Наказ на право підпису первинних документів приклад. Надання права підпису на документах

Усі господарські операції мають оформлятися первинними обліковими документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський облік.

Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, а документи, форма яких не передбачена у цих альбомах, повинні містити, зокрема, особисті підписи зазначених осіб.

З огляду на п. 3 ст. 9 Федерального закону N 129-ФЗ перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, затверджує керівник організації за погодженням з головним бухгалтером. Документи, якими оформлюються господарські операції з грошима, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами.

До компетенції виконавчого органу товариства належать усі питання керівництва поточною діяльністю товариства.
Таким чином керівник організації виконує покладені на нього обов'язки з управління суспільством як особисто, так і шляхом делегування частини своїх повноважень іншим співробітникам підприємства.
Ця норма означає, що законодавець передбачив можливість підписання первинних документів як керівником організації, але й іншими уповноваженими те що особами.

Отже право співробітника на підписання первинних документів має бути регламентовано внутрішніми документами організації. Якщо співробітник уповноважений на підписання документів, якими оформлюються операції з грошима, цей внутрішній уповноважуючий документ, має бути підписаний як генеральним директором, а й головним бухгалтером. Остання вимога повною мірою відноситься до видання документа, що наділяє заступника директора правом підпису рахунків на оплату.

Відповідно до п. 6 ст. 169 НК РФ рахунок-фактура підписується керівником та головним бухгалтером організації або іншими особами, уповноваженими на те наказом (іншим розпорядчим документом) щодо організації або довіреністю від імені організації.

p align="justify"> Таким чином, найбільш універсальним способом закріплення за певними співробітниками право підпису тих чи інших документів є видання локального нормативного акта. У ролі такого акту, зазвичай, використовують наказ по підприємству. Уніфікованої форми такого наказу немає, тому він видається у довільній формі, якщо в організації не розроблено якоїсь спеціальної. Також визначити коло повноважень працівника, включаючи його право підпису тих чи інших документів, можна в його посадовій інструкції.

Таким чином, перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, має бути затверджений керівником організації (наказом або розпорядженням), однак зазначення номера наказу у накладній чинним законодавством не передбачено. Тим часом, рекомендується, щоб уникнути конфліктних ситуацій з фіскальними органами все-таки вказувати підстави, за якими та чи інша особа підписує первинні документи.

Підпункт "г" п. 2 ст. 6 Федерального закону від 21.11.1996 N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" допускає можливість ведення бухгалтерського обліку особисто керівником організації.

Таким чином, якщо обов'язки головного бухгалтера виконуються керівником організації особисто, на рахунку-фактурі підпис керівника ставиться двічі: за керівника і головного бухгалтера. При цьому факт покладання обов'язків головного бухгалтера на керівника має бути підтверджений відповідним наказом щодо організації.

Форма такого наказу організацією розробляється самостійно з діючої у ній системи діловодства.

Наказ про надання права підпису головному бухгалтеруоформляється у разі виникнення такої потреби. Які документи зможе підписувати головбух після оформлення такого наказу, коли та як його оформити – дізнайтесь із статті.

Дивіться нашу відео-інструкцію про те, як передати право підпису первинних документів:

Коли на головбуха оформляється наказ про наділення його правом підпису?

Серед ситуацій, коли головбух наділяється правом підпису, можна перерахувати такі:

необхідність передачі частини повноважень щодо підписання документації від керівника фірми чи іншої посадової особи на час відсутності зазначених осіб;
наділення головбуха правом підпису певних документів, якщо при прийомі його на роботу це право йому не надано;
надання головбуху права підпису документів за керівника при поданні інтересів фірми одноосібно поза територією її місцезнаходження;
у інших ситуаціях.

Крім ситуацій, що спеціально обумовлюються, головбуху в силу своєї посади доводиться мати справу з величезною кількістю документів. Як регламентувати процес їх підписання головбухом і що з цього приводу наказує законодавство — дізнайтеся з наступних розділів статті.

Право першого та другого підпису — що це означає для головбуха?

До 2014 року в господарсько-фінансовому побуті офіційно було поняття «право першого та другого підпису». Наприклад, у вже втратила чинність інструкції Банку Росії від 14.09.2006 № 280-І, присвяченій процедурі відкриття та закриття банківських рахунків сказано, що:

право першого підпису належить керівнику юридичної особи та (або) іншим співробітникам, наділеним правом першого підпису на підставі розпорядчого акта або довіреності (п. 7.5);
право другого підпису належить головному бухгалтеру юридичної особи та (або) особам, уповноваженим на ведення бухобліку на підставі розпорядчого акта (п. 7.6).

В інструкції Банку Росії від 30.05.2014 № 153-І з аналогічною назвою, яка змінила інструкцію № 280-І, поняття «право першого та другого підпису» не застосовується.

Таким чином, зазначене поняття законодавством:

як обов'язкове не передбачено;
може застосовуватися для внутрішніх цілей будь-яким суб'єктом господарювання.

Зазвичай така двоступінчаста (або багатоступінчаста) модель підписання документів застосовується у великих компаніях. Передбачається узгодження документів різного виду та призначення з конкретними посадовими особами фірми (їх перелік встановлюється внутрішньофірмовими документами), а керівник компанії, який має за умовчанням право першого підпису, ставить її на документі тільки після появи в бланку погодження всіх проміжних підписів.

Для більшості дрібних та середніх комерсантів питання розмежування підписів на першу та другу взагалі не розглядається.

Коли підписання документації є обов'язком головбуха?

Удосконалення норм бухобліку поступово призводить до того, що і підпис головбуха, і (у деяких випадках) сама посада поступово втрачає своє вихідне значення.

Наприклад:

з бухотзвітності зник рядок для підпису головбуха (наказ Мінфіну РФ від 06.04.2015 № 57н);
обов'язок у проставленні другого підпису головбухом на платіжних документах законодавчо не передбачено (інструкція № 153-І);
із закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ про бухоблік зникли присвячені окремо головбуху положення ст. 7 (що втратив чинність закону № 129-ФЗ про бухоблік), що передбачають, зокрема, обов'язок підписання головбухом грошових та розрахункових документів, а також фінансових та кредитних зобов'язань;
функції головбуха керівник фірми вправі покласти він (ст. 7 закону № 402-ФЗ);
На думку Мінфіну РФ, професія бухгалтера незабаром зовсім зникне з ринку праці, як вважає відомство, її замінять сучасні електронні технології.

Найчастіше спеціаліст приймається на посаду головбуха із застереженням про відсутність у нього права підпису документів.

При цьому в окремих бланках податкової та бухгалтерської первинки графа для підпису головбуха залишилася, але в ній замість підпису головбуха може стояти підпис співробітника, повноваження якого на проставлення підпису в цьому документі підтверджуються окремим наказом чи довіреністю.

В окремих нормах законодавства трапляються посилання на підпис головбуха — наприклад, у п. 4.3 вказівки ЦБ РФ від 11.03.2014 № 3210-У сказано, що касові документи підписує головний бухгалтер або бухгалтер (за їх відсутності керівник), а також касир.

Таким чином, альтернативу підпису головбуха передбачено і в цьому випадку.

Вивчайте вимоги до ведення касових операцій за допомогою розміщених на нашому сайті статей:

«Порядок ведення касових операцій у 2018 році» ;
«Касова дисципліна – ліміт залишку каси на 2018 рік» .

Внаслідок цього сучасному головбуху, заступаючи на посаду, без спеціальних застережень та (або) оформлення спеціальних письмових вказівок щодо порядку проставлення його підпису на документах зорієнтуватися у цьому питанні складно.

Внести ясність у такій ситуації допомагає спеціальний наказ. Як його скласти, розкажемо у наступному розділі публікації.

Як скласти наказ про надання права підпису та як виглядає його зразок?

Наказ про надання права підпису головному бухгалтеру немає обов'язкової, законодавчо встановленої форми. Повинен бути зазначений період, на який надається право підпису (на весь час перебування на посаді головбуха, або на певний проміжок часу) та уточнююча інформація щодо тих документів, які можуть підписуватися, або це всі документи, або конкретний перелік.

Приклад:

«У зв'язку з розширенням ринку збуту продукції, збільшення кількості контрагентів та зростання обсягів первинної облікової документації

НАКАЗУЮ:

З 01.07.2018 надати право підписання універсальних передавальних документів (УПД) головному бухгалтеру Селезньовій Тамарі Миколаївні.
Відповідальність за організацію своєчасного оформлення УПД та їх підписання покласти на головного бухгалтера Селезньову Т.М.
За виконання додаткових обов'язків із 01.07.2018 виплачувати Селезньовій Т. Н. надбавку у розмірі 1% від окладу.
Контроль за виконанням цього наказу покласти на комерційного директора Дев'ятова О. Ю.»

Складайте накази за допомогою розміщених на нашому сайті зразків - див. .

Підсумки

Наказ про надання права підпису головбуху встановлює також строк цих повноважень та види документів, що підписуються. Оформляється він у тому випадку, коли на головбуха покладаються обов'язки, які не передбачені посадовою інструкцією, або якщо при прийнятті на посаду цей працівник був позбавлений права підпису документів.

Наказ про право підпису первинних документів- зразок такого документа може бути потрібним при делегуванні відповідних повноважень особі (особам), у яких подібне право не виникає через їх посадові обов'язки. Цей наказ має низку особливостей – розглянемо їх.

Дивіться нашу відеоінструкцію про те, як передати право підпису первинних документів:

Для чого потрібний наказ на право підпису

Мінфін РФ в інформації від 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, коментуючи положення закону «Про бухоблік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ, висловив думку про те, що керівник суб'єкта господарювання зобов'язаний затверджувати переліки осіб, які наділені правом підпису облікові документи.

Позиція відомства ґрунтується на положеннях ст. 7 та 9 закону № 402-ФЗ та може розглядатися як визначальна спадкоємна норма права щодо тієї, що була встановлена п. 3 ст. 9 закону «Про бухоблік» від 21.11.1996 № 129-ФЗ, який діяв раніше. У колишньому НПА, який регулює бухоблік, містилася пряма вимога про затвердження керівником переліку осіб, які мають право ставити підпис на первинці.

Чинне законодавство не регламентує те, яким чином відповідні особи мають набувати своїх повноважень. Насправді у російських організаціях поширене закріплення даних повноважень у вигляді видання керівництвом:

наказу на право підпису первинки конкретною особою чи переліком осіб;
доручення на право підпису первинки.

Розглянемо специфіку обох способів передачі прав на підпис первинки докладніше.

Як засвідчити право підпису первинних документів - наказом чи довіреністю

Головний критерій розмежування наказу право підпису первинних документів і довіреності у разі у тому, що дію документа першого виду поширюється лише з працівників господарюючого суб'єкта, другого - будь-яких осіб, зазначених у документе. Складання наказів та довіреностей регулюється різними галузями права – відповідно, трудовим та цивільним.

Вибір наказу як нормативний акт, що засвідчує передачу права на підпис первинки, буде оптимальним у тих випадках, якщо передбачається підписання лише внутрішніх документів. При цьому зовсім не потрібно (насамперед, з точки зору безпеки передачі корпоративної інформації) наділяти зайвими повноваженнями сторонніх осіб.

У свою чергу, якщо ту чи іншу документацію потрібно підписати і потім передати на сторону (наприклад, супровідні документи на вантаж, що перевозиться, або рахунок-фактуру), то в цьому випадку може знадобитися довіреність.

Як у довіреності, так і в наказі важливо відобразити:

персональні дані уповноваженої особи;
перелік конкретних різновидів документів, які уповноважена особа має право підписувати.

Також в обох випадках керівником суб'єкта господарювання засвідчується зразок підпису уповноваженої особи, який проставляється цією особою в окремій графі наказу або довіреності.

Де можна скачати наказ на право підпису первинних документів?

Завантажити зразок наказу на право підпису ви можете на нашому порталі.

Право підпису первинних документів може бути передано посадовим чи фізичним особам на підставі наказу чи довіреності. Делегування повноважень на право підпису первинних облікових документів дозволяє раціональним чином розподілити обов'язки між співробітниками підприємства, яке керівництву - скоротити тимчасові витрати на підписання деяких другорядних документів бухгалтерського і кадрового обліку. У статті йдеться про порядок, у якому здійснюється передача права підпису первинних документів підприємства.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Хто має в організації право підпису первинних облікових документів

Що таке первинні облікові документи

Вимоги до оформлення зразка довіреності на право підпису первинних документів

Для здійснення та засвідчення зовнішніх операцій, найчастіше, потрібна довіреність на право підпису первинних документів. Виписує її керівник, який діє від імені підприємства на підставі статутних документів. У разі саме він виступає у ролі довірителя. Довірена особа репрезентує не організацію, а себе особисто. Тому в довіреності, як правило, не вказується посада довіреної особи, та й сама вона зовсім не обов'язково є співробітником цього підприємства.

Нині щодо термінів дії довіреності жодних обмежень немає, вказати можна будь-який. Але обов'язковим реквізитом, без якого такий документ не матиме жодної юридичної сили, є дата видачі довіреності на право підпису первинних документів. У тому випадку, коли термін її дії не вказаний, дійсним буде цей документ лише протягом одного року з дня, коли видано.

Зверніть увагу: Якщо довіреність на право підпису первинних документів буде у довіреної особи відкликана, про це слід попередити всіх контрагентів, з якими вона здійснювала взаємодію, діючи за довіреністю.

Якщо довіреність на право підписупервинних документів видано фізичній особі, яка є співробітником підприємства, це слід відобразити у тексті його трудового договору або додаткової угоди до цього документа, а також у посадовій інструкції. І на додатковій угоді, і на посадовій інструкції йому потрібно буде розписатися із зазначенням дати ознайомлення.

Зразок довіреності на право підпису первинних документів наведено нижче.

У процесі роботи як керівник компанії, і головний бухгалтер зіштовхуються з необхідністю підписання великої кількості документів. Вони ставлять свій підпис у договорах постачання, первинної документації, трудових угодах та платіжних документах. Іноді можливість підписання всіх документів у зазначених осіб відсутня, що призводить до необхідності перекласти цей обов'язок на інших осіб. У статті розглянемо як скласти наказ про право підпису первинних документів, а також наведемо його зразок.

Які документи відносять до первинних

До первинки відносять документи бухгалтерського та податкового обліку, у тому числі:

акти;
рахунки-фактури;
виписки;
довідки;
товарні накладні;
платіжні доручення та ін.

Кого можна наділити правом підпису первинних документів

Як правило, визначаючи перелік осіб, яких можна наділити правом підпису, розглядають співробітників, які в процесі роботи стикаються з первинними документами. До них відносять:

співробітників бухгалтерії та економічного відділу;
менеджерів та начальників відділу продажів;
водіїв-експедиторів;
логістів;
співробітників та керівників філій та/або відокремлених підрозділів компанії.

Як можна передати право підпису первинних документів

Після того, як керівник компанії визначиться з особами, які будуть наділені правом підпису первички, він ухвалює рішення про спосіб передачі такого права. Це можна зробити такими способами:

скласти довіреність;
видати наказ.

Перший спосіб доречний у разі, якщо підписання документів відбувається у компанії, а й її межами. Наприклад, якщо водій-експедитор отримує зі складу контрагента вантаж або бухгалтер отримує з банку документи. Крім того, довіреність може бути складена не тільки на співробітника компанії, а й на сторонню людину.

Наказ складається за співробітниками, які працюють у компанії. Період, на який передається право підпису, може бути будь-яким. Він може бути безстроковим або мати обмеження в один квартал, півріччя або рік. Це вирішує керівник компанії самостійно.

Важливо! Підставою для видання наказу про право підпису є закон №402-ФЗ «Про бухгалтерський облік».

Передача права підпису

Законодавством РФ передбачається право першого та другого підпису. Перший підпис належить керівнику компанії, а другий – фінансовому директору чи головному бухгалтеру. Проте, найчастіше у дрібних компаніях головного бухгалтера немає, а його обов'язки керівник поклав на себе. У цьому випадку право і першого та другого підпису належатиме одній людині.

У певних випадках керівник делегує повноваження та видає наказ про право підпису первинки:

при знаходженні відповідальної особи компанії у відпустці, тривалому відрядженні або на лікарняному;
якщо графік роботи керівника компанії та підрозділів не збігається;
у компанії великий обсяг документів, у зв'язку з чим одній людині впорається з ними складно.

Без підпису документів першими особами компанії їхнє оформлення неможливе. І тут видають наказ про право підпису первинки, де вказуються особи, мають право поставити на документі свій підпис замість головного бухгалтера чи керівника.

Передати право першого підпису особі, якій належить право другого підпису, не можна(наприклад, коли головний бухгалтер має право другого підпису, передати йому право першого підпису не можна). Право підпису передається співробітнику організації у вигляді складеного наказу про право підпису первинних документів. Так як у компанії можуть постійно змінюватись співробітники, наказ доцільно складати щороку.

Важливо! Наказ про право підпису первинних документів не дозволяє підписувати банківські документи, оскільки у картці банку вказується обмежений перелік осіб, які мають право підпису та передаватися іншим воно не може.

Як скласти наказ про право підпису первинних документів

Скласти наказ про право підпису первинки слід на офіційному бланку компанії. Спеціального бланка для цього документа немає, тому скласти його можна у вільній формі, вказуючи наступне:

перелік осіб, яким довіряється право підпису (посади, ПІБ);
термін, на який надається право підпису первинки;
зразки підписів довірених осіб;
перелік документів, які мають право підписувати зазначені особи (вказується в тому випадку, якщо керівник побоюється, що співробітники можуть скористатися своїм правом та завдати компанії шкоди).

Як правило, право підпису за керівника та головбуха передається для наступних документів:

Акт виконаних робіт;
Товарна накладна;
Рахунок-фактура;
Касові документи та журнал касира;
Договори, що укладаються з покупцями на постачання товару;
Доручення отримання товарно-матеріальних цінностей.

Засвідчується наказ підписом керівника компанії чи іншого працівника, уповноваженого завіряти такі документи. Крім цього, на підтвердження ознайомлення з документом підпис повинні ставити всі особи, відповідальні за його виконання.

Важливо! Ставиться у наказі друк чи ні – є особистим вибором компанії, оскільки обов'язкове використання печатки чи штампу з 2016 року скасовано. Складають наказ, як правило, в одному екземплярі.

Після видання наказу документ повинен зберігатися спільно з іншими розпорядчими документами компанії.

При втраті актуальності наказу його передають до архіву, де він зберігається не менше 3 років (або більший період відповідно до внутрішніх локальних документів компанії). Після цього документ може бути утилізовано.

Висновок

Податкові органи не вітають первинні документи, в яких замість особистого підпису стоїть факсиміле. Наприклад, для підписання рахунок-фактури податківці не передбачають можливості використання факсимільного підпису, тому для того, щоб уникнути конфліктів з податковим органом, найкращим рішенням буде оформити наказ, а не ставити на всіх документах факсиміле.