지원을 재개합니다. 문서에 대한 자기 소개서를 작성하는 방법-샘플

비즈니스 에티켓은 파트너, 정부 기관 및 기타 경우에 문서를 보낼 때 커버레터(또는 첨부 메모라고도 함)를 작성하도록 규정합니다. 이는 수신자에게 패킷이 전송되었는지 확인하고, 기본 사항에 주의하고, 요청이나 조치 지침을 전달하고, 응답 조치의 타이밍을 기록해야 하는 상황에서 특히 편리합니다. 모든 중요한 정보는 첨부 문서에 나와 있습니다.

대부분의 경우 지원이 제공됩니다.

중요한 문서를 양도할 때(예: 서명 후 반환)
화해 보고서에
상업적 제안에;
세무서에 서류를 제출합니다.
규제 당국의 보고서, 양식 및 요청
경영진 문서에;
인사 문서에.

문서를 직접 전송할 때와 택배, 일반 우편 또는 이메일로 보낼 때 모두 작성할 수 있습니다.

원칙적으로 보낸 문서를 담당하는 직원이나 조직의 비서가 작성합니다. 인증은 서명만으로 충분하지만, 도장을 부착할 수도 있습니다. 오늘날 조직에서는 원형 도장(2015년 4월 6일자 82-FZ)을 가질 필요가 없습니다. 스탬핑은 수령인(예: 금융 기관)이 요구하지 않는 한 기업의 재량에 달려 있습니다.

반주의 또 다른 중요한 기능, 즉 수취인에게 전송되는 문서 목록을 별도로 강조하겠습니다. 모든 서류를 주의 깊게 나열하여 성명뿐만 아니라 포함된 시트 수, 첨부 파일 유무, 종류, 각 문서의 사본 수를 표시하는 것이 좋습니다. 이후에 서류가 분실된 경우, 동봉된 서류를 통해 귀하가 해당 서류를 수신자에게 전달했음을 확인할 수 있습니다. 따라서 반주를 두 장으로 작성하고 수령인에게 수령 날짜와 시간, 재고와의 동의를 사본에 표시하도록 요청하는 것이 중요합니다.

커버레터 구조

조직의 통신은 2003년 3월 3일자 GOST R 6.30-2003에 의해 규제됩니다. 구조와 세부 사항은 지원 유형에 따라 세부적으로 다를 수 있지만 일반적으로 다음과 같습니다.

수취인(조직의 이름과 주소, 문서를 받는 직원의 이름과 직위).
항소 번호 및 날짜.
콘텐츠.
첨부서류 목록입니다.
검증자.
콘택트 렌즈.

첨부 문서에는 다른 서신과 마찬가지로 조직의 기록 보관 규칙에 따라 번호가 지정됩니다. 현재 사무 규칙은 기업 내부 문제와 관련이 있으며 현지 법률에 의해 제정됩니다. Gosstandart 규칙은 기업이 사무 원칙(GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID)을 공식화하고 기록하도록 요구합니다. 수취인의 주소에 대한 응답으로 반주를 보낼 때 항목 번호 아래에 발신 번호와 날짜를 표시할 수 있습니다. 다음 문구로 텍스트를 시작할 수도 있습니다. “귀하의 항소 심판에게. 아니.... 부터..."

직접 유언집행자와 의사소통이 이루어져야 하는 경우, 그의 연락처 정보가 표시되어야 합니다. 이 정보는 양식의 왼쪽 하단에 가장 자주 배치됩니다. 성, 이니셜(전체 또는 간략하게), 전화번호 또는 이메일 주소를 포함하는 것이 좋습니다.

자기 소개서에 무엇을 쓸지 알아 봅시다. "우리는 당신에게 보내고 있습니다...", "우리는 당신에게 보내고 있습니다..."라는 문구로 텍스트를 시작하는 것이 좋습니다. 이어서 반주가 첨부된 논문의 간략한 일반 이름이 이어집니다. 텍스트의 특정 부분에서 각 요소를 이름으로 표시할 필요는 없습니다. 이에 대한 다른 섹션이 제공되기 때문입니다.

영수증을 확인하시기 바랍니다;
서명하고 정시에 돌아오시기 바랍니다.
동의하고 의견을 보내거나 의견 불일치에 대한 프로토콜을 보내주십시오.
의도된 목적에 따라 사용하십시오.
기밀 정보의 안전을 보장해 주시기 바랍니다.
정해진 방법으로 알려주세요.

중요한 부분을 굵은 글씨나 이탤릭체로 강조하여 강조하는 것은 금지되지 않습니다.

첨부서류 목록

수신자에게 전달되는 서류 목록은 각 항목의 번호가 매겨진 간단한 목록의 텍스트 뒤에 제공됩니다. 목록을 만들 때 각 요소의 고유성을 기억하는 것이 중요합니다. 이 경우에는 그 내용을 전체적으로 기재하는 것이 바람직하다. 자기 소개서의 목적에 따라 각 문서의 사본 및 시트 수를 표시하거나 일반 수로 신청서를 작성할 수 있습니다.

예를 들어:

2017년 6월 1일자 계약 번호 4(2부). 10장에.
기술 사양, 비기본, 2017년 6월 1일자, 사본 1개. 3 장에.

13장에 총 2개의 문서입니다.

소개서 서식 지정

일반적으로 인정되는 서신 표준에 따라 모든 발신 서신은 조직의 공식 레터헤드에 작성되며 이름, 세부 정보, 전체 우편 주소(일반 우편으로 응답이 예상되는 경우 특히 중요함) 및 기타 연락처 정보가 표시됩니다.

텍스트의 디자인과 내용에 대한 요구 사항은 없으며 편지는 자유 형식으로 작성됩니다. 그러나 비즈니스 서신 규칙을 준수하고 표현의 모호함을 피하는 것이 필요합니다.

자기 소개서는 이력서를 설명하고 보완해야 합니다. 자기 소개서의 목적은 자신의 장점을 보여주고 고용주에게 관심을 주어 성공적인 취업 가능성을 높이는 것입니다.

일부 공석, 특히 서면 의사소통 기술이 필요한 공석의 경우 고용주는 자기소개서가 없는 이력서를 고려하지 않습니다.

자기소개서는 지원하는 직무와 특정 고용주의 요구 사항에 따라 자기소개서의 성격이 달라지기 때문에 자기소개서를 작성하는 데 있어 보편적인 팁은 없다는 점을 이해하는 것이 중요합니다. 따라서 이 문서에서는 자기 소개서를 작성할 때 집중할 수 있는 벡터인 일반적인 권장 사항을 제공합니다.

1. 공석의 내용을주의 깊게 연구하십시오.자기 소개서를 작성하기 전에 채용 공고문을 읽고 고용주의 요구 사항과 직무의 세부 사항을 이해하십시오. 이렇게 하면 추가 주장으로 자기 소개서를 뒷받침할 수 있습니다.

2. 자기 소개서를 가능한 한 개인적으로 작성하십시오.모든 경우에 동일한 커버레터를 작성하지 마십시오.

3. 인사하고 자신을 소개한 후 지원하는 직위를 알려주세요.대기업에는 수십 개의 다양한 공석이 열려 있을 수 있으므로 채용 담당자의 생활이 더 쉬워질 것입니다.

4. 귀하가 해당 직위에 관심을 갖는 이유를 고용주에게 설명하십시오.귀하의 경험과 기술이 이 직위와 어떤 관련이 있는지, 그 경험을 어떻게 적용할 수 있는지, 그리고 자신이 좋은 후보자라고 생각하는 이유를 알려주십시오.

4. 귀하의 연락처 정보를 반드시 포함하십시오:연락 가능한 휴대폰 번호. 때로는 고용주가 이력서를 보지 않고 자기 소개서를 읽은 후 후보자를 인터뷰에 초대하기로 결정하는 경우가 있습니다.

5. 자기 소개서는 긍정적이고 불만이 없어야 합니다.

좋은 자기 소개서의 예:

그러한 자기 소개서를 작성하면 채용될 가능성이 더 높아집니다.

Cover Letter를 작성할 때의 실수

1. 다른 공석에 응답할 때 동일한 템플릿을 복사합니다.

2. 커버레터 모방.

3. 혼란스러운 텍스트.

4. 지나친 솔직함, 자신감, 관련 없는 경험에 대한 이야기.

5. 재치있게 보이고 싶은 욕구.

6. 부주의, 철자 및 구두점 오류.

7. 잠재적인 고용주에 대한 무례함을 보여주는 것.이 오류가 명백함에도 불구하고 불행히도 그러한 문자는 규칙의 예외라고 할 수 없습니다. 공석에 대한 그러한 반응이 지원자의 취업 희망을 박탈하는 이유를 설명할 필요가 있습니까?

구직에 행운이 있기를 바랍니다!

"보내는 서류에 자기소개서를 작성해야 한다는 말이 어디에 있나요?" 이 질문에 솔직하게 대답해야 합니다. "아무데도 없습니다." 자기 소개서를 작성하는 것은 사무의 암묵적인 규칙이자 비즈니스 관습이지만 구속력 있는 문서에 포함된 요구 사항은 아닙니다. 그러나 살펴보면 명확해집니다. 자기 소개서는 주로 수신자가 아니라 발신자에게 필요합니다.

자기 소개서의 이점과 적합성

자기 소개서는 보낸 사람에게 어떻게 유용할 수 있나요? 자기소개서:

여기에는 "문서 준비 날짜" 속성이 있습니다. 이는 필요한 경우 문서가 정시에 전송되었음을 증명하는 역할을 할 수 있음을 의미합니다.

보낼 문서의 전체 목록("신청서 존재에 대한 참고 사항" 세부 정보)이 포함되어 있어 중요한 문서를 분실한 경우 누구도 해당 문서가 전송되지 않았다고 말할 수 없습니다.

함께 발송된 서류와는 달리 수취인에게 등록을 하여야 하며, 집행일은 등록일로부터 계산되기 때문에 발송인이 답변을 받고자 할 경우 이 날짜를 참고하시면 됩니다.

다른 모든 수신 서신과 마찬가지로 문서에 대한 표지 편지는 수신 조직의 비서에게 등록되어야 합니다. 그러나 경험상 이로 인해 문제가 발생할 수 있다는 것을 알고 있다면 불쾌한 대화를 피하고 전체 문서 패키지를 우편으로 보내고 편지 배달 알림을받는 것이 좋습니다. 통지서를 손에 쥐고 있으면 보낸 사람은 더 이상 편지가 등록되었는지 걱정할 필요가 없으며, 이를 받는 사람의 양심에 맡기게 됩니다.

우리는 자기 소개서의 세부 사항을 작성합니다

세부정보 등록 규칙은 다음 문서에서 확인할 수 있습니다.

GOST R 6.30-2003 “통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 준비 요구 사항";

조직 및 관리 문서. 문서 요구 사항. GOST R 6.30-2003 구현 지침(이하 - GOST 구현 지침)

■ 편지 양식. GOST 6.30-2003에 따라 설계된 기성 편지 양식에는 이미 필요한 세부 정보가 포함되어 있습니다.

양식의 필수 세부정보는 다음과 같습니다.

OKPO, OGRN, INN/KPP;

회사의 이름;

조직에 대한 배경 정보입니다.

해당 조직의 엠블럼이나 상표(서비스표)는 선택 속성입니다.

소개서는 레터헤드(예 1 참조), 구조 단위 레터헤드(예 2 참조) 또는 공식 레터헤드(예 3 참조)로 작성될 수 있습니다.

■ 텍스트.자기 소개서의 텍스트는 본질적으로 형식적인 경우가 많으며 문서의 방향에 대해서만 알려줍니다. 정보의 가장 중요한 부분은 애플리케이션 설명에 포함되어 있습니다. 그러나 자기 소개서 텍스트는 복잡성 수준에 따라 다를 수 있습니다.

초등학교.후속 편지의 가장 간단한 텍스트는 다음과 같습니다.

보시다시피 이 텍스트에는 특정 문서가 수신자에게 전송되었다는 메시지만 포함되어 있습니다.

정당성을 가지고.서한에 첨부된 문서 패키지의 발송이 규제법이나 조직 간의 계약에 의해 규정된 경우, 표지의 텍스트는 "...에 따라"라는 단어 또는 참조가 포함된 기타 단어로 시작됩니다. 표준에:

지침이 있습니다.다음 수준의 복잡성에 대한 자기 소개서 텍스트에는 수신자가 보낸 문서로 무엇을 해야 하는지에 대한 표시도 포함되어 있습니다.

따라서 자기 소개서의 텍스트는 두 부분으로 나눌 수 있습니다.

서류발송에 관한 통지(필수)

전송된 문서 처리에 대한 지침(선택 사항)

■ 응용 프로그램의 존재를 표시합니다.자기 소개서의 특징은 의미 중심이 텍스트가 아니라 첨부 문서 목록이라는 것입니다. 이와 관련하여 이 세부 사항 디자인에 대한 일반적인 규칙을 기억해 봅시다. 표지에는 첨부 파일이 있음에 대한 메모가 왼쪽 여백 테두리에서 편지 텍스트 아래에 배치됩니다(부록 번호 11 ~ Rosarkhiv 방법론적 권장 사항의 3.3.2항)(예제 1-3 참조).

우리는 특별한 경우에 이 세부 사항의 올바른 디자인에 특별한 주의를 기울일 것입니다.

첫 번째 경우는 간단합니다.첨부 문서의 이름이 서신 텍스트에 이미 지정된 경우 "첨부 파일 존재에 대한 참고 사항"에 이 문서의 매수와 사본만 표시하면 충분합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

두 번째 경우는 복잡하다.여러 개의 신청서가 있는 경우 각 서류에는 고유한 일련 번호가 부여되고 그 뒤에 시트 수와 사본 수가 표시됩니다. 문서는 무작위 순서로 나열되거나 기본 문서에서 보조 문서 순으로 나열됩니다. 편지 본문에는 첨부된 문서의 이름이 명시되어 있지 않습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

세 번째 경우는 인쇄입니다.인쇄소에서 생산된 카탈로그, 브랜드 서적, 교구, 즉 제본된 문서를 보낼 때 해당 매수는 표시되지 않습니다.

사례 4는 전자입니다. Rosarkhiv의 방법론적 권장 사항, GOST 6.30-2003, GOST 구현을 위한 방법론적 권장 사항에는 외부 정보 매체를 편지에 첨부하는 규칙이 포함되어 있지 않습니다. 동시에 조직에서 플래시 카드나 CD를 서로에게 보내는 관행이 매우 널리 퍼져 있습니다. 기본 논리에 따라 자신만의 디자인 규칙을 만들어야 합니다. 따라서 전자문서의 매수와 매수를 표시하는 것은 의미가 없습니다. 이름, 형식(수신자가 파일이 자신의 컴퓨터에서 열릴지 여부를 미리 알 수 있도록) 및 볼륨이면 충분할 것입니다. 다음과 같이 미디어 유형을 표시하는 것을 잊지 마세요.

사례 5가 결합되었습니다.정보 제공과 함께 제공되는 복잡한 편지가 있습니다. 하나의 편지가 여러 주소로 전송되고 모든 수신자가 정보를 받고 일부는 첨부 문서도 수신하는 경우 세부 정보 형식은 다음과 같습니다.

사례 6이 설명적입니다.첨부 파일이 너무 많아 목록을 작성하는 데 한 페이지 이상이 소요될 경우 목록을 작성하여 서신의 유일한 첨부 파일로 발행하는 것이 좋습니다. 이는 편지 업무를 담당하는 직원이 모든 첨부 파일과 함께 목록을 받을 수 있도록 수행됩니다. 왜냐하면 커버 레터와 첨부 파일은 조직 내에서 거의 항상 다른 경로를 따르기 때문입니다. 목록의 이름은 "... 아니요... 날짜의 편지에 대한 첨부 파일 목록"입니다.

이 경우 애플리케이션 존재에 대한 텍스트 및 표시는 다음과 같습니다.

■ 그 외 세부 사항

표지 편지의 나머지 세부 사항은 GOST 6.30-2003 및 연방 기록 보관소의 방법론 권장 사항에 규정된 일반적인 방식으로 작성됩니다.

필수 세부정보는 다음과 같습니다.

문서 날짜

문서등록번호

목적지;

텍스트 제목;

서명;

출연자에 대해 참고하세요.

이 경우 선택적 세부정보는 다음과 같습니다.

일반적으로 유언집행자와 함께 문서 사본에 남아 있는 문서 승인 비자.

커버레터의 경로 추적

자기 소개서는 다양한 유형의 다른 모든 비즈니스 편지와 정확히 동일한 경로를 따라 조직을 통해 전달됩니다.

2. 비자 및 신청서 패키지(필수 사항)와 함께 편지 초안은 서명을 위해 CEO 또는 기타 승인된 공무원에게 전달됩니다.

3. 서명된 프로젝트는 법적 효력이 있는 본격적인 문서로 바뀌고 사무실에서 또는 서명 관리자의 비서와 함께 등록 절차를 거칩니다.

4. 커버레터와 그에 첨부된 모든 서류가 수취인에게 전달됩니다.

5. 접수된 자기소개서 및 첨부서류는 수혜기관 사무실에서 1차 검토 절차를 거칩니다. 이 절차의 목적은 제공된 모든 애플리케이션이 "애플리케이션 가용성 표시" 속성에 나열된 애플리케이션과 일치하는지 확인하는 것입니다.

6. 모든 것이 정상이면 편지가 등록됩니다(모든 것이 정상이 아닌 경우 수행할 작업은 아래에 설명되어 있습니다).

7. 등록된 수신 편지는 일반적으로 첨부 파일과 함께 조직의 첫 번째 사람이나 다른 승인된 관리자에게 검토를 위해 제출됩니다. 그러나 조직에는 이와 관련하여 자체 규칙이 있을 수 있습니다. 예를 들어, 서신이 표준이고 그 아래의 공무원 중 누가 유언집행자로 임명될지 정확히 알려진 경우 비서는 이사의 의견에 동의하고 결의안을 기다리지 않고 즉시 첨부 파일을 유언집행자에게 전달할 수 있습니다. 극히 드문 경우지만, 표준 편지에 "비표준" 정보가 포함되어 있는 경우 첨부 파일은 검토를 위해 즉시 관리자에게 전달됩니다.

8. 첨부 파일 유무에 관계없이 표지 편지는 수령 조직의 경영진에게 제출됩니다.

9. 관리자는 정기결의를 통해 유언집행자를 선임하고, 이를 사무총장에게 회신한다.

10. 비서는 조직에서 허용하는 규칙에 따라 업무를 집행자에게 전달합니다. 이 시점에서 대부분의 경우 소개서와 첨부 파일이 분리됩니다. 수행자는 편지가 아닌 후자에 관심이 있으며 첨부 파일을 어떻게 처리할지 알고 있을 가능성이 높습니다. 서신에 첨부 문서 작업에 대한 특별 지침이 포함되어 있는 경우 유언집행자는 서신 원본이 아닌 사본을 비서로부터 받습니다. 원본은 비서(사무실)에게 보관되어 파일로 보관됩니다.

11. 한편, 신청서는 문서 유형에 따라 결정되며 원하는 만큼 길 수 있는 자체 방식으로 진행됩니다.

문제가 발생한 경우사무실에서 초기 검사를 하는 동안 배송 시에도 첨부된 패키지에 커버 레터에 명시된 하나 이상의 문서가 누락된 것으로 밝혀지면 이에 대한 보고서가 작성되고(예 4 참조) 서신은 다음과 같습니다. 보낸 사람에게 반환되었습니다.

우리는 계속해서 커버레터를 보내요

자기 소개서는 조직에 전송되는 응용 프로그램과 별도로 저장됩니다. 전자 문서 관리 시스템에서는 이러한 신청서를 등록할 때 수신 편지의 등록 카드에 대한 링크가 배치되지만 반드시 그럴 필요는 없습니다. 표지는 계약자가 문서를 가져오는 순간 정확하게 기능을 완료합니다. 그들과 함께 작업을 시작하기 위해 첨부되었습니다.

자기 소개서의 보관 기간은 국가 기관, 지방 정부 및 조직의 활동 과정에서 생성된 표준 관리 기록 문서 목록 항목에 해당하며 보관 기간을 명시합니다(문화부 명령에 의해 승인됨). 2010년 8월 25일자 러시아 No. 558, 이하 목록 2010이라고 함):

러시아 연방 정부 기관, 구성 기관의 정부 기관과의 서신

러시아 연방, 주요 (핵심) 활동 영역의 지방 정부 기관 - 5 l. EPC(2010년 목록 제32조);

주요(핵심) 활동 영역에 대한 상위 조직과의 서신 - 5장. EPC(2010년 목록 제33조);

주요(핵심) 활동 영역에서 하위(하위) 조직과의 서신 - 5 l. EPC(2010년 목록 제34조);

주요(핵심) 활동 영역에서 다른 조직과의 서신 - 5장. EPC(2010년 목록 제35조).

보시다시피 자기소개서는 5년간 보관되며, 그 이후에는 그 가치를 확인하여 보관기간을 연장하거나 파기합니다. 또한, 일반적인 절차에 따라 파기합니다.