Príklad objednávky práva podpisovať primárne dokumenty. Udelenie práva podpisovať dokumenty

Všetky obchodné transakcie musia byť doložené prvotnými účtovnými dokladmi, na základe ktorých sa vedie účtovníctvo.

Prvotné účtovné doklady sa prijímajú do účtovníctva, ak sú vyhotovené vo forme obsiahnutej v albumoch jednotných tlačív prvotnej účtovnej dokumentácie a doklady, ktorých forma nie je v týchto albumoch ustanovená, musia obsahovať okrem iného vlastnoručné podpisy. označené osoby.

Na základe článku 3 čl. 9 federálneho zákona N 129-FZ zoznam osôb oprávnených podpisovať prvotné účtovné doklady schvaľuje vedúci organizácie po dohode s hlavným účtovníkom. Dokumenty používané na formalizáciu obchodných transakcií s finančnými prostriedkami podpisuje vedúci organizácie a hlavný účtovník alebo nimi poverené osoby.

Do pôsobnosti výkonného orgánu spoločnosti patria všetky otázky riadenia bežnej činnosti spoločnosti.
Vedúci organizácie teda plní povinnosti, ktoré mu boli zverené za riadenie spoločnosti, a to tak osobne, ako aj tým, že časť svojich právomocí deleguje na ostatných zamestnancov podniku.
Táto norma znamená, že zákonodarca stanovil možnosť podpisovať primárne dokumenty nielen vedúcim organizácie, ale aj inými oprávnenými osobami.

Preto právo zamestnanca na podpisovanie primárnych dokumentov musí byť upravené internými dokumentmi organizácie. Ak je zamestnanec oprávnený podpisovať dokumenty, ktoré dokumentujú transakcie s finančnými prostriedkami, potom tento interný splnomocňujúci dokument musí podpísať nielen generálny riaditeľ, ale aj hlavný účtovník. Posledná požiadavka sa v plnom rozsahu vzťahuje na zverejnenie dokumentu, ktorý dáva zástupcovi riaditeľa právo podpisovať faktúry na úhradu.

Podľa odseku 6 čl. 169 Daňového poriadku Ruskej federácie faktúru podpisuje vedúci a hlavný účtovník organizácie alebo iné osoby oprávnené na to objednávkou (iným administratívnym dokumentom) pre organizáciu alebo splnomocnením v mene organizácie. Organizácia.

Najuniverzálnejším spôsobom, ako prideliť určitým zamestnancom právo podpisovať určité dokumenty, je teda vydanie miestneho regulačného aktu. Ako taký úkon sa spravidla používa podnikový príkaz. Na takúto objednávku neexistuje jednotný formulár, preto sa vydáva v akejkoľvek forme, pokiaľ organizácia nevypracovala nejakú špeciálnu. V popise práce môžete určiť aj pracovné podmienky zamestnanca, vrátane jeho práva podpisovať určité dokumenty.

Teda zoznam osôb, ktoré majú právo podpisovať prvotné účtovné doklady, musí schváliť vedúci organizácie (objednávkou alebo nariadením), uvádzanie čísla objednávky vo faktúre však platná legislatíva neupravuje. Medzitým, aby sa predišlo konfliktným situáciám s daňovými orgánmi, sa odporúča stále uvádzať dôvody, prečo konkrétna osoba podpisuje primárne dokumenty.

Bod „g“ bodu 2 čl. 6 federálneho zákona z 21. novembra 1996 N 129-FZ „O účtovníctve“ umožňuje vedenie účtovných záznamov osobne vedúcim organizácie.

Ak teda povinnosti hlavného účtovníka vykonáva vedúci organizácie osobne, podpis manažéra na faktúre sa umiestni dvakrát: za vedúceho a hlavného účtovníka. V tomto prípade musí byť skutočnosť, že povinnosti hlavného účtovníka sú pridelené manažérovi, potvrdená príslušnou objednávkou pre organizáciu.

Formu takejto objednávky si organizácia vypracuje samostatne na základe svojho súčasného systému riadenia kancelárie.

Príkaz udeľujúci podpisové práva hlavnému účtovníkovisa vydáva, ak takáto potreba vznikne. Aké dokumenty bude môcť hlavný účtovník podpísať po vydaní takéhoto príkazu, kedy a ako ho vykonať - zistite z článku.

Pozrite si naše videonávody, ako previesť právo podpisovať primárne dokumenty:

Kedy sa vydá príkaz hlavnému účtovníkovi, ktorý mu udeľuje podpisové právo?

Medzi situácie, keď je hlavnému účtovníkovi udelené podpisové právo, možno uviesť:

potreba preniesť časť oprávnenia podpisovať dokumentáciu od vedúceho spoločnosti alebo iného úradníka počas neprítomnosti týchto osôb;
udelenie práva hlavnému účtovníkovi podpisovať určité dokumenty, ak mu toto právo nebolo udelené pri jeho prijatí do zamestnania;
priznanie oprávnenia hlavného účtovníka podpisovať dokumenty za konateľa pri individuálnom zastupovaní záujmov spoločnosti mimo územia jej sídla;
v iných situáciách.

Okrem špeciálne špecifikovaných situácií musí hlavný účtovník z titulu svojej funkcie riešiť obrovské množstvo dokumentov. Ako upraviť proces ich podpisovania hlavným účtovníkom a čo v tomto smere predpisuje legislatíva sa dozviete v ďalších častiach článku.

Právo prvého a druhého podpisu - čo to znamená pre hlavného účtovníka?

Do roku 2014 bol v ekonomickom a finančnom využívaní oficiálne prítomný pojem „právo prvého a druhého podpisu“. Napríklad pokyn Bank of Russia zo 14. septembra 2006 č. 280-I, ktorý už vypršal, venovaný postupu otvárania a zatvárania bankových účtov uvádza, že:

právo prvého podpisu má vedúci právnickej osoby a (alebo) ďalší zamestnanci, ktorým bolo právo prvého podpisu udelené na základe správneho aktu alebo plnej moci (bod 7.5);
právo druhého podpisu má hlavný účtovník právnickej osoby a (alebo) osoby oprávnené viesť účtovníctvo na základe správneho aktu (bod 7.6).

V Pokyne Bank of Russia č. 153-I z 30. mája 2014 s rovnakým názvom, ktorý nahradil Pokyn č. 280-I, sa pojem „právo prvého a druhého podpisu“ neuplatňuje.

Zákonom špecifikovaný pojem:

nie je poskytovaná ako povinná;
môže byť použitý na interné účely ktorýmkoľvek podnikateľským subjektom.

Tento dvojstupňový (alebo viacstupňový) model podpisovania dokumentov sa zvyčajne používa vo veľkých spoločnostiach. Slúži na schvaľovanie dokumentov rôzneho druhu a účelu s konkrétnymi funkcionármi spoločnosti (ich zoznam stanovujú vnútropodnikové dokumenty) a prikladá ju vedúci spoločnosti, ktorý má štandardne predkupné právo. dokument až potom, čo sa na schvaľovacom formulári objavia všetky prechodné podpisy.

U väčšiny malých a stredných obchodníkov sa s problematikou rozlíšenia podpisov na prvý a druhý vôbec neuvažuje.

Kedy je podpísanie dokumentácie absolútnou zodpovednosťou hlavného účtovníka?

Zdokonaľovanie účtovných štandardov postupne vedie k tomu, že podpis hlavného účtovníka a (v niektorých prípadoch) aj samotná pozícia postupne strácajú svoj pôvodný význam.

Napr.:

z účtovných záznamov zmizol riadok pre podpis hlavného účtovníka (príkaz Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 6. apríla 2015 č. 57n);
povinnosť pripojiť druhý podpis hlavného účtovníka na platobné doklady zákon neustanovuje (pokyn č. 153-I);
zo zákona zo dňa 06.12.2011 č.402-FZ o účtovníctve sa použijú ustanovenia čl. 7 (zrušený zákon č. 129-FZ o účtovníctve), ktorým sa ustanovuje najmä povinnosť hlavného účtovníka podpisovať peňažné a zúčtovacie dokumenty, ako aj finančné a úverové záväzky;
Vedúci spoločnosti má právo prevziať funkcie hlavného účtovníka (§ 7 zákona č. 402-FZ);
Profesia účtovníka podľa ministerstva financií RF čoskoro úplne zmizne z trhu práce - podľa rezortu ju nahradia moderné elektronické technológie.

Často je najatý špecialista ako hlavný účtovník s upozornením, že nemá právo podpisovať dokumenty.

Zároveň v samostatných daňových a účtovných tlačivách zostáva zachovaný stĺpec pre podpis hlavného účtovníka, ale namiesto podpisu hlavného účtovníka môže obsahovať podpis zamestnanca, ktorého oprávnenie na podpis v tomto dokumente potvrdzuje samostatný príkaz. alebo splnomocnenie.

V určitých normách legislatívy sú odkazy na podpis hlavného účtovníka - napríklad v odseku 4.3 pokynu Centrálnej banky Ruskej federácie z 11. marca 2014 č. 3210-U sa hovorí, že pokladničné doklady podpisuje hlavný účtovník alebo účtovník (v ich neprítomnosti vedúci), ako aj pokladník.

Alternatíva k podpisu hlavného účtovníka je teda poskytnutá aj v tomto prípade.

Preštudujte si požiadavky na vykonávanie hotovostných transakcií pomocou článkov uverejnených na našej webovej stránke:

„Postup vykonávania hotovostných transakcií v roku 2018“ ;
„Pokladničná disciplína – limit hotovostného zostatku na rok 2018“ .

V dôsledku toho je pre moderného hlavného účtovníka po nástupe do funkcie ťažké orientovať sa v tejto otázke bez špeciálnych výhrad a (alebo) vydať špeciálne písomné pokyny týkajúce sa postupu pripájania svojho podpisu na dokumenty.

Špeciálna objednávka pomáha objasniť túto situáciu. Ako ju zostaviť, vám prezradíme v ďalšej časti publikácie.

Ako vypracovať príkaz na udelenie podpisového práva a ako vyzerá jeho vzor?

Príkaz udeľujúci podpisové práva hlavnému účtovníkovi nemá povinnú, zákonom ustanovenú formu. Obdobie, na ktoré musí byť uvedené podpisové právo (po celú dobu trvania pozície hlavného účtovníka alebo na určité časové obdobie) a objasňujúce informácie o tých dokumentoch, ktoré možno podpísať - buď všetky dokumenty, alebo konkrétny zoznam.

Príklad:

„V dôsledku rozšírenia trhu predaja produktov, nárastu počtu protistrán a nárastu objemu primárnej účtovnej dokumentácie

OBJEDNÁVAM:

Od 7.1.2018 udeliť právo podpisovať univerzálne prevodné dokumenty (UDD) hlavnej účtovníčke Tamare Nikolaevnej Seleznevovej.
Zodpovednosť za organizáciu včasného vykonania UPD a ich podpísanie je zverená hlavnému účtovníkovi T. N. Seleznevovi.
Za výkon ďalších povinností od 01.07.2018 zaplatiť T.N.Seleznevovi zvýšenie o 1% zo mzdy.
Kontrola nad vykonaním tohto príkazu bude zverená obchodnému riaditeľovi A. Yu. Devyatovovi.“

Objednávky píšte pomocou vzorov zverejnených na našej webovej stránke - pozri článok .

Výsledky

Príkaz, ktorým sa hlavnému účtovníkovi udeľuje podpisové právo, tiež stanovuje trvanie týchto právomocí a typy dokumentov, ktoré sa majú podpísať. Vypracúva sa v prípade, keď sú hlavnému účtovníkovi pridelené povinnosti, ktoré nie sú uvedené v popise práce, alebo ak bol tento zamestnanec pri prijatí do zamestnania zbavený práva podpisovať dokumenty.

Objednávka vpravo na podpisovanie primárnych dokumentov- vzor takéhoto dokumentu sa môže vyžadovať pri delegovaní príslušných právomocí na osobu (osoby), ktorá z titulu svojich služobných povinností takéto právo nemá. Táto objednávka má množstvo funkcií – pozrime sa na ne.

Pozrite si naše videonávody, ako previesť právo podpisovať primárne dokumenty:

Prečo potrebujete príkaz na podpisové právo?

Ministerstvo financií Ruskej federácie v informácii zo dňa 4. decembra 2012 č. PZ-10/2012, ktorou sa vyjadrilo k ustanoveniam zákona „o účtovníctve“ zo dňa 6. decembra 2011 č. 402-FZ, vyjadrilo názor, že vedúci hospodárskeho subjektu je povinný schvaľovať zoznamy osôb, ktoré sú oprávnené podpisovať prvotné účtovné doklady.

Postavenie oddelenia vychádza z ustanovenia čl. 7 a 9 zákona č. 402-FZ a možno ho považovať za definujúci nadväzujúci právny štát v porovnaní s tým, ktorý je ustanovený v odseku 3 čl. 9 zákona „o účtovníctve“ z 21. novembra 1996 č. 129-FZ, ktorý platil predtým. Doterajšie právne akty upravujúce účtovníctvo obsahovali priamu požiadavku, aby konateľ schválil zoznam osôb, ktoré majú podpisové právo na primárny dokument.

Súčasná právna úprava neupravuje, akým spôsobom majú príslušné osoby nadobudnúť svoje právomoci. V praxi je v ruských organizáciách bežné upevniť tieto právomoci vydaním vedenia:

príkaz na právo podpísať primárny dokument konkrétnou osobou alebo zoznamom osôb;
splnomocnenie na právo podpisovať primárny dokument.

Pozrime sa podrobnejšie na špecifiká oboch spôsobov prevodu práv na podpis primárneho dokumentu.

Ako osvedčiť právo podpisovať primárne dokumenty - príkazom alebo plnou mocou

Hlavným kritériom na rozlíšenie medzi príkazom na právo podpisovať primárne dokumenty a plnou mocou v tomto prípade je, že platnosť dokumentu prvého typu sa vzťahuje iba na zamestnancov podnikateľského subjektu a druhá - na akékoľvek osoby. uvedené v dokumente. Vyhotovovanie príkazov a splnomocnení upravujú rôzne odvetvia práva – pracovné a občianske, resp.

Voľba objednávky ako normatívneho aktu osvedčujúceho prevod práva podpisovať primárny dokument bude optimálna v prípadoch, keď sa majú podpisovať iba interné dokumenty. Zároveň nie je absolútne potrebné (predovšetkým z hľadiska bezpečnosti prenosu firemných informácií) udeľovať zbytočné právomoci tretím stranám.

Na druhej strane, ak je potrebné túto alebo tú dokumentáciu podpísať a potom preniesť na tretiu stranu (napríklad sprievodné dokumenty k prepravovanému nákladu alebo faktúra), potom môže byť v tomto prípade potrebná plná moc.

V splnomocnení aj v objednávke je dôležité uviesť:

osobné údaje oprávnenej osoby;
zoznam konkrétnych druhov dokumentov, ktoré má oprávnená osoba podpisovať.

Taktiež v oboch prípadoch vedúci podnikateľského subjektu osvedčuje vzor podpisu oprávnenej osoby, ktorý osoba pripojí v samostatnom stĺpci objednávky alebo plnej moci.

Kde si môžem stiahnuť objednávku na právo podpisovať primárne dokumenty - vzor

Vzor objednávky pre podpisové právo si môžete stiahnuť na našom portáli.

Právo podpisovať primárne dokumenty je možné preniesť na úradníkov alebo jednotlivcov na základe príkazu alebo splnomocnenia. Delegovanie právomoci na právo podpisovať primárne účtovné dokumenty umožňuje racionálne rozdelenie zodpovedností medzi zamestnancov podniku a jeho riadenie - skrátiť čas strávený podpisovaním niektorých menších účtovných a personálnych dokumentov. Článok popisuje postup prevodu práva podpisovať primárne dokumenty podniku.

Z článku sa dozviete:

Kto v organizácii má právo podpisovať primárne účtovné doklady

Čo sú primárne účtovné doklady

Požiadavky na vypracovanie vzoru splnomocnenia na právo podpisovať primárne dokumenty

Na vykonávanie a certifikáciu externých transakcií sa najčastejšie vyžaduje plná moc na právo podpisovať primárne dokumenty. Vydáva ho riaditeľ, ktorý koná v mene podniku na základe štatutárnych dokumentov. V tomto prípade je to on, kto koná ako príkazca. Splnomocnenec nezastupuje organizáciu, ale sám seba. Z poverenia teda spravidla nevyplýva postavenie oprávnenej osoby a táto osoba sama nemusí byť nevyhnutne zamestnancom daného podniku.

V súčasnosti neexistujú žiadne obmedzenia týkajúce sa doby platnosti splnomocnenia, môžete zadať ľubovoľné. Povinnou náležitosťou, bez ktorej takýto dokument nebude mať právnu silu, je však dátum vydania splnomocnenia na právo podpisovať primárne dokumenty. V prípade, že nebude uvedená doba jeho platnosti, bude tento doklad platný len jeden rok odo dňa jeho vystavenia.

Poznámka: Ak dôjde k odvolaniu splnomocnenia na právo podpisovať primárne dokumenty oprávnenej osobe, mali by byť na to upozornené všetky protistrany, s ktorými na základe splnomocnenia jednal.

Ak splnomocnenie na podpis primárne dokumenty boli vydané jednotlivcovi, ktorý je zamestnancom podniku, malo by sa to prejaviť v texte jeho pracovnej zmluvy alebo dodatočnej dohody k tomuto dokumentu, ako aj v popise práce. Bude musieť podpísať dodatočnú dohodu aj popis práce s uvedením dátumu kontroly.

Vzor splnomocnenia pre právo podpisovať primárne dokumenty je uvedený nižšie.

V procese práce čelia vedúci spoločnosti aj hlavný účtovník potrebe podpísať veľké množstvo dokumentov. Podpisujú dodávateľské zmluvy, prvotnú dokumentáciu, pracovné zmluvy a platobné doklady. Niekedy označené osoby nemajú možnosť podpísať všetky dokumenty, čo vedie k potrebe presunúť túto zodpovednosť na iné osoby. V článku sa pozrieme na to, ako vypracovať objednávku o práve podpisovať primárne dokumenty, a tiež poskytnúť jej vzor.

Aké dokumenty sa považujú za primárne?

Primárne doklady zahŕňajú účtovné a daňové doklady, vrátane:

akty;
faktúry;
extrakty;
certifikáty;
faktúry;
platobné príkazy a pod.

Kto môže mať právo podpisovať primárne dokumenty

Pri určovaní zoznamu osôb, ktoré môžu mať podpisové právo, sa spravidla berú do úvahy zamestnanci, ktorí sa pri svojej práci stretávajú s primárnymi dokumentmi. Tie obsahujú:

zamestnanci účtovných a ekonomických oddelení;
manažéri a vedúci obchodného oddelenia;
vodiči dodávky;
logisti;
zamestnancov a manažérov pobočiek a/alebo samostatných divízií spoločnosti.

Ako môžete previesť právo podpisovať primárne dokumenty?

Po tom, čo šéf spoločnosti rozhodne o osobách, ktoré budú mať právo podpisovať primárny dokument, rozhodne o spôsobe prevodu tohto práva. To možno vykonať nasledujúcimi spôsobmi:

vyhotoviť plnú moc;
vydať príkaz.

Prvý spôsob je vhodný, ak sa dokumenty podpisujú nielen v rámci spoločnosti, ale aj mimo nej. Napríklad, ak vodič špedície dostane náklad zo skladu protistrany alebo účtovník dostane dokumenty z banky. Okrem toho je možné vyhotoviť splnomocnenie nielen pre zamestnanca spoločnosti, ale aj pre tretiu osobu.

Objednávka je vyhotovená pre zamestnancov, ktorí v spoločnosti pracujú. Obdobie, na ktoré možno previesť podpisové právo, môže byť ľubovoľné. Môže byť neobmedzená alebo obmedzená na jeden štvrťrok, šesť mesiacov alebo rok. O tom rozhoduje šéf spoločnosti samostatne.

Dôležité! Podkladom pre vydanie príkazu na podpisové právo je zákon č. 402-FZ „O účtovníctve“.

Prevod podpisových práv

Právne predpisy Ruskej federácie stanovujú právo prvého a druhého podpisu. Prvý podpis patrí vedúcemu spoločnosti a druhý finančný riaditeľ alebo hlavný účtovník. V malých spoločnostiach však často nie je hlavný účtovník a manažér si pridelil svoje povinnosti. V tomto prípade bude mať právo na prvý aj druhý podpis jedna osoba.

V určitých prípadoch manažér deleguje právomoc a vydá príkaz o práve podpísať primárne:

keď je zodpovedná osoba spoločnosti na dovolenke, dlhej pracovnej ceste alebo práceneschopnosti;
ak sa rozvrh práce vedúceho podniku a oddelení nezhoduje;
Firma disponuje veľkým objemom dokumentov, čo sťažuje zvládanie jedného človeka.

Bez podpisu dokumentov najvyššími predstaviteľmi spoločnosti je ich vykonanie nemožné. V tomto prípade je vydaný príkaz na podpisové právo primárnej kancelárie, ktorý označuje osoby, ktoré majú právo uviesť svoj podpis na dokumente namiesto hlavného účtovníka alebo manažéra.

Právo prvého podpisu nemožno previesť na osobu, ktorá vlastní právo druhého podpisu.(napr. keď má hlavný účtovník právo druhého podpisu, právo prvého podpisu na neho nemožno preniesť). Právo podpisu sa prenáša na zamestnanca organizácie prostredníctvom objednávky vypracovanej o práve podpisovať primárne dokumenty. Keďže spoločnosť môže neustále obmieňať zamestnancov, odporúča sa vypracovať objednávku každý rok.

Dôležité! Príkaz o práve podpisovať primárne dokumenty neumožňuje podpisovanie bankových dokumentov, pretože na bankovej karte je uvedený obmedzený zoznam osôb, ktoré majú podpisové právo, a nemožno ho preniesť na iné osoby.

Ako vypracovať objednávku o práve podpisovať primárne dokumenty

Objednávka práva na podpis primárneho dokumentu by mala byť vyhotovená na oficiálnom hlavičkovom papieri spoločnosti. Pre tento dokument neexistuje žiadny špeciálny formulár, takže ho môžete zostaviť vo voľnej forme s uvedením nasledujúceho:

zoznam osôb, ktorým je zverené podpisové právo (funkcie, celé mená);
obdobie, na ktoré sa udeľuje právo na podpis primárneho dokumentu;
vzory podpisov oprávnených zástupcov;
zoznam dokumentov, ktoré majú uvedené osoby právo podpisovať (uvádza sa, ak sa manažér obáva, že zamestnanci môžu uplatniť svoje právo a spôsobiť spoločnosti ujmu).

Spravidla sa podpisové právo za manažéra a hlavného účtovníka prenáša pre tieto dokumenty:

Osvedčenie o absolvovaní;
Baliaci zoznam;
Faktúra;
Pokladničné doklady a pokladničný denník;
zmluvy uzatvorené s kupujúcimi na dodávku tovaru;
Splnomocnenia na príjem inventárnych položiek.

Objednávka je osvedčená podpisom vedúceho spoločnosti alebo iného zamestnanca povereného osvedčovaním takýchto dokladov. Okrem toho musia všetky osoby zodpovedné za jeho vyhotovenie podpísať, aby potvrdili oboznámenie sa s dokumentom.

Dôležité! Či bude objednávka opečiatkovaná alebo nie, je osobnou voľbou spoločnosti, keďže povinné používanie pečate alebo pečiatky je od roku 2016 zrušené. Objednávka sa spravidla vyhotovuje v jednom vyhotovení.

Po vystavení objednávky je potrebné doklad uložiť spolu s ostatnými administratívnymi dokladmi spoločnosti. Ak objednávka stratí aktuálnosť, je presunutá do archívu, kde je uložená minimálne 3 roky (alebo dlhšie v súlade s internými lokálnymi dokumentmi spoločnosti). Potom môže byť dokument zlikvidovaný.

Záver

Niektoré spoločnosti sa domnievajú, že nemá zmysel vytvárať takéto objednávky, pretože môžu použiť faksimile pre všetky špecifikované dokumenty. Použitie faksimilného podpisu je však povolené, ak to ustanovuje zákon a/alebo dohoda strán.

Daňové úrady nevítajú primárne dokumenty, ktoré namiesto osobného podpisu obsahujú faksimile. Napríklad na podpísanie faktúry daňové úrady neposkytujú možnosť použiť faxový podpis, a preto, aby sa predišlo konfliktom s daňovým úradom, najlepším riešením by bolo vydať príkaz, a nie dať fax na všetky Dokumenty.