožňuje použiť vlastnú schválenú formu aktu.

Skladovanie

21. Každá kategória produktov musí mať svoju zónu. A mali by sa vytvoriť samostatné alebo takzvané „virtuálne“ sklady. Napríklad sklad „v oblasti dlhodobého skladovania“ alebo sklad „v oblasti čakania na zásielky“. Takto budete vždy vedieť, ako sa tovar pohybuje v rámci „fyzického“ (hlavného) skladu.

22. Vo vnútri určeného priestoru musí byť určené miesto (box, polica, paleta, regál) pre konkrétny predmet.

23. Často žiadaný tovar by mal byť ľahko dostupný. Takéto predmety by mali byť umiestnené čo najbližšie k oblasti prepravy. Na určenie dopytu použite analýzu ABC alebo špeciálnu metódu percenta obehu.

24. Niekedy má „pravidlo dopytu“ výnimky: tovar veľkých rozmerov, bez ohľadu na dopyt, je lepšie skladovať v blízkosti prepravnej oblasti. Je vhodné skladovať produkty vysokej hodnoty v zadnej časti miestnosti.

25. Určiť kategórie tovaru pre štatistické skladovanie - na vyhradených miestach a pre dynamické skladovanie - miesto na voľné miesta v čase jeho prijatia. Vymenovať zamestnancov zodpovedných za organizáciu ubytovania.

26. Nemôžete skladovať tovar na podlahe! Použite palety rovnakého štandardu 800x1200, 1000x1200 alebo akejkoľvek inej veľkosti.

27. Tovar odovzdajte na uskladnenie čo najšetrnejšie. Denne ho kontrolujte z hľadiska integrity.

28. Zadajte pravidlo „3 kroky“ pre rýchle vyhľadávanie: Krok 1 - zoraďte produkty do skupín. Personál si zapamätá, kde je táto skupina uložená.

29. 2. krok - uloženie adresy (produkt v množstve „x“ je uložený v oddelení „A“, v regáli „B“, v poličke „1“, v bunke „11“). Zadajte informácie do účtovného systému. Vyrobte štítky v rôznych farbách. Farba pomôže pri identifikácii.

30. 3. krok - implementácia automatizovaného účtovného systému, využitie čiarových kódov, čiarových kódov, digitálnych kódov, elektronických štítkov. Táto metóda pomáha rýchlo a efektívne nastaviť prácu, má však nevýhody:

• vysoká cena;
• prísna regulácia všetkých akcií;
• iba zónové úložisko;
• dostupnosť dobrého softvéru;
• Na prácu so systémom je potrebné zaškoliť personál.

Vyzdvihnutie a odoslanie

31. Nikdy nevypúšťajte náklad bez sprievodných dokumentov. ECAM vám umožňuje vytvárať nákladné listy, faktúry, TORG-12 a mnoho ďalších dokumentov.

32. Vypracovať vychystávacie trasy, stanoviť termíny prípravy sprievodných dokumentov.

33. Nastavte čas prijímania žiadostí od klientov: napríklad žiadosti podané po 16:00 sa vybavujú nasledujúci deň, žiadosti podané do 12:00 sa vybavujú v ten istý deň po 15:00 atď. Vymenujte úradníka, ktorý bude oprávnený rozhodovať o zmenách pravidiel vychystávania.

34. Určite prioritné položky na odoslanie. toto:

• objednávky, ktoré budú klientovi doručené skôr;
• objednávky pre posledné miesto vykládky nosného vozidla.

35. Je rozumné použiť kombináciu dvoch konfiguračných metód:

• individuálne, kedy sa odoberá požadované množstvo tovaru na jednu objednávku z oddelení;
• komplexné, keď sa stiahne produkt, ktorý je prítomný vo viacerých objednávkach.

Prideľte zamestnanca, ktorý bude rozhodovať o spôsobe vychystávania.

36. Umiestnite zostavený tovar do kontajnera, umiestnite ho na samostatnú paletu a zabaľte ho do fólie. Štítok s menom zákazníka a adresou doručenia.

37. Vytvorte „Záznam o vychystávaní“, kde sa podpíše každý zamestnanec zodpovedný za vychystávanie.

38. Skontrolujte vhodnosť vozidla pre prepravovaný náklad. Neposielajte do nevhodných vozidiel.

39. Neprekračujte povolenú nosnosť vozidla ani zaťaženie nápravy.

40. Vyhnite sa hromadnému nakladaniu alebo ukladaniu ťažkého tovaru na ľahký. Ak sa produkt počas prepravy poškodí, okamžite ho vymeňte – vrátenie od klienta je nevyhnutné, ale bude to stáť viac. Po ukončení nakládky vozidlo utesníme v súlade so stanovenými predpismi.

Zónovanie skladu

41. Podľa obrázku určte, aké izby potrebujete:

42. Rozdeľte celú plochu miestnosti na zóny.

34. Plocha každej zóny musí byť využívaná s maximálnym úžitkom, potom sa môže ukázať, že časť priestorov je možné prenajať.

44. Nedovoľte, aby sa skladovacia plocha rozšírila do iných oddelení.

45. Použite vedecký prístup na výpočet požadovanej plochy pre každú zónu. Výpočet je založený na ukazovateľoch obratu nákladu a obratu zásob.

46. ​​​​Vytvorte zónu „odmietnutia“ a umiestnite tam produkty, ktoré nespĺňajú stanovené požiadavky. Je vhodné ho jednoznačne oplotiť.

47. Nechajte manažéra predkladať mesačnú správu o produktoch v zóne „odmietnutia“ s návrhom riešení na ich ďalšie použitie.

48. Prijať opatrenia na zníženie počtu defektov:

• pokles ceny;
• bonusy pre manažérov predaja;
• propagačné akcie, predaj;
• vrátiť výrobcovi;
• oprava, reštaurovanie;
• predaj svojim zamestnancom;
• charitatívne podujatia;
• dispozícia.

49. Prítomnosť priechodov a priechodov vo vnútri skladu je povinná!

50. Administratívne a hospodárske priestory musia byť v dostatočnom množstve: WC, sprchy, šatne, oddychové miestnosti. Optimálna norma je 3 m2. metrov pre 1 osobu.

Objednajte si v sklade

51. Aj pri výraznom nedostatku miesta ponechajte pri stenách priechody aspoň 50 cm, umožní to prechádzať sa po obvode skladu pri kontrole a pri upratovaní.

52. Ak nie je dostatok miesta, zvážte možnosť ďalších políc na regáloch alebo pridanie medziposchodí na vrch. Alebo možno môžete zmenšiť priestor medzi policami?

53. Neskladujte cudzie predmety v sklade.

54. Používajte moderný systém osvetlenia. Natrite strop svetlou farbou - tým sa zvýši svetelný tok.

55. Vytvorte osvetľovací systém, ktorý bude osvetľovať len tie časti, ktoré je v danej chvíli potrebné osvetliť. To výrazne zníži náklady na energiu.

56. Používajte zásady ergonómie: svetlé steny a stropy opticky zväčšia priestor. Použite jasné farby na zvýraznenie nebezpečných oblastí.

57. Naneste na podlahu značky pre pohyb zariadenia. Označte jej parkovacie miesta.

58. Vybaviť sklad výstražnými tabuľami a informačnými tabuľami. Nezabudnite zavesiť tabuľku s bezpečnostnými informáciami.

59. Udržujte to čisté. Vykonajte systematické čistenie a deratizáciu. Uistite sa, že všetky systémy sú v dobrom prevádzkovom stave: kanalizácia, ventilácia, klimatizácia.

60. Upozorňujeme, že váš sklad bude známy ďaleko za hranicami vášho regiónu – dopravcovia ochotne zdieľajú informácie o pracovných podmienkach.

Vybavenie skladu

61. Nakladacie a vykladacie zariadenia sú veľmi drahé. Je lepšie vypočítať požadované množstvo pomocou známej Gadzhinskyho metódy. Je dôležité správne vypočítať ukazovateľ zásob: keď je možné určitý počet vozíkov počas vykládky doplniť nečinnými zo susedného oddelenia.

62. Každý kus zariadenia musí byť pridelený konkrétnej osobe – individuálna zodpovednosť výrazne zvyšuje jeho životnosť.

63. Technické oddelenie by malo mať všetko potrebné na údržbu: kefy, handry, vysávač, vedrá. V technickom oddelení by mali byť k dispozícii aj materiály na mazanie a údržbu.

64. Upozorňujeme, že zamestnanci pracujúci so zložitým vybavením sú povinní absolvovať školenie. Ak chcete vykonať školenie, musíte uzavrieť zmluvu s organizáciou odbornej prípravy.

65. Uplynula záručná doba? Vykonajte obhliadku, na základe ktorej sa môžete rozhodnúť o vhodnosti ďalšieho použitia, predaja alebo nákupu nového zariadenia.

66. Skúste nakúpiť od jedného výrobcu. Náhradné diely z vyradených zariadení sú vhodné na opravu.

67. Vstup zariadenia do vozňa alebo karosérie vozidla je opodstatnený. Využite na to nadjazdy a ovládacie mostíky.

68. Pri výbere výrobcu zvážte:

• náklady, platobné podmienky;
• život;
• recenzie od iných kupujúcich;
• technické údaje;
• Ako je služba organizovaná?

69. Na rovnej podlahe použite kolieska s polyuretánovým náterom. Na nerovné hlinené alebo asfaltové podlahy použite gumené kolieska alebo nylonové valčeky.

70. Kúpte si 80% hydraulické vozíky s dvoma valcami - na prácu po celej dĺžke palety. 20% vozíkov s jedným valčekom - na prácu s paletou zboku úplne stačí.

Zníženie nákladov, optimálne rozpočtovanie

71. Riadiť náklady na operácie, ktoré sa vypočítavajú ako závislosť nákladov na spracovanie od obratu nákladu za určité časové obdobie. Údaje o nákladoch vám umožnia vidieť spôsoby optimalizácie technologických procesov.

72. Urobte z ukazovateľa nákladov hlavnú motiváciu riadiacich pracovníkov: čím nižší je, tým viac bonusov.

73. Ak je to možné, stanovte si náklady na každú operáciu – pomôže to identifikovať a odstrániť nepotrebné, ktoré nie sú ziskové.

74. Znižovať náklady, implementovať IT technológie a štíhle princípy.

75. Znížte počet manuálnych operácií spojených s premiestňovaním bremien na minimum. Zvýši sa produktivita práce – znížia sa náklady.

76. Zvýšiť úroveň odbornej prípravy zamestnancov. Vytvorte flexibilný motivačný systém.

77. Schvaľujte normy pre spotrebný materiál. Pravidelne ich kontrolujte.

78. Vopred si urobte rozpočet – to vám umožní míňať peniaze efektívne.

79. Poskytnite manažérovi určitú finančnú nezávislosť: nechajte ho rozhodnúť o priorite platieb.

80. Pamätaj! Sklad nemíňa peniaze, ale zarába! Existuje mnoho spôsobov:

Bezpečnosť hmotného majetku

81. S každým zamestnancom uzatvorte dohodu o zodpovednosti.

82. Požadujte, aby personál prísne dodržiaval stanovené pravidlá, normy a predpisy.

83. Nedovoľte „špičkové“ zaťaženie skladu, vedie to k odlišným výsledkom v skutočnosti a dokumentácii.

84. Zamestnanci by mali vedieť, že straty sú kryté z čistého zisku spoločnosti.

85. Nikoho finančne netrestajte bez zistenia príčin a podmienok nedostatku (škody na výrobkoch).

86. Eliminujte možnosť krádeže tovaru alebo prítomnosti cudzích osôb.

87. Špeciálna kontrola je potrebná v oblastiach lodnej dopravy – tu dochádza k 90 % krádeží.

88. Vyplácajte mzdy zamestnancom včas.

89. Pravidelne kontrolujte zamestnancov, či nie sú intoxikovaní alkoholom a drogovou závislosťou.

90. Používajte moderné bezpečnostné systémy alebo aspoň ich atrapy.

Inventár

91. Upraviť postup inventarizácie. Jasne definujte ciele a termíny. Účely inventára môžu byť:

• zisťovanie nezrovnalostí medzi dokumentárnymi a faktickými údajmi;
• zvýšenie efektívnosti riadenia zásob;
• zvýšenie úrovne služieb a ďalšie.

92. Inventarizácia sa vyhlasuje rozkazom, ktorý určuje termín konania, zloženie komisie, ciele a účastníkov.

93. Pred zákrokom zastavte pohyb produktov v sklade a mimo neho.

94. Požiadajte pracovníkov, aby pripravili sklad na udalosť.

95. Inventúry by sa mali zúčastniť najkompetentnejší skladníci.

96. Vykonajte kompletnú inventúru raz ročne, periodicky – mesačne alebo týždenne. Analyzujte údaje z predchádzajúcich inšpekcií.

97. Príležitostne vykonajte neplánované inventarizácie, aby ste skontrolovali efektívnosť manažéra.

98. Používajte rôzne metódy: podľa geografickej polohy, výrobcu, skupiny produktov atď.

99. Odstraňovanie zvyškov je úlohou zodpovedných ľudí! Urobte to.

100. Výsledky inventarizácie sú zdokumentované v zákone, ktorý podpisujú všetci finančne zodpovední zamestnanci.

Skladová logistika je komplexný systém, ktorý zohráva kľúčovú úlohu v dodávateľskom reťazci. Táto oblasť je mnohostranná a rôznorodá, vždy existuje priestor na zlepšenie, efektivitu a ziskovosť.

Máme hotové riešenie a vybavenie pre

Vyskúšajte zadarmo všetky funkcie platformy ECAM

Prečítajte si tiež

Dohoda o ochrane osobných údajov

a spracúvanie osobných údajov

1. Všeobecné ustanovenia

1.1 Táto dohoda o mlčanlivosti a spracúvaní osobných údajov (ďalej len Zmluva) bola prijatá slobodne a z vlastnej vôle a vzťahuje sa na všetky informácie, ktoré Insales Rus LLC a/alebo jej pridružené spoločnosti vrátane všetkých osôb uvedených v tejto zmluve. rovnaká skupina s LLC „Insails Rus“ (vrátane LLC „Služba EKAM“) môže získať informácie o Používateľovi pri používaní ktorejkoľvek zo stránok, služieb, služieb, počítačových programov, produktov alebo služieb LLC „Insails Rus“ (ďalej len služby) a počas vykonávania Insales Rus LLC akýchkoľvek dohôd a zmlúv s používateľom. Súhlas Používateľa so Zmluvou, ním vyjadrený v rámci vzťahov s jednou z uvedených osôb, sa vzťahuje na všetky ostatné uvedené osoby.

1.2.Používanie Služieb znamená, že Používateľ súhlasí s touto Zmluvou a podmienkami v nej uvedenými; v prípade nesúhlasu s týmito podmienkami sa Používateľ musí zdržať používania Služieb.

"Insales"- Spoločnosť s ručením obmedzeným "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, registrovaná na adrese: 125319, Moskva, Akademika Ilyushina St., 4, budova 1, kancelária "11" na jednej strane a

"používateľ" -

alebo fyzická osoba, ktorá má právnu spôsobilosť a je uznaná za účastníka občianskoprávnych vzťahov v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie;

alebo právnická osoba registrovaná v súlade so zákonmi štátu, ktorého je takáto osoba rezidentom;

alebo individuálny podnikateľ registrovaný v súlade so zákonmi štátu, ktorého je takáto osoba rezidentom;

ktorá prijala podmienky tejto zmluvy.

1.4 Pre účely tejto Zmluvy zmluvné strany určili, že dôvernými informáciami sú informácie akéhokoľvek charakteru (výrobné, technické, ekonomické, organizačné a iné), vrátane výsledkov duševnej činnosti, ako aj informácie o spôsoboch vykonávania. odborné činnosti (vrátane, ale nie výlučne: informácií o produktoch, prácach a službách; informácií o technických systémoch a zariadeniach vrátane obchodných prognóz a informácií o navrhovaných nákupoch; informácie o konkrétnych partneroch a potenciálnych partneroch; súvisiace s duševným vlastníctvom, ako aj plány a technológie súvisiace so všetkým vyššie uvedeným) oznámené jednou zmluvnou stranou druhej v písomnej a/alebo elektronickej forme, ktoré zmluvná strana výslovne označila za svoje dôverné informácie.

1.5 Účelom tejto dohody je chrániť dôverné informácie, ktoré si budú zmluvné strany vymieňať počas rokovaní, uzatvárania zmlúv a plnenia záväzkov, ako aj akejkoľvek inej interakcie (vrátane, ale nie výlučne, konzultácií, vyžiadania a poskytovania informácií a vykonávania iných činností. inštrukcie).

2. Zodpovednosti zmluvných strán

2.1 Zmluvné strany sa zaväzujú, že budú uchovávať v tajnosti všetky dôverné informácie prijaté jednou Zmluvnou stranou od druhej Zmluvnej strany počas interakcie Zmluvných strán, nezverejnia, nezverejnia, nezverejnia ani inak neposkytnú tieto informácie žiadnej tretej strane bez predchádzajúceho písomného súhlasu Zmluvnej strany. inej zmluvnej strane, s výnimkou prípadov uvedených v platnej legislatíve, kedy je poskytovanie takýchto informácií zodpovednosťou zmluvných strán.

2.2.Každá zmluvná strana prijme všetky potrebné opatrenia na ochranu dôverných informácií s použitím prinajmenšom rovnakých opatrení, ktoré zmluvná strana používa na ochranu svojich vlastných dôverných informácií. Prístup k dôverným informáciám sa poskytuje len tým zamestnancom každej zmluvnej strany, ktorí ich primerane potrebujú na plnenie svojich oficiálnych povinností podľa tejto dohody.

2.3 Povinnosť zachovávať mlčanlivosť o dôverných informáciách platí počas doby platnosti tejto Zmluvy, licenčnej zmluvy na počítačové programy zo dňa 1.12.2016, zmluvy o pristúpení k licenčnej zmluve na počítačové programy, agentúrnych a iných zmlúv a po dobu piatich rokov. po ukončení ich činnosti, pokiaľ sa zmluvné strany osobitne nedohodnú inak.

a) ak sa poskytnuté informácie stali verejne dostupnými bez porušenia záväzkov jednej zo strán;

b) ak sa o poskytnutých informáciách dozvedela strana v dôsledku jej vlastného výskumu, systematických pozorovaní alebo iných činností vykonávaných bez použitia dôverných informácií získaných od druhej strany;

c) ak sú poskytnuté informácie zákonne prijaté od tretej strany bez povinnosti uchovávať ich v tajnosti, kým ich neposkytne jedna zo strán;

d) ak sa informácie poskytujú na písomnú žiadosť orgánu štátnej správy, iného orgánu štátnej správy alebo orgánu miestnej samosprávy na účely výkonu ich funkcií a ich sprístupnenie týmto orgánom je pre zmluvnú stranu povinné. V tomto prípade je zmluvná strana povinná bezodkladne informovať druhú zmluvnú stranu o prijatej žiadosti;

e) ak sú informácie poskytnuté tretej strane so súhlasom strany, o ktorej sa informácie prenášajú.

2.5.Insales neoveruje správnosť údajov poskytnutých Používateľom a nemá možnosť posúdiť jeho spôsobilosť na právne úkony.

2.6 Informácie, ktoré Používateľ poskytne Insales pri registrácii v Službách, nie sú osobnými údajmi, ako sú definované vo federálnom zákone Ruskej federácie č. 152-FZ z 27. júla 2006. "O osobných údajoch."

2.7.Insales má právo vykonávať zmeny v tejto zmluve. Po vykonaní zmien v aktuálnom vydaní sa zobrazí dátum poslednej aktualizácie. Nová verzia zmluvy nadobúda platnosť okamihom jej zverejnenia, pokiaľ nová verzia zmluvy neustanovuje inak.

2.8 Prijatím tejto zmluvy používateľ chápe a súhlasí s tým, že spoločnosť Insales môže používateľovi posielať personalizované správy a informácie (vrátane, ale nie výlučne) na zlepšenie kvality Služieb, na vývoj nových produktov, na vytváranie a odosielanie osobných ponúk. Užívateľa, informovať Užívateľa o zmenách v Tarifných plánoch a aktualizáciách, zasielať Užívateľovi marketingové materiály k predmetu Služieb, na ochranu Služieb a Užívateľov a na iné účely.

Užívateľ má právo odmietnuť príjem vyššie uvedených informácií písomným oznámením na e-mailovú adresu Insales -.

2.9 Prijatím tejto Zmluvy Používateľ berie na vedomie a súhlasí s tým, že Služby Insales môžu používať súbory cookie, počítadlá a ďalšie technológie na zabezpečenie funkčnosti Služieb vo všeobecnosti alebo ich jednotlivých funkcií konkrétne a Používateľ nemá voči Insales žiadne nároky v súvislosti s tým. s tým.

2.10 Užívateľ berie na vedomie, že zariadenie a softvér, ktoré používa na návštevu stránok na internete, môže mať funkciu zákazu operácií s cookies (pre akékoľvek stránky alebo pre určité stránky), ako aj vymazanie predtým prijatých cookies.

Spoločnosť Insales má právo určiť, že poskytovanie určitej Služby je možné len za podmienky, že používateľ povolí prijímanie a prijímanie súborov cookie.

2.11 Používateľ je samostatne zodpovedný za bezpečnosť prostriedkov, ktoré si zvolil na prístup k svojmu účtu, a tiež samostatne zabezpečuje ich dôvernosť. Užívateľ nesie výhradnú zodpovednosť za všetky úkony (ako aj ich dôsledky) v rámci alebo používaní Služieb v rámci účtu Užívateľa, vrátane prípadov dobrovoľného prenosu údajov Užívateľa na prístup do účtu Užívateľa tretím stranám za akýchkoľvek podmienok (vrátane zmlúv na základe zmluvy). alebo dohody). V tomto prípade sa všetky úkony v rámci alebo používaním Služieb pod užívateľským účtom považujú za vykonané samotným užívateľom, s výnimkou prípadov, kedy užívateľ oznámil Insales neoprávnený prístup k Službám pomocou užívateľského účtu a/alebo akékoľvek porušenie (podozrenie z porušenia) dôvernosti jeho prostriedkov na prístup k vášmu účtu.

2.12 Užívateľ je povinný bezodkladne oznámiť Insales každý prípad neoprávneného (Užívateľom neautorizovaného) prístupu k Službám pomocou účtu Užívateľa a/alebo akékoľvek porušenie (podozrenie z porušenia) dôvernosti ich prostriedkov prístupu k účet. Z bezpečnostných dôvodov je Používateľ povinný samostatne a bezpečne vypnúť prácu pod svojím účtom na konci každej relácie práce so Službami. Spoločnosť Insales nezodpovedá za možnú stratu alebo poškodenie údajov, ako aj za iné následky akéhokoľvek charakteru, ktoré môžu nastať v dôsledku porušenia ustanovení tejto časti zmluvy používateľom.

3. Zodpovednosť zmluvných strán

3.1 Strana, ktorá porušila Zmluvou stanovené povinnosti týkajúce sa ochrany dôverných informácií odovzdaných podľa Zmluvy, je povinná na žiadosť poškodenej Zmluvnej strany nahradiť skutočnú škodu spôsobenú takýmto porušením podmienok Zmluvy. v súlade s platnou legislatívou Ruskej federácie.

3.2 Náhradou škody nezanikajú povinnosti porušujúcej zmluvnej strany riadne plniť svoje povinnosti podľa Zmluvy.

4. Iné ustanovenia

4.1 Všetky oznámenia, žiadosti, požiadavky a iná korešpondencia podľa tejto Zmluvy, vrátane tej, ktorá obsahuje dôverné informácie, musí byť písomná a doručená osobne alebo prostredníctvom kuriéra alebo zaslaná emailom na adresy uvedené v licenčnej zmluve pre počítačové programy zo dňa 12/. 01/2016, dohoda o pristúpení k licenčnej zmluve pre počítačové programy a v tejto zmluve alebo na iných adresách, ktoré môže zmluvná strana následne písomne ​​špecifikovať.

4.2 V prípade, že jedno alebo viac ustanovení (podmienok) tejto zmluvy je alebo sa stane neplatnými, nemôže to slúžiť ako dôvod na ukončenie platnosti ostatných ustanovení (podmienok).

4.3 Táto Zmluva a vzťah medzi Používateľom a Insales vznikajúci v súvislosti s uplatňovaním Zmluvy sa riadia právom Ruskej federácie.

4.3 Užívateľ má právo posielať všetky návrhy alebo otázky týkajúce sa tejto Zmluvy na Službu užívateľskej podpory Insales alebo na poštovú adresu: 107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, budova 11-12 pnl „Stendhal“ LLC „Insales Rus“.

Dátum zverejnenia: 12.01.2016

Celé meno v ruštine:

Spoločnosť s ručením obmedzeným "Insales Rus"

Skrátený názov v ruštine:

LLC "Insales Rus"

Meno v angličtine:

Spoločnosť s ručením obmedzeným InSales Rus (InSales Rus LLC)

Adresa sídla:

125319, Moskva, ul. Akademika Ilyushina, 4, budova 1, kancelária 11

Mailová adresa:

107078, Moskva, ul. Novoryazanskaya, 18, budova 11-12, BC „Stendhal“

INN: 7714843760 Kontrolný bod: 771401001

Bankové údaje:

Na úspešnú implementáciu konceptu štíhlej výroby v kancelárii sú potrebné štyri predpoklady. Vždy by ste si ich mali pamätať a implementovať, bez ohľadu na to, v akom štádiu transformácie sa nachádzate. Bez nich neuspejete. Z každej z podmienok vyplýva, že sa budete snažiť svojim zamestnancom porozumieť, vysvetliť im nové princípy práce a zapojiť ich do implementácie nového konceptu. Tieto štyri podmienky predstavujú základ, na ktorom bude spočívať všetko ostatné.

Podmienka 1. Model „Správanie – Postoje – Kultúra“

Tento stav minimalizuje odpor personálu voči zmenám. Prvým krokom pri implementácii princípov štíhlej výroby je zmeniť správanie vašich zamestnancov, ak máte v úmysle vytvoriť kultúru neustáleho zlepšovania vo všetkých procesoch vo vašej organizácii. Vaši zamestnanci musia pochopiť, že pozitívne zmeny (t. j. implementácia štíhlych princípov) pomôžu organizácii uspieť z dlhodobého hľadiska.

Táto podmienka pomôže vašim zamestnancom pochopiť, prečo prevádzkové postupy organizácie nemusia byť úplne účinné. Ako spoločnosť rastie a jej pracovné zaťaženie sa zvyšuje, znižovanie odpadu by sa malo stať najvyššou prioritou vo všetkých oblastiach jej činnosti. Zamestnanci spoločnosti si musia uvedomiť, že každý typ administratívneho procesu spôsobuje náklady. V časti o podmienke dva vysvetlíme, ako oznámiť potrebu zmeny personálu.

Podmienka 3. Sedem druhov strát

Nástroje a princípy štíhlej výroby pomáhajú organizáciám identifikovať a eliminovať sedem druhov odpadu. Staré príslovie „Nemôžeš spravovať to, čo nevidíš“ možno preformulovať ako „Nemôžeš zlepšiť to, čomu nerozumieš“. Je nevyhnutné, aby zamestnanci získali základné vedomosti o stratách a naučili sa im rozumieť.

Podmienka 4: Manažérsky záväzok

Implementácia princípov štíhlej výroby musí prebiehať zhora nadol. Senior lídri musia byť 100% odhodlaní k pozitívnym zmenám v spoločnosti a 100% odhodlaní vytvárať štíhly podnik, aby si udržali existujúci úspech alebo dosiahli nové výšky. Spolupráca medzi manažmentom na čele organizácie a zamestnancami zaujímajúcimi sa o zmenu je kľúčom k tomu, aby sa princípy štíhlosti nielen prijali, ale stali sa aj integrálnou súčasťou dlhodobej stratégie rozvoja spoločnosti.

Podmienka 1. Model „správanie – názory – kultúra“

Ak chcete byť úspešný pri zlepšovaní akéhokoľvek procesu, je dôležité pochopiť správanie a postoje ľudí pracujúcich v kancelárii alebo na danej úlohe.

V 90. rokoch 20. storočia. V USA vznikli také pojmy ako „tímová práca“, „autonómne pracovné skupiny“, „zapojenie zamestnancov“, „tímy s právomocou“ atď. Autonómne pracovné skupiny zložené z radových zamestnancov mali zmeniť organizačnú kultúru firiem. Prísna kontrola zo strany manažérov sa stala minulosťou a zamestnanci sa čoraz viac podieľali na riadení firmy. Myšlienka bola správna, ale nebolo dostatok nástrojov na dosiahnutie požadovaných výsledkov. Napriek tomu sa nám pri takýchto projektoch podarilo naučiť veľa užitočných vecí.

Pri zavádzaní pojmov ako „líder tímu“, „tímová práca“ a „autonómne pracovné skupiny“ do praxe sa ľudia stretávali s otázkou, čo presne a ako treba robiť.

Samotné posilnenie (bez špeciálnych nástrojov) neprinieslo želané výsledky. Nejaké úspechy boli, ale neboli ničím podporené, a preto iniciatíva rýchlo vyprchala.

Obrázok ukazuje, že americkí manažéri sa najskôr pokúsili zmeniť firemnú kultúru, pričom očakávali následnú zmenu v postojoch a správaní podriadených. Pri bližšom pohľade na koncepty štíhlej výroby a Toyota Production System výskumníci objavili úplne odlišný prístup. Zistili, že pri použití nástrojov štíhlej výroby sa najprv zmenilo správanie ľudí, keď sa snažili identifikovať a eliminovať plytvanie. Akonáhle pracovníci začali mať pocit, že môžu kontrolovať svoju oblasť, znížiť straty a uľahčiť si prácu, ich názory sa zmenili: uvedomili si potrebu neustáleho zlepšovania všetkých procesov. Spolu s názormi každého jednotlivého zamestnanca sa radikálne zmenila aj kultúra organizácie ako celku. Hlavným princípom práce nebolo identifikovať chyby, ale predchádzať im, čo je v skutočnosti podstatou štíhlej výroby.

Model Behavior-Attitude-Culture, ktorý je založený na štíhlej filozofii, je jednoduchý. Jeho implementácia si vyžaduje neustále úsilie vedenia aj radových zamestnancov. Je ťažké prelomiť návyky, ktoré sa vytvorili v práci. Aby organizácia rástla, vyžaduje to disciplínu, odhodlanie a vytrvalosť. Prvé malé úspechy poslúžia ako impulz na zmeny v správaní a postojoch ľudí k zmenám v celej organizačnej kultúre.

Vlastníctvo vedomostí

Ďalším dôležitým bodom tradičného prístupu k organizácii kancelárskej práce je, že spravidla individuálny zamestnanec spoločnosti je nositeľom 80% vedomostí o konkrétnom procese. To môže spôsobiť problémy, ak zamestnanec ochorie, odíde na dovolenku alebo podniká, presťahuje sa na inú prácu alebo dá výpoveď. V týchto prípadoch nie je možné úlohu dokončiť. Úzka špecializácia personálu a koncentrácia znalostí u jedného alebo niekoľkých ľudí môžu predstavovať vážne prekážky rozvoja spoločnosti.

Keďže v prípadoch, keď manažéri nemajú potrebné znalosti (nerozumejú dobre konkrétnemu procesu), môžu poskytovať podporu len svojim podriadeným, efektívnosť organizácie je ohrozená z nasledujúcich dôvodov:

Budovanie štíhlej kancelárie zahŕňa (okrem iného):

1. Dôraz je kladený na procesy, nie na ľudí.
2. Organizačné znalosti sa ľahko prenášajú z jednej osoby na druhú.
3. Dochádza k detailnému pochopeniu pracovných procesov, čo umožňuje lepšiu kontrolu a neustále zlepšovanie.
4. Procesné znalosti sú štandardizované, aby sa zabezpečila maximálna jednotnosť.
5. Straty sa identifikujú a eliminujú tak, ako sa vyskytnú (denne, každú hodinu a minútu).

Týchto päť princípov umožní zamestnancovi lepšie pochopiť nielen svoju vlastnú prácu, ale aj prácu, ktorú vykonávajú jeho kolegovia. Vďaka tomu sa v rámci skupiny zdieľajú procesné znalosti.

Zmena nenastane zo dňa na deň. Akékoľvek zmeny by sa mali implementovať postupne.

Prvá fáza. Presvedčte ostatných a nastavte správny smer

Vo väčšine prípadov sú zamestnanci spoločnosti nositeľmi 80% informácií o procesoch a manažéri (alebo organizácie) - 20%. Tento krok tiež vysvetľuje, prečo by mala byť organizácia nositeľom vedomostí. Dokončenie môže trvať až šesť mesiacov.

Druhá fáza. Usporiadajte si pracovný postup

Zamestnanci budú ovládať len 50 % procesných znalostí, zatiaľ čo manažéri (alebo organizácia) budú kontrolovať zvyšných 50 %. Nástroje vám umožnia systematizovať znalosti zamestnancov a preniesť ich do organizácie tak, aby pozitívne zmeny pocítili všetci. Táto fáza môže trvať od šiestich mesiacov do jedného roka.

Tretia etapa. Uložte svoje výsledky

V tretej etape prechodu na vytváranie štíhlej kancelárie sa zamestnanci spoločnosti začnú nepozorovane denne podieľať na neustálom zlepšovaní všetkých podnikových procesov. 80 % vedomostí bude teraz štruktúrovaných v rámci nového prístupu k práci. Je ťažké uveriť, že 100 % procesných znalostí môže byť v rámci organizácie. V tejto fáze je potrebné začať proces postupného, ​​systematického dokumentovania poznatkov.

Kľúčovým faktorom úspechu pri implementácii konceptu štíhlej výroby v kancelárii, ako aj udržiavaní dosiahnutých výsledkov, je neustále, každodenné zlepšovanie. Keď sa zmení správanie vašich zamestnancov, budete musieť zaviesť odmeny, aby ste tieto zmeny rozpoznali. Ľudia, ktorí sa ľahko prispôsobia zmenám, rýchlo prijmú nový systém. Okamžite uvidia jeho výhody. Tí, ktorí sa pomaly prispôsobujú zmenám, môžu vzdorovať a držať sa starých zásad. Buďte trpezliví: skôr či neskôr bude nový koncept hovoriť sám za seba a zamestnanci pocítia jeho výhody. Do štíhlej kancelárie sa nemôžete presunúť jedným ťahom. Každý deň musíte urobiť veľa malých, postupných krokov.

Podmienka 2. Ekonomické opodstatnenie prechodu na štíhle metódy

Aby spoločnosť zostala globálne konkurencieschopná, manažéri sa musia zamerať na náklady. Administratívne alebo kancelárske výdavky tvoria väčšinu nákladov na produkt alebo službu. Administratívne náklady zvyčajne dosahujú 60-80% z konečnej ceny produktu. Aby spoločnosti zostali konkurencieschopné, intenzívne znižujú svoje administratívne náklady. Toyota vytvorila celú filozofiu znižovania nákladov. Trhové podmienky (konštanta v rovnici) určujú predajnú cenu. Náklady a zisk sú premenlivé veličiny. Túžba firiem znižovať interné náklady slúžila ako impulz na zlepšenie všetkých obchodných procesov.

Vďaka filozofii a nástrojom štíhlej výroby môže každá organizácia znížiť svoje interné náklady odstránením odpadu a zostať tak konkurencieschopná na globálnom trhu. Aby sme eliminovali plytvanie v administratívnych procesoch, musí sa najprv identifikovať, a to si vyžaduje podrobné pochopenie toho, čo je odpad.

Podmienka 3. Sedem druhov strát

Cieľom štíhlej výroby je identifikovať, analyzovať a eliminovať všetok odpad vo výrobnom procese. Práca na odstránení strát musí pokračovať každý deň, každú hodinu, každú minútu. Nový prístup je výhodný aj pre oddelenie a neznamená škrtať ľudí, ale rozumne využívať ich prácu a zvyšovať jej hodnotu pre organizáciu. Preto môže byť potrebné, aby vedenie spoločnosti prehodnotilo náplň práce alebo pracovné povinnosti personálu tak, aby spĺňali zásady efektívnej výroby.

Pre lepšie pochopenie pojmu štíhla výroba je potrebné najskôr pochopiť odpad. Je dôležité identifikovať straty na najnižšej úrovni.

Odpady sú všetky operácie, ktoré si vyžadujú čas a zdroje, ale nepridávajú hodnotu hotovému produktu alebo službe. Spotrebiteľ platí za hodnotu; Odpad je akákoľvek transakcia, ktorú vaša organizácia uskutoční s produktom alebo službou, za ktorú môžu vaši zákazníci platiť, aj keď by nemali. Keďže si spotrebitelia čoraz viac uvedomujú skutočné náklady na tovary a služby, očakávajú, že spoločnosti budú optimalizovať svoje náklady a eliminovať plytvanie. Zákazníci požadujú stabilné ceny a nižšie ceny v dôsledku úspor. Straty organizácie musia zaplatiť spotrebitelia. V dôsledku toho všetkého vidíme, že:

• denné náklady na liečbu sa v rôznych nemocniciach líšia;
• poplatok za spracovanie žiadosti o hypotéku, ako aj sadzby hypoték sa medzi rôznymi úverovými inštitúciami výrazne líšia;
• existujú veľké rozdiely v poplatkoch za štúdium vo vysokoškolských inštitúciách;
• ročné úrokové sadzby sa medzi kreditnými kartami značne líšia;
• Cena za konkrétny stavebný projekt ponúkaná rôznymi dodávateľmi sa môže výrazne líšiť.

Takáto variabilita vo všetkých týchto príkladoch a mnohých ďalších vyplýva z výšky straty, ktorá je pre organizáciu „prijateľná“ (bez ohľadu na to, ako je definovaná).

1. Nadprodukcia

Vykonávanie určitého druhu práce skôr, ako je potrebné, je plytvanie. Toto je najhorší druh odpadu, pretože nadprodukcia vedie k ďalším stratám.

Príklady nadprodukcie:

• zostavovanie správ, ktoré nikto nečíta a ktoré nikto nepotrebuje;
• vytváranie dodatočných kópií dokumentov;
• zaslanie toho istého dokumentu e-mailom alebo faxom niekoľkokrát;
• zadávanie opakujúcich sa informácií do viacerých dokumentov;
• nezmyselné stretnutia.

Nástroje na odstránenie nadprodukcie:

• takt čas;
• ihrisko;
• štandardizovaná práca;
• vyrovnávanie pracovného zaťaženia;
• študovať potrebu konkrétnej operácie.

2. Čakanie (čas v rade)

Akékoľvek čakanie (na ľudí, podpisy, informácie atď.) je strata. Tento typ straty možno prirovnať k nízko visiacemu jablku, ktoré sa dá ľahko dosiahnuť, vybrať a použiť na zamýšľaný účel. Papier v vstupnom zásobníku často nepovažujeme za zdroj odpadu. Pamätajte si však, koľkokrát prechádzame týmto zásobníkom a snažíme sa nájsť niečo, čo potrebujeme? Koľkokrát niečo začneš, kým to dokončíš? Aby ste sa zbavili tohto typu straty, musíte postupovať podľa zásady „hotové a zaradené (alebo vyhodené)“.

Príklady strát druhého typu:

• veľký počet požadovaných podpisov a povolení;
• závislosť od iných zamestnancov pri vykonávaní akýchkoľvek úloh;
• oneskorenie pri získavaní informácií;
• problémy so softvérom;
• vykonávanie úloh rôznymi oddeleniami;

Nástroje na elimináciu strát druhého typu:

• ihrisko;
• kuriéri;
• systém správy dokumentov.

3. Pohyb

Akýkoľvek pohyb osôb, dokumentov a/alebo elektronickej komunikácie, ktorý nevytvára hodnotu, je odpad. K tomuto druhu odpadu dochádza v dôsledku zlého usporiadania kancelárie, chybného alebo zastaraného kancelárskeho vybavenia a nedostatku potrebných zásob. Tieto straty sú zákerné a neviditeľné v tých kancelárskych procesoch, ktoré neboli analyzované z hľadiska možných zlepšení. Bez ohľadu na odvetvie môžete v spoločnosti nájsť zamestnancov, ktorí sa zdajú byť „zaneprázdnení“, ale v skutočnosti nepridávajú hodnotu produktu alebo službe. Nástroje štíhlej výroby vám môžu pomôcť identifikovať, znížiť a/alebo odstrániť odpad typu 3.

Príklady strát tretieho typu:

• hľadať súbory v počítači;
• vyhľadávanie dokumentov v kartotéke;
• neustále opätovné čítanie referenčných kníh pri hľadaní informácií;
• vykonávanie jednej úlohy rôznymi oddeleniami pri absencii efektívnej interakcie;
• nedostatok zodpovednosti za dokončenie úlohy.

Nástroje na elimináciu strát tretieho typu:

• štandardizovaná práca;
• prestavba pracovného priestoru;
• ťahový systém a supermarket;
• sledovanie dokumentov.

4. Sťahovanie

Zbytočný pohyb dokumentov ovplyvňuje čas potrebný na dokončenie akejkoľvek práce v kancelárii. Dokonca aj s jednoduchým prístupom k internetu a e-mailu sa klientom často posielajú dokumenty s malou alebo žiadnou hodnotou. Na organizáciu efektívnej práce je dôležité znížiť alebo odstrániť tento druh odpadu, pričom všetky práce by mali byť rozdelené do sekvenčných operácií a umiestnené čo najbližšie k sebe. Ak sa nemôžete zbaviť presúvania dokumentov medzi procesmi, potom to treba čo najviac zautomatizovať. Položte si otázky, napríklad: „Je usporiadanie kancelárie optimálne? alebo „Je prenos dokumentov z jednej fázy práce do druhej automatizovaný?“

Príklady strát štvrtého typu:

• posielanie nepotrebných dokumentov;
• príliš častá registrácia prebiehajúcich dokumentov;
• príliš veľa adries v zozname adries;
• manuálny prenos dokumentov do ďalšej fázy práce;
• vykonávanie jednej úlohy viacerými oddeleniami;
• nesprávne stanovenie priorít.

Nástroje na elimináciu strát štvrtého typu:

• rovnomerné rozloženie pracovného zaťaženia;
• mapa toku hodnôt;
• nepretržitý tok;
• Systém správy dokumentov;
• štandardizovaná práca;
• prostriedky vizuálnej kontroly.

5. Nadmerné spracovanie

Vykonávanie prác, ktoré nevyžadujú interní ani externí zákazníci, je piatym druhom odpadu. Nadmerné spracovanie nevytvára hodnotu pre zákazníka a zákazník by zaň nemal platiť. V administratívnych procesoch sa tieto straty zisťujú najťažšie. Ak to chcete urobiť, môžete si položiť nasledujúce otázky, napríklad: „Aké základné operácie je potrebné vykonať na uspokojenie potrieb zákazníka? alebo „Ako jasne reprezentujeme potreby našich zákazníkov?“

Príklady strát piateho typu:

• duplicitné správy alebo informácie;
• zadávanie opakujúcich sa údajov;
• šírenie nepravdivých informácií;
• neustála úprava dokumentov;
• neefektívne stretnutia a nedostatok programu;
• nedostatok jasného plánovania projektu.

Nástroje na elimináciu strát piateho typu:

• metódy zberu údajov;
• sledovanie dokumentov;
• štandardizovaná práca;
• systém správy dokumentov.

6. Inventár (čas)

Hromady papierov, písacie potreby navyše, veľké množstvo podpisov na dokumentoch – to všetko sú straty. Zaberajú priestor a čas. Ak je spracovanie dokumentu pozastavené až do prijatia dodatočných informácií (podpis atď.) a zmeny situácie, potom čas strávený na tomto dokumente možno považovať za stratu. V kancelárskom prostredí existujú dva hlavné druhy odpadu, ktoré možno klasifikovať ako zásoby: 1) kancelárske potreby a 2) čas.

Príklady strát šiesteho typu:

• dokumenty, ktoré čakajú na niečí podpis alebo vízum;
• práce, ktoré si vyžadujú dokončenie ďalších procesov, aby mohli pokračovať;
• zastarané dokumenty;
• zastarané kancelárske vybavenie;
• nedostatočné školenie pomocného personálu;
• nákup kancelárskych potrieb navyše.

Nástroje na elimináciu strát šiesteho typu:

• mapa toku hodnôt;
• štandardizovaná práca;
• Kanban karty pre kancelárske potreby;
• vyrovnávanie pracovného zaťaženia - heijunka;
• vizuálna výška;
• systém správy dokumentov.

7. Manželstvo

Straty spôsobené chybami zahŕňajú akékoľvek spracovanie, ktoré malo za následok chyby a dodatočné spracovanie potrebné na ich odstránenie. Porucha (interná aj vonkajšia) znamená dodatočné spracovanie dokumentov, ktoré nepridáva hodnotu produktu alebo službe. Správne vykonanie úlohy na prvý raz zaberie menej času ako jej opätovné vykonanie. Oprava vád sú straty, ktoré predražujú akýkoľvek výrobok alebo službu a spotrebiteľ za ne nemusí platiť. Straty tohto typu môžu výrazne znížiť zisky.

Príklady strát siedmeho typu:

• chyby pri zadávaní údajov;
• chyby pri stanovovaní cien;
• presun neúplnej dokumentácie do ďalších stupňov spracovania;
• strata dokumentov alebo informácií;
• nesprávne informácie v dokumente;
• neefektívna organizácia súborov v počítači alebo priečinkov v kartotéke;
• nesprávny výber zamestnancov na obsluhu klienta.

Nástroje na elimináciu strát siedmeho typu:

• zabezpečenie predvídateľných výsledkov;
• prostriedky vizuálnej kontroly;
• štandardizovaná práca;
• Systém správy dokumentov;
• denník zastávok a neplánovaných úloh;
• krátke organizačné stretnutia;
• nástroje na predchádzanie chybám.

8. Iracionálne využívanie pracovnej sily

V mnohých prípadoch je iracionálne využívanie pracovnej sily ôsmym druhom odpadu. Ľudská práca sa zneužíva, keď pracovníci vykonávajú úlohy, ktoré si nevyžadujú všetky ich vedomosti, zručnosti a schopnosti na vytváranie hodnoty. Správny systém riadenia výkonnosti môže výrazne znížiť tento druh odpadu. Vypracujte firemnú stratégiu a metódy prideľovania zamestnancov do tých oblastí, kde prinesú organizácii najväčší úžitok.

Príklady strát ôsmeho typu:

• porušenie termínov projektu;
• nerovnomerné rozloženie pracovného zaťaženia v dôsledku nedostatočne širokej kvalifikácie personálu;
• častá absencia a vysoká fluktuácia zamestnancov;
• neadekvátny systém riadenia výkonnosti;
• nedostatočné posúdenie odborných zručností pred prijatím do zamestnania.

Nástroje na elimináciu strát ôsmeho typu:

• účtovanie pracovných procesov;
• štandardizovaná práca;
• Systém správy dokumentov;
• krátke organizačné stretnutia;
• zdôvodnenie prechodu na štíhlu kanceláriu.

Zvážte nasledujúce otázky.

1. Ako môžem sprostredkovať informácie o stratách všetkým zamestnancom organizácie?
2. Aké straty sa dajú rýchlo eliminovať?
3. Čo môžete urobiť pre okamžité zvýšenie spokojnosti zákazníkov?

Tieto otázky podnietia ostatných k zamysleniu a pomôžu vám viesť produktívny dialóg o strate.

Podmienka 4: Zapojenie manažmentu

Spoločnosti ako Microsoft, Wal-Mart, Federal Express, GE a Nike majú spoločnú jednu veľmi dôležitú vec – nesporného lídra na čele, ktorého ostatní nasledujú. Vrcholoví manažéri Bill Gates, Sam Walton a Fred Smith sú jadrom ich spoločnosti. Vyznačujú sa výnimočným nadhľadom a práve oni premenili svoj biznis na nesmrteľné impérium.

John Maxwell vo svojej knihe „21 nevyvrátiteľných zákonov vodcovstva“ opisuje svoj prvý zákon, zákon stropu: „Schopnosť viesť určuje úroveň efektívnosti človeka (organizácie). Silné vedenie výrazne zvyšuje schopnosti organizácie. Ak je vedenie slabé, potom sú schopnosti organizácie obmedzené.“

Je dôležité pochopiť, že prechod na štíhly manažment je nemožný bez plnej účasti vedenia spoločnosti. Keď si generálny riaditeľ v lietadle z dovolenky prečíta o chudnutí vo Wall Street Journal a povie svojmu vrcholovému manažérovi: „Niečo tam je“, neznamená to, že je pripravený na dlhodobú zmenu.

Vedenie spoločnosti by malo byť poháňané túžbou po zlepšovaní. Vrcholový manažér sa musí aktívne podieľať na implementácii nových princípov. Aj keď pilotný projekt reengineeringu podnikových procesov zahŕňa troch ľudí, mal by byť zapojený vrcholový manažment spoločnosti. Táto účasť zahŕňa:

• pridelenie potrebných zdrojov;
• účasť na úvodnom stretnutí;
• v prípade potreby konzultácie s tímom;
• prejavovanie záujmu o úspechy tímu a účasť na tímových stretnutiach;
• odmeňovanie tímu na základe výsledkov práce;
• podpora pre členov tímu v prípade ťažkostí.

Toto v žiadnom prípade nie je vyčerpávajúci zoznam, ale načrtáva hlavné spôsoby, ktorými môže vedenie spoločnosti preukázať svoj záväzok k štíhlemu riadeniu.

Časový rámec

Prechod na štíhlu kanceláriu môže trvať niekoľko mesiacov až niekoľko rokov. To bude závisieť od nasledujúcich faktorov:

1. Veľkosť organizácie. Čím menšia organizácia, tým menej času to zaberie. Vo veľkých spoločnostiach (viac ako 500 kancelárskych pracovníkov) by sa mali pilotné projekty najskôr spustiť na jednom oddelení a následne rozšíriť na celú spoločnosť.
2. Dostupnosť potrebných nástrojov.
3. Uvedomenie si výhod. Reorganizácia kancelárskej práce bude úspešná, ak si spoločnosť uvedomí potrebu školiť zamestnancov v príbuzných profesiách, spolupracovať medzi oddeleniami, prilákať skôr všeobecných odborníkov ako úzkych špecialistov, využívať organizačné znalosti a podporovať partnerstvá medzi manažérmi a podriadenými.