Ako funguje HR oddelenie? Personálna služba organizácie funkcie, organizácia a zloženie

Úvod

1. Pojem, úlohy a funkcie personálnej služby

2. Základy služby HR

2.1 Predpisy o personálnom oddelení

2.2 Náplň práce zamestnancov HR oddelenia

2.3 Štruktúra a formy personálnej služby

2.4 Pracovné normy pre zamestnancov HR

3. Predpisy upravujúce otázky HR administratíva v Rusku

4. HR dokumenty

4.1 Pracovná zmluva

4.2 Objednávky pre personál

4.3 Osobná karta zamestnanca

4.4 Pracovný záznam

4.5 Účtovné a kontrolné denníky a interná úradná korešpondencia

Záver

Zoznam použitých zdrojov

Úvod

Témou práce v kurze je „Organizácia práce personálnej služby“.

HR servis je vizitkou podniku. Prvým krokom človeka v podniku je personálna služba. A je ľudskou prirodzenosťou pamätať si začiatok a koniec rôznych udalostí. Zistili to psychológovia. Pre každého človeka stačí nájsť svoje miesto. Na jednom mieste je zamestnanec neefektívny, ale na inom je génius. V každom možno nájsť schopnosti, ktoré umožnia človeku pracovať v určitej oblasti s maximálnou efektivitou.

Relevantnosť témy je odôvodnená tým, že potrebný nábor personálu, racionalita výberu a plán personálnej stratégie, potrebný počet personálu bude závisieť od správnej organizácie činnosti personálnych služieb, aby sa v budúcnosti bola by schopná implementovať personálnu politiku bez toho, aby umožnila znižovanie alebo prepúšťanie zamestnancov.

Cieľom tejto práce je analyzovať organizáciu HR služieb v podniku.

Na dosiahnutie tohto cieľa je potrebné vyriešiť nasledujúce úlohy:

identifikovať úlohy a funkcie personálnej služby podniku;

študovať a analyzovať regulačné dokumenty upravujúce činnosť HR oddelenia;

preskúmať vlastnosti personálnej dokumentácie.

Predmetom štúdia je personálna služba organizácie.

Predmetom práce sú dokumenty upravujúce prácu personálnej služby organizácie.

Práca v kurze pozostáva z úvodu, štyroch kapitol, záveru, zoznamu použitých zdrojov a prílohy.

1. Pojem, úlohy a funkcie personálnej služby

Personálna služba (služba personálneho manažmentu) je štrukturálny útvar oprávnený vykonávať personálne riadenie a organizačné a metodické riadenie činností personálneho manažmentu realizovaných v podniku.

V súčasnosti môžu HR služby vykonávať tieto funkcie:

· plánovanie pracovnej sily - určovanie personálnych potrieb v závislosti od stratégie organizácie, vyhľadávanie špecialistov, vytváranie personálnej rezervy;

· zabezpečenie personálu - výber kandidátov a výber personálu z rezervnej skupiny;

· organizácia kancelárskej práce - príprava a vyhotovenie personálnych dokumentov (zmluvy, objednávky, zošity a pod.), organizácia práce s nimi (evidencia, kontrola, priebežné skladovanie, nomenklatúra prípadov, skúmanie hodnoty, príprava a presun na sklad v r. archív);

· vykonávanie certifikácie zamestnancov organizácie;

· školenie, preškoľovanie a ďalšie školenie personálu;

· analýza pohybu a fluktuácie zamestnancov;

· identifikácia sociálneho napätia v tíme a jeho uvoľnenie;

· koordinácia prác na stabilizáciu pracovných podmienok a dodržiavanie bezpečnostných opatrení;

· riadenie disciplíny.

V posledných rokoch sa navrhovalo, aby funkcie personálnej služby zahŕňali organizáciu odmeňovania, čo znamená certifikáciu pracovných miest, určovanie štruktúry odmeňovania a štruktúry benefitov, systém ukazovateľov práce a analýzu trhu práce.

Hlavné úlohy personálnej práce v podniku možno rozdeliť do nasledujúcich oblastí:

.Riadenie účtovníctva a kontroly personálnej práce zahŕňa riešenie týchto hlavných úloh:

· najímanie pracovníkov do podniku;

· účtovníctvo zamestnancov;

· prepúšťanie zamestnancov;

· práca s dočasne neprítomnými zamestnancami podniku (pracovníci na dovolenke, neprítomní z dôvodu choroby, odišli na služobné cesty atď.).

2. Smerovanie plánovania a regulácie:

· výber (hľadanie a výber) pracovníkov pre podnik;

· umiestňovanie zamestnancov podniku;

· premiestnenie zamestnancov podniku;

· nástup do pozície a adaptácia zamestnancov.

3. Reporting a analytické smerovanie personálnej práce:

· zamestnanecké štúdium;

· hodnotenie výkonu zamestnancov;

· analytická práca;

· príprava správ.

4. Smerovanie koordinácie a informácií:

· odborná príprava (školenie a rekvalifikácia) pracovníkov;

· organizovanie prijímania zamestnancov spoločnosti (v úradných a osobných záležitostiach);

· pracovať s písomnými žiadosťami zamestnancov podniku;

· archívne a referenčné práce.

5. Organizačné a metodické smerovanie:

· dokumentovanie činnosti zamestnancov podniku;

· personálna práca v oddeleniach podniku;

· HR plánovanie;

· riadenie personálnej práce.

Všetky úlohy oddelenia ľudských zdrojov sú určené špecifikami práce organizácie, pričom sa zohľadňujú:

· veľkosť organizácie;

· obchodné smerovanie (výroba, obchod, poskytovanie služieb obyvateľstvu);

· strategické ciele organizácie;

· stupeň rozvoja organizácie;

· počet zamestnancov;

· prioritné úlohy práce s personálom.

Princípy budovania moderného systému personálneho manažmentu sú:

· efektívnosť výberu a umiestňovania zamestnancov;

· spravodlivosť odmeňovania a motivácie, odmeňovanie nielen za individuálne, ale aj kolektívne úspechy;

· podpora zamestnancov v súlade s pracovnými výsledkami, kvalifikáciou, schopnosťami, osobnými záujmami a potrebami organizácie;

· rýchle a efektívne riešenie osobných problémov.

Práca personálnych služieb má dva smery: taktické a strategické.

V rámci taktického smerovania prebieha priebežná personálna práca:

· analýza stavu a plánovanie personálnych potrieb, vývoj personálnych harmonogramov, nábor, hodnotenie a výber personálu;

·testovanie;

· plánovanie okamžitých pohybov a prepúšťaní zamestnancov, bežné účtovníctvo a kontrola, školenia, rekvalifikácie a ďalšie školenia, vytváranie rezervy na povýšenie, presadzovanie organizačných hodnôt a vzdelávanie personálu v ich duchu.

Za hlavnú činnosť služieb ľudských zdrojov sa považuje tvorba pracovných zdrojov: plánovanie ich potreby a organizovanie praktických činností na nábor personálu, riešenie konfliktov a implementácia sociálnej politiky.

Podstatou personálnej práce je určiť, čo presne, kým, ako a s akou pomocou sa má v praxi v danej chvíli v oblasti personálneho manažmentu vykonávať. Riešenie týchto každodenných úloh je založené na administratívnych metódach.

Strategické smerovanie práce personálnych služieb je zamerané na formovanie personálnej politiky organizácie – systému teoretických názorov, predstáv, požiadaviek, praktických činností v oblasti práce s personálom, jej hlavných foriem a metód.

Na základe tejto kapitoly môžeme poznamenať, že personálna služba je povinným článkom v organizácii podniku a úlohy personálnej služby závisia od oblastí činnosti podniku. A tiež správna organizácia riadenia personálnych záznamov je kľúčom k prosperite podniku, ale práca personálnej služby sa neobmedzuje len na účtovníctvo a štatistiku, pretože je základom analýzy a plánovania potenciálu podniku.

2. Základy služby HR

1 Predpisy o personálnom oddelení

Jednou z prvých etáp pri organizovaní práce podniku je vypracovanie predpisov o personálnom oddelení. Obsahuje úlohy, funkcie, práva a povinnosti personálu organizácie.

· Predpisy oddelenia ľudských zdrojov obsahujú niekoľko častí:

· všeobecné ustanovenia;

·úlohy;

·štruktúra;

funkcie;

· vzťahy s ostatnými oddeleniami podniku;

·práva;

· zodpovednosť.

V časti „Všeobecné ustanovenia“ sa uvádza podriadenosť oddelenia ľudských zdrojov riaditeľovi podniku.

Časť „Úlohy“ obsahuje jasne formulované oblasti činnosti oddelenia, z ktorých najdôležitejšie sú organizácia práce na zabezpečenie výberu, umiestňovania a využívania pracovníkov a špecialistov; vytvorenie stabilného pracovného tímu; vytvorenie rezervy; organizácia systému personálneho účtovníctva.

V časti „Štruktúra“ je uvedený postup vypracovania a schvaľovania štruktúry oddelenia, jeho početného zloženia, oblastí práce a pridelených úsekov oddelenia.

Časť „Funkcie“ pojednáva o funkčných zodpovednostiach v oblasti personálnej práce:

· vývoj personálnych plánov;

· evidencia prijímania, premiestňovania a prepúšťania zamestnancov v súlade s pracovnoprávnymi predpismi;

· účtovníctvo personálu podniku;

· ukladanie a vypĺňanie pracovných kníh, vedenie dokumentácie kancelárskych prác;

· kontrola vykonávania príkazov a pokynov pre prácu s personálom vedúcimi oddelení;

· študovať pohyb zamestnancov, analyzovať fluktuáciu zamestnancov, vyvíjať opatrenia na jej odstránenie;

· analýza zloženia a obchodných kvalít špecialistov podniku na účely ich racionálneho využitia;

· vytváranie podmienok na zvyšovanie vzdelanostnej a kvalifikačnej úrovne odborníkov;

· pracovať na vytvorení rezervy na nomináciu;

· príprava návrhov na zlepšenie umiestňovania a využívania pracovníkov;

· príprava a systematizácia materiálov pre certifikačnú komisiu;

· príprava materiálov na poskytovanie stimulov a ocenení pre pracovníkov, špecialistov a zamestnancov;

· prijatie opatrení na nájdenie zamestnania pre prepustených pracovníkov;

· sledovanie a inštruktáž zamestnancov personálneho oddelenia;

· organizovanie kontroly stavu pracovnej disciplíny a vnútorných pracovných predpisov;

· Vedenie všetkých správ o personálnych záležitostiach.

Sekcia „Vzťahy s inými divíziami podniku“ obsahuje zoznam dokumentov, ktoré prijíma personálne oddelenie, a dokumentov, ktoré sa z personálneho oddelenia odosielajú iným divíziám.

Od ostatných oddelení personálne oddelenie dostáva žiadosti o prijatie pracovníkov a zamestnancov, návrhy na stimuly a rozvrhy dovoleniek.

Z oddelenia ľudských zdrojov sa na oddelenia zasielajú informácie o porušovateľoch pracovnej disciplíny, kópie príkazov na prijatie do zamestnania, presun v rámci podniku, prepúšťanie zamestnancov, zmeny v pracovnoprávnych predpisoch a informácie o otázkach pracovnej disciplíny.

V časti „Práva“ sú uvedené hlavné právomoci oddelenia ľudských zdrojov:

· právo požadovať od všetkých divízií podniku materiály potrebné na plnohodnotný chod HR oddelenia;

· právo prijímať zamestnancov podniku v otázkach prijatia, premiestnenia a prepustenia;

· právo komunikovať s inými organizáciami o otázkach výberu personálu;

· právo požadovať od iných oddelení povinné vykonávanie tých pokynov, ktoré ustanovujú predpisy o personálnom oddelení.

Časť „Zodpovednosť“ ustanovuje zodpovednosť vedúceho personálneho útvaru za výkon funkcií zaradených do útvaru a zodpovednosť zamestnancov útvaru, ktorá je ustanovená náplňou práce.

2.2 Náplň práce zamestnancov HR oddelenia

Pracovná náplň zamestnanca personálneho oddelenia, ako každá iná pracovná náplň, v súlade s odsekom 5 uznesenia Ministerstva práce Ruskej federácie zo dňa 9.2.2004 č. 9 „O schválení postupu uplatňovania Jednotný kvalifikačný adresár pozícií manažérov, špecialistov a zamestnancov“ pozostáva z troch častí: „Pracovné povinnosti“, „Požiadavky na znalosti“ a „Kvalifikačné požiadavky“.

Povinnosti vedúceho oddelenia ľudských zdrojov sú:

· riadenie práce oddelenia;

· zabezpečenie vykonania práce;

· vypracovanie potrebnej dokumentácie, návrhov, odporúčaní, pokynov;

· zabezpečenie racionálneho využívania materiálnych, finančných a technických prostriedkov;

· vykonávanie prác na ochranu informácií tvoriacich obchodné tajomstvo;

· zabezpečenie racionálneho rozdelenia pracovnej záťaže medzi zamestnancov oddelenia;

· vytváranie podmienok pre pokročilú odbornú prípravu personálu;

· kontrola dodržiavania interných pracovných predpisov zamestnancami, bezpečnostných pravidiel a predpisov, výroby a pracovnej disciplíny;

· predkladanie návrhov na odmeňovanie významných zamestnancov a ukladanie pokút pre tých, ktorí porušujú výrobnú a pracovnú disciplínu;

· zabezpečenie prípravy štatutárneho výkazníctva.

Vedúci oddelenia ľudských zdrojov musí vedieť:

· uznesenia, príkazy, príkazy, iné riadiace a regulačné dokumenty vyšších a iných orgánov týkajúce sa činnosti rezortu;

· základy ekonomiky, organizácie práce a manažmentu;

· vnútorné pracovné predpisy;

· pravidlá a predpisy ochrany práce, bezpečnosti, priemyselnej hygieny a požiarnej ochrany.

V rozpočtových organizáciách sú stanovené kvalifikačné požiadavky na stanovenie miezd. Napríklad vyššie odborné vzdelanie a minimálne 5 rokov praxe v príslušnom odbore. Pre komerčné organizácie môžu takéto požiadavky slúžiť len ako usmernenie pri stanovovaní miezd.

Pracovná tabuľka HR oddelenia obsahuje spravidla tieto pozície: vedúci HR oddelenia; HR inšpektor; psychológ; HR špecialista a ďalší.

2.3 Štruktúra a formy personálnej služby

Organizačné formy personálnej služby môžu byť nasledovné:

· osobné oddelenie;

· personálny manažment;

·Oddelenie ľudských zdrojov;

· Oddelenie ľudských zdrojov;

personálne centrum

Kancelárske práce v personálnej službe môže vykonávať jedna osoba - personálny inšpektor (manažér) alebo sekretárka vedúceho.

Pri výbere organizačnej formy personálnej služby musí manažér pochopiť, že jeho rozhodnutie je určené personálnou úrovňou organizácie.

V závislosti od počtu zamestnancov možno organizácie rozdeliť do troch kategórií:

)Veľké, keď má organizácia niekoľko stoviek (tisícov) zamestnancov;

)Stredná, keď počet zamestnancov nepresahuje tristo ľudí;

)Malý, pozostávajúci z niekoľkých zamestnancov.

Vo veľkých organizáciách, najmä v tých, ktoré majú dcérske spoločnosti v regiónoch Ruska, sa odporúča vytvoriť personálny manažment, personálny manažment av stredne veľkých - personálne oddelenia. V malých organizáciách môžu byť prácou s personálnou dokumentáciou poverení personálni inšpektori (manažéri) alebo sekretárky manažéra. V tomto prípade sa výkon tejto funkcie musí odraziť v pracovnej náplni kontrolóra alebo tajomníka.

Štruktúra personálnej služby a jej personálna úroveň závisia od mnohých faktorov, z ktorých hlavné sú:

odvetvová príslušnosť podniku;

miesto podniku v ekonomike (svetová úroveň, štátna, regionálna, miestna);

úroveň centralizácie riadenia;

typ podniku (miestna spoločnosť, holding);

definovanie ekonomických ukazovateľov;

počet zamestnancov podniku;

koncepcia personálneho manažmentu;

personálna politika (priority, stratégia, taktika);

stav regionálneho trhu práce;

dostupnosť regionálnej vzdelávacej infraštruktúry;

pohlavie a vek zamestnancov;

technologické vlastnosti výroby;

úroveň odbornej prípravy špecialistov personálnej služby.

V závislosti od veľkosti konkrétnej organizácie sa rozlišujú tieto organizačné formy personálnej práce:

· samostatná štrukturálna jednotka s priamou podriadenosťou vedúcemu organizácie alebo jeho zástupcovi;

· výkon funkcií HR jednotlivým zamestnancom organizácie;

· Vykonávanie HR funkcií v kombinácii s inou prácou.

V malých firmách (do 100 ľudí) stačia dvaja HR pracovníci, v stredných organizáciách (do 500 ľudí) je vhodné vytvoriť HR oddelenie troch až štyroch HR špecialistov, vo väčších firmách (nad 1500 ľudí ), sedem až desať zamestnancov obsluhy.

Obrázok 1 - Štruktúra podnikovej personálnej služby

V rámci interakcie s inými divíziami organizácie od nich personálna služba dostáva žiadosti o nábor pracovníkov a špecialistov, návrhy stimulov, plány dovoleniek atď.

Z personálnej služby sa na oddelenia posielajú:

) informácie o porušovateľoch pracovnej disciplíny;

2)kópie príkazov o prijímaní nových zamestnancov, pohybe v rámci organizácie, prepúšťaní zamestnancov;

)kópie príkazov na schválenie (novelizáciu) vnútorného pracovného poriadku;

)informácie súvisiace s otázkami dodržiavania pracovnej disciplíny.

Od účtovného oddelenia personálna služba dostáva rozvrhy zamestnancov, výpočty požiadaviek na prácu, platové listy na registráciu dôchodkov pre starobu, invaliditu, pozostalých atď.

Personálna služba zase predkladá účtovnému oddeleniu informácie o počte zamestnancov, neprítomnosti, fluktuácii zamestnancov, pracovných výkazoch, príkazoch na prijatie, premiestnenie a prepustenie, výkazy o dočasnej invalidite na platbu, informácie o pravidelných dovolenkách zamestnancov atď.

Personálna služba má spravidla tieto právomoci:

· požadovať od všetkých oddelení organizácie predloženie materiálov potrebných na jej prácu;

· prijímať zamestnancov a organizácie v otázkach premiestnenia a prepúšťania;

· komunikovať s inými organizáciami v otázke výberu personálu;

· požadovať od ostatných útvarov povinné vykonávanie tých pokynov, ktoré ustanovujú predpisy o personálnom útvare.

Predpisy o personálnom útvare ustanovujú zodpovednosť vedúceho personálneho útvaru za výkon funkcií pridelených útvaru a zodpovednosť zamestnancov útvaru, ktorá je ustanovená náplňou práce.

2.4 Pracovné normy pre zamestnancov HR

Pre zamestnancov personálnych služieb, ako aj pre zamestnancov iných štrukturálnych divízií organizácie Zákonník práce Ruskej federácie zaručuje:

· štátna pomoc systémovej organizácii regulácie práce;

· používanie systémov normalizácie práce určených zamestnávateľom s prihliadnutím na stanovisko voleného odborového orgánu alebo ustanovených v kolektívnej zmluve.

Pracovné normy (pracovné normy) sú normy pre výrobu, čas a služby. Zriaďujú sa pre pracovníkov v súlade s dosiahnutou úrovňou technológie, výroby a organizácie práce. Zamestnávateľ je povinný zabezpečiť zamestnancom bežné podmienky na plnenie výrobných noriem. Zákonník práce Ruskej federácie (články 159, 160, 163) definuje, čo sa vzťahuje na tieto podmienky:

· dobrý stav priestorov, konštrukcií, strojov, technologických zariadení a príslušenstva;

· včasné poskytnutie technickej a inej dokumentácie potrebnej na prácu;

· správna kvalita materiálov, nástrojov, iných prostriedkov a predmetov potrebných na výkon práce, ich včasné poskytnutie zamestnancovi;

· pracovné podmienky, ktoré spĺňajú požiadavky na ochranu práce a bezpečnosť výroby.

Výrobné štandardy pre každého HR zamestnanca, v súlade s jeho pracovnými povinnosťami, ako aj počet HR zamestnancov možno vypočítať pomocou „Medziodvetvových konsolidovaných časových štandardov pre personálne a personálne účtovníctvo“.

V tejto kapitole sme zistili, že základ činnosti personálnej služby spočíva v organizovanej práci zamestnancov podniku, vrátane zamestnancov personálnej služby. Identifikovali sme funkcie, za ktoré zodpovedá personálna služba a vzťah s ostatnými oddeleniami v organizácii. Oboznámili sme sa aj s hierarchiou v personálnej službe.

3. Regulačné akty upravujúce otázky správy osobných záznamov v Rusku

Tabuľka 1 - Zákony upravujúce postup pri práci s personálnymi dokumentmi:

č Názov dokumentu a dátum jeho schválenia Užitočné informácie pre zamestnanca personálnej služby 1 Zákonník práce Ruskej federácie (Zákonník práce Ruskej federácie). Zákonník práce Ruskej federácie v oblasti dokumentácie, prijatý Štátnou dumou Ruskej federácie 21. decembra 2001: - Ustanovuje povinnú aplikáciu viacerých právnych aktov; vnútorný pracovný poriadok, rozvrh dovoleniek atď. (články 123, 190 atď.). - Určuje dokumenty, ktoré dokumentujú personálne postupy: nábor, prevod, ukončenie pracovných zmlúv, dovolenky, stimuly a pokuty pre zamestnancov (články 67, 68, 84 atď.). - Stanovuje lehoty na spracovanie podkladov a postup oboznamovania zamestnancov 9. čl. 14, 67, 68) - Zavádza povinné vypracovanie dokumentov, ktoré by mali upravovať postup pri prenose osobných údajov zamestnancov (článok 88). - Stanovuje postup pri schvaľovaní dokumentov alebo pri zohľadnení stanoviska zastupiteľského orgánu (články 8, 136, 190 atď.).2 Federálny zákon z 20. februára 1995 č. 24-FZ „O informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ (Zbierka zákonov Ruskej federácie. 1995 č. 8. Článok 609) Posilňuje povinnosť dokumentovať informácie a ustanovuje povinnosť poskytovať informácie vládnym orgánom. Článok 5. Dokumentácia informácií Dokument prijatý z automatizovaného informačného systému nadobúda právnu platnosť po jeho podpísaní úradníkom spôsobom stanoveným právnymi predpismi Ruskej federácie. Článok 15. Povinnosti a zodpovednosť vlastníka informačných zdrojov Vlastník informačných zdrojov je právne zodpovedný za porušenie pravidiel práce s informáciami spôsobom predpísaným legislatívou Ruskej federácie.3 Federálny zákon „O akciových spoločnostiach“ ( Článok 89) a federálny zákon „o spoločnostiach s ručením obmedzeným“ „(článok 50) určuje zodpovednosť spoločností za uchovávanie dokumentov a ich zloženie. Zákon ustanovuje nielen povinnosť uschovávať písomnosti v mieste jej výkonného orgánu, ale aj povinnosť odovzdať písomnosti do štátnej úschovne. „Spoločnosť je zodpovedná za organizáciu dokumentov a musí vykonať prácu na ich uchovaní v súlade s pokynmi a odporúčaniami archívnych orgánov Ruskej federácie.“4 Nariadenie vlády Ruskej federácie č. 225 zo 16. apríla 2003 "V pracovných knihách." Uznesenie Ministerstva práce a sociálneho rozvoja Ruskej federácie zo dňa 10.10.2003 č. 69 „O schválení pokynov na vypĺňanie zošitov“ stanovuje pravidlá pre vedenie a uchovávanie zošitov, tvorbu tlačív zošitov a ich poskytovanie zamestnávatelia. Ustanovuje formu pracovného zošita a formu prílohy v zošite, ako aj všeobecný postup ich vedenia 5 Štandardné pokyny pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch, schválené Federálnou archívnou službou Ruska 27. novembra , 2000. Návod obsahuje základné náležitosti formulárov dokumentov, skladbu podrobností a ich evidenciu Okrem pravidiel spracovania dokumentov sa tu rozoberajú otázky technológie spracovania a postupov ukladania. Využiteľné v komerčných organizáciách na vypracovanie interných pokynov pre kancelársku prácu 6 Album jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovníctvo práce a platby. NIPI statinform Goskomstat of Russia, 2004. Jednotné formy primárnej účtovnej dokumentácie sa vzťahujú na právnické osoby všetkých organizačných a právnych foriem a foriem vlastníctva a na účtovanie o použití pracovného času a zúčtovanie s personálom na mzdy - na právnické osoby všetkých organizačné a právne formy a formy vlastníctva , okrem rozpočtových inštitúcií.7 Zoznam štandardných dokumentov vznikajúcich pri činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania. Rosarkhiv. 2000. Obsahuje zoznam takmer všetkých možných reorganizácií dokumentov s uvedením ich uchovávania 8GOST R 6.30-2003 „Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na prípravu podkladov.“ Má poradný charakter. Definuje všeobecné požiadavky na prípravu dokumentov a skladbu ich detailov9 Základné pravidlá pre fungovanie archívov organizácií. Schválené rozhodnutím predstavenstva Rosarkhiv zo 6. februára 2002. Hlavný dokument, ktorým sa ustanovuje systém ukladania dokumentov v kancelárskej práci a archívoch. Upravujú technológiu uchovávania dokumentov, obsahujú požiadavky na názvoslovie spisov, ustanovujú postup pri ich zostavovaní, koordinácii, schvaľovaní, používaní a uchovávaní.10 Celoruský klasifikátor robotníckych profesií, zamestnaneckých pozícií a tarifných kategórií OK 016-94 ( OK PDTR. Umožňuje zakódovať dotazník- biografické údaje o zamestnancoch, informácie o vzdelaní, zastávanej pozícii a pod. Používa sa na vyplnenie množstva účtovných formulárov (T-2) používaných v personálnej službe.11 ​​Vše- Ruský klasifikátor vzdelávacích odborností OK 009-93 (OKSO). Určený na kódovanie informácií o odbornostiach, špecializáciách, oblastiach vedomostí (vedy), oblastiach školenia. 12 Celoruský klasifikátor informácií o populácii (OKIN). Používa sa pri príprave dotazníky, osobné hárky, osobné karty T2 a iné účtovné formuláre. Vyplnenie údajov o veku, štátnom občianstve, národnosti, jazykoch národov Ruskej federácie a cudzích jazykoch, stupni znalosti jazykov, rodinnom stave a pod. musí zodpovedať zneniu uvedenému v klasifikátore.13 Jednotný kvalifikačný adresár pozícií, manažérov, špecialistov a zamestnancov.Vytvára podklady pre vypracovanie pokynov náplne práce.14 Medziodvetvové integrované časové štandardy pre personálne obsadzovanie a personálne účtovníctvo Obdobie platnosti je do roku 1996, možno ho však použiť ako metodický základ pre výpočet potrebného počtu zamestnancov personálneho oddelenia. Ide o akúsi metodickú príručku na stanovenie ceny pracovného času za prácu vykonávanú personálnym oddelením. Slúži aj na zdôvodnenie počtu zamestnancov HR. Okrem toho obsahuje zoznam všetkých potrebných dokumentačných operácií, stanovuje postupnosť práce s dokumentmi, stanovuje technológiu evidencie dokumentov a postup ich uchovávania. Obsahuje odporúčané formuláre na nábor a evidenciu personálu, vrátane registrov na registráciu osôb povinne vojenskej služby.15 Uznesenie Federálnej komisie pre trh s cennými papiermi zo 16. júla 2003 č. 03-33/PS o schválení predpisov o postupe a podmienky uchovávania dokumentov akciových spoločností.Ustanovuje postup pri uchovávaní a likvidácii dokumentov v akciovej spoločnosti.16Federálny zákon z 27. júla 2006 č.152-FZ „O osobných údajoch“.Upravuje vzťahy súvisiace so spracovaním osobných údajov právnickými osobami s použitím alebo bez použitia nástrojov automatizácie. Určuje postup pri prijímaní, uchovávaní, spracúvaní, používaní a prenose osobných údajov zamestnancov (vrátane).

Niektoré z týchto dokumentov sa vzťahujú na štátne a rozpočtové organizácie, ale pri absencii regulačného rámca sú odporúčané pre použitie v komerčných organizáciách a môžu byť použité ako metodická pomoc pri príprave miestnych aktov organizácie.

Po procese oboznámenia sa s predpismi upravujúcimi problematiku riadenia personálnych záznamov v Rusku môžem konštatovať, že počet týchto aktov je úplne dostatočný na koordinovanú prácu organizácie personálnej služby.

vedenie personálnej evidencie účtovník úradník

4. HR dokumenty

Činnosť personálnej služby organizácie je neoddeliteľnou súčasťou tak dôležitej a mimoriadne zodpovednej oblasti, akou je dokumentačná podpora manažmentu. Existuje určitý regulačný a metodický rámec upravujúci správnosť vyhotovenia dokumentov, organizáciu toku dokumentov v organizácii atď.

Pojmy „personálna dokumentácia“ alebo „personálna dokumentácia“ znamenajú súbor dokumentov obsahujúcich informácie o zamestnancoch podniku a činnosti personálnej služby: osobné a účtovné dokumenty, organizačné a administratívne, plánovacie a výkaznícke a štatistické dokumenty. Personálna dokumentácia je primárnym zdrojom informácií o pracovných skúsenostiach občanov a v tomto smere priamo súvisí so zabezpečením ich ústavných práv.

Personálna dokumentácia patrí do kategórie dlhodobo uložených dokumentov.

HR dokumenty sú rozdelené do nasledujúcich kategórií:

· Personálna dokumentácia (vzniká v procese, keď si personálna služba plní svoje povinnosti pri dokumentovaní práce s personálom. Personálna dokumentácia je vždy „viazaná“ na konkrétneho zamestnanca a odráža špecifiká jeho pozície (profesie), podmienky zamestnania, pracovné výsledky a pod. ...).

· Výkonné dokumenty (tento typ interných dokumentov zahŕňa príkazy a smernice vedúceho. Vedúci organizácie s ich pomocou vykonáva právomoci na riadenie organizácie stanovené stanovami tejto organizácie. Príkazy prvého funkcionára spoločnosti sú rozdelené do dvoch nezávislých skupín).

· Dokumenty potvrdzujúce pracovnú históriu zamestnanca (účelom týchto dokumentov je čo najpresnejšie odrážať pracovné skúsenosti zamestnanca).

· Informačné a zúčtovacie doklady (vedené personálnou službou na evidenciu osobných údajov zamestnancov, na zabezpečenie informácií súvisiacich s ich pracovnou činnosťou).

Je tiež dôležité vedieť, že v súčasnosti sú v platnosti nasledovné jednotné formuláre pre personálnu evidenciu, ktorých vedenie je v súlade s bodom 2 uznesenia Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie z 5. januára 2004 č. je povinné pre všetky organizácie pôsobiace na území Ruskej federácie bez ohľadu na formy vlastníctva:

pracovná zmluva;

č. T-1 - príkaz (pokyn) na prijatie zamestnanca;

č. T-1a - príkaz (pokyn) na prijímanie pracovníkov;

č. T-2 - osobná karta zamestnanca;

č T-2GS (MS) - osobná karta štátneho (obecného) zamestnanca;

č.T-3 - personálny stôl;

č. T-4 - evidenčný preukaz vedeckého, vedeckého a pedagogického pracovníka;

č. T-5 - príkaz (pokyn) na preradenie zamestnanca na inú prácu;

č. T-5a - príkaz (pokyn) o preradení pracovníkov na inú prácu;

č. T-6 - príkaz (pokyn) o poskytnutí dovolenky zamestnancovi;

č. T-6a - príkaz (pokyn) o poskytovaní dovolenky zamestnancom;

č. T-7 – plán dovoleniek“;

č. T-8 „Príkaz (pokyn) na ukončenie (skončenie) pracovnej zmluvy so zamestnancom (výpoveď);

č. T-8a - príkaz (pokyn) na skončenie (skončenie) pracovnej zmluvy so zamestnancami (výpoveď);

č. T-9 - príkaz (pokyn) na vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu;

č. T-9a - príkaz (pokyn) o vyslaní pracovníkov na pracovnú cestu;

č. T-10 - cestovný preukaz;

č. T-10a - služobné zadanie na vyslanie na pracovnú cestu a správa o jeho vykonaní;

č. T-11 - príkaz (pokyn) na povzbudenie zamestnanca;

č. T-11a - príkaz (pokyn) na povzbudzovanie zamestnancov;

č. T-12 - pracovný výkaz a výpočet miezd;

č. T-13 - časový výkaz;

č. T-49 - výkaz miezd;

č. T-51 - výplatná páska;

č.T-53 - mzdový list;

č.T-53a - mzdová evidencia;

č. T-54 - osobný účet;

č. T-54a - osobný účet (svt);

č. T-60 - poznámka-výpočet o poskytnutí dovolenky zamestnancovi;

č. T-61 - výpočet poznámky pri ukončení (skončení) pracovnej zmluvy so zamestnancom (výpoveď);

č. T-73 - zákon o prijatí práce vykonávanej na pracovnú zmluvu na dobu určitú uzatvorenú na dobu určitú.

4.1 Pracovná zmluva

Pracovná zmluva sa uzatvára písomne ​​medzi zamestnancom a administratívou zastúpenou vedúcim podniku a obsahuje hlavné podrobnosti:

názov dokumentu;

miesto zostavenia;

Dohoda je vyhotovená v dvoch kópiách, jedna zostáva v podniku a druhá sa dáva zamestnancovi.

4.2 Objednávky pre personál

Personálne príkazy sú najdôležitejším dokumentom, ktorý sa vypracúva v procese dokumentovania funkcií personálnej služby. Príkazy formalizujú prijímanie, prevod a prepúšťanie zamestnancov; poskytovanie dovoleniek, služobných ciest; zmeny pracovných podmienok a odmeňovania, zaradenie do platových tried a zmeny osobných údajov; stimuly a pokuty.

Personálne príkazy sa vydávajú na základe písomného odôvodnenia (napríklad: vyhlásenie zamestnanca, sobášny list so zmenou priezviska zamestnanca, memorandum)

Osobné vyhlásenie zamestnanca o prijatí, preložení alebo prepustení je napísané rukou alebo na hlavičkovom papieri organizácie. V žiadosti sa uvedie: názov štruktúrneho celku, názov druhu písomnosti, dátum, adresát (funkcia, priezvisko, iniciály konateľa), text, vlastnoručný podpis, odpis podpisu. Ďalej sa k žiadosti pripojí uznesenie manažéra a poznámka, že dokument bol vyhotovený a odoslaný prípadu.

Text rozkazu pre personál nemá uvedenú časť (sloveso „nariaďujem“). Personálne príkazy začínajú administratívnym úkonom. Prijať, vymenovať, previesť, prepustiť, zmeniť priezvisko, udeliť dovolenku.

Existujú individuálne a konsolidované zákazky pre personál. Jednotlivé obsahujú informácie o jednom zamestnancovi, zatiaľ čo konsolidované obsahujú informácie o viacerých zamestnancoch bez ohľadu na to, pod aké riadiace činnosti spadajú. Konsolidované objednávky by nemali obsahovať informácie s rôznymi lehotami uchovávania. Je vhodné zvýrazniť objednávky na dovolenky a služobné cesty, ktoré majú krátku trvanlivosť. Príkazy o odmenách a trestoch sa vydávajú individuálne.

Každý odsek príkazu pre zamestnancov musí byť formulovaný v súlade so Zákonníkom práce Ruskej federácie.

Pri prijímaní do zamestnania sa stanovuje výška odmeny (plat, prémia) a prípadne podmienky zamestnania: dočasne, so skúšobnou dobou.

Pri preložení na inú prácu sa uvádza nová pozícia a oddelenie, typ preloženia, dôvod preradenia (v súlade so Zákonníkom práce Ruskej federácie) a zmena mzdy.

Pri prepustení dôvod prepustenia podľa článkov Zákonníka práce Ruskej federácie.

Pri poskytovaní dovolenky - jej druh, trvanie, dátum začiatku a konca.

Pri ceste na pracovnú cestu - dátum a trvanie pracovných ciest, miesto určenia, názov podniku.

Pre odmeny a tresty - dôvod a druh odmeny alebo trestu.

Každý odsek príkazu musí končiť odkazom na písomný podklad správnej žaloby.

Personálne príkazy dávame do pozornosti zamestnancovi proti podpisu. Víza na oboznámenie zamestnancov môžu byť umiestnené buď za textom každého odseku objednávky, alebo po podpise manažéra.

Návrh nariadenia o zamestnancoch sa dohodne s úradníkmi, ako je hlavný účtovník, vedúci štrukturálnych divízií a právny poradca.

Objednávky pre personál musia byť zaregistrované. Registračná kniha slúži ako registračný formulár. V registračnej knihe sa uvádza: dátum a číslo objednávky, kto objednávku podpísal. Vzhľadom na rozdielnu trvanlivosť objednávok pre personál sa odporúča ich číslovanie podľa nasledujúceho pravidla. K poradovému číslu zákazky sa pridáva písmenové označenie (na odlíšenie od zákazky na hlavnú činnosť).

Informácie obsiahnuté v objednávkach pre personál (informácie o práci a stimuloch) sa zapisujú do pracovných kníh.

Pracovný poriadok (pokyn) je jednou z jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie, ktorej používanie je povinné pre všetky organizácie. (Príloha č. 1)

Príkaz (pokyn) na preradenie na inú prácu (tlačivo č. T-5) sa používa pri evidencii prestupu zamestnanca z jednej stavebnej jednotky do druhej. Vyplní personalista v jednom vyhotovení. (Príloha č. 2)

Objednávku (pokyn) schvaľuje vedúci štrukturálnej jednotky predchádzajúceho a nového pracoviska a podpisuje vedúci organizácie. Na základe tejto objednávky si HR oddelenie robí poznámky do osobnej karty, zošita a iných dokumentov.

Na rubovú stranu sa vyhotovujú poznámky o neodovzdanom majetku a hmotnom majetku, ktorý patrí zamestnancovi na jeho predchádzajúcom pracovisku.

Príkaz (pokyn) o poskytovaní dovolenky (tlačivo č. T-6) slúži na formalizáciu riadnych a iných druhov dovoleniek poskytovaných zamestnancom v súlade so Zákonníkom práce, platnými právnymi predpismi a predpismi, kolektívnou zmluvou a rozvrhom dovoleniek. (Príloha č. 3)

Vypĺňa sa v dvoch kópiách: jeden zostáva na personálnom oddelení, druhý sa presunie do účtovného oddelenia. Podpísané vedúcim štrukturálnej jednotky a vedúcim organizácie.

Na základe príkazu na poskytnutie dovolenky urobí personálne oddelenie poznámky na osobnú kartu zamestnanca a účtovné oddelenie vypočíta mzdu za dovolenku. Pri poskytovaní dovolenky bez odmeny sa vedľa údaja o počte dní dovolenky uvádza „bez mzdy“. V časti „Časovo rozlíšené“ v stĺpci 1 prázdne riadky označujú mesiace, za ktoré boli mzdy časovo rozlíšené.

4.3 Osobná karta zamestnanca

Osobná karta (tlačivo č. T-2) sa vypĺňa v jednom vyhotovení na základe dokladov (príloha č. 4):

pasy;

vojenský preukaz;

pracovná kniha;

na základe prieskumu zamestnancov.

Voľné riadky môžu byť naplnené údajmi podľa uváženia organizácie. Po vyplnení časti „Všeobecné informácie“ osoba uchádzajúca sa o prácu podpíše osobnú kartu a uvedie dátum dokončenia.

V oddiele 1 sa uvádzajú aj názvy a dátumy skončenia druhej vzdelávacej inštitúcie vyššieho alebo stredného odborného vzdelávania.

Pri vypĺňaní oddielu 2 sa vojenská služba zaznamená s uvedením pozície.

V § 3 je správa povinná oboznámiť zamestnanca s každým zápisom vykonaným na základe príkazu proti prevzatiu.

Pri vypĺňaní časti 4 „Osvedčenie“ osobnej karty sú vyplnené všetky stĺpce a stĺpce. Označujú:

· dátum certifikácie;

· rozhodnutie komisie, napríklad: „presunúť na pozíciu“, „poslať na ďalšie školenie“;

Stĺpec „Základ“ môže byť prázdny. Prípadne môže označovať príkaz organizácie na vyslanie zamestnanca na certifikáciu alebo príkaz na schválenie výsledkov certifikácie.

Údaje o zdokonaľovaní sa evidujú na základe dokladov predložených zamestnancom.

V časti 5 „Zvyšovanie kvalifikácie“ sa uvádza:

· dátumy začiatku a konca školenia;

· druh pokročilého školenia;

· názov vzdelávacej inštitúcie, fakulta zdokonaľovacieho vzdelávania na vysokej škole, fakulta zdokonaľovacieho vzdelávania na strednom odbornom vzdelávacom zariadení, ústav zdokonaľovacieho vzdelávania, zdokonaľovacie kurzy na ministerstve, zdokonaľovacie kurzy v podnikoch, výskumných a projekčných organizáciách, vyš. a stredoškolské odborné inštitúcie, vzdelávacie ústavy a ich odbory);

· druh dokladu (osvedčenie, identifikácia);

· stĺpec „Základy“ môže byť prázdny alebo môže označovať príkaz organizácie na vyslanie zamestnanca na ďalšie školenie.

Obdobne časť 6 obsahuje informácie o odbornej rekvalifikácii s uvedením špecializácie (smeru, profesie), v ktorej rekvalifikácia prebieha.

Pri vypĺňaní časti 7 „Stimuly a ocenenia“ musíte uviesť typy stimulov, ktoré sa zamestnancovi uplatňujú (na úrovni organizácie, ako aj na úrovni ministerstiev a oddelení), ako aj uviesť štátne ocenenia.

V § 8 „Dovolenka“ sa vedie evidencia všetkých druhov dovoleniek poskytnutých zamestnancovi počas výkonu práce v organizácii. Podkladom na vykonanie zápisov sú príkazy na udelenie dovolenky.

Pri vypĺňaní tabuľky dovoleniek na základe objednávky sa zadáva iba dátum nástupu na dovolenku. Dátum skončenia dovolenky sa zadáva po návrate zamestnanca z dovolenky. Dôvodom je skutočnosť, že ak je zamestnanec odvolaný z dovolenky alebo je prerušený, v stĺpci „Dátum ukončenia“ bude uvedený dátum, kedy sa zamestnanec vráti do práce, a nie plánovaný dátum skončenia dovolenky podľa objednávky.

Neplatené voľno musí byť uvedené v tej istej tabuľke. Zohľadňuje sa pri výpočte dĺžky služby, pri ktorej vzniká nárok na ročnú základnú platenú dovolenku, keďže podľa čl. 121 Zákonníka práce Ruskej federácie nezahŕňa čas poskytnutia zamestnaneckej dovolenky bez odmeny, ak ich celková dĺžka presiahne 14 kalendárnych dní počas pracovného roka.

V časti 9 „Sociálne výhody“ by sa mal uvádzať zoznam výhod a ich dôvodov, ktoré zamestnancovi poskytuje federálny zákon, stanovy a miestne predpisy organizácie.

V prípade potreby sa vyplní oddiel 10 „Dodatočné informácie“:

· informácie o externom štúdiu (večer), korešpondencia, externé oddelenia inštitúcií vyššieho a stredného odborného vzdelávania (uveďte aj dátumy prijatia na vzdelávaciu inštitúciu a jej ukončenia);

· informácie o pracujúcej osobe so zdravotným postihnutím s uvedením osvedčenia, skupiny zdravotného postihnutia a dátumu jej vzniku (zmeny), príčiny zdravotného postihnutia;

· záver odbornej komisie o podmienkach a povahe práce.

Po prepustení zamestnanca z organizácie sa v oddiele XI vykonajú záznamy o dôvodoch prepustenia,“ kde sa uvádza rozpis dôvodov prepustenia zamestnanca v súlade s presným znením uvedeným v Zákonníku práce Ruskej federácie. dátum prepustenia a číslo rozhodnutia o prepustení.

Pri uzatváraní osobnej karty T-2 personalista podpíše svoj osobný podpis s jej prepisom a uvedením pozície. Rovnakým spôsobom sa podpisuje aj samotný zamestnanec. V tomto prípade podpis zamestnanca potvrdzuje súhlas so všetkými údajmi vykonanými na jeho osobnej karte.

4.4 Pracovný záznam

Podľa článku 66 Zákonníka práce Ruskej federácie je pracovná kniha zavedeného formulára hlavným dokumentom o pracovnej činnosti zamestnanca a dĺžke služby. Počas celého obdobia činnosti zamestnanca v organizácii sa informácie o ňom odrážajú v tomto dokumente. (Príloha č. 5)

Práca s pracovnými knihami a zapisovanie do nich je prísne regulovaná: podľa čl. 66 Zákonníka práce Ruskej federácie formu, postup vedenia a uchovávania pracovných zošitov, ako aj postup vytvárania tlačív pracovných zošitov a ich poskytovania zamestnávateľom stanovuje vláda Ruskej federácie.

Nariadenie vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“ schválilo formu pracovného zošita, formu prílohy v zošite a pravidlá pre vedenie a uchovávanie zošitov, výrobu prác a ich poskytovanie zamestnávateľom. Rezolúcia Ministerstva práce Ruska z 10. októbra 2003 č. 69 schválila pokyny na vypĺňanie pracovných zošitov.

Podľa týchto pravidiel je zamestnávateľ povinný viesť pracovnú knihu za každého zamestnanca, ktorý v organizácii odpracoval viac ako päť dní, ak ide o prácu pre zamestnanca hlavná. Zamestnanec, ktorý prvýkrát vstupuje do práce, dostane pracovnú knihu, ktorú vyplní za jeho prítomnosti najneskôr do týždňa od dátumu prijatia do zamestnania. Jednotlivý zamestnávateľ nemá právo vykonávať zápisy do pracovných kníh zamestnancov, ako aj vydávať pracovné knihy zamestnancom prijatým prvýkrát.

Na potlačenie používania falošných pracovných zošitov vláda Ruskej federácie zaviazala Ministerstvo financií Ruskej federácie, aby schválilo postup poskytovania nových formulárov pracovných zošitov a príloh v nich zamestnávateľom a aby zamestnávateľom zabezpečili účtovanie pracovné knihy, ako aj formuláre pracovného zošita a prílohy.

Do zošita sa zapisujú tieto informácie:

· o zamestnancovi;

· o práci, ktorú vykonáva;

· o preradení na iné trvalé zamestnanie;

· o prepustení zamestnanca;

· dôvody ukončenia pracovnej zmluvy;

· o oceneniach za úspech v práci.

Informácie o trestoch sa do zošita nezapisujú, s výnimkou prípadov, keď je disciplinárnym trestom prepustenie.

Na žiadosť zamestnanca sa informácie o práci na čiastočný úväzok zapíšu do zošita na hlavnom pracovisku na základe podporného dokumentu.

Všetky záznamy o prijatí do zamestnania, presune na iné trvalé pracovné miesto, prepustení, oceneniach a stimuloch administratíva zapíše do zošita po vydaní objednávky, najneskôr však do týždňa, v prípade prepustenia - v deň prepustenia. Zápisy v zošite musia zodpovedať textu objednávky. Záznamy o dôvodoch ukončenia pracovnej zmluvy sa musia robiť v prísnom súlade so znením Zákonníka práce Ruskej federácie alebo federálneho zákona a odkazom na príslušný článok, odsek.

Pri registrácii zošita sa najskôr vyplní titulná strana s údajmi o zamestnancovi. Priezvisko, meno a priezvisko a dátum narodenia sa uvádzajú na základe pasu alebo rodného listu.

Vzdelanie - stredné, odborné stredné alebo vyššie - sa uvádza na základe dokladov (vysvedčenie, vysvedčenie, diplom). Evidenciu o neukončenom stredoškolskom alebo neukončenom vysokoškolskom vzdelaní možno vyhotoviť aj na základe príslušných dokladov.

Profesia alebo špecializácia je zaznamenaná v pracovnej knihe na základe dokladu o vzdelaní.

Po uvedení dátumu vyplnenia zošita zamestnanec svojim podpisom potvrdí, že zadané informácie sú správne.

Prvú stranu zošita podpíše osoba zodpovedná za vydávanie zošitov a potom sa pripevní pečiatka organizácie, na ktorej je zošit vyplnený prvýkrát.

Zmeny v záznamoch o priezvisku, mene, patronymii a dátume narodenia v pracovných knihách vykonáva administratíva na poslednom pracovisku na základe dokumentov (pas, rodný list, manželstvo alebo rozvod, zmena priezviska, mena, patronyma. ) as odkazom na číslo a dátum dokladov.

Tieto zmeny sa vykonajú na prvej strane zošita. Napríklad predchádzajúce priezvisko sa prečiarkne jedným riadkom a zapíšu sa nové údaje.

Záznamy sa robia opatrne pomocou guľôčkového pera alebo čierneho, modrého alebo fialového atramentu.

V prípade, že sú vyplnené všetky strany príslušných oddielov v zošite, zošit sa vyplní vložkou.

Vložka je všitá do pracovného zošita, vyplnená a udržiavaná správou podniku na mieste výkonu práce v rovnakom poradí ako pracovný zošit.

Príloha bez pracovného zošita je neplatná.

Ku každej vydanej prílohe sa v hornej časti prvej strany zošita umiestni pečiatka s nápisom: „Príloha vydaná“ a je tu uvedená aj séria a číslo prílohy.

S každým zápisom vykonaným na základe objednávky do zošita alebo prílohy, o prijatí do zamestnania, preradení na inú stálu prácu a prepustení je vedenie organizácie povinné oboznámiť majiteľa knihy (vložky) s podpisom v osobnú kartu, tlačivo č. T-2, v ktorej musí byť presný záznam z pracovného zošita (vložiť).

Keď je zamestnanec prepustený, všetky pracovné záznamy zapísané do pracovnej knihy počas jeho práce v organizácii sú potvrdené podpisom vedúceho podniku alebo ním osobitne poverenej osoby a pečiatkou podniku. Správa je povinná v deň prepustenia vydať pracovníkovi alebo zamestnancovi jeho pracovnú knihu s oznámením o prepustení.

4.5 Účtovné a kontrolné denníky a interná úradná korešpondencia

Na evidenciu personálnej dokumentácie (personálne príkazy, pracovné knihy, osobné spisy, občianske preukazy) sa v organizácii vedú registratúrne denníky (knihy). Správne zaznamenanie dokumentu (s konkrétnym prideleným číslom a značkou v dátume registrácie) mu dáva právnu silu (dôkaznú silu), pomocou ktorej môže zamestnávateľ s istotou vyhrať pracovný spor so zamestnancom.

Personálne oddelenie eviduje doklady o zamestnancoch a používa tieto registračné formuláre alebo ich vedú iné oprávnené osoby:

· denník registrácie pracovných zmlúv;

· záznam objednávok na nábor, prevod a prepustenie zamestnancov;

· denník príkazov na udelenie dovolenky;

· denník objednávok na pracovné cesty zamestnancov;

· denník registrácie cestovných osvedčení;

· denník pracovných úloh;

· protokol registrácie miestnych predpisov;

· kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh k nim;

· kniha príjmov a výdajov na účtovanie tlačív zošitov a príloh v nej;

· denník príkazov na odmeny a uloženie disciplinárnych sankcií;

· časopis na vydávanie osvedčení pre personál;

· evidencia práceneschopnosti;

· denník priemyselných nehôd.

Formuláre niektorých časopisov a kníh schvaľujú úradné orgány, zatiaľ čo iné formy vypracúva samotná organizácia.

Napríklad forma knihy na zaznamenávanie pohybu pracovných kníh a príloh k nim bola schválená uznesením Ministerstva práce Ruska zo dňa 10.10.2003. č. 69. Protokol osobných záležitostí alebo protokol lekárskych prehliadok nemá odporúčanú formu, preto si ho vypracúva organizácia sama podľa vlastného uváženia.

Pri organizácii uchovávania personálnych dokumentov sa v prvom rade zohľadňuje ich sociálno-právna povaha, pretože tieto dokumenty sa používajú najmä na uspokojovanie sociálnych a právnych potrieb občanov (najmä na potvrdenie pracovných skúseností).

Interná korešpondencia v rámci organizácie sa používa na dokumentáciu všetkých personálnych rozhodnutí. Napríklad, aby sa zamestnanec dostal k disciplinárnej zodpovednosti, je potrebné získať od zamestnanca vysvetlenie.

Ak hovoríme o odmene zamestnanca, jeho priamy nadriadený posiela návrh na odmenu zamestnanca vedúcemu organizácie.

Pomocou internej úradnej korešpondencie prebieha aj oficiálna výmena názorov medzi funkcionármi organizácie, medzi funkcionármi a vedením organizácie.

V tejto kapitole sa pracovalo na oboznámení sa s dokumentmi personálnej služby a tiež sa vykonal rozbor a popis týchto dokumentov.

Záver

Objem a včasnosť všetkých prác závisí od zabezpečenia pracovných zdrojov organizácií a efektívnosti ich využívania. Preto je úloha, ktorú zohráva HR oddelenie v organizácii taká dôležitá.

Jednou z najdôležitejších funkcií organizácie práce HR služby je funkcia evidencie dokumentov upravujúcich plnenie všetkých úloh, ktorým HR manažéri čelia.

Problém práce s elektronickými informáciami sa stáva naliehavým. Prvým krokom k skvalitneniu personálnej obsluhy je preto zavedenie informačných technológií do procesu riadenia, ktoré vytvoria archívy elektronických databáz a skombinujú toky elektronických dokumentov.

Kľúčom k úspechu organizácie je efektívny personál, a preto sú špecialisti žiadaní. Často sa HR manažér stáva dirigentom nových myšlienok, zoznamuje manažéra s pokročilými metódami personálneho manažmentu a rieši všetky organizačné problémy.

Pre HR oddelenie je dnes dôležité nielen správne vyplniť personálnu dokumentáciu, ale aj zabezpečiť včasné obsadzovanie voľných pracovných miest, aby sa objem výroby udržal na správnej úrovni. Systém personálneho manažmentu musí byť naplánovaný tak, aby neustále dosahoval nárast pracovnej sily podniku o tých ľudí, ktorí majú dobré vedomosti a zručnosti, a aby takýchto pracovníkov bolo stále viac.

V dôsledku práce boli dokončené tieto úlohy: identifikácia podstaty personálnej služby podniku; štúdium a analýza regulačných dokumentov upravujúcich činnosť HR oddelenia; štúdium vlastností personálnej dokumentácie.

Po splnení úloh bol dosiahnutý nasledujúci cieľ: analýza organizácie HR služby v podniku.

Zoznam použitých zdrojov

úradník pre vedenie personálnej evidencie

1.Ústava Ruskej federácie - M.: Yurist, 2005.- 63 s.

2. Zákonník práce Ruskej federácie. Text so zmenami a doplnkami k 1.9.2007. - M.: Eksmo, 2007. -272 s.

Celoruský klasifikátor riadiacej dokumentácie. OK 011-93. Schválené vyhláškou Štátnej normy Ruskej federácie z 30. decembra 1993 č. 229. Upravené dňa 17.12.2007.

Nariadenie vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“

Verkhovtsev A.V. Evidencia v personálnej službe - M.: INFRA-M, 2001. - 35 s.

Vyalová L.M. Dokumentačná podpora činnosti personálnej služby. Učebnica pre stredné odborné vzdelávanie. - M.: Vydavateľstvo "Akadémia", 2007. -189 s.

Grudtsyna L.Yu. Personalista. 2. vydanie, rozšírené a prepracované. - M.: Eksmo, 2007. -304 str.

Kirsanová M.V. Pracovná kniha: nové pravidlá pre údržbu a skladovanie. 2. vyd., upravené. - M.: OMEGA-L, 2006. -58 s.

Krasavin A.S. Dokumentovanie pracovných činností zamestnancov. - M.: INFRA-M, 2006. -101 s.

Kuznecovová T.V., Kuznecov S.L. Vedenie personálnej evidencie - M.: Knižná služba, 2006. -144 s.

Mitrofanová V.V. Pripravujeme personálne dokumenty: cvičnú príručku. - vyd. 2., revidované a rozšírené. - M.: Vydavateľstvo "Alfa-Press". 2008. - 304 s.

Sankina L.V. Príručka vedenia personálnych záznamov. 3. vydanie, rozšírené a prepracované. - M.: M CFR, 2003. -98 rokov.

Personálna služba //Wikipedia, The Free Encyclopedia

Správa osobných záznamov //Siriniti. 2014

15. Osobná karta zamestnanca T-2 // Personálne záležitosti.

Metodické materiály //Svet biznisu.2014

Formulár T-5 „Príkaz na preloženie zamestnanca na inú pozíciu“ //HRMaximum

Organizačný personál ako predmet riadenia //ORGTM.ru. 2012

HR web // 2013.

Pracovné zdroje //Prvotné materiály online. 2014

Doučovanie

Potrebujete pomôcť so štúdiom témy?

Naši špecialisti vám poradia alebo poskytnú doučovacie služby na témy, ktoré vás zaujímajú.
Odošlite žiadosť s uvedením témy práve teraz, aby ste sa dozvedeli o možnosti konzultácie.

Personálna služba (HS) organizácie je štrukturálne združenie, ktoré vykonáva zodpovednosť za kontrolu personálu. Prvotnou úlohou CS je zabezpečiť optimalizáciu pracovného procesu. Pozrime sa, ako je táto služba organizovaná.

Úroveň kompetencie manažmentu CS a limity právomocí v procese riadenia podniku možno rozdeliť do typov:

• Úplná podriadenosť CS správcovi správy (všetky koordinačné schémy sú obsiahnuté v jedinom subsystéme).
• Priama podriadenosť KS riaditeľovi podniku.
• HR oddelenie má postavenie druhého stupňa riadenia po vedúcej organizácie.
• KS je zaradený do riadenia podniku.

Organizačná schéma HR služby závisí od mnohých faktorov, napríklad:

• Druh činnosti podniku.
• Počet zamestnancov spoločnosti.
• Úroveň manažérskeho potenciálu CS atď.

Organizačná štruktúra personálneho oddelenia

Organizačná štruktúra personálneho oddelenia musí spĺňať stanovené požiadavky a schopnosti:

• Schopnosť rýchlo reagovať na zmeny a doplnky súvisiace s personálnou evidenciou.
• Optimalizácia funkcií zamestnancov s následným prenesením priamej kontroly na nižší manažment.
• Rozdelenie a pridelenie funkčných úloh v rámci organizácie.
• Regulácia a zabezpečenie racionálneho počtu zamestnancov podriadených určitému manažérovi.
• Dodržiavanie práv a povinností (zodpovednosť za nedodržiavanie) zamestnancov podniku.
• Jasné rozdelenie organizačných právomocí.
• Minimalizácia nákladov zameraná na vytvorenie a prevádzku riadiacej štruktúry.

Toto nie je úplný zoznam toho, čo robí HR. Vývoj organizačnej štruktúry je ovplyvnený niekoľkými skupinami faktorov:

• Vlastnosti štruktúry a činnosti organizácie.
• Použitie pracovných technológií a typu výroby.
• Štýl firemnej etiky a osobné nuansy.
• Rozvíjanie alebo dodržiavanie účinných existujúcich schém štrukturálnej organizácie.

Návrh organizačnej štruktúry personálnej služby organizácie môže byť ovplyvnený jedným alebo viacerými faktormi naraz. Nasledujúce ukazovatele sa berú ako počiatočné údaje:

• Počet úrovní vedenia.
• Počet zamestnancov.
• Typ riadiacej štruktúry.

Štruktúra HR oddelenia spája dve úrovne riadenia – funkčnú a lineárnu. Práve funkčný typ riadenia nám umožňuje zobraziť funkčné rozdelenie medzi vedením podniku a jeho divíziami. Na vybudovanie funkčného riadenia a priradenie technologickej postupnosti výroby každému manažérovi (alebo oprávnenej osobe) sa používa maticový princíp.

Čo robí HR oddelenie?

Pracovné povinnosti oddelenia ľudských zdrojov sú formulované v Zákonníku práce Ruskej federácie.

Hlavným zameraním služby HR je implementácia efektívneho riadenia ľudských zdrojov podniku. Toto zahŕňa:

• Zlepšenie vzťahov v pracovnom procese.
• Posúdenie odbornej spôsobilosti pri výbere uchádzača na pozíciu.
• Vývoj a realizácia vzdelávacích programov a sociálnych projektov pre zamestnancov spoločnosti.
• atď.

Akcie CS majú pri organizácii pracovného procesu predovšetkým analytický charakter. Takéto aktivity si vyžadujú pravidelné interné inovácie, školenie nových odborníkov pre následnú prácu v CS organizácie a vypracovanie školiaceho programu na získanie odborných zručností v súlade s modernými trendmi.

Takéto akcie sú spôsobené potrebou kvalitatívne vykonávať množstvo funkčných úloh personálnej služby:

• Stanovenie kvalifikačného stupňa v súlade s aktuálnymi ekonomickými požiadavkami.
• Kontrola nárastu nákladov na zabezpečenie pracovného procesu.
• Formovanie podnikovej politiky zohľadňujúce zavedenú nadnárodnú kombináciu zamestnancov prijatých na domácom trhu práce a prilákať zahraničných odborníkov.
• Za úpravu pracovných vzťahov v súlade so Zákonníkom práce Ruskej federácie je zodpovedné oddelenie výberu personálu.
• Rozvoj a implementácia schopnosti zabezpečiť prácu zamestnancov pomocou vzdialeného prístupu k organizačným zdrojom.

Bežne možno rozlíšiť dva funkčné smery CS:

1. Manažérska kontrola pracovnoprávnych vzťahov.
2. Dokumentárny záznam podmienok pracovnej zmluvy.

Kontrola pracovnoprávnych vzťahov znamená:

• Personálne plánovanie.
• Personálne zabezpečenie podniku.
• držaná pozícia.
• Školenie a poskytovanie možností odborného rastu pre zamestnancov organizácie.
• Využívanie systému odmeňovania a rastu v sociálnej sfére.
• Zabezpečenie a udržiavanie bezpečných pracovných podmienok.

Podmienky pracovnej zmluvy musia byť zdokumentované. Dokumenty HR oddelenia:

• Rozkazy, rozkazy.
• Vyplnenie formulárov zavedených účtovných informácií.
• Registrácia a následné vedenie pracovnej dokumentácie zamestnancov.
• Tvorenie.
• Poradenské služby.
• Výpočet pracovného času.
• Vystavenie dokladov potrebných na to, aby zamestnanec mohol poberať rôzne druhy platieb (dávky, príspevky atď.).

Rozsiahla funkčná ponuka CS vyžaduje kvalitný výber zamestnancov na pozície v HR oddelení.

Organizácia HR oddelenia

Počet špecialistov pre CS je odôvodnený racionálnym vymedzením a stabilizáciou pracovného procesu každého jednotlivého podniku. Na tento účel použite „Adresár kvalifikácií“, ktorý identifikuje nasledujúce pozície:

• riadiaci pracovníci;
• špecialisti;
• technickí umelci.

Každá určená pozícia má zodpovedajúcu charakteristiku vrátane povinných požiadaviek:

• rozsah zodpovedností pridelených v súvislosti s vykonávanou pozíciou;
• špeciálne znalosti;
• kvalifikačné požiadavky.

Práca je organizovaná v súlade s úrovňou zložitosti a rozsahu zverených úloh služby. Každý zamestnanec musí mať špeciálne znalosti a zručnosti:

• Úplné vlastníctvo informácií o oblasti a špecifikách činnosti podniku.
• Manažérske a vodcovské kvality.
• Schopnosť učiť sa.
• Znalosť základov finančnej formácie.
• Diplomatické schopnosti atď.

Väčšina služieb ľudských zdrojov organizácií poskytuje tieto voľné pracovné miesta:

1. Vedúci oddelenia ľudských zdrojov.
2. manažér:
   • o personálnej práci;
   • sociálne benefity;
   • kompenzácia;
3. špecialista:
   • o práci so žiadateľmi;
   • o tréningu;
   • o zamestnanosti;
   • vedenie personálnej evidencie.

Dostupnosť pozícií je určená špecifikami podniku a funkčnými úlohami personálnej služby.

Z tohto článku sa dozviete:

• Aké sú aktivity HR oddelenia?
• Aké doklady sú potrebné pre činnosť HR oddelenia?
• Aké sú znaky plánovania ako druhu činnosti HR oddelenia?

Oddelenia ľudských zdrojov v organizáciách sú zvyčajne súčasťou služieb riadenia ľudských zdrojov a vykonávajú svoje funkcie. Ich povinnosti sa však neobmedzujú iba na formálnu prácu súvisiacu so vzťahom medzi zamestnávateľom a zamestnancami: podávanie správ, kancelárska práca atď. Možno v sovietskych časoch bolo všetko presne také, ale teraz sú činnosti personálneho oddelenia rôznorodé a mnohostranné. práca. Poďme sa na to pozrieť bližšie.

Funkcie a činnosti HR oddelenia

Personálne oddelenie zohráva v spoločnosti dôležitú úlohu a jeho postavenie v organizačnej štruktúre podniku odráža dôležitosť jeho činností. Niektorí sa dokonca domnievajú, že HR oddelenie je vizitkou organizácie, jej tvárou, keďže práve tomuto oddeleniu čelí každý nový zamestnanec, ktorý je prijatý.

Hlavnou funkciou oddelení ľudských zdrojov je vyhľadávanie, najímanie personálu a neustála interakcia s pracovnou silou. Obmedzenie činnosti HR oddelenia len na výber nových zamestnancov a ich zamestnávanie je pre biznis zlé rozhodnutie. Bez úzkej interakcie s existujúcim tímom a znalosti špecifík fungovania spoločnosti nie je možné správne prijímať nových zamestnancov.

Práca s personálom je v dnešnej dobe súborom organizačných a iných opatrení a úkonov, ktoré sú nevyhnutné pre maximálne využitie obchodných schopností, zručností a schopností personálu. Cieľom každého HR oddelenia je kompetentný a motivovaný kolektív zamestnancov so záujmom o plodnú prácu. Bez tejto jednotky, ktorá vyberá, eviduje a podporuje zamestnancov, je ťažké si predstaviť fungovanie úspešnej modernej organizácie.

Činnosť oddelenia ľudských zdrojov v podniku je zameraná na vykonávanie nasledujúcich funkcií:

• identifikovať potrebu nových zamestnancov, hľadať a prijímať zamestnancov spolu s vedúcimi oddelení;
• analyzovať fluktuáciu zamestnancov a hľadať spôsoby, ako ju znížiť;
• zostaviť personálne plány pre špecialistov;
• zostavovať osobné spisy zamestnancov, na ich žiadosť vydávať potrebné potvrdenia a fotokópie dokladov;
• vykonávať všetky operácie s pracovnými knihami: prijímať, uchovávať a vydávať ich, vypĺňať ich v súlade s aktuálnymi normami a registračnými normami podľa Zákonníka práce Ruskej federácie;
• vytvárať rozvrh dovoleniek, starať sa o ich účtovníctvo (aj v súlade s pracovnoprávnymi predpismi);
• organizovať certifikácie pre zamestnancov, pripravovať plány kariérneho rozvoja;
• vytvoriť plány rozvoja zamestnancov.

Potrebná dokumentácia pre činnosť HR oddelenia

1. Pracovný stôl (článok 57 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Pred začatím náboru personálu musí oddelenie ľudských zdrojov sformulovať a odsúhlasiť personálny harmonogram od vedenia spoločnosti. Na základe neho je už určený počet aktuálnych voľných pracovných miest. Na tento dokument sa môžete spoľahnúť pri súdnej argumentácii o zákonnosti prepustenia zamestnanca z dôvodu zníženia počtu zamestnancov. Harmonogram bude vyžadovať súd v akomkoľvek pracovnoprávnom prípade a ak bude táto žiadosť ignorovaná alebo bude predložený nesprávny rozvrh, zamestnávateľ stratí šancu spor vyhrať.

1. Pracovná zmluva.

Príprava balíka personálnych dokumentov sa začína uzatvorením pracovnej zmluvy so zamestnancom v písomnej forme s podpismi oboch strán. Musí odrážať pracovné podmienky a odmeňovanie, ktoré sú v súlade s pracovnoprávnymi predpismi a uspokojujú zamestnávateľa aj zamestnanca. Vypracovanie týchto prác je jednou z najdôležitejších úloh, ktoré HR oddelenie vo svojej súčasnej činnosti rieši.

1. Pracovný poriadok.

Tento interný predpis je povinný pre každú spoločnosť. Ustanovuje postup pri prijímaní a prepúšťaní zamestnancov, zoznamy práv a povinností, povinnosti zamestnávateľa a zamestnanca, pracovný čas a odpočinok, spôsoby motivácie zamestnancov, druhy disciplinárnych sankcií a mnohé ďalšie aspekty pracovnoprávnych vzťahov.

1. Objednávka (pokyn) o prenájme.

Na základe tohto dokumentu je novému zamestnancovi pridelené pracovisko a je mu pridelený potrebný majetok. Personálne oddelenie ho pripraví spolu s pracovnou zmluvou adresovanou zamestnancovi. Personalisti a priamy nadriadený nového zamestnanca oboznámia s obchodnou korešpondenciou, potrebnými úkonmi atď.

1. Pracovné knihy.

Ide o hlavný dokument odrážajúci pracovnú činnosť a dĺžku služby občana. Pri uchádzaní sa o prácu v spoločnosti je osoba povinná ju predložiť (okrem prípadov, keď je zamestnaná prvýkrát alebo v pracovnej zmluve nie je ustanovená práca na kratší pracovný čas). Zamestnávateľ, zastúpený zamestnancami personálneho útvaru, je povinný viesť záznamy o práci každého zamestnanca, ktorý v podniku odpracoval päť dní alebo dlhšie. Ukladanie pracovných záznamov má tiež svoje požiadavky: je povolené len v kovových trezoroch alebo skriniach, do ktorých má prístup iba zodpovedný odborník (vymenovaný na osobitnú objednávku).

1. Kniha účtovníctva pracovných kníh a príloh v nich.

V tejto knihe sa pracovník podpisuje pri prepustení a prijatí pracovného povolenia. Musí byť čipkovaný a očíslovaný, obsahovať pečate a podpis. Sleduje to HR oddelenie.

1. Dohoda o plnej finančnej zodpovednosti.

K činnosti HR oddelenia patrí podpisovanie zmlúv so zamestnancami o plnej finančnej zodpovednosti. Deje sa tak v prípadoch, keď zamestnanec dostane materiálny majetok na uskladnenie, spracovanie, predaj (dovolenka), prepravu alebo použitie počas výroby. Finančne zodpovedný môže byť len plnoletý občan.

1. Rozpis dovoleniek.

Zamestnávatelia sú povinní dodržiavať rozvrh dovoleniek pre zamestnancov podľa formulára č. T-7 (schváleného uznesením Štátneho výboru pre štatistiku č. 1 z 5. januára 2004). Na tento dokument sa okrem formálnych náležitostí vzťahujú aj legislatívne normy. Ide o dodržiavanie práva určitých kategórií pracovníkov odísť v určitom alebo nimi zvolenom čase; poskytovanie voľna osobám pracujúcim na kratší pracovný čas, súčasne s dovolenkou na hlavnom pracovisku a pod. Súčasťou činnosti HR oddelenia je aj evidencia odpracovaného času.

1. Predpisy o odmeňovaní.

Jedným z cieľov HR oddelenia je racionálne využívanie dostupných ľudských zdrojov s prihliadnutím na špecifiká činnosti spoločnosti a aktuálnu situáciu na trhu. Na tento účel sa zvyčajne používa štandardizácia práce a systémy odmeňovania. Akceptovaný postup odmeňovania je stanovený v internom regulačnom akte podniku - Predpisy o odmeňovaní.

1. Predpisy o bonusoch.

Ide o ďalší interný dokument spoločnosti upravujúci problematiku odmeňovania. Vypracúva ho personálne oddelenie a schvaľuje vedúci organizácie osobitnou objednávkou. Bonusy - nadštandardná mzda, peňažné odmeny zamestnancom - sú nevyhnutné na to, aby ich povzbudili ku kvalitnej produktívnej práci a motivovali k ďalšiemu profesionálnemu rozvoju.

Udeľujú sa tým zamestnancom, ktorí spĺňajú vopred schválené bonusové podmienky. Tento okruh osôb, ako aj podmienky vydávania bonusov a ich veľkosť pre každú pozíciu alebo špecializáciu (alebo maximálnu hodnotu) sú opísané v Pravidlách o bonusoch.

1. Časové listy.

Aktívne sa využívajú v činnosti HR oddelenia ohľadom zamestnancov s flexibilným rozvrhom, ktorým je potrebné neustále počítať celkový pracovný čas. Dokumenty tohto typu zohľadňujú skutočne odpracovaný čas za mesiac každého takéhoto zamestnanca (za každý deň v mesiaci) s uvedením jeho celého mena a osobného čísla.

Vedenie týchto výkazov hodín vykonáva časomerač alebo iný zamestnanec povinný vykonávať túto činnosť na základe príkazu vedenia spoločnosti. Účtovanie odpracovaných hodín je nevyhnutné pre plnohodnotnú činnosť učtárne, ktorá počíta mzdy, a oddelenia ľudských zdrojov, ktorá kontroluje prácu personalistov.

1. Nariadenia o ochrane osobných údajov zamestnancov.

Tento dokument obsahuje informácie o tom, aké sú ciele a zámery spoločnosti v oblasti ochrany osobných údajov, v akých oddeleniach a na akých médiách sú tieto informácie uložené, akými spôsobmi sa zhromažďujú a spracúvajú, ktorí zamestnanci k nim majú prístup, aké aktivity sa vykonávajú na ochranu údajov pred neoprávneným prístupom zamestnancov spoločnosti a tretích strán. Nariadenie o ochrane osobných údajov zamestnancov vypracované personálnym oddelením musí podpísať vedúci spoločnosti.

Plánovanie ako činnosť HR oddelenia

Plánovanie má dva aspekty. Vo všeobecnom zmysle je to názov pre aktivity zamerané na rozvoj stratégie a politiky spoločnosti, ako aj na výber metód ich implementácie. V podstate táto práca spočíva v písaní plánov - úradných dokumentov určitého typu.

Dôležitou súčasťou tejto činnosti spoločnosti je personálne plánovanie. Jeho úlohou je zabezpečiť spoločnosti ľudské zdroje v požadovanom množstve a kvalite, optimálne využiť disponibilnú pracovnú silu a zlepšiť sociálne vzťahy v podniku.

Existujú dva prístupy k personálnemu plánovaniu:

1. Nezávislé (od firiem, ktoré pripravujú, vyberajú personál).
2. Podriadené hlavným plánom - finančným, obchodným, výrobným (pre všetky ostatné organizácie).

Personálne plánovanie je preto spravidla sekundárne a je určené všeobecným systémom zostavovania podnikového plánu a realizácia personálnych činností je zahrnutá v iných programoch, pričom ide o ich doplnenie a špecifikáciu.

Činnosti, ako je personálne plánovanie, umožňujú určiť:

• potreba spoločnosti doplniť zamestnancov: koľko zamestnancov bude potrebných, kde a kedy, aké školenie by mali mať;
• schémy profesijnej kvalifikácie pre akúkoľvek pozíciu v každom oddelení (požiadavky na rôzne kategórie zamestnancov);
• spôsoby, ako znížiť počet nepotrebných pracovníkov a prilákať potrebných;
• optimálne využitie personálu podľa jeho potenciálu;
• stratégie rozvoja zamestnancov, zvyšovanie ich kvalifikácie;
• modely spravodlivého odmeňovania, spôsoby motivácie zamestnancov, poskytovanie sociálnych prémií;
• nákladov na balík prijatých opatrení.

Ako každé iné plánovanie, aj personálne plánovanie podlieha niekoľkým zásadám.

Dnes je kľúčovým pravidlom zapojiť do procesu plánovania čo najviac zamestnancov spoločnosti a čo najskôr, od samého začiatku zostavovania plánu. Pre sociálne projekty tvorené HR oddeleniami je tento princíp prvoradý, pre všetky ostatné je žiaduci.

Druhým pravidlom plánovania HR aktivít je konzistentnosť. Ekonomická činnosť spoločnosti je nepretržitá, zamestnanci sú tiež v neustálom pohybe, preto by plánovanie malo byť nepretržitým procesom a nie jednorazovou akciou. Okrem toho táto zásada zahŕňa požiadavku zohľadňovať vyhliadky a kontinuitu (aby sa budúce plány zostavovali na základe predchádzajúcich). Pri výstavbe nových by sa mali brať do úvahy výsledky minulých projektov.

Princíp stálosti plánovania, ktorému podliehajú pri svojej činnosti HR oddelenia v podniku, zabezpečuje implementáciu tretieho pravidla: flexibilitu. Flexibilné plány (vrátane personálnych) – také, v ktorých je možné v prípade potreby kedykoľvek upraviť akékoľvek rozhodnutie. Táto kvalita je dosiahnutá prítomnosťou takzvaných vankúšov, ktoré poskytujú voľnosť manévrovania (samozrejme v rozumných medziach).

Ďalším dôležitým princípom personálneho plánovania je nákladová efektívnosť: náklady na činnosť HR oddelenia pri analýze a zostavovaní plánov by nemali presiahnuť efekt ich implementácie.

Vytvorenie nevyhnutných podmienok umožňujúcich realizáciu plánu je rovnako dôležitým pravidlom každého plánovania.

Všetky tieto ustanovenia sú univerzálne a platia na všetkých úrovniach riadenia, nielen vo vzťahu k personálu. A každý prípad bude mať, samozrejme, svoje špecifiká.

Pri plánovaní činnosti ktoréhokoľvek oddelenia spoločnosti teda musíme brať do úvahy princíp úzkych miest: celková produktivita tímu zodpovedá produktivite najlenivejšieho a najpomalšieho zamestnanca. Na vyššej úrovni, keď ide o činnosť celej spoločnosti, však tento princíp nefunguje.

Jedným z cieľov HR oddelenia, ktoré realizuje personálne plánovanie, je zabezpečiť čo najlepší rozvoj potenciálu a plné využitie schopností zamestnancov, ich motiváciu s prihliadnutím na dôsledky manažérskych rozhodnutí prijatých vo firme (sociálne, finančné , atď.).

Personál je dnes hlavným faktorom ovplyvňujúcim efektivitu podniku. Úspešnosť plánovania možno posudzovať podľa toho, či sa dosahujú strategické ciele podniku.

Produkcia každej krajiny a každého odvetvia závisí od množstva faktorov. Jedným z najdôležitejších faktorov ovplyvňujúcich úroveň produktivity práce, a tým aj efektívnosti výroby, je personál podniku.

Personál je najcennejšou a najdôležitejšou súčasťou výrobných síl spoločnosti. Efektívnosť podniku vo všeobecnosti závisí od kvalifikácie zamestnancov, ich umiestnenia a využitia, čo ovplyvňuje objem a tempo rastu vyrábaných produktov a využitie materiálno-technických prostriedkov. To či ono využitie personálu priamo súvisí so zmenami ukazovateľov produktivity práce. Rast tohto ukazovateľa je najdôležitejšou podmienkou rozvoja výrobných síl krajiny a hlavným zdrojom rastu národného dôchodku.

Ako teda dosiahnuť, aby vaša pracovná sila pracovala čo najefektívnejšie? Odpoveď na túto otázku je jadrom každej personálnej politiky.

Cieľom tejto práce je odhaliť úlohu personálnej služby v organizácii.

Na dosiahnutie tohto cieľa je potrebné vyriešiť niekoľko problémov:

1. odhaliť podstatu personálnej politiky;

2. identifikovať základné princípy budovania personálnej služby organizácie;

3. ukázať úlohu HR oddelenia v personálnom manažmente.

Predmetom štúdia je personálna služba podniku. Predmetom sú riadiace činnosti tejto služby.

1.Služba ľudských zdrojov organizácie

1.1. Pojem personálna služba

Personálna služba podniku je súbor špecializovaných štrukturálnych jednotiek v oblasti riadenia podniku spolu s úradníkmi v nich zamestnanými (manažéri, špecialisti, technickí pracovníci), ktorých cieľom je riadiť personál v rámci zvolenej personálnej politiky.

Etapy založenia podnikovej personálnej služby:

1. Štruktúrovanie cieľov systému PM.

2. Stanovenie zloženia riadiacich funkcií, ktoré umožňujú realizovať ciele systému.

3. Formovanie zloženia subsystémov organizačnej štruktúry personálnej služby.

4. Ustanovenie vzťahov medzi subsystémami organizačnej štruktúry personálnej služby.

5. Určenie práv a povinností subsystémov.

6. Výpočet pracovnej náročnosti vykonanej práce a počtu zamestnancov personálnej služby podniku.

7. Vytvorenie konfigurácie organizačnej štruktúry personálnej služby podniku.

1.2. Úloha a miesto personálnej služby pri dosahovaní cieľov organizácieÚloha a význam personálnych služieb narastali s narastajúcou úlohou ľudského faktora vo výrobe, náročnosťou prežitia a dosahovaním finančného úspechu firiem v modernej trhovej ekonomike. Úlohy špecialistov personálneho manažmentu sa tak v 20. rokoch súčasného storočia sústreďovali najmä na otázky sociálnej psychológie pri riešení konfliktov medzi personálom a administratívou zastupujúcou záujmy predmetu vlastníctva. V povojnovom období až do 60. rokov sa funkcie personálnych služieb zameriavali na problémy výrobného personálu („modré goliere“) a funkčné úlohy ešte nemali vecné vymedzenie.

Treba mať na pamäti, že personálna služba v kapitalistických podnikoch bola dlhé roky považovaná za pomocné oddelenie.

V polovici 20. stor. v súkromných a verejných podnikoch Západu pod vplyvom odborového hnutia, sociálnej legislatívy, kolektívneho vyjednávania a všeobecného ekonomického rastu, ktorý umožnil zlepšiť sociálne postavenie pracovníkov, personálna služba postupne rozširovala svoje funkcie. K predtým existujúcim technickým povinnostiam zamestnancov HR oddelení (riaditeľstiev), ako sú: prijímanie do zamestnania, organizovanie odborných školení, štúdium kvalifikácie zamestnancov, prepúšťanie z práce, právne záležitosti, registrácia povýšení atď. - bola pridaná funkcia „ľudské (sociálne) vzťahy“ ako samostatná oblasť práce.

Vznikom špeciálnych oddelení a oddelení pre otázky spoločenských vzťahov (ľudskoprávnych vzťahov, pracovnoprávnych vzťahov) začala vznikať politicky významná funkcia pracovníkov personálnych služieb, ktorí by mali prichádzať do styku s odborovými organizáciami, predchádzať vzniku konfliktov a navrhovať vhodný postup pre správu podnikov. Vďaka spojeniu technických a politických funkcií sa personálna služba na Západe vyrovnala ostatným podnikovým službám.

Podľa západných vedcov a špecialistov, keď v moderných podnikoch vznikajú technologicky uzavreté výrobné systémy, sociálne a pracovné vzťahy nadobúdajú decentralizovaný charakter, hlavný význam v nich pripisuje miesto a úloha jednotlivca v tíme. Menia sa tak funkcie personálnej služby, ktorá prestáva byť „hasičským zborom“ na hasenie ohnísk sociálneho napätia. Odteraz je jeho hlavnou úlohou vypracovať politiku zamestnanosti, ktorá umožní všetkým úrovniam absorbovať potrebné technologické inovácie. Rozvoj tejto politiky zahŕňa také prvky, ako je preškolenie personálu, jeho povýšenie, hodnotenie výkonu atď. Cieľom je podporiť zvládnutie ďalších odborov a pripravenosť študovať na všetkých úrovniach. Z organizačného hľadiska by sa personálna služba mala pri riešení niektorých problémov snažiť o decentralizáciu a redukciu hierarchických krokov.

Od 70. rokov sa v Spojených štátoch zaviedol pojem „ľudské zdroje“ a väčšina firiem a spoločností opustila tradičný názov personálnych služieb „personálny manažment“ a nahradili ho „riadením ľudských zdrojov“. Zmena názvu odzrkadľovala rozšírenie funkcií personálnych služieb a zvýšenú profesionalitu „personálov“ a upevnila aj množstvo noviniek v metódach personálnej práce.

Pre mnohé efektívne fungujúce organizácie je dnes hlavnou otázkou, ako preklenúť priepasť medzi vývojom inovatívnych stratégií, tvorbou nových produktov, organizačných štruktúr na jednej strane a správnym využívaním a rozvojom pracovného potenciálu na strane druhej. . Osobitnú úlohu tu zohrávajú personálne služby. Manažérske služby dnes svojimi funkciami, úrovňou, odbornou spôsobilosťou zamestnancov, technickým vybavením a používanými metodickými prostriedkami už dávno prerástli tie úrady na uchovávanie personálnych informácií, s ktorými sa ich činnosť pred mnohými rokmi začala.

Tieto zmeny neznamenajú, že tradičné funkcie HR zaniknú. Nábor, odborná príprava, mzdy, benefity a pracovno-právne vzťahy pravdepodobne vždy zostanú zodpovednosťou riadenia ľudských zdrojov. Zároveň sa radikálne mení „kontext“, v ktorom sa tieto funkcie vykonávajú. So zvyšujúcim sa významom decentralizovaného rozhodovania, plánov účasti zamestnancov na riadení a kapitále, pričom sa znižuje úroveň riadenia, musí personálne oddelenie poskytovať zamestnancom v prvej línii aj manažmentu aktívnu účasť a poradenské služby. Oddelenia ľudských zdrojov sa pravdepodobne zmenšia, ale budú v nich pracovať kvalifikovanejší a vysoko vzdelaní ľudia. Tieto služby sú navrhnuté tak, aby zabezpečili úplnejšiu kombináciu záujmov zamestnancov so záujmami organizácie, zvýšili ich záujem o zvýšenie efektívnosti práce a zlepšenie jej kvantitatívnych a kvalitatívnych ukazovateľov. Tieto služby musia zároveň sledovať personálny rast a jeho prípravu na neustále sa meniace výrobné podmienky.

Služby riadenia ľudských zdrojov by sa v súčasnosti mali považovať za popredné štrukturálne divízie organizácie.

1.3. Funkcie, právomoci a hlavné úlohy personálnych služieb

Hlavnou náplňou práce CS bolo po prvé poskytnúť organizácii kvalitné pracovné zdroje (plánovanie potrieb, metódy aktívneho výberu a náboru, riadenie strát, analýza obratu atď.); po druhé, personálny rozvoj (školenie a ďalšie vzdelávanie, plánovanie kariéry, hodnotenie atď.); po tretie, ich podpora a stabilizácia (zlepšenie pracovných stimulov a sociálnych výhod, lekárska starostlivosť, bezpečnostné opatrenia).

Dá sa to posúdiť zo zoznamu oblastí činnosti personálnych služieb. Značná časť času je venovaná riešeniu personálnych problémov (nábor, výber, orientácia, hodnotenie, disciplína). Ďalšou najväčšou oblasťou sú odmeny a benefity, po nich nasledujú školenia, pokročilá odborná príprava a napokon pracovné vzťahy. Ostatné oblasti činnosti zaberajú 5 % alebo menej času oddelenia ľudských zdrojov.

Rozdelenie času medzi funkcie súvisiace s personálnym riadením je uvedené v tabuľke. 10.1.1.

Tabuľka 10.1.1. Rozdelenie časového fondu medzi funkcie súvisiace s personálnym manažmentom *

Funkcie personálneho manažmentu Časové výdavky, %

Pracovné vzťahy 17

Účtovníctvo a kancelárska práca 10

HR programy 24

Organizácia miezd 16

Pracovné podmienky, TB 10

Školenie personálu 9

Programy rovnakého zamestnávania 8

Strážne služby, zabezpečenie utajenia 5

* Poradca riaditeľa. 1995. Číslo 8. S. 18-19.

Zodpovednosť za výber zamestnancov do spoločnosti nesie výlučne HR manažér. Proces náboru a hodnotenia zamestnancov je rovnako presný ako ktorákoľvek iná manažérska činnosť.

Na ceste k úspechu firmy naozaj rozhoduje personalista, ak nie všetko, tak veľa a zakladatelia firmy tomu dobre rozumejú. Rastúca konkurencia, zdokonaľovanie technológií, boj o spotrebiteľov a kvalita produktov nútia manažérov spoločností prehodnotiť celý rad problémov manažmentu. Menia sa aj požiadavky na zamestnancov. Ľudský potenciál, schopnosť manažéra správne stanoviť cieľ a efektívne riadiť pracovné zdroje sa stávajú hlavným faktorom úspechu organizácie. Pracovné zdroje sú všetci zamestnanci spoločnosti vrátane výrobných a riadiacich pracovníkov (manažéri a špecialisti).

Osobitnú úlohu pri získavaní vysoko odborného personálu do organizácie a zvyšovaní produkcie, tvorivej produkcie a aktivity personálu, rozvíjaní a realizácii programu personálneho rozvoja organizácie, identifikácii spôsobov riadenia ľudských zdrojov a rozvoja pracovného potenciálu v súčasnosti zohrávajú personálne služby - centrá rozvoja a implementácie stratégie spoločnosti prac.

To znamená, že personálna práca sa už nepovažuje za čisto administratívnu (vybavovanie príkazov na zápis zamestnancov vybraných nadriadeným, uchovávanie personálnych informácií a pod.) a vykonávané nezávisle od iných riadiacich funkcií.

V súčasnosti musí pomáhať pri rozvoji podnikania prostredníctvom náboru vysokokvalifikovaných pracovníkov, plánovania kariéry, hodnotenia výkonu a zlepšovania odmeňovania.

Personálna služba musí poznať ekonomické potreby organizácie a v tomto smere zvažovať svoju činnosť v interakcii s inými službami a divíziami. Výsledkom činnosti HR služby by malo byť väčšie zapojenie ľudí do podnikania, znalosť ich povinností a zodpovednosti, rozvoj pracovného potenciálu a priaznivá psychická klíma. To znamená, že nastáva proces, keď sa funkcia personálneho manažmentu ľudských zdrojov mení z pasívnej pomoci na aktívne rozhodovanie v ekonomických otázkach organizácie.

Personálny manažment, teda práca s personálom, považuje ľudí za aktívum organizácie, aktíva organizácie, ľudský kapitál, za zdroj, ktorý treba rovnako ako ostatné zdroje efektívne využívať na dosiahnutie cieľov firmy; zahŕňa menšiu kontrolu nad zamestnancami, ale väčšiu motiváciu a stimuláciu práce. Dôležitosť tejto práce je zrejmá.

Hlavnými cieľmi služby HR sú:

1. Analýza trhu práce. Trh práce je dôležitou mnohostrannou sférou ekonomického a hospodársko-politického života spoločnosti. Na trhu práce sa posudzuje cena práce, určujú sa podmienky jej zamestnávania vrátane mzdy, pracovných podmienok, istoty zamestnania, možností vzdelávania, odborného rastu a pod.

2. Formovanie personálu organizácie (plánovanie, nábor, výber a nábor, adaptácia pracovníkov, uvoľnenie, analýza fluktuácie atď.);

3. Bezpodmienečné zameranie sa na požiadavky pracovného práva;

4. Rozvoj zamestnancov (profesionálne poradenstvo a rekvalifikácia, hodnotenie odborných činností personálu, organizácia kariérneho postupu);

5.Analýza nákladov a výsledkov práce;

6.Zlepšovanie organizácie práce a jej stimulácia;

7. Vytváranie dobrej sociálno-psychologickej klímy Klíma kolektívu je prevládajúca a relatívne stabilná duševná nálada kolektívu, ktorá nachádza rôznorodé formy prejavov vo všetkých svojich životných aktivitách.

8.Vytváranie bezpečných pracovných podmienok. Bezpečnosť práce je stav pracovných podmienok, v ktorých je vylúčené vystavenie nebezpečným a škodlivým výrobným faktorom.

9.Vývoj pracovného motivačného systému. Motiváciu možno považovať za jednu z metód riadenia, integrálnu súčasť procesu riadenia, zameranú na dosiahnutie konkrétneho cieľa riadenia – aby ľudia pracovali efektívne.

10. Zohľadňovanie nielen súčasných, ale aj budúcich potrieb organizácie na personál, na základe úloh jej rozvoja, prognózy trhových podmienok a trendov v prirodzenom pohybe pracovnej sily;

11. Široká spolupráca s odbormi;

12.Rozvoj sociálnej a dôchodkovej politiky organizácie;

13. Riešenie konfliktov;

14.Maximálna starostlivosť o každého človeka, rešpektovanie jeho práv, slobôd, dôstojnosti;

15. Systém odmeňovania.