Unterstützung wieder aufnehmen. So schreiben Sie ein Anschreiben für Dokumente – Beispiel

Die Geschäftsetikette schreibt vor, Anschreiben (oder, wie sie auch genannt werden, Begleitschreiben) zu verfassen, wenn Dokumente an Partner, Regierungsbehörden und in anderen Fällen gesendet werden. Dies ist besonders praktisch in Situationen, in denen Sie die Übertragung eines Pakets an den Empfänger bestätigen, auf grundlegende Punkte achten, eine Anfrage oder einen Handlungsleitfaden übermitteln und auch den Zeitpunkt von Reaktionsaktionen aufzeichnen müssen. Alle wichtigen Informationen können im Begleitdokument dargestellt werden.

Am häufigsten wird Unterstützung geleistet:

bei der Übermittlung wichtiger Dokumente (z. B. Rückgabe nach Unterzeichnung);
zum Abstimmungsbericht;
zum kommerziellen Angebot;
zur Dokumentation beim Finanzamt;
auf Berichte, Formulare und Anfragen von Aufsichtsbehörden;
zur Führungsdokumentation;
bis zur Personaldokumentation.

Sie können sie sowohl bei der persönlichen Übergabe von Dokumenten als auch beim Versand per Kurier, Post oder E-Mail verfassen.

Die Erstellung erfolgt in der Regel durch den für die versendeten Unterlagen zuständigen Mitarbeiter oder den Sekretär der Organisation. Zur Beglaubigung genügt eine Unterschrift, es kann aber auch ein Stempel angebracht werden. Heutzutage sind Organisationen nicht mehr verpflichtet, ein Rundsiegel zu haben (82-FZ vom 04.06.2015). Das Stempeln liegt im Ermessen des Unternehmens, sofern dies nicht vom Empfänger (z. B. Finanzinstituten) verlangt wird.

Lassen Sie uns eine weitere wichtige Funktion der Begleitung gesondert hervorheben – eine Bestandsaufnahme der Dokumente, die an den Adressaten gesendet werden. Es ist ratsam, alle Dokumente sorgfältig aufzulisten und dabei nicht nur ihren vollständigen Namen anzugeben, sondern auch, auf wie vielen Blättern sie sich befinden, ob und welche Art von Anhängen vorhanden sind und wie viele Kopien jedes Dokuments gesendet wurden. Sollte das Papier später verloren gehen, bestätigt das Begleitpapier, dass Sie es dem Empfänger zugestellt haben. Daher ist es wichtig, die Beilage in zweifacher Ausfertigung zu erstellen und den Empfänger zu bitten, auf Ihrer Kopie das Datum und die Uhrzeit des Eingangs sowie die Zustimmung zur Inventarisierung anzugeben.

Aufbau des Anschreibens

Die Korrespondenz von Organisationen wird durch GOST R 6.30-2003 vom 03.03.2003 geregelt. Der Aufbau und die Details können je nach Trägerart im Detail variieren, im Allgemeinen sehen sie aber so aus:

Adressat (Name und Adresse der Organisation, Name und Position des Mitarbeiters, an den die Dokumente gesendet werden).
Nummer und Datum der Beschwerde.
Inhalt.
Liste der beigefügten Dokumente.
Prüfer.
Kontakte.

Begleitdokumente werden wie andere Korrespondenz entsprechend den Aufzeichnungsregeln der Organisation nummeriert. Derzeit beziehen sich die Büroarbeitsregeln auf unternehmensinterne Angelegenheiten und werden durch örtliche Gesetze festgelegt. Die Gosstandart-Regeln verlangen von Unternehmen, die Grundsätze der Büroarbeit zu formulieren und aufzuzeichnen (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). Wenn Sie eine Sendung als Antwort auf eine Adresse des Empfängers versenden, können Sie unter der Sendungsnummer die Versandnummer und das Datum angeben. Sie können den Text auch mit dem Satz beginnen: „Zu Ihrer Beschwerde, Ref. Nein.... von...“

In Fällen, in denen eine Kommunikation mit dem direkten Testamentsvollstrecker erfolgen muss, müssen dessen Kontaktdaten angegeben werden. Diese Informationen werden am häufigsten in der unteren linken Ecke des Formulars platziert. Es wird empfohlen, Ihren Nachnamen, Ihre Initialen (vollständig oder kurz), Ihre Telefonnummer oder Ihre E-Mail-Adresse anzugeben.

Lassen Sie uns herausfinden, was Sie in ein Anschreiben schreiben sollen. Es wird empfohlen, den Text mit den Sätzen „Wir senden Ihnen ...“, „Wir senden Ihnen ...“ zu beginnen, gefolgt von einer kurzen, verallgemeinerten Bezeichnung der Arbeiten, denen die Begleitung beigefügt ist. Es ist nicht erforderlich, jedes Element in diesem bestimmten Teil des Textes namentlich anzugeben, da hierfür ein anderer Abschnitt vorgesehen ist.

Bestätigen Sie bitte Empfang;
Bitte unterschreiben Sie und kommen Sie pünktlich zurück.
Bitte stimmen Sie zu und kommen Sie mit Kommentaren zurück oder senden Sie ein Protokoll der Meinungsverschiedenheiten.
bitte bestimmungsgemäß verwenden;
Ich bitte Sie, die Sicherheit vertraulicher Informationen zu gewährleisten;
Bitte informieren Sie mich in der vorgeschriebenen Weise.

Das Hervorheben wichtiger Stellen durch Fett- oder Kursivschrift zur Hervorhebung ist nicht verboten.

Liste der beigefügten Dokumentation

Eine Liste der an den Empfänger übergebenen Arbeiten wird nach dem Text in einer einfachen Liste mit der Nummerierung der einzelnen Elemente angegeben. Beim Erstellen einer Liste ist es wichtig, die Einzigartigkeit jedes Elements zu berücksichtigen. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Angaben vollständig anzugeben. Abhängig vom Zweck des Anschreibens kann die Bewerbung unter Angabe der Anzahl der Kopien und Blätter jedes Dokuments oder nach einer allgemeinen Zählung erstellt werden.

Zum Beispiel:

Vereinbarung Nr. 4 vom 01.06.2017 in 2 Exemplaren. auf 10 Blatt.
Technische Spezifikationen, nicht muttersprachlich, vom 01.06.2017, 1 Exemplar. auf 3 Blättern.

Insgesamt 2 Dokumente auf 13 Blättern.

Formatieren eines Anschreibens

Gemäß allgemein anerkannten Korrespondenzstandards erfolgt die gesamte ausgehende Korrespondenz auf dem offiziellen Briefkopf der Organisation unter Angabe des Namens, der Daten, der vollständigen Postanschrift (dies ist besonders wichtig, wenn eine Antwort per Post erwartet wird) und anderer Kontaktinformationen.

An die Gestaltung und den Inhalt des Textes werden keine Vorgaben gemacht; der Brief ist in freier Form verfasst. Es ist jedoch notwendig, die Regeln der Geschäftskorrespondenz einzuhalten und auch Unklarheiten in der Formulierung zu vermeiden.

Ihr Anschreiben sollte Ihren Lebenslauf erläutern und ergänzen. Der Zweck eines Anschreibens besteht darin, sich von Ihrer besten Seite zu zeigen und den Arbeitgeber zu interessieren und so die Chancen auf eine erfolgreiche Anstellung zu erhöhen.

Bei einigen offenen Stellen, insbesondere solchen, die schriftliche Kommunikationsfähigkeiten erfordern, werden Lebensläufe ohne Anschreiben von Arbeitgebern nicht berücksichtigt.

Es ist wichtig zu verstehen, dass es keine allgemeingültigen Tipps für das Verfassen eines Anschreibens gibt, da die Art des Anschreibens von der Stelle, auf die Sie sich bewerben, und den Anforderungen des jeweiligen Arbeitgebers abhängt. Daher bietet dieser Artikel allgemeine Empfehlungen – Vektoren, auf die Sie sich bei der Erstellung eines Anschreibens konzentrieren können.

1. Studieren Sie den Text der Stellenausschreibung sorgfältig. Bevor Sie ein Anschreiben verfassen, lesen Sie unbedingt den Stellenausschreibungstext, um die Anforderungen des Arbeitgebers und die Besonderheiten der Stelle zu verstehen. So können Sie Ihr Anschreiben mit zusätzlichen Argumenten untermauern.

2. Versuchen Sie, Ihr Anschreiben so persönlich wie möglich zu gestalten. Schreiben Sie nicht für jeden Anlass das gleiche Anschreiben.

3. Sagen Sie Hallo, stellen Sie sich vor und teilen Sie ihnen mit, auf welche Stelle Sie sich bewerben. Dies wird dem Personalvermittler das Leben erleichtern, da in großen Unternehmen möglicherweise Dutzende verschiedener Stellenangebote offen sind.

4. Erklären Sie dem Arbeitgeber, warum Sie an der Stelle interessiert sind. Erzählen Sie uns, welchen Bezug Ihre Erfahrungen und Fähigkeiten zu dieser Position haben, wie Sie diese Erfahrung anwenden können und warum Sie denken, dass Sie ein guter Kandidat sind.

4. Geben Sie unbedingt Ihre Kontaktinformationen an: Mobiltelefonnummer, unter der Sie erreichbar sind. Manchmal kommt es vor, dass ein Arbeitgeber beschließt, einen Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, nachdem er das Anschreiben gelesen hat, ohne sich seinen Lebenslauf angesehen zu haben.

5. Das Anschreiben sollte positiv und ohne Beanstandungen sein.

Beispiele für gute Anschreiben:

Durch das Verfassen eines solchen Anschreibens haben Sie bessere Chancen, eingestellt zu werden.

Fehler beim Verfassen eines Anschreibens

1. Kopieren derselben Vorlage bei der Beantwortung verschiedener Stellenangebote.

2. Nachahmung eines Anschreibens.

3. Chaotischer Text.

4. Übermäßige Offenheit, Selbstvertrauen, über irrelevante Erfahrungen sprechen.

5. Der Wunsch, witzig zu wirken.

6. Nachlässigkeit, Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler.

7. Demonstration von Respektlosigkeit gegenüber einem möglichen Arbeitgeber. Trotz der Offensichtlichkeit dieses Fehlers können solche Briefe leider nicht als Ausnahme von der Regel bezeichnet werden. Muss erklärt werden, warum eine solche Reaktion auf eine offene Stelle dem Bewerber die Hoffnung auf eine Anstellung nimmt?

Viel Glück bei Ihrer Jobsuche!

„Wo steht, dass wir für die zu versendenden Unterlagen ein Anschreiben verfassen müssen?“ Diese Frage müssen Sie ehrlich beantworten: „Nirgendwo.“ Das Verfassen eines Anschreibens ist eine ungeschriebene Regel der Büroarbeit und ein Geschäftsbrauch, aber keine Pflicht, die in verbindlichen Dokumenten enthalten ist. Schaut man sich das an, wird jedoch klar: Das Anschreiben wird in erster Linie nicht vom Empfänger, sondern vom Absender benötigt.

Vorteile und Angemessenheit eines Anschreibens

Wie kann ein Anschreiben für den Absender nützlich sein? Motivationsschreiben:

Es verfügt über das Attribut „Datum der Dokumentenerstellung“, was bedeutet, dass es bei Bedarf als Nachweis für die rechtzeitige Übermittlung der Dokumente dienen kann;

Enthält eine vollständige Liste der zu versendenden Dokumente (Detail „Hinweis zum Vorliegen eines Antrags“), sodass bei Verlust eines wichtigen Dokuments niemand sagen kann, dass es nicht gesendet wurde;

Es ist im Gegensatz zu den damit übersandten Dokumenten registrierungspflichtig beim Adressaten und da das Ausführungsdatum ab dem Registrierungsdatum gezählt wird, kann sich der Absender auf dieses Datum beziehen, wenn er eine Antwort erhalten möchte.

Das Anschreiben zu den Unterlagen bedarf, wie alle anderen eingehenden Korrespondenzen, der Registrierung beim Sekretariat der Empfängerorganisation. Wenn Sie jedoch aus Erfahrung wissen, dass dabei Probleme auftreten können, vermeiden Sie lieber ein unangenehmes Gespräch und schicken Sie einfach das gesamte Dokumentenpaket per Post und erhalten Sie eine Benachrichtigung über die Zustellung des Briefes. Mit einer Benachrichtigung in der Hand muss sich der Absender nicht mehr darum kümmern, ob der Brief eingeschrieben wurde, und kann die Entscheidung dem Gewissen des Empfängers überlassen.

Wir vervollständigen die Details eines Anschreibens

Die Regeln zur Registrierung der Daten finden Sie in den folgenden Dokumenten:

GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an die Dokumentenerstellung“;

Organisatorische und administrative Dokumentation. Dokumentationsanforderungen. Richtlinien zur Umsetzung von GOST R 6.30-2003 (im Folgenden: Richtlinien zur Umsetzung von GOST).

■ Briefform. Das vorgefertigte Briefformular, gestaltet nach GOST 6.30-2003, enthält bereits die notwendigen Angaben.

Zu den obligatorischen Angaben des Formulars gehören:

OKPO, OGRN, INN/KPP;

Name der Firma;

Hintergrundinformationen zur Organisation.

Das Emblem oder die Marke (Dienstleistungsmarke) der Organisation ist optionales Eigentum.

Das Anschreiben kann auf Briefkopf (siehe Beispiel 1), Struktureinheitsbriefkopf (siehe Beispiel 2) oder auf offiziellem Briefkopf (siehe Beispiel 3) verfasst werden.

■ Text. Der Text des Anschreibens ist oft formaler Natur und gibt lediglich Auskunft über die Richtung der Unterlagen. Der wichtigste Teil der Informationen ist in den Anwendungsbeschreibungen enthalten. Anschreibentexte können jedoch unterschiedlich komplex sein.

Grundschule. Der einfachste Text eines Folgebriefes könnte so aussehen:

Wie Sie sehen, enthält dieser Text lediglich die Mitteilung, dass bestimmte Dokumente an den Empfänger gesendet wurden.

Mit Begründung. Wenn die Zusendung eines dem Schreiben beigefügten Dokumentenpakets durch einen Rechtsakt oder eine Vereinbarung zwischen Organisationen vorgeschrieben ist, beginnt der Text des Anschreibens mit den Worten „In Verfolgung von ...“ oder einer anderen Formulierung, die einen Hinweis enthält zum Standard:

Mit Anleitung. Der Text des Anschreibens der nächsten Komplexitätsstufe enthält auch einen Hinweis darauf, was der Empfänger mit den ihm zugesandten Unterlagen tun soll:

Somit lässt sich der Text des Anschreibens in zwei Teile gliedern:

Benachrichtigung über die Zusendung von Unterlagen (Pflichtfeld);

Hinweise zum Umgang mit versendeten Dokumenten (optional).

■ Markieren Sie das Vorhandensein der Anwendung. Die Besonderheit eines Anschreibens besteht darin, dass sein semantisches Zentrum nicht der Text, sondern die Liste der beigefügten Dokumente ist. Erinnern wir uns in diesem Zusammenhang an die allgemeine Regel für die Formatierung dieses Details: In Anschreiben wird ein Hinweis auf das Vorhandensein eines Anhangs unter dem Brieftext vom Rand des linken Randes platziert (Anhang Nr. 11 zu Abschnitt 3.3). .2 der methodischen Empfehlungen von Rosarchiw) (siehe Beispiele 1-3).

Auf die korrekte Gestaltung dieses Details legen wir in besonderen Fällen besonderes Augenmerk.

Der erste Fall ist einfach. Wenn das beigefügte Dokument bereits im Text des Schreibens genannt wird, reicht es aus, im „Hinweis auf das Vorhandensein eines Anhangs“ nur die Anzahl der Blätter und Kopien dieses Dokuments anzugeben, zum Beispiel:

Der zweite Fall ist komplex. Liegen mehrere Bewerbungsunterlagen vor, so erhält jede von ihnen eine eigene Seriennummer, gefolgt von der Angabe der Anzahl der Blätter und Kopien. Die Dokumente werden entweder in zufälliger Reihenfolge oder vom Hauptdokument zu den Nebendokumenten aufgelistet. Im Text des Schreibens werden die beigefügten Dokumente nicht genannt, beispielsweise:

Der dritte Fall ist das Drucken. Beim Versenden eines Katalogs, eines Markenbuchs, eines in einer Druckerei hergestellten Lehrmittels, also eines gebundenen Dokuments, wird die Anzahl der Blätter nicht angegeben:

Fall vier ist elektronisch. Weder die methodischen Empfehlungen von Rosarkhiv noch GOST 6.30-2003 noch die methodischen Empfehlungen zur Umsetzung von GOST enthalten Regeln für das Anhängen externer Informationsträger an Briefe. Gleichzeitig ist die Praxis, sich von Organisationen gegenseitig Lernkarten oder CDs zuzusenden, weit verbreitet. Sie müssen Ihre eigenen Designregeln erfinden, die sich an elementarer Logik orientieren. Daher macht es keinen Sinn, die Anzahl der Blätter und Kopien eines elektronischen Dokuments anzugeben. Der Name, das Format (damit der Empfänger im Voraus weiß, ob die Datei auf seinem Computer geöffnet wird) und möglicherweise das Volumen reichen aus. Vergessen Sie nicht, die Art des Mediums anzugeben, zum Beispiel:

Fall fünf wird kombiniert. Es gibt komplexe Briefe, die sowohl informativen als auch begleitenden Charakter haben. Wenn ein Brief an mehrere Adressen gesendet wird und alle Empfänger Informationen und einige auch Anhangsdokumente erhalten, werden die Angaben wie folgt formatiert:

Fall sechs ist beschreibend. Wenn es so viele Anhänge gibt, dass deren Auflistung mehr als eine Seite in Anspruch nehmen würde, empfiehlt es sich, eine Bestandsaufnahme zu machen und diese als einzige Anlage zum Brief anzugeben. Dies geschieht, damit der für die Auftragsdurchführung zuständige Mitarbeiter eine Bestandsaufnahme mit allen Anhängen erhält, da das Anschreiben und seine Anhänge in der Organisation fast immer unterschiedliche Wege nehmen. Das Inventar trägt die Bezeichnung „Verzeichnis der Anhänge zum Schreiben vom … Nr. …“.

Der Text und die Markierung über das Vorliegen des Antrags sehen in diesem Fall wie folgt aus:

■ Andere Details

Die übrigen Einzelheiten des Anschreibens werden in der allgemeinen Weise erstellt, die in GOST 6.30-2003 und den methodischen Empfehlungen des Bundesarchivs vorgeschrieben ist.

Zu den erforderlichen Angaben gehören:

Datum des Dokuments;

Registrierungsnummer des Dokuments;

Ziel;

Titel des Textes;

Unterschrift;

Hinweis zum Interpreten.

Optionale Angaben sind in diesem Fall:

Dokumentengenehmigungsvisa, bei denen in der Regel eine Kopie des Dokuments beim Testamentsvollstrecker verbleibt.

Den Weg des Anschreibens verfolgen

Anschreiben durchlaufen Unternehmen auf genau den gleichen Wegen wie alle anderen Geschäftsbriefe unterschiedlicher Art.

2. Zusammen mit Visa und einem Paket von Anträgen (dies ist obligatorisch!) geht der Entwurf des Schreibens zur Unterschrift an den CEO oder einen anderen bevollmächtigten Beamten.

3. Das unterzeichnete Projekt wird zu einem vollwertigen Dokument mit Rechtskraft und durchläuft das Registrierungsverfahren im Büro oder beim Sekretariat des unterzeichnenden Managers.

4. Die Zustellung des Anschreibens und aller dazugehörigen Unterlagen an den Adressaten wird organisiert.

5. Im Büro der Empfängerorganisation werden das erhaltene Anschreiben und seine Anhänge einem ersten Prüfungsverfahren unterzogen. Der Zweck dieses Verfahrens besteht darin, sicherzustellen, dass alle gelieferten Anwendungen den im Attribut „Application Availability Mark“ aufgeführten Anwendungen entsprechen.

6. Wenn alles in Ordnung ist, wird der Brief registriert (was zu tun ist, wenn nicht alles in Ordnung ist, wird unten beschrieben).

7. Ein eingeschriebener Eingangsbrief wird in der Regel – zusammen mit Anlagen – der ersten Person der Organisation oder einem anderen autorisierten Manager zur Prüfung vorgelegt. Aber die Organisation kann diesbezüglich ihre eigenen Regeln haben. Wenn es sich beispielsweise um ein Standardschreiben handelt und genau bekannt ist, welcher der Beamten gemäß diesem Schreiben zum Testamentsvollstrecker ernannt wird, kann der Sekretär dem Direktor zustimmen und die Anlagen sofort an den Testamentsvollstrecker übergeben, ohne auf den Beschluss zu warten. In äußerst seltenen Fällen, wenn ein Standardbrief „nicht standardmäßige“ Informationen enthält, werden die Anhänge umgehend zur Prüfung an den Vorgesetzten weitergeleitet.

8. Mit oder ohne Anhänge wird das Anschreiben der Geschäftsführung der Empfängerorganisation zur Prüfung vorgelegt.

9. Der Manager ernennt durch Erlass eines ordentlichen Beschlusses einen Testamentsvollstrecker und gibt das Dokument an den Sekretär zurück.

10. Der Sekretär überträgt die Aufgabe gemäß den in der Organisation akzeptierten Regeln an den Testamentsvollstrecker. Zu diesem Zeitpunkt werden das Anschreiben und seine Anhänge meist getrennt: Der Darsteller interessiert sich für Letzteres, nicht für das Schreiben, und er weiß höchstwahrscheinlich, was er mit den Anhängen machen soll. Enthält das Schreiben besondere Hinweise zum Umgang mit den beigefügten Dokumenten, erhält der Testamentsvollstrecker vom Schriftführer eine Kopie und nicht das Originalschreiben. Das Original verbleibt beim Sekretariat (im Büro) und wird in der Akte abgelegt.

11. Der Antrag geht derweil einen eigenen Weg, der durch die Art des Dokuments bestimmt wird und beliebig lang sein kann.

Wenn etwas schief gelaufen ist. Stellt sich bei der Erstprüfung im Büro, auch bei der Zustellung, heraus, dass dem beigefügten Paket ein oder mehrere im Anschreiben genannte Dokumente fehlen, wird hierüber ein Bericht erstellt (siehe Beispiel 4) und der Brief wird verschickt an den Absender zurückgesendet.

Wir schreiben weiterhin Anschreiben

Anschreiben werden getrennt von den Bewerbungen gespeichert, mit denen sie an die Organisation gesendet werden. Im elektronischen Dokumentenmanagementsystem wird bei der Erfassung dieser Anträge ein Link zur Registrierungskarte des eingehenden Schreibens gesetzt, dies ist jedoch nicht notwendig: Das Anschreiben erfüllt seine Funktion genau in dem Moment, in dem der Auftragnehmer die Unterlagen abholt beigefügt, um mit ihnen zu arbeiten.

Die Aufbewahrungsfristen für Anschreiben fallen unter die Artikel der Liste der standardmäßigen Verwaltungsarchivdokumente, die im Rahmen der Tätigkeit staatlicher Stellen, lokaler Selbstverwaltungsorgane und Organisationen erstellt werden, mit Angabe der Aufbewahrungsfristen (genehmigt auf Anordnung des Kulturministeriums). Russlands vom 25. August 2010 Nr. 558; im Folgenden als Liste 2010 bezeichnet):

Korrespondenz mit Regierungsstellen der Russischen Föderation, Regierungsstellen der Teilstaaten

Russische Föderation, lokale Regierungsbehörden in den Haupt-(Kern-)Tätigkeitsbereichen - 5 l. EPÜ (Artikel 32 der Liste von 2010);

Korrespondenz mit einer übergeordneten Organisation zu den Haupt-(Kern-)Tätigkeitsbereichen - 5 Blätter. EPÜ (Artikel 33 der Liste von 2010);

Korrespondenz mit nachgeordneten (untergeordneten) Organisationen in den Haupt-(Kern-)Tätigkeitsbereichen - 5 l. EPÜ (Artikel 34 der Liste von 2010);

Korrespondenz mit anderen Organisationen in den Haupt-(Kern-)Tätigkeitsbereichen - 5 Blätter. EPÜ (Artikel 35 der Liste von 2010).

Wie wir sehen, werden Anschreiben 5 Jahre lang aufbewahrt. Danach muss ihr Wert beurteilt und entweder die Aufbewahrungsfrist verlängert oder vernichtet werden. Auch die Vernichtung erfolgt nach dem allgemeinen Verfahren.

ZUSAMMENFASSUNG

1. Der Hauptzweck des Anschreibens besteht darin, zu bestätigen, dass die beigefügten Dokumente an den Adressaten gesendet und zugestellt wurden.

2. Ein Anschreiben wird nach den gleichen Regeln verfasst wie andere Geschäftsbriefe; Besonderes Augenmerk sollte auf die Gestaltung des erforderlichen „Appendix Availability Mark“ gelegt werden.

3. Wird mit einem Anschreiben ein unvollständiges Dokumentenpaket übermittelt, wird darüber ein Sonderbericht erstellt.

4. Der Dokumentenfluss von Anschreiben erfolgt nach den von der Organisation angenommenen allgemeinen Regeln für die Arbeit mit eingehenden Dokumenten.

5. Das Anschreiben und die damit übermittelten Unterlagen werden für die dafür vorgesehene Dauer getrennt voneinander aufbewahrt.